王洪麗 王雪 陸文娟 東北石油大學財務(wù)處

近年來，隨著國家財政持續(xù)加大對高?？蒲薪?jīng)費的投入力度，我國高等教育事業(yè)在不斷發(fā)展和壯大。高校財務(wù)報銷流程面對的各種問題與壓力劇增，本次調(diào)研正是基于此，以S高校為研究對象，分析高效財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程存在的問題，從工作實際出發(fā)，探討財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的有效對策，以期實現(xiàn)優(yōu)化報銷流程“一次性告知”“最多跑一次”，來提升高效財務(wù)管理及服務(wù)水平。

一、高校現(xiàn)行財務(wù)管理的現(xiàn)狀

S學校是一所擁有一級學科國家重點學科、國家大學科技園的大學。1978年該校被教育部列為全國88所重點大學之一，是其所屬省份重點建設(shè)的高水平大學之一。S高校作為一所重點院校，該校在支持師生科研工作的同時，也非常重視財務(wù)管理高質(zhì)量發(fā)展。

S校教育事業(yè)經(jīng)費及科研經(jīng)費支出情況2018年-2020年三年呈逐年遞增趨勢，詳見表1、圖1。

表1 教育經(jīng)費及科研經(jīng)費支出金額

2018年-2020年三年記賬憑證數(shù)量趨勢情況：2018年20155張，2019年23286張，2020年24008張。記賬憑證處理量如圖2所示：

從圖2中我們可以獲知，隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)逐年遞增，高校財務(wù)處理憑證筆數(shù)也會隨之增加，而前臺會計數(shù)量有限，這無疑加大了前臺會計的工作壓力。高校前臺會計的日常工作，不僅是要對前來報銷的經(jīng)辦人提供的原始票據(jù)審核，現(xiàn)場答疑，還需要及時接聽并回復通過電話和QQ來咨詢業(yè)務(wù)的師生。前臺會計要保證全面完整回答師生所咨詢的業(yè)務(wù)問題等，避免讓報銷經(jīng)辦人報銷多走路。線上線下同時工作的條件下，導致經(jīng)常有各種事情打斷會計人員的工作思路，使其無法保持連貫的工作思路，影響工作效率[1]。

S高校前臺報銷工作激增，現(xiàn)有財務(wù)人員配備不到位，財務(wù)人員短缺，不得不依靠外聘人員。前臺報銷人員共8人，外聘職工數(shù)量4人，占總報銷職工數(shù)量的50%。財務(wù)又屬于專業(yè)技術(shù)崗位，更需要經(jīng)驗豐富及專業(yè)過硬的人員處理業(yè)務(wù)，而當前核算會計新人較多，缺少業(yè)務(wù)骨干，一定程度影響報銷的效率。

部分外聘人員及新進人員那對業(yè)務(wù)的判斷和處理及職業(yè)判斷能力不高，對報銷業(yè)務(wù)的真實、合規(guī)和完整性無法做出快速、準確的判斷，直接影響財務(wù)報銷效率[2]。

二、高校報銷流程中存在的問題及成因

（一）信息孤島現(xiàn)狀嚴重，報賬信息不對稱

隨著我國高等教育信息化建設(shè)的發(fā)展，目前，全國各高校都創(chuàng)立了校園網(wǎng)和微信公眾號，當然高校的財務(wù)部門也會借助這個平臺發(fā)布財務(wù)相關(guān)信息，但由于相關(guān)人員對其關(guān)注度不夠，以至于錯過很多很多財務(wù)信息。報銷中，經(jīng)常因為經(jīng)辦人對財務(wù)報銷制度及流程的不熟悉，導致財務(wù)報銷要件缺失，需經(jīng)辦人溝通，讓其將材料取回，按照要求及流程補齊材料。有時一筆報銷業(yè)務(wù)要反復到財務(wù)處投單，反復審核。而財務(wù)人員要遵循謹慎性的原則，對退單票據(jù)再次審核，重復性工作增多，降低了工作效率[3]。

（二）高強的工作下，服務(wù)態(tài)度有待加強

在財務(wù)審核人員短缺的條件下，隨著高校的科研經(jīng)費增加，面對嚴格的經(jīng)費管理制度，前臺核算會計的工作量劇增。前臺核算會計需對經(jīng)辦人提供的發(fā)票真?zhèn)?、?jīng)費渠道適不適當、審批簽字手續(xù)及相關(guān)合同附件等進行審核。即使在審核通過，會計人員在制單過程中經(jīng)常遇到項目余額不足、項目額度不夠等情況，這仍需要經(jīng)辦人即時更換報銷使用的財務(wù)帳號并提供新的科研經(jīng)費結(jié)算單，或是即使調(diào)整經(jīng)費預算。然而，調(diào)整經(jīng)費預算，也不是很快就能完成的，不僅需要提交材料還需經(jīng)費主管部門的審批，這無疑增加的報銷的時間和難度，使得報銷人疲憊，對前臺會計人員不免會有不好的情緒。而，財務(wù)報銷工作人員在工作強度過大的情況下，也容易與經(jīng)辦人在溝通時出現(xiàn)語氣生硬、不足夠耐心等情況。雙重條件下，這無疑使雙方矛盾容易激化[4]。

（三）報銷方式缺少創(chuàng)新性

傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷人員需要手工填寫并粘貼原始票據(jù)，經(jīng)項目負責人審批后，到財務(wù)部門排隊，進行面對面溝通與報銷，很多師生課業(yè)繁忙，等待的時間浪費了很多科研與休息時間。在業(yè)務(wù)量較大的時候，更有很多報銷經(jīng)辦人在經(jīng)過漫長的等待后，經(jīng)會計人員審核后發(fā)現(xiàn)，報銷要件不全或是簽字不全，報銷經(jīng)辦人還需在準備好材料后，重新排隊，這使很多報銷人身心俱疲，有很多的不滿。

三、目前財務(wù)報銷工作中已采取的積極做法

高校財務(wù)部門財務(wù)報銷工作日趨嚴謹。新形勢新情況要求財務(wù)工作迅速適應(yīng)當下嚴格的辦公需要。處理審時度勢仔細研究，為保證學校財務(wù)工作的正常有序運轉(zhuǎn)，采取常態(tài)化工作方式，在財務(wù)大廳門口設(shè)立票據(jù)投單箱，做到不接觸不見面收件審核，降低了各種病毒的傳播和交叉感染的風險。這種做法更有利于提高相關(guān)人員的工作效率，收單做法得到學校教職工的高度認可[5]。

建立財務(wù)業(yè)務(wù)交流群，對師生提出的問題線上及時答疑解惑?！熬€上線下”相結(jié)合的工作模式已成為財務(wù)管控的主要思路。

財務(wù)大廳設(shè)立賬務(wù)自助查詢專用電腦，方便師生查詢財務(wù)報銷明細。完善網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)查詢功能，足不出戶，自助查詢財務(wù)信息。

四、優(yōu)化報銷流程提升高校財務(wù)管理高質(zhì)量發(fā)展的路徑

面對大學研究財務(wù)管理存在的問題和原因，在新形勢下，提出了以下優(yōu)化途徑：

（一）加大財務(wù)制度宣傳力度，減少信息不對稱

充分利用互聯(lián)網(wǎng)的便利，在學校財務(wù)網(wǎng)頁、微信公眾賬號上，及時公布并更新財務(wù)相關(guān)政策以及規(guī)章制度，上傳報銷要件模版，方便師生使用。通過召開財務(wù)專題培訓會，宣傳并解讀最新財務(wù)政策，減少信息不對稱。

為方便廣大師生，可以在微信、QQ建立財務(wù)業(yè)務(wù)交流群，與師生線上及時溝通，也可以在線上提供報銷銀行回執(zhí)，方便需要的教師。為進一步拓寬財務(wù)與師生的交流渠道，高?？梢詫嵤┴攧?wù)聯(lián)絡(luò)員制度，“點對點”對二級單位進行財務(wù)指導，學校的教學部門可以通過聘任財務(wù)助理的方式，實現(xiàn)財務(wù)部門與全校各二級單位之間的“無縫對接”。財務(wù)助理可以提供相應(yīng)的服務(wù)，從預算管理到最終項目決算，有財務(wù)助理的幫助和指導，經(jīng)費的使用人可以提高報銷效率，節(jié)省時間，有更多的時間和精力投入科研事業(yè)中[6]。

（二）增強服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度

為提高報銷效率，財務(wù)可以將報銷流程，制作成展板，方便前來報銷的師生瀏覽，按照各自業(yè)務(wù)的報銷流程進行，提高效率。前臺會計也可以認真梳理每個經(jīng)費的報銷需要不同業(yè)務(wù)類型時，所需要的不同要件，將其制作成樣表，擺放在每個窗口，同時將經(jīng)費審批流程制作成清單的形式，方便經(jīng)辦人能夠迅速查找到需要準備資料和審批流程，盡可能地一次將報銷材料就準備齊全，提高報銷效率，同時，也減少工作中重復回答重復性問題，節(jié)省雙方時間，減少矛盾。作為一名會計，工作中過硬的業(yè)務(wù)能力非常重要。高校的財務(wù)部門不僅要定期對近階段的工作情況進行匯報總結(jié)，各科室也要根據(jù)自己的工作內(nèi)容，定期安排學習，不僅要學習政策制度，也要仔細研讀報銷文件，牢記文件內(nèi)容及領(lǐng)會文件精神，確保所有的財務(wù)人員要對同一個業(yè)務(wù)問題的回答以及同一事項的處理結(jié)果一致[7]。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建信息共享平臺

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，高校財務(wù)部門也應(yīng)該充分利用科學技術(shù)，打破傳統(tǒng)面對面排隊報銷方式，可以通過網(wǎng)上預約報銷的方式，減少排隊等候的時間。高校也需要不斷升級財務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，拓展多功能途徑，讓經(jīng)費使用人在辦公室通過網(wǎng)絡(luò)就可以查詢自己的項目經(jīng)費，更好地了解經(jīng)費的到賬情況以及使用情況，方便報銷人在報賬前可以根據(jù)自己的經(jīng)費類型、項目余額以及項目預算，合理使用經(jīng)費報銷[8]。

五、結(jié)語

目前，高校財務(wù)管理面臨多元化挑戰(zhàn)，特別重要的是確保大學研究的健康發(fā)展，使其對地方經(jīng)濟更有用。文章以高校為例，分析了高校財務(wù)管理模式的現(xiàn)狀，并對目前高校財務(wù)管理模式面臨的問題進行了概述。此外，還深入分析了原因，并提出了改進大學財務(wù)管理制度及報銷流程的具體措施。每一所大學都應(yīng)根據(jù)其實際情況，不斷完善自己的財務(wù)管理制度，積極利用研究經(jīng)費制度，在維護研究人員的個人權(quán)利的同時，也使得高校財務(wù)健康發(fā)展。作為一名新時代的財務(wù)人員，我們要凝神聚力，認真且嚴謹，勇于創(chuàng)新，為學校教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供保障。