文科

（湖南理工學(xué)院）

一、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校教學(xué)檔案管理的重要意義

教學(xué)檔案管理工作歷來(lái)是高校行政管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這是毋庸置疑的。隨著檔案管理科技水平的不斷發(fā)展，教學(xué)檔案管理也從過(guò)去完全紙質(zhì)化存檔、人工化管理而逐步發(fā)展為電子化存檔和智能化管理。從這種簡(jiǎn)要的發(fā)展脈絡(luò)介紹可以看出，現(xiàn)代信息技術(shù)給高校教學(xué)檔案管理工作帶來(lái)了無(wú)限的發(fā)展空間，對(duì)于教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的完成和創(chuàng)新具有十分重要的意義。首先，從高等院校的教學(xué)檔案管理工作性質(zhì)的視角出發(fā)，若能充分運(yùn)用好非常先進(jìn)的電腦和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化信息技術(shù)工具，就能讓檔案管理工作的效率得以大幅度提高。其次，現(xiàn)代信息技術(shù)為加強(qiáng)檔案的日常存儲(chǔ)安全也帶來(lái)了更好的科技保障。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，不僅在存檔和查詢的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更主要的是在檔案存放安全性方面也存在很大的漏洞。教學(xué)檔案管理工作人員不僅要經(jīng)常維護(hù)紙質(zhì)檔案材料，防止其發(fā)霉或者被老鼠、昆蟲咬壞，更要防火防水，如果檔案存放場(chǎng)所不幸遭受上述原因的影響，輕者影響檔案保管效果，重則讓全部檔案材料毀損滅失，造成永遠(yuǎn)無(wú)法挽回的后果。而有了現(xiàn)代化信息技術(shù)提供的電子檔案保存形式，既能減少存檔的物理空間和方便存儲(chǔ)，又能讓紙質(zhì)檔案意外丟失后能有備份補(bǔ)救。再次，從高校教師和學(xué)生的檔案使用角度來(lái)看，現(xiàn)代化信息技術(shù)也方便了教師和學(xué)生們對(duì)檔案的日常利用的過(guò)程。憑借現(xiàn)代化信息技術(shù)而帶來(lái)的在線檔案服務(wù)系統(tǒng)的支持，教師和學(xué)生能夠隨時(shí)利用自己的賬戶進(jìn)行登錄、查詢甚至一定權(quán)限內(nèi)的下載，這與傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)期相比有了實(shí)質(zhì)性的改進(jìn)。一些年長(zhǎng)的教師稱過(guò)去沒有互聯(lián)網(wǎng)的情況下要查閱檔案，只能親自到檔案館現(xiàn)場(chǎng)辦理，不僅浪費(fèi)了往返時(shí)間，即便到達(dá)之后也經(jīng)常遇到排隊(duì)等候的情況，因?yàn)闄n案工作人員需要憑借紙質(zhì)檔案材料人工查詢，這種模式的辦事效率非常低下。因此高校教學(xué)檔案管理必須更好地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)帶來(lái)的便利，進(jìn)而不斷優(yōu)化創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作。

二、當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理運(yùn)用過(guò)程中存在的問(wèn)題

通過(guò)對(duì)部分高校教學(xué)檔案管理部門與工作人員、檔案管理情況的實(shí)際調(diào)研，可以發(fā)現(xiàn)仍然存在一些阻礙高校教學(xué)檔案管理效率提升的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，往往無(wú)法及時(shí)向廣大師生提供全面且準(zhǔn)確的檔案資料，這種現(xiàn)象直接影響了師生的體驗(yàn)感以及延誤了教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，可以將之概括總結(jié)為以下三個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）部分高校教學(xué)檔案信息化管理的硬件設(shè)施比較落后

從本文所涉及的高校教學(xué)檔案信息化管理工作情況來(lái)看，一些高校在教學(xué)檔案信息化管理方面所存在的一個(gè)比較明顯的問(wèn)題就是相關(guān)硬件設(shè)施的落后。根據(jù)問(wèn)題的表現(xiàn)方面分析，很多學(xué)校普遍存在此類問(wèn)題，無(wú)論是個(gè)別高校缺少信息化檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備和其他檔案管理輔助工具，還是多數(shù)高校存在的信息化管理硬件設(shè)施沒有及時(shí)更新?lián)Q代來(lái)看，都是信息化管理的硬件落后問(wèn)題的具體表現(xiàn)。此類問(wèn)題的產(chǎn)生原因在于，很多高校在教學(xué)檔案管理過(guò)程中沒有把硬件設(shè)置的建設(shè)擺在重要位置，拋開個(gè)別高校缺少信息化檔案管理硬件設(shè)施的極端情況不再贅述，單就調(diào)研中部分高校存在的檔案管理硬件設(shè)置落后的問(wèn)題而言，反映了高校主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)硬件設(shè)施信息化升級(jí)的長(zhǎng)期忽視。有些高校負(fù)責(zé)人員表示，由于學(xué)校的辦公經(jīng)費(fèi)相對(duì)緊張，大部分款項(xiàng)都用于教學(xué)科研和后勤開銷，留給檔案管理工作的資金較少，導(dǎo)致一些老舊設(shè)備在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都不能得到更新?lián)Q代，更不要再提信息化管理系統(tǒng)的全面升級(jí)了。還有的高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理的硬件設(shè)施已經(jīng)配備了正常使用的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，足以應(yīng)付日常檔案管理需求即可，沒有必要花費(fèi)額外的款項(xiàng)用于信息化升級(jí)。歸根結(jié)底，硬件設(shè)施的落后直接制約了信息化技術(shù)在教學(xué)檔案管理工作中的深入利用和作用發(fā)揮，必須重視并加以解決。

（二）一些高校教學(xué)檔案管理工作者運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力尚有不足

現(xiàn)代化信息技術(shù)能否熟練運(yùn)用，事關(guān)高校教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的提升效果，而檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平則關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展程度。通過(guò)對(duì)一些高校教學(xué)檔案管理人員的信息技術(shù)運(yùn)用能力進(jìn)行觀測(cè)發(fā)現(xiàn)，很多工作者的檔案管理專業(yè)能力尚有很多的不足之處，特別實(shí)在日常檔案管理工作中，普遍表現(xiàn)為對(duì)信息化系統(tǒng)的理解不夠全面系統(tǒng)，具體到實(shí)際操作過(guò)程中也表現(xiàn)為較低水平的操作管理，總體來(lái)看，很多教學(xué)檔案管理工作者沒有達(dá)到現(xiàn)代化信息技術(shù)要求下高校教學(xué)檔案管理的應(yīng)有專業(yè)水平。從此類問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)其產(chǎn)生的原因在于，上述存在業(yè)務(wù)能力問(wèn)題的檔案管理人員大多都是非科班出身，不僅對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)知識(shí)掌握不足，更對(duì)高校教學(xué)檔案管理沒有專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，因?yàn)樗麄兒苌儆袡n案學(xué)等相關(guān)專業(yè)學(xué)歷。在此因素的影響下，即便高校主管領(lǐng)導(dǎo)注重了檔案管理的信息化建設(shè)，但相關(guān)人員無(wú)法獲得專業(yè)學(xué)習(xí)能力，導(dǎo)致最新的檔案管理信息化系統(tǒng)操作知識(shí)也無(wú)從被管理人員迅速有效地學(xué)習(xí)。

（三）部分高校教學(xué)檔案信息化管理缺少制度約束及激勵(lì)措施

眾所周知，高校教學(xué)檔案管理需要建立和依照嚴(yán)格的管理制度進(jìn)行各環(huán)節(jié)工作，而信息化管理也不能例外。然而，通過(guò)對(duì)一些高校教學(xué)檔案信息化管理情況進(jìn)行梳理分析發(fā)現(xiàn)，雖然很多高校都能將教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，但依然存在一些高校沒有將教學(xué)檔案的信息化管理作為一項(xiàng)基本的檔案管理制度建立健全，這不僅讓一些日常的檔案信息化管理工作沒有明確的校內(nèi)規(guī)定作為依據(jù)，如果再深入落實(shí)到個(gè)別細(xì)節(jié)工作領(lǐng)域，更會(huì)讓檔案管理工作人員陷入多重矛盾的困境中而無(wú)法正常開展信息化管理工作。與此同時(shí)，也有很多高校缺少對(duì)其他有配合義務(wù)的職能部門工作人員違反教學(xué)檔案信息化管理情形的懲戒規(guī)定，這很容易使檔案管理工作人員缺乏其他部門的密切協(xié)作，遇到需要互相配合的信息化檔案管理工作時(shí)，往往互相推諉，而檔案管理工作人員又對(duì)此無(wú)可奈何。此外，激勵(lì)措施的長(zhǎng)期缺失，也使得檔案管理人員對(duì)信息化管理相關(guān)工作的熱情度不高，這就直接影響了教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展質(zhì)效。

三、完善現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理有效運(yùn)用的策略

（一）完善高校教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

面對(duì)部分高校教學(xué)檔案信息化管理的硬件設(shè)施比較落后的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，首要的解決之策就是完善高校教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，即為一線工作者配備教學(xué)檔案管理數(shù)字化設(shè)施，使其能夠更好地滿足現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中的多樣化需要，繼而有效地提高教學(xué)檔案管理的先進(jìn)性以及現(xiàn)代化綜合水平。展開來(lái)說(shuō)，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于教學(xué)檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施的重視程度，根據(jù)學(xué)校教學(xué)檔案管理的實(shí)際情況劃撥出專項(xiàng)資金，主要用于買進(jìn)設(shè)備或者研發(fā)、直接購(gòu)買知名科技公司現(xiàn)階段比較成熟的技術(shù)。同時(shí)還要考慮教學(xué)檔案管理涉及師生數(shù)據(jù)較多、對(duì)數(shù)字化管理對(duì)軟件和硬件要求相對(duì)較高的現(xiàn)實(shí)情況，所以高校應(yīng)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面進(jìn)行充分的、及時(shí)的人財(cái)物支持，比如用在購(gòu)進(jìn)高速掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備以及教學(xué)檔案管理系統(tǒng)等方面。除此之外，為了更好地滿足全校師生的多層次、差異性檔案需求，高校教學(xué)檔案部門應(yīng)當(dāng)教學(xué)檔案管理網(wǎng)站與師生課程網(wǎng)站等做好統(tǒng)一整合工作，以便確保與教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對(duì)接，這樣使得檔案管理部門擁有一些相對(duì)先進(jìn)的管理系統(tǒng)軟件，進(jìn)而在技術(shù)層面做好全面的支持以及更好地實(shí)現(xiàn)相關(guān)教學(xué)檔案信息的共通共享。

（二）提升高校教學(xué)檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)

針對(duì)一些高校教學(xué)檔案管理工作者運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力尚有不足的實(shí)際問(wèn)題，此時(shí)應(yīng)當(dāng)通過(guò)日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制方式，不斷地提高教學(xué)檔案管理人員的理論素質(zhì)與信息化業(yè)務(wù)技能，使之對(duì)信息化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的理解更加透徹以及在實(shí)際操作過(guò)程中更加得心應(yīng)手。其一，通過(guò)系統(tǒng)化培訓(xùn)使其形成認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案信息化管理工作的重要性與必要性，根據(jù)教學(xué)檔案管理工作者的報(bào)名情況而設(shè)置培訓(xùn)的班次與具體時(shí)間，開展以新時(shí)代背景下如何高效運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行教學(xué)檔案管理的系列培訓(xùn)活動(dòng)，可以邀請(qǐng)學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案館負(fù)責(zé)人或者兄弟院校中具有豐富教學(xué)檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)骨干詳細(xì)地講解怎樣快速掌握紙質(zhì)材料變成電子文件的加工歸檔和相關(guān)服務(wù)流程，以便教學(xué)檔案管理工作者能夠順利地完成電子檔案的編碼、歸類等系列的操作任務(wù)，同時(shí)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置實(shí)時(shí)交流討論的環(huán)節(jié)，便于回答一線教學(xué)檔案工作者的疑難問(wèn)題，從而方便教學(xué)檔案管理人員運(yùn)用信息化載體高效處理時(shí)間跨度較長(zhǎng)、流動(dòng)性較差以及追蹤起來(lái)難度較大的相關(guān)檔案資料，切實(shí)地提高運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理教學(xué)檔案的綜合素養(yǎng)。其二，為了更好地檢驗(yàn)廣大高校教學(xué)檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)，還需要借助知識(shí)競(jìng)賽或者演講比賽的形式，在此過(guò)程中鼓勵(lì)各位參賽者將自身在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展教學(xué)檔案采集、處理、傳輸以及利用等工作心得與大家分享，以此讓高校教學(xué)檔案管理人員在內(nèi)心深處真正地認(rèn)識(shí)到信息化載體的便捷以及積極主動(dòng)地投身于日常的教學(xué)檔案管理工作中。

（三）形成高校教學(xué)檔案信息化管理的長(zhǎng)效機(jī)制

基于部分高校教學(xué)檔案信息化管理缺少制度約束及激勵(lì)措施的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)改變高校教學(xué)檔案管理的原有觀念、在認(rèn)識(shí)上下足功夫，這樣才會(huì)在思想層面加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化管理的重視度，進(jìn)而形成高校教學(xué)檔案信息化管理的長(zhǎng)效機(jī)制。具體而言，在仔細(xì)研究國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及教育主管部門的相關(guān)方針政策的基礎(chǔ)之上，再結(jié)合每個(gè)學(xué)院特點(diǎn)與不同專業(yè)學(xué)生的實(shí)際情況制定出具體可行的高校教學(xué)檔案信息化管理制度以及體現(xiàn)本校特色的教學(xué)檔案信息化管理實(shí)施方案，其中不僅僅包括如何具體地收集與處理相關(guān)的課程成績(jī)、畢業(yè)論文成績(jī)等信息的流程，更應(yīng)該包含教學(xué)檔案信息化管理的相關(guān)職責(zé)、按期高效完成的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制與嚴(yán)重超期無(wú)法完成的懲戒措施。比如，可以對(duì)在教學(xué)檔案管理中效率較高、師生反響較好的工作人員給予一些物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于經(jīng)常在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)無(wú)法完成教學(xué)檔案對(duì)接的超期現(xiàn)象或者造成教學(xué)檔案遺失的工作人員則應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的批評(píng)教育，這樣有助于讓教學(xué)檔案管理人員在內(nèi)心深處真正地認(rèn)識(shí)到保質(zhì)保量完成相關(guān)工作的重要性。如此一來(lái)，益處不僅僅體現(xiàn)在眾多的教學(xué)檔案管理工作者具有較好的可操作性與更好地激勵(lì)高效化工作，還表現(xiàn)在師生也會(huì)更加明確提交與獲取相關(guān)教學(xué)檔案的步驟，最終最大程度發(fā)揮出教學(xué)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理涉及面非常廣泛、內(nèi)容相對(duì)繁雜，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展高校教學(xué)檔案管理可以節(jié)約時(shí)間，所以說(shuō)在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的信息化背景之下探究如何提升高校教學(xué)檔案管理非常具有必要性，使其成為每個(gè)高校與學(xué)院做好專業(yè)教學(xué)質(zhì)量提升的重要抓手。盡管現(xiàn)階段仍然存在部分高校教學(xué)檔案信息化管理的硬件設(shè)施比較落后、一些高校教學(xué)檔案管理工作者運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力尚有不足以及部分高校教學(xué)檔案信息化管理缺少制度約束及激勵(lì)措施等三個(gè)方面的實(shí)際問(wèn)題，但是通過(guò)完善高校教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施、提升高校教學(xué)檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)以及形成高校教學(xué)檔案信息化管理的長(zhǎng)效機(jī)制等諸多完善策略，必將更好地促使高校教學(xué)檔案管理效率顯著提升、更加及時(shí)地滿足全校師生的多層次檔案需求，進(jìn)而使高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量再上新的臺(tái)階。