譚小銘

摘 ?要：檔案文件的數(shù)字化是為了提高檔案信息的使用效率和檔案信息的使用方式。檔案文件的數(shù)字化是提高檔案原件保存質(zhì)量的重要手段。就目前的實(shí)際情況而言，電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化越來(lái)越普及，在這樣的背景下，對(duì)數(shù)字信息資源的需求越來(lái)越大。將傳統(tǒng)檔案信息，通過(guò)一定技術(shù)手段，轉(zhuǎn)換成電子版，收集并整理，最終建立一個(gè)資源庫(kù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以在資源庫(kù)中找到自己所需信息，以便更好地服務(wù)大眾。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;現(xiàn)狀分析;優(yōu)化措施

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理數(shù)字化意識(shí)缺乏

在現(xiàn)階段，中國(guó)的一些機(jī)構(gòu)和組織對(duì)數(shù)字存檔缺乏認(rèn)識(shí)。雖然一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)有了數(shù)字記錄管理系統(tǒng)，一些領(lǐng)導(dǎo)和管理人員意識(shí)到數(shù)字檔案管理的作用，但數(shù)字管理系統(tǒng)的運(yùn)作并不如他們所希望的那樣好，因?yàn)閼T性思維，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒(méi)有必要改變現(xiàn)有的管理模式，因?yàn)閱挝粏T工已經(jīng)習(xí)慣了這種模式，其也很熟悉，所以在實(shí)際開(kāi)展工作過(guò)程中，會(huì)遇到很多困難。紙質(zhì)檔案管理模式這一系統(tǒng)的功能不夠完善，無(wú)法實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提高記錄管理標(biāo)準(zhǔn)和效率的目標(biāo)。數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的使用是不可避免的，利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案管理是機(jī)構(gòu)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)也越來(lái)越明顯，所以只有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)運(yùn)用到檔案管理中，才能使機(jī)構(gòu)檔案的管理更加方便和完善。所以當(dāng)前工作重中之重就是解決檔案管理數(shù)字化意識(shí)缺乏這一問(wèn)題。

1.2檔案數(shù)字化管理開(kāi)發(fā)程度低

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)當(dāng)中，對(duì)于檔案數(shù)字化工作，存在著檔案數(shù)字化管理開(kāi)發(fā)程度低的問(wèn)題，這一問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

就當(dāng)前的檔案管理工作的實(shí)際情況而言，其發(fā)展不均衡，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，對(duì)檔案數(shù)字化管理工作給予了高度的重視，而在一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案數(shù)字管理工作非常不受重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展不完善、小事業(yè)編單位中，在人員招聘中，沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定要求應(yīng)聘者攜帶檔案;在正式入職之后，工作人員對(duì)檔案接收進(jìn)行電子信息錄入工作時(shí)，不能做到完全按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不夠嚴(yán)格[1]。

1.3缺少系統(tǒng)的管理體系

當(dāng)前檔案數(shù)字化管理沒(méi)有規(guī)范性的管理體系，在相關(guān)的建設(shè)中投入較少，目前資金非常短缺，沒(méi)有足夠的資金去購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備;后期的維護(hù)也需要大量的資金。沒(méi)有系統(tǒng)的管理體系，大大降低了檔案數(shù)字化管理效率，影響了工作質(zhì)量，阻礙了其發(fā)展。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化優(yōu)化措施

2.1 充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的意義，在此基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮其重要作用。在機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)當(dāng)中，檔案管理和數(shù)字化中使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算，可以為其管理提供方便快捷的應(yīng)用技術(shù)，有效縮短收集的時(shí)間，增加保存的時(shí)間，提高檢索的速度，增加使用的效率，不斷對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化，提高對(duì)歸檔信息資源的保護(hù)，新系統(tǒng)將有助于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促進(jìn)信息化，提高對(duì)社會(huì)和公民的服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)階段，各行各業(yè)都會(huì)應(yīng)用到現(xiàn)代信息技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)使用頻率在逐年提高。所以檔案管理業(yè)務(wù)部門要改變傳統(tǒng)的思維方式，充分利用數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，重新設(shè)定數(shù)字檔案管理的目標(biāo)，完善和檔案管理工作[2]。

2.2加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作

加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作，做好自己的本職工作，確保檔案保持完好的狀態(tài)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行交接，確保檔案的規(guī)范性。

檔案對(duì)于個(gè)人的發(fā)展是至關(guān)重要的，在檔案中，會(huì)記錄一個(gè)人在學(xué)習(xí)過(guò)程中與工作過(guò)程中所受到過(guò)所有的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，對(duì)個(gè)人的升職加薪起著直接的影響。通過(guò)檔案，相關(guān)部門會(huì)對(duì)這個(gè)人有大致的基本了解，評(píng)判員工工作能力、道德品行等方面提供了重要的依據(jù)，在日后工作中對(duì)人員的分配，相關(guān)部門也會(huì)參考檔案資料，所以檔案數(shù)字化管理工作是具有非常重要作用的。對(duì)檔案進(jìn)行分類以后，利用現(xiàn)代技術(shù)把檔案信息錄入電腦系統(tǒng)當(dāng)中，采用電子掃描技術(shù)，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，方便檔案的查詢、調(diào)取，與此同時(shí)，避免了檔案資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，有利于檔案的存儲(chǔ)，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，并且，保證了檔案的完整性，需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作，在實(shí)際工作的過(guò)程中，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)數(shù)字化，保證檔案內(nèi)容有序，材料完整，杜絕檔案材料丟失現(xiàn)象的發(fā)生[3]。

2.3制定管理體系，實(shí)現(xiàn)制度保障

制定管理體系具有非常重要的作用，可以實(shí)現(xiàn)制度保障，采用信息化技術(shù)，形成信息化的管理體系，購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，成立一個(gè)電子歸檔專項(xiàng)，安排特定人員定時(shí)、定進(jìn)度做好數(shù)字化入檔建設(shè)，電子化入檔后必須領(lǐng)導(dǎo)簽字同意借閱審批方可借閱;對(duì)其定期進(jìn)行維護(hù)，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。在對(duì)工作人員進(jìn)行考核時(shí)，以績(jī)效為主，添加多種考核標(biāo)準(zhǔn)，尊重員工的主體地位，調(diào)動(dòng)員工工作的 積極性，對(duì)員工進(jìn)行綜合考評(píng)，實(shí)現(xiàn)制度保障員工的合法權(quán)益。

結(jié)束語(yǔ)：

為社會(huì)創(chuàng)建數(shù)字檔案是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的項(xiàng)目，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位下大力氣做好建設(shè)，過(guò)程是不容易的，但一旦開(kāi)始做了，效果是明顯的，為檔案管理引導(dǎo)向一個(gè)專業(yè)、高效的方向發(fā)展。因此，正確理解、描述、檢索和成功轉(zhuǎn)換數(shù)字化檔案非常重要。有效地管理一個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案可以促進(jìn)其活動(dòng)的發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)改善數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建立。總而言之，檔案管理的數(shù)字化和信息化程度可以提高檔案管理水平，所以要重視檔案數(shù)字化，支持其發(fā)展，提高工作效率以及準(zhǔn)確性，保存的時(shí)間更加長(zhǎng)久，不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1] 樸松子.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理需把握的幾個(gè) 問(wèn)題[J].中國(guó)管理 信息化，2019（16）：203-205.

[2]王玉玲，楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應(yīng)遵循的原則與創(chuàng)新舉措 [J].檔案管理，2021 （2）：15—16.

[3]鄭金月.為加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供法治保障———對(duì)新修訂的 《檔案法》 新增檔案信息化建設(shè)規(guī)定的若干思考 [J] .中國(guó)檔案，2020 （8）：33—35.