于淑萍

摘要：在信息化空前發(fā)展的形勢(shì)下，檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)、重要意義、主要面臨的不足之處及信息化建設(shè)實(shí)踐路徑幾方面的問題。通過研究發(fā)現(xiàn)，檔案信息化在全面化認(rèn)識(shí)、建設(shè)資源分配、專業(yè)人才配備、監(jiān)督管理制度等當(dāng)方面有待提高。針對(duì)當(dāng)下檔案信息化管理服務(wù)存在的問題，提出三個(gè)方面的可行性措施，不斷提升檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);必然性;可行性

檔案信息化建設(shè)是在各級(jí)檔案管理部門將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的建設(shè)工程。隨著信息化技術(shù)在社會(huì)生活及各領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)。為更好地實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，2021年實(shí)行的新《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）新增“信息化建設(shè)”專章，旨在通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案管理，促進(jìn)電子檔案的共享和共用。

1檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必然性

1.1檔案信息化是檔案工作新技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果

檔案管理工作量大、專業(yè)性強(qiáng)、使用頻率高，傳統(tǒng)的檔案管理工作程序復(fù)雜且繁瑣，且易產(chǎn)生錯(cuò)漏，需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行查找與利用。檔案信息化建設(shè)充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)，以高速、高效、高質(zhì)的優(yōu)勢(shì)有效解決傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的短板。檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然需求與行為。

1.2信息化進(jìn)入檔案管理及檔案服務(wù)的全過程

新《檔案法》增加的信息化建設(shè)章節(jié)，正是信息化進(jìn)入檔案管理及檔案服務(wù)的必然結(jié)果。檔案信息化已經(jīng)成為檔案工作中的一個(gè)必然且需要常態(tài)化管理的普遍存在。在實(shí)際工作中，無論是政府機(jī)構(gòu)還是普通民眾對(duì)檔案信息的需求量都越來越大，檔案利用頻次逐年增加，利用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，檔案信息化建設(shè)可適應(yīng)多樣化需求，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)性作用，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

1.3檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)階段

隨著與檔案管理有關(guān)的創(chuàng)新型科研成果不斷推陳出

新，檔案事業(yè)也歷經(jīng)了一系列發(fā)展過程，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展過程中諸多技術(shù)變遷的一種。檔案的信息化建設(shè)能夠在檔案的信息挖掘、歸納整理方面，豐富檔案管理內(nèi)涵，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，在社會(huì)發(fā)展的過程中充分發(fā)揮檔案的重要作用，促進(jìn)檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

2.1檔案信息化建設(shè)專業(yè)技術(shù)人才稀缺

檔案管理工作有一定復(fù)雜性，特別是檔案信息化過程中需要大量檔案管理、信息技術(shù)類專業(yè)人才。目前檔案部門工作強(qiáng)度大、難顯成績(jī)，薪資待遇一般，難以吸引優(yōu)秀人才投入檔案信息化事業(yè)中?，F(xiàn)有的大多數(shù)人員工作結(jié)構(gòu)固化，學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，難以適應(yīng)飛速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，盡管通過一定的培訓(xùn)能夠加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，但與專業(yè)人員相比，解決創(chuàng)新性和應(yīng)用性較強(qiáng)的問題能力存在明顯不足，在檔案信息化的大趨勢(shì)下，顯得較為被動(dòng)。由于檔案人才隊(duì)伍中存在勞務(wù)派遣及事業(yè)編制人員，一些能力突出的工作者通過遴選或考公務(wù)員等方式離開檔案干部隊(duì)伍，因此，信息化建設(shè)人才還在不斷流失。從總體情況來看，專業(yè)人才缺乏也是制約檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要因素。

2.2檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位

檔案信息化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，結(jié)合信息化平臺(tái)等手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提升檔案管理工作的效率及科學(xué)性。如今，信息資源的重要性越來越凸顯，檔案信息化管理的核心就是資源的“共享”和“利用”，而不僅僅局限于把檔案保存好，以方便查閱，部分檔案工作者思想傳統(tǒng)，對(duì)于檔案信息化缺乏全面認(rèn)知，一定程度上影響了檔案信息化的進(jìn)程。

2.3檔案信息化建設(shè)的資源分配不均

檔案信息化最基礎(chǔ)的工作就是將紙質(zhì)、音頻和視頻等檔案轉(zhuǎn)化為信息化存儲(chǔ)，掃描及記錄的精度決定信息化的質(zhì)量，這些都少不了設(shè)施及設(shè)備的支撐。從目前的檔案信息化進(jìn)程中不難看出，基層檔案部門在這一方面較為薄弱。檔案信息化建設(shè)資金不足，導(dǎo)致基層檔案部門軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施購置不完善，缺乏專業(yè)的信息處理系統(tǒng)、專業(yè)掃描儀、聲像檔案采集系統(tǒng)、磁盤陣列及微縮檔案膠片采集機(jī)等軟硬件。另一方面，一些檔案部門雖然配備一定儀器設(shè)施，但是由于思想重視程度不夠或技術(shù)受限，沒有真正發(fā)揮這些儀器的最大效用，造成一定程度上的資源浪費(fèi)。

2.4檔案信息化管理制度存在缺陷

各項(xiàng)工作的順利開展都脫離不了科學(xué)規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和制度。目前，隨著檔案信息化發(fā)展的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理制度難以適應(yīng)新的管理需求，新的運(yùn)行制度調(diào)整不及時(shí)，檔案管理制度的制定不夠及時(shí)、規(guī)范，缺乏一定的時(shí)效性和統(tǒng)一性。監(jiān)督機(jī)制也有待完善，對(duì)于檔案信息化管理過程中產(chǎn)生的新漏洞及新問題，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。此外，安全制度也是不可忽視的一部分，檔案信息化涉及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，均具有一定的安全隱患，存在機(jī)密檔案的泄露和丟失等風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)完善的檔案數(shù)據(jù)安全管理制度也亟待構(gòu)建。

3檔案信息化建設(shè)的可行性及措施

3.1加快檔案信息化管理人員的培養(yǎng)

人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，因此，必須注重檔案信息化的人才培養(yǎng)。一方面要注重高層次檔案信息化專門人才的引進(jìn)，加大人才引進(jìn)力度。另一方面要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作人員的工作理念，檔案管理人員要對(duì)檔案信息化建設(shè)建立全面的認(rèn)知，才能投入到信息化建設(shè)中。相關(guān)部門可以通過組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、專家講座等方式，為檔案管理人員普及知識(shí)，使檔案管理人員理解信息化建設(shè)的重要性及實(shí)際效用，樹立先進(jìn)的檔案管理觀念。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析等知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升檔案信息化人才培養(yǎng)針對(duì)性，打造一支專業(yè)信息化檔案管理人才隊(duì)伍，使檔案信息化更好地為黨和人民服務(wù)。

3.2構(gòu)建和完善檔案信息化建設(shè)資源及信息服務(wù)系統(tǒng)

檔案管理水平的提升對(duì)推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展具有關(guān)鍵作用。要切實(shí)增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效性，提高檔案信息化的效率和質(zhì)量，有關(guān)部門需加大財(cái)政投入，購置建設(shè)所需的高質(zhì)量掃描儀、計(jì)算機(jī)、信息化管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)軟硬件，為檔案信息化建設(shè)奠定基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，按重要等級(jí)對(duì)檔案分類管理，利用專業(yè)設(shè)備及信息系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的采集、整理、存儲(chǔ)、利用等，從而建立成集成平臺(tái)，即檔案信息資源庫，真正達(dá)到高效管理、共享和應(yīng)用的要求，同時(shí)，也可對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升管理效率。

3.3建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)科學(xué)管理制度

3.3.1建立健全監(jiān)督管理制度。完善的監(jiān)督管理機(jī)制是檔案信息化高效發(fā)展的前提，因此，在信息化過程中，針對(duì)新問題、新漏洞，需要及時(shí)調(diào)整完善管理流程，確保檔案管理過程中的科學(xué)規(guī)范[1]。此外，需利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案管理的全過程進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)應(yīng)對(duì)，并形成長(zhǎng)效管理和監(jiān)督機(jī)制。

3.3.2建立健全安全保密制度。檔案的安全性是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，要確保檔案的安全性，首先要完善檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，制定檔案數(shù)據(jù)安全工作規(guī)范，細(xì)化責(zé)任范圍。在檔案信息化建設(shè)中，要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提升網(wǎng)絡(luò)傳輸效率，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，利用防火墻、VPN等先進(jìn)技術(shù)，有效抵御外界威脅的入侵，保障檔案信息在傳輸、共享過程的安全[2]。運(yùn)行維護(hù)人員應(yīng)定期實(shí)施運(yùn)維，提升電子檔案的管理效率和安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]葉曉韻，馮天明.“雙軌制”管理—醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的多元化舉措[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（01）：25—26.

[2]張?jiān)?水利檔案管理信息化建設(shè)探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（06）：46—47.

（作者單位：洮南市檔案館）