摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量不斷增加，檔案介質(zhì)不斷迭代、種類繁多。如何做好檔案法、會(huì)計(jì)法和會(huì)計(jì)檔案管理辦法等法律法規(guī)的宣貫，發(fā)揮檔案管理部門的指導(dǎo)和督促作用，落實(shí)單位的主體責(zé)任，提高各級(jí)各類事業(yè)單位管理者的認(rèn)識(shí)和重視程度，不斷完善和監(jiān)督落實(shí)檔案管理制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)，逐步提高會(huì)計(jì)檔案的防護(hù)和保存的基礎(chǔ)條件和管理的信息化水平，全面做好會(huì)計(jì)檔案管理，是加強(qiáng)和提升公益一類事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理和資金安全的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案;管理對(duì)策

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》對(duì)檔案的定義：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。由此可以看出，檔案是各類客觀主體在生產(chǎn)生活中直接形成的文獻(xiàn)資料或歷史記錄，說(shuō)明檔案繼承了文獻(xiàn)的原始性，同時(shí)繼承了文獻(xiàn)的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)[2]。所以檔案有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書(shū)情報(bào)資料和文物[3]。檔案的歷史再現(xiàn)性是其本質(zhì)屬性4]。

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案[1] ，是各級(jí)各類單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，是反映單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)往來(lái)業(yè)務(wù)的直接證據(jù)，一般包括會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、合同、財(cái)務(wù)報(bào)表以及涉及反映各相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)附屬資料，通常以紙質(zhì)資料、各類電子圖文資料等方式保存。這些會(huì)計(jì)資料是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，是對(duì)各類行政及企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督評(píng)價(jià)的重要的參考依據(jù)。

通過(guò)多年來(lái)對(duì)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和各種檢查評(píng)比結(jié)果的匯總分析，筆者對(duì)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了整理分析，概括為以下幾種情況。

1.公益一類事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)和規(guī)定不夠了解和熟悉。各級(jí)檔案主管部門和公益一類事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)部，較少對(duì)公益一類事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行我國(guó)檔案法、會(huì)計(jì)法和會(huì)計(jì)檔案有關(guān)管理辦法等法律法規(guī)和相關(guān)技術(shù)文件的培訓(xùn)考核，公益一類事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人不熟悉、不了解會(huì)計(jì)檔案相關(guān)法規(guī)和規(guī)定。按照我國(guó)的檔案法，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位等組織應(yīng)當(dāng)內(nèi)設(shè)檔案管理的處室和檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)[5]。但當(dāng)前多數(shù)的行政事業(yè)單位雖有專門的檔案室保管各類檔案資料，但內(nèi)部大多將檔案管理職能掛靠綜合管理的處室，從事檔案管理工作的人員或兼職或從其他部門轉(zhuǎn)崗，多數(shù)年齡偏大，人員變動(dòng)頻繁不固定，同時(shí)缺乏相應(yīng)的檔案工作監(jiān)督管理辦法和措施，上級(jí)檔案主管部門專業(yè)人員較少對(duì)基層單位進(jìn)行專項(xiàng)的指導(dǎo)。多數(shù)單位，沒(méi)有設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，人事、黨務(wù)、財(cái)務(wù)和各類業(yè)務(wù)檔案資料混存。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部第79號(hào)令）明確規(guī)定了單位在加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作方面的四個(gè)要求[6]，一是建立和完善會(huì)計(jì)檔案的分類收集、裝訂整理、保護(hù)保管、調(diào)取利用和鑒定銷毀等管理制度，二是保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，三是單位內(nèi)設(shè)的檔案管理部門和檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案，單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。各單位主要負(fù)責(zé)人因?yàn)閷?duì)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)和規(guī)定不熟悉，實(shí)際工作中表現(xiàn)出對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理缺乏前瞻性思路和想法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏建設(shè)性意見(jiàn)和建議，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視程度常常不夠，會(huì)計(jì)檔案管理一般由財(cái)務(wù)人員兼職負(fù)責(zé)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作較少做系統(tǒng)安排，缺少專業(yè)檔案管理或會(huì)計(jì)檔案管理方面的系統(tǒng)指導(dǎo)，尚未形成一套有效的監(jiān)督管理和評(píng)價(jià)體系。

2.公益一類事業(yè)單位制定的會(huì)計(jì)檔案管理制度與單位工作性質(zhì)和實(shí)際結(jié)合不夠緊密。我國(guó)各級(jí)各類事業(yè)單位屬性、資金來(lái)源和用途、主要收支渠道各異。如：按照職能定位，政府職能性部門和公共服務(wù)或純公益性部門，單位預(yù)算的各項(xiàng)收入和支出全部納入國(guó)家和各地財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理，國(guó)家和各地財(cái)政部門對(duì)其收入和支出進(jìn)行全面的管理和監(jiān)督;具有盈利性項(xiàng)目的部分事業(yè)單位，單位預(yù)算的各項(xiàng)收入和支出或僅部分納入國(guó)家和各地財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理，或全部不納入國(guó)家和各地財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理。實(shí)際工作中，無(wú)論是全部納入國(guó)家和各地財(cái)政預(yù)算管理的單位，還是部分納入或全部不納入國(guó)家和各地財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理得單位，各單位主要關(guān)注資金來(lái)源、使用和管理，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作是常規(guī)性工作，不會(huì)特別關(guān)注和給予重視。各單位或沒(méi)有制定符合自身實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理制度，或制定的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有緊密結(jié)合單位工作性質(zhì)和實(shí)際，在會(huì)計(jì)檔案的歸類整理、收集保存、保護(hù)利用和鑒定銷毀等環(huán)節(jié)存在不夠全面規(guī)范，與現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)不匹配或矛盾的情形。

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是記錄其各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資金往來(lái)業(yè)務(wù)的重要財(cái)務(wù)核算依據(jù)，在加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作自身管理和外部監(jiān)督、實(shí)施資金使用績(jī)效的自評(píng)價(jià)和外部評(píng)估、落實(shí)國(guó)家財(cái)政部門和上級(jí)主管部門責(zé)任審計(jì)、為地方及國(guó)家提供宏觀決策等方面具有不可替代的作用[7]。尤其是全額撥款的事業(yè)單位，主要資金來(lái)源是國(guó)家和地方各級(jí)財(cái)政撥款、各類科研資金和基金，用于公益和公共事業(yè)服務(wù)開(kāi)支和調(diào)查研究等工作，各類科研資金和基金通常有專列的資金管理辦法或要求專戶管理。這類資金收支形成的會(huì)計(jì)檔案，要緊密結(jié)合相關(guān)要求，形成具有各自單位特色特點(diǎn)的會(huì)計(jì)檔案的歸類整理、收集保存、保護(hù)利用和鑒定銷毀等管理制度，在國(guó)家和相關(guān)基金方業(yè)務(wù)管理、績(jī)效評(píng)估和審計(jì)檢查時(shí)，能夠真實(shí)完整呈現(xiàn)資金使用的合理性、合規(guī)性和合法性等。

3.公益一類事業(yè)單位執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際普遍存在軟硬件建設(shè)不足等諸多問(wèn)題。我國(guó)的會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)工作相關(guān)規(guī)范，以及會(huì)計(jì)檔案管理辦法等相關(guān)法律法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但行政事業(yè)單位執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際普遍存在軟硬件建設(shè)不足等諸多問(wèn)題。主要表現(xiàn)為以下幾種情況：一是由于近年來(lái)我國(guó)事業(yè)單位改革，各單位檔案管理部門和人員變化頻繁，檔案移交缺乏監(jiān)督保障機(jī)制，不同歷史時(shí)期會(huì)計(jì)檔案的編制差異和保存介質(zhì)方式差異，影響檔案的完整性和統(tǒng)一性;二是檔案安全防護(hù)沒(méi)有達(dá)到相關(guān)要求，包括檔案庫(kù)房外墻結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱裝置，溫度和濕度是否符合要求及是否開(kāi)展日常監(jiān)測(cè)檢查，是否具備防潮、防水、防日光及紫外線照射的裝置及是否開(kāi)展日常維護(hù)，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠等）和安全防范等設(shè)施設(shè)備是否健全及是否開(kāi)展日常維護(hù)等;三是對(duì)檔案防護(hù)的具體內(nèi)容和要求不清楚，無(wú)論何種介質(zhì)的檔案資料，適當(dāng)?shù)谋４鏃l件是保證檔案資料長(zhǎng)期保存的基礎(chǔ)條件。當(dāng)前，部分單位沒(méi)有制定檔案安全防護(hù)的相關(guān)制度并進(jìn)行監(jiān)測(cè)、監(jiān)督和管理;四是檔案分級(jí)管理的制度和運(yùn)行體系尚不完善，對(duì)不同載體或保存介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案的分類管理尚待加強(qiáng)，如音像、縮微、電子文件等非紙質(zhì)檔案保存庫(kù)房設(shè)計(jì)，除應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范的要求外，尚應(yīng)根據(jù)其分級(jí)管理要求和介質(zhì)特性等特殊要求進(jìn)行設(shè)計(jì);五是沒(méi)有編制專門的會(huì)計(jì)檔案管理軟件，會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度不高，大多數(shù)單位沒(méi)有考慮需要專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電子檔案的管理和保存，基本上都由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員本人兼職負(fù)責(zé)，隨著電算會(huì)計(jì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)電子資料的保存是保證會(huì)計(jì)檔案完整性的重要組成部分;六是保存時(shí)間達(dá)到10年以上或更久的會(huì)計(jì)檔案，其電子檔案，隨著存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展和軟件的升級(jí)更替，存在失真、不兼容和不能在不同設(shè)備之間相互轉(zhuǎn)換的問(wèn)題，其紙質(zhì)檔案，因相關(guān)單位工作人員調(diào)閱、單位和個(gè)人查詢很容易造成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案破損遺失缺漏等情況的發(fā)生，給單位的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)一些不確定因素和安全保障風(fēng)險(xiǎn)。以上客觀和主觀條件因素的變化是影響公益一類事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的主要問(wèn)題，一定程度上成為了財(cái)務(wù)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。

綜上所述，在行政事業(yè)單位一定要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，各級(jí)檔案主管部門和行政事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)部，要加強(qiáng)對(duì)單位主要負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，督促和指導(dǎo)各單位制定符合自身實(shí)際和特點(diǎn)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，查找會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員的繼續(xù)教育和專項(xiàng)培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)信息化管理實(shí)用技術(shù)，重視后期的維護(hù)工作，取得財(cái)務(wù)記賬信息化和憑證管理信息化同步發(fā)展，便捷檔案信息的查詢、利用和管理。

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作者簡(jiǎn)介：

李駿文（1968—），男，大專，助理館員，研究方向：會(huì)計(jì)檔案管理。