陳秀娟

摘 要：為推動(dòng)檔案事業(yè)有效服務(wù)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（魯檔發(fā)〔2014〕23號(hào)，SDPR-2014-0620001），山東省檔案局制定了《實(shí)施〈山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范〉測(cè)評(píng)辦法》。測(cè)評(píng)細(xì)則主要分為組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)、檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案安全保障、檔案服務(wù)利用以及檔案工作創(chuàng)新六個(gè)方面。本文結(jié)合這六方面分別闡述對(duì)其相關(guān)解讀與分析。

關(guān)鍵詞：檔案測(cè)評(píng)細(xì)則;信息化建設(shè);檔案服務(wù)利用;資源建設(shè)

一、組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)

1.檔案組織管理

一是“機(jī)關(guān)必須建立檔案工作，成立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)”。檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作一般以單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥，以檔案工作部門為中心，以各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員為基點(diǎn)。測(cè)評(píng)方法一般是查看單位設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)的發(fā)文和單位檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖。

二是機(jī)關(guān)各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)明確、履職到位。一般來講，所有機(jī)關(guān)單位檔案工作中出現(xiàn)的問題都可以追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。本項(xiàng)主要測(cè)評(píng)分管領(lǐng)導(dǎo)是否解決檔案工作中的實(shí)際問題，包括檔案人員是否勝任檔案工作、檔案管理制度是否得到監(jiān)督落實(shí)等4個(gè)方面問題。測(cè)評(píng)方法主要是看會(huì)議記錄、單位關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)分工的文件或單位的崗位責(zé)任制文件以及證明領(lǐng)導(dǎo)解決實(shí)際問題的材料，如領(lǐng)導(dǎo)召集會(huì)議解決單位的庫房問題，或者批款購(gòu)買檔案工作必需的設(shè)備等。

三是制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作長(zhǎng)期規(guī)劃或在機(jī)關(guān)工作中長(zhǎng)期規(guī)劃有檔案工作內(nèi)容。此項(xiàng)主要看單位在制定規(guī)劃時(shí)的檔案意識(shí)，是單位檔案工作獲得穩(wěn)定、長(zhǎng)久、持續(xù)發(fā)展的保證。

四是結(jié)合本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)實(shí)際情況，近三年制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)檔案業(yè)務(wù)管理性文件。嚴(yán)禁檔案管理違法違紀(jì)行為。制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)檔案業(yè)務(wù)管理性文件是規(guī)范行業(yè)、系統(tǒng)檔案工作的必要措施。嚴(yán)禁出現(xiàn)違反《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（國(guó)家監(jiān)察委員會(huì)、人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局令30號(hào)）的行為。

五是監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)及其所屬單位檔案工作，措施得力，監(jiān)督有效。主要包括：（1）傳達(dá)國(guó)家、省內(nèi)或地區(qū)、主管部門等有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并指導(dǎo)、監(jiān)督本單位或所屬單位貫徹落實(shí);（2）建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度，或者幫助所屬單位建立健全檔案工作的規(guī)章制度;（3）指導(dǎo)本單位文件資料的形成、積累和歸檔工作;（4）檢查、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。測(cè)評(píng)方法主要是查看對(duì)本機(jī)關(guān)及其所屬單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)檢查或舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形成的檔案材料。

2.檔案工作人員

首先，機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)配備符合檔案業(yè)務(wù)管理要求的專（兼）職檔案工作人員并保持穩(wěn)定。檔案人員的工作精力被其他工作過度分散等情況，都屬于人員配備不合理。測(cè)評(píng)方法主要是查看檔案工作人員離崗、交接等文件。根據(jù)實(shí)際情況考核檔案人員的履職能力。

其次，檔案工作人員接受崗位培訓(xùn)，并持有檔案行政管理部門頒發(fā)的上崗證，同時(shí)接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)。測(cè)評(píng)方法主要是查看相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)有關(guān)材料。

最后，檔案人員在省級(jí)及省級(jí)以上正式刊物上發(fā)表檔案業(yè)務(wù)文章。這是加分項(xiàng)目。必須是“省級(jí)刊物”或“省級(jí)以上刊物”。

3.檔案工作保障制度

檔案工作是保證各項(xiàng)工作形成的材料能夠齊全、完整、準(zhǔn)確歸檔的一項(xiàng)重要保障措施。檔案工作不是孤立的工作，它的目標(biāo)任務(wù)是分散在各項(xiàng)工作中完成，因此在其他各項(xiàng)工作相應(yīng)的工作程序中要有檔案管理的要求。根據(jù)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（魯檔發(fā)〔2014〕23號(hào)）的要求，各機(jī)關(guān)要對(duì)在檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)在檔案工作中出現(xiàn)的問題要有追究機(jī)制。

檔案管理要求15項(xiàng)以上的制度作為檔案工作的保障，這些制度要求切合實(shí)際，操作性強(qiáng)，并根據(jù)具體情況及時(shí)調(diào)整。其中，文件材料歸檔制度是一項(xiàng)重要的檔案工作制度，也是檔案工作開展的基本依據(jù)。單位檔案工作制度要求以單位正式文件形式印發(fā)。

二、檔案資源建設(shè)

1.檔案集中統(tǒng)一管理，門類齊全，材料完整

（1）檔案室統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)全部檔案。此項(xiàng)是為加強(qiáng)各機(jī)關(guān)單位專業(yè)檔案的管理。測(cè)評(píng)方法主要是詢問單位的職能，查看歸檔制度中的檔案門類是否齊全，所有門類的檔案是否集中統(tǒng)一管理。暫時(shí)實(shí)體沒有統(tǒng)一管理的需要有管理工作小結(jié)、年度目錄信息。超過5年實(shí)體未能移交檔案室的認(rèn)定該單位檔案不能做到集中統(tǒng)一管理。

（2）建立健全機(jī)關(guān)檔案門類。門類設(shè)置是檔案室資源體系的框架，框架搭建不好，整個(gè)體系的結(jié)構(gòu)就不夠完備。其中，人物檔案是收集本單位、本行業(yè)在某一學(xué)科、領(lǐng)域有重大影響的專家學(xué)者，以及省級(jí)以上勞動(dòng)模范等突出成就的人物檔案材料。具體包括人物職務(wù)活動(dòng)的文章、報(bào)告、工作日記等;人物的作品和研究成果;與人物有關(guān)的證書、獎(jiǎng)?wù)?、信函?人物活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶等;人物口述的歷史資料以及其他涉及人物的有保存價(jià)值的檔案資料。

2.其他介質(zhì)文件歸檔齊全

（1）檔案文件除了以紙為載體外，還要有其他載體的文件，如，縮微膠片、照片底片、磁帶、硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等。機(jī)關(guān)檔案室不一定具有以上提到的所有類型的載體形式，但是如果有這些介質(zhì)的必須歸檔。此處主要測(cè)評(píng)載體的種類是否齊全。

（2）收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副本文件。要求各機(jī)關(guān)單位重視電子文件的門類設(shè)置和收集歸檔的規(guī)范性和齊全性。機(jī)關(guān)檔案室要注重原生電子檔案和檔案數(shù)字副本的收集。檔案室應(yīng)該收集的數(shù)字信息主要包括文書檔案的電子版、科技檔案中形成的電子文件、會(huì)計(jì)檔案管理軟件、人物檔案電子文件及政府公開信息的電子版等。應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息要一并收集。測(cè)評(píng)方法主要是查看電子文件的門類是否齊全以及各門類電子文件的數(shù)據(jù)格式是否符合存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案征集

根據(jù)實(shí)際情況向社會(huì)或本系統(tǒng)、本單位有關(guān)人員征集檔案資料（包括口述歷史），已損毀、丟失的檔案通過征集、復(fù)制或補(bǔ)制進(jìn)行補(bǔ)救。要求檔案室完善檔案資源建設(shè)體系，不僅收集正規(guī)渠道的，還要收集與本機(jī)關(guān)職能有關(guān)的在個(gè)人手中保存的檔案資源。某些特殊行業(yè)，口述歷史也是非常重要的檔案信息的補(bǔ)充，能更加充分記錄單位的歷史。

根據(jù)中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中要求，“對(duì)損毀、丟失檔案的，要督促檔案形成單位積極予以補(bǔ)救”。這條補(bǔ)救的要求是以前黨和國(guó)家檔案工作中從來沒有的內(nèi)容，是根據(jù)這些年出現(xiàn)的新情況提出的新要求。

三、檔案信息化建設(shè)

1.信息化規(guī)劃設(shè)施

（1）根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，同時(shí)與數(shù)字檔案館接收系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)館室一體的要求。此項(xiàng)測(cè)評(píng)單位信息化建設(shè)中的檔案管理理念。測(cè)評(píng)方法主要是查看數(shù)字檔案室建設(shè)方案的相關(guān)材料，實(shí)地查看數(shù)字檔案室建設(shè)情況及檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的連接運(yùn)轉(zhuǎn)情況等。

（2）機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃。其中，終端設(shè)備包括終端計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等，輔助設(shè)備包括恒溫恒濕防磁柜、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等。測(cè)評(píng)方法主要是查看信息化規(guī)劃等相關(guān)材料，并實(shí)地查看數(shù)字檔案室設(shè)備設(shè)施的配備情況。

2.數(shù)字資源

數(shù)字檔案資源的收集和整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國(guó)家及省有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，數(shù)據(jù)格式合乎存儲(chǔ)要求，數(shù)字資源組織要求系統(tǒng)、規(guī)范，建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫等。測(cè)評(píng)方法主要是查看各門類數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)以及室藏檔案數(shù)字化的相關(guān)材料。

3.符合要求

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》的要求。測(cè)評(píng)方法主要是查看數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)各功能模塊設(shè)計(jì)及實(shí)際運(yùn)行狀況。

4.信息安全

電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用。按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，保證非紙質(zhì)數(shù)據(jù)的可靠性與長(zhǎng)期可讀性。為確保電子檔案的安全，還要開展檔案異質(zhì)異地備份。測(cè)評(píng)方法主要是查看非紙質(zhì)載體的抽查記錄，查看定期備份及開展檔案異地異質(zhì)備份的相關(guān)材料，實(shí)地查看數(shù)字檔案信息安全保管狀況。

四、檔案安全保障

1.檔案用房及設(shè)備設(shè)施

（1）參照《檔案館庫房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》設(shè)立檔案庫房。庫房面積應(yīng)能容納本單位的全部檔案，并留有一定余地。省級(jí)機(jī)關(guān)檔案庫房一般能容納本機(jī)關(guān)20年的檔案，市縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案庫房一般能能容納本機(jī)關(guān)10年的檔案。同時(shí)，還應(yīng)考慮檔案逐年增加的因素。閱覽室是辦理檔案查閱手續(xù)、閱覽檔案的用房。檔案工作人員辦公室不能在檔案庫房?jī)?nèi)。測(cè)評(píng)方法主要是實(shí)地查看。

（2）庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染、潮濕、陰暗之地，避開鍋爐房、配電間及有放射性物質(zhì)的地方，避免樓頂和西曬，地下室不宜做檔案庫房。檔案庫房溫度應(yīng)控制在14～24度，每晝夜波動(dòng)幅度不得大于2，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，每晝夜波動(dòng)幅度不得大于5%。測(cè)評(píng)方法主要是實(shí)地檢查，可通過檢查電子監(jiān)控錄像、查看溫濕度記錄等方式查看實(shí)際“九防”效果。

（3）檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)。檔案櫥、檔案架等一般采用金屬制品，在庫房的排列符合要求，卷盒、卷皮數(shù)量充足，一般采用中性（無酸）或弱堿性紙制作，裝具符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

2.庫房安全管理

（1）制作出入庫登記，即凡有出入庫房的人員都需要登記，需記錄出入人員、出入時(shí)間、案卷存取情況、出入事由等。溫濕度記錄要完整，不能補(bǔ)救，不能弄虛作假。安全檢查記錄是發(fā)現(xiàn)庫房在“九防”措施上有哪些疏漏，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)積極整改，并整改到位。測(cè)評(píng)方法主要是查看庫房出入庫登記記錄、溫濕度記錄、安全檢查記錄，并實(shí)地測(cè)評(píng)庫房的溫濕度和安全情況。

（2）檔案人員離崗前，應(yīng)與接續(xù)人員一起進(jìn)行案卷、檢索工具和設(shè)備設(shè)施等的清點(diǎn)。同時(shí)，每年年末應(yīng)對(duì)所保管的案卷、資料、設(shè)施等進(jìn)行年度清點(diǎn)，形成清點(diǎn)報(bào)告。測(cè)評(píng)方法主要是查看清點(diǎn)臺(tái)賬、查看備案登記和年度清點(diǎn)報(bào)告，并需要到庫房抽查清點(diǎn)報(bào)告是否符合事實(shí)。

（3）制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案。測(cè)評(píng)方法主要是查看災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案和有關(guān)演練文字或視頻等。

五、檔案服務(wù)利用

1.檔案整理

嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)整理各種門類、各種載體檔案，做到分類科學(xué)、整理規(guī)范。各單位業(yè)務(wù)檔案要按照行業(yè)主管部門和檔案行政管理部門制發(fā)的要求、規(guī)定整理業(yè)務(wù)檔案。如沒有，應(yīng)單獨(dú)或會(huì)同檔案行政部門進(jìn)行制發(fā)。人物檔案參照業(yè)務(wù)檔案的整理方式。重大活動(dòng)檔案按照文書、照片或聲像檔案等的整理標(biāo)準(zhǔn)整理，原則上不與原全宗分離。測(cè)評(píng)方法主要是實(shí)地查看機(jī)關(guān)單位各門類檔案的整理方法是否符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

2.檢索工具

第一，各單位根據(jù)本單位檔案類別編制以下種類檢索工具。（1）建立全宗卷;（2）建立文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的歸檔文件目錄和照片檔案的基本目錄;（3）建立科技檔案總目錄和分類目錄;（4）建立實(shí)物檔案登記目錄;（5）建立文書檔案的專題目錄和文號(hào)索引;（6）建立會(huì)計(jì)檔案目錄和卷內(nèi)目錄;（7）建立政府信息公開目錄;（8）建立人物檔案目錄;（9）建立公務(wù)活動(dòng)禮品檔案送交目錄;（10）建立重大活動(dòng)檔案全引目錄;（11）建立錄音錄像及其他多媒體檔案的基本目錄;（12）建立資料登記臺(tái)賬等。以上目錄類別除紙質(zhì)形式外，應(yīng)按要求制作相應(yīng)的機(jī)讀目錄。測(cè)評(píng)方法主要是查看機(jī)關(guān)單位各門類、各載體檔案的紙質(zhì)目錄、機(jī)讀目錄是否齊全完整，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（2）建立全宗卷，材料齊全，整理規(guī)范。按照《全宗卷規(guī)范》和《全宗指南編制規(guī)范》建立全宗卷并規(guī)范全宗卷的整理。測(cè)評(píng)方法主要是查看機(jī)關(guān)單位是否按照《全宗卷規(guī)范》和《全宗指南編制規(guī)范》建立全宗卷。卷內(nèi)材料是否齊全完整，整理是否規(guī)范。

3.檔案利用

（1）各機(jī)關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格按照檔案借閱制度對(duì)檔案借閱和歸還進(jìn)行登記，并對(duì)檔案利用效果進(jìn)行總結(jié)整理，對(duì)突出的事例加以匯總編制檔案利用效果實(shí)例匯編。測(cè)評(píng)方法主要是查看借閱登記、利用效果登記和實(shí)例匯編等材料。

（2）編寫機(jī)關(guān)大事記、年鑒等。此項(xiàng)測(cè)評(píng)機(jī)關(guān)檔案室的編研工作。檔案室的編研工作分為一次信息的收集、二次信息的甄選和加工（專題匯編等）、立足于室藏進(jìn)行深度開發(fā)（參與編史修志、撰寫史料文章等）。編寫大事記、年鑒等不要求檔案人員親自編寫，但是檔案室一定要保存這些資料。測(cè)評(píng)方法主要是查看大事記、年鑒及其他檔案編研材料。

（3）開展檔案鑒定銷毀和檔案解密開放工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，組織人員對(duì)已到保管期限的各門類檔案進(jìn)行鑒定，鑒定后寫出鑒定報(bào)告，對(duì)確無保存價(jià)值、需要銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)整理出銷毀清冊(cè)，并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再按照銷毀程序進(jìn)行。應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀完畢應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。同時(shí)，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)對(duì)室藏檔案中的涉密文件進(jìn)行鑒定解密工作。測(cè)評(píng)方法主要是查看機(jī)關(guān)單位檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成立的文件和銷毀、解密工作的有關(guān)文件材料。

（4）積極實(shí)施檔案信息資源共享。測(cè)評(píng)方法主要是實(shí)地查看機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上利用情況，以及實(shí)地查看機(jī)關(guān)單位網(wǎng)頁，是否按照要求及時(shí)、準(zhǔn)確地公開政府信息。

六、檔案工作創(chuàng)新

在檔案監(jiān)管、收集整理、利用服務(wù)、保管保護(hù)及制度建設(shè)等方面開展具有首創(chuàng)性和示范性作用的工作。具體分為國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市縣級(jí)等區(qū)分，國(guó)家級(jí)加3分，省級(jí)加2分，市縣級(jí)加1分。如果工作確有首創(chuàng)意義且具有推廣性和示范性的也屬于加分范圍。

參考文獻(xiàn)：

[1]人民法院檔案工作制度匯編[G].山東省高級(jí)人民法院辦公室，2016

（作者單位：濟(jì)南市中級(jí)人民法院）