鄭方

摘要：加強費用預(yù)算管理可以降本增效和防范風(fēng)險，保障高質(zhì)量發(fā)展。煙草企業(yè)在費用預(yù)算編制、執(zhí)行和考核工作中還存在一些問題，建議采取完善全面預(yù)算管理體系，加強預(yù)算管理系統(tǒng)建設(shè)等對策加強費用預(yù)算管理。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè);費用預(yù)算;對策

一、煙草企業(yè)加強費用預(yù)算管理的意義

（一）合理配置資源，保障高質(zhì)量發(fā)展

2018年，煙草行業(yè)貫徹新發(fā)展理念，開啟了以“創(chuàng)新動力強、全要素生產(chǎn)率高、環(huán)境成本低、綜合效益好”為基本特征的高質(zhì)量發(fā)展新篇章。新發(fā)展路徑需要全面預(yù)算管理這個重要管理手段，將有限的資源在時間和空間上合理配置，以資金流為主線，引導(dǎo)物資、信息和人力資源與各職能戰(zhàn)略建立最優(yōu)匹配關(guān)系，幫助企業(yè)實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源聚焦創(chuàng)新、綠色和效益。費用預(yù)算管理作為全面預(yù)算管理中不可或缺的一部分，規(guī)劃企業(yè)各個部門日常經(jīng)營活動必要開支，保障企業(yè)正常經(jīng)營活動的開展。長期財務(wù)戰(zhàn)略最終也會分解成年度計劃，體現(xiàn)為各種期間費用的集合，保障高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略落地生根。

（二）助力降本增效，提高企業(yè)管理水平

多年來，煙草行業(yè)積極推進精益管理促進轉(zhuǎn)型升級，各企業(yè)深挖發(fā)展?jié)摿?，增強?nèi)生動力，在降本增效內(nèi)涵式發(fā)展道路上探索出許多行之有效的措施。加強費用預(yù)算管理，制定合理的各項費用開支定額標(biāo)準(zhǔn)，用強有力的預(yù)算管控，杜絕一切非必要開支，減少可控費用的支出，把控好預(yù)算外支出。這是實現(xiàn)降本增效目標(biāo)的關(guān)鍵方法之一，也是財務(wù)管理理念與精益管理理念融合后，在提高企業(yè)管理水平，增強企業(yè)管理效率方面的具體表現(xiàn)。

（三）監(jiān)控經(jīng)濟活動，有效規(guī)避運行風(fēng)險

通過用預(yù)算執(zhí)行情況的分析，特別對企業(yè)重要的成本費用指標(biāo)進行實時監(jiān)控，針對重點指標(biāo)，參考歷史數(shù)據(jù)、對標(biāo)行業(yè)先進單位數(shù)據(jù)，進行縱向和橫向分析，可以及時發(fā)現(xiàn)費用預(yù)算執(zhí)行中的偏差和異常狀況，對預(yù)算編制和執(zhí)行中存在的問題及時與有關(guān)部門溝通協(xié)商，分析存在的問題，查找原因，共同商討對策，從而提高對風(fēng)險的預(yù)判能力和控制能力，降低并有效規(guī)避企業(yè)運行風(fēng)險。

二、煙草企業(yè)費用預(yù)算管理存在的問題

（一）全員參與意識淡薄，溝通機制不暢通，造成費用預(yù)算編制常有的預(yù)算松弛、預(yù)算錯誤、預(yù)算不實等問題

盡管煙草企業(yè)大多建立了黨委（組）和預(yù)算管理委員會領(lǐng)導(dǎo)下的預(yù)算管理體系，但企業(yè)內(nèi)部沒有形成戰(zhàn)略預(yù)算整體思維。編制費用預(yù)算往往只關(guān)注短期目標(biāo)，各部門以滿足本部門年度最大需求為出發(fā)點，認為總體費用的控制、分配和平衡只是財務(wù)部門的事情，財務(wù)部門沒有高效的方式就費用預(yù)算的必要性、合理性、重要性等和業(yè)務(wù)部門進行商討，業(yè)務(wù)部門的主觀能動性和財務(wù)部門的專業(yè)性沒有充分結(jié)合，有效發(fā)揮。

全員參與，圍繞實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)規(guī)劃費用預(yù)算的意識淡薄，預(yù)算管理力量不足。部門對預(yù)算編制重視不夠，并且缺乏具備基本財務(wù)知識的人員，預(yù)算編制工作由不固定的兼職人員承擔(dān)。除了財務(wù)、營銷和投資管理部門，其他部門預(yù)算規(guī)劃的主要內(nèi)容都是期間費用，而費用內(nèi)容龐雜、層次較多的特性讓“門外漢”摸不著頭腦，常常出現(xiàn)將屬于資本性支出的項目當(dāng)作費用性支出填報，無法將費用性支出準(zhǔn)確分類到對應(yīng)的費用明細科目，漏報必要支出等問題。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，導(dǎo)致整體費用預(yù)算編制出現(xiàn)預(yù)算過度松弛、預(yù)算錯誤和預(yù)算不實等問題。

（二）預(yù)算管理系統(tǒng)不完善，預(yù)算監(jiān)控手段不多，造成超預(yù)算，“軟約束”，費用編制執(zhí)行兩張皮的現(xiàn)象

預(yù)算系統(tǒng)不成熟完善，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用模塊缺失，財務(wù)預(yù)算管理人員只能使用Excel收集、匯總、編制預(yù)算，以及分析各業(yè)務(wù)部門的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等各系統(tǒng)數(shù)據(jù)獨立，因而在預(yù)算執(zhí)行過程中，能夠用于分析預(yù)算執(zhí)行情況的數(shù)據(jù)目前主要由會計核算系統(tǒng)導(dǎo)出至Excel。由于核算系統(tǒng)科目數(shù)據(jù)按照會計準(zhǔn)則設(shè)置，與預(yù)算口徑數(shù)據(jù)存在諸多差異，在用Excel分析數(shù)據(jù)時，需要預(yù)算管理員將執(zhí)行數(shù)據(jù)進行人工分類、篩選、匯總和對比，效率低下。僅僅使用核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析各業(yè)務(wù)部門預(yù)算執(zhí)行情況，還存在數(shù)據(jù)滯后、與管理層需要的分析維度和細度不吻合等問題。用于費用審批的辦公系統(tǒng)等沒法獲得預(yù)算數(shù)據(jù)，也沒有較好的系統(tǒng)工具實時監(jiān)控費用預(yù)算的執(zhí)行情況，常常造成預(yù)算超支，預(yù)算外支出等情況，費用預(yù)算管理的作用發(fā)揮不明顯。

（三）預(yù)算監(jiān)督考核難度大，方法不夠科學(xué)，激勵傳導(dǎo)機制不健全，費用預(yù)算執(zhí)行考核監(jiān)督流于形式

由于費用分類多，層次多，內(nèi)容雜，涉及部門多，環(huán)節(jié)多，導(dǎo)致在企業(yè)內(nèi)部對費用預(yù)算單獨進行考核，特別是開展費用預(yù)算執(zhí)行率考核時，存在難以區(qū)分責(zé)任主體的困難。而且對所有費用分門別類開展考核的話，預(yù)算管理人員面臨的至少是對三項費用下幾十個二級科目的全面考核，是一項耗時耗力的大工程。煙草企業(yè)對于如何科學(xué)地考核費用預(yù)算，并沒有形成一整套行之有效的考核體系，通過減少經(jīng)營成本實現(xiàn)降本增效的壓力沒有合適的方式傳導(dǎo)給各部門。

三、煙草企業(yè)加強費用預(yù)算管理的對策

（一）強化全員參與的戰(zhàn)略預(yù)算意識，健全全面預(yù)算管理體系

健全全面預(yù)算管理體系，厘清各部門的職責(zé)分工，突出財務(wù)部門牽頭、專業(yè)部門審核和所有部門參與的機制，形成目標(biāo)導(dǎo)向、預(yù)算編制、執(zhí)行控制、評價考核的業(yè)務(wù)閉環(huán)。健全的組織結(jié)構(gòu)和通暢的業(yè)務(wù)流程，保障包括費用預(yù)算在內(nèi)的全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮。

加強全面預(yù)算管理理念的宣傳，形成人人重視人人參與全面預(yù)算管理氛圍。將全面預(yù)算管理理念融入企業(yè)文化，不遺余力地在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、內(nèi)部刊物等平臺進行宣傳，提高所有部門所有人員對全面預(yù)算重要性的認識，使全員參與的戰(zhàn)略思維深入人心。加大培訓(xùn)力度，開展面向不同層級，不同對象的各種形式的培訓(xùn)。重點培訓(xùn)基層編報人員，使之具備基本的財會知識，能夠掌握費用預(yù)算編制的方法，能根據(jù)業(yè)務(wù)事項準(zhǔn)確區(qū)分、判斷費用的類型等，提高編制的準(zhǔn)確性。在基層財務(wù)人員不足的情況下，合理利用有生力量，安排日常報銷工作中積累了相關(guān)知識的報銷員，承擔(dān)或參與部門預(yù)算編制工作。

（二）完善預(yù)算管理信息系統(tǒng)，建立智慧財務(wù)分析平臺

構(gòu)建并完善具備預(yù)算填報匯總，在線審核，分配下達，實時監(jiān)控，分析展示以及評價考核等模塊，功能完善的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)全面預(yù)算管理目標(biāo)，提升費用預(yù)算管理水平的基礎(chǔ)之一。

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建開放、共享、智慧的財務(wù)平臺是實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必由之路。打通包括預(yù)算管理系統(tǒng)在內(nèi)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)鏈路，聯(lián)通業(yè)財銀稅，獲取上下游企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，建立智慧財務(wù)中臺，為加強費用預(yù)算管理在工具、路徑和方法提供更多的應(yīng)用空間。

依托大數(shù)據(jù)和智慧財務(wù)的支持，在編制和審核費用預(yù)算時，可以獲得歷史預(yù)算數(shù)據(jù)、相關(guān)行業(yè)數(shù)據(jù)作為標(biāo)桿和對照，又可以獲得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為支撐，進行費用數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的相關(guān)性分析，建立模型，使得費用預(yù)算更加科學(xué)準(zhǔn)確。預(yù)算數(shù)據(jù)可在財務(wù)部門和各業(yè)務(wù)部門間快速傳遞，在有限的時間內(nèi)，財務(wù)預(yù)算管理人員可與各部門有效溝通，促進預(yù)算編制從“一上一下”模式向“兩上兩下”轉(zhuǎn)變。

在費用預(yù)算的執(zhí)行控制過程中，財務(wù)部門可以在智慧平臺上實時查看費用執(zhí)行進度，從各個系統(tǒng)提取、歸集執(zhí)行數(shù)據(jù)，對比行業(yè)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等對費用使用的真實性進行審核及考核，還可以從時間、空間、歸屬多個角度，分析不同費用的規(guī)律和特征，為業(yè)務(wù)部門采取降本增效措施提供方向和依據(jù)。比如商業(yè)企業(yè)的物流費用中的包裝費與卷煙零售戶數(shù)量、訂貨量，訂貨規(guī)格品種、包裝裹膜的單價，尺寸等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度相關(guān)，用這些數(shù)據(jù)建立起包裝費的預(yù)測模型，用于包裝費的預(yù)算計算，還可以進行包裝費的成本動因析。同樣，燃油費、備品備件的消耗等大量龐雜的費用在信息技術(shù)的支持下都可以實現(xiàn)精細分析，精準(zhǔn)控制。

運行良好的預(yù)算管理系統(tǒng)不僅可以提高費用預(yù)算編制的效率和準(zhǔn)確率，還可以綜合智慧財務(wù)平臺上提取的各類執(zhí)行數(shù)據(jù)評價費用預(yù)算的執(zhí)行情況，分析各部門的預(yù)算執(zhí)行周期、執(zhí)行能力和執(zhí)行效率。年初將全面預(yù)算數(shù)據(jù)以及考核指標(biāo)分解下達到各部門，系統(tǒng)實時提取預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，并對達到預(yù)算指標(biāo)規(guī)定的一定范圍的費用項目，自動預(yù)警，提示預(yù)算管理人員及預(yù)算執(zhí)行部門及時調(diào)整應(yīng)對。

（三）構(gòu)建預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系，夯實費用預(yù)算管理基礎(chǔ)

假如說良好的預(yù)算管理組織體系是費用預(yù)算管控的組織基礎(chǔ)，功能強大的預(yù)算管理信息系統(tǒng)是費用預(yù)算管控的工具基礎(chǔ)，那預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系就是費用預(yù)算管控的依據(jù)基礎(chǔ)。作為預(yù)算基礎(chǔ)管理必不可少的部分，煙草行業(yè)已經(jīng)制定了一套預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系，作為指導(dǎo)行業(yè)直屬企業(yè)和基層企業(yè)預(yù)算編制、審核、分析、考評的核心依據(jù)。行業(yè)預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系從行業(yè)整體出發(fā)，面向行業(yè)所有工業(yè)和商業(yè)企業(yè)，具有普遍指導(dǎo)性的同時又欠缺個性化及差異化設(shè)定。對于每一個獨立的煙草企業(yè)來講，由于地域、人口、體量、設(shè)備等等差異的存在，直接運用行業(yè)預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系已經(jīng)不能滿足精益管理、提質(zhì)增效的高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)，建立符合企業(yè)經(jīng)營實際、更加科學(xué)精細的預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系勢在必行。

費用定額標(biāo)準(zhǔn)是預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系中的重要內(nèi)容，規(guī)定了煙草企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中費用支出應(yīng)當(dāng)遵循的數(shù)量定額、單價定額或總額限額的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋了專賣、營銷、物流、行政各環(huán)節(jié)，與企業(yè)所有部門的業(yè)務(wù)活動息息相關(guān)。所以要建立一套科學(xué)有效、精準(zhǔn)可行的費用定額標(biāo)準(zhǔn)，需要真正做到業(yè)財融合，不失為煙草企業(yè)探索業(yè)財融合的有效途徑。

財務(wù)部門和各業(yè)務(wù)部門密切協(xié)作，從業(yè)務(wù)工作實際出發(fā)，深入了解并細致梳理業(yè)務(wù)運作模式、運作流程。業(yè)務(wù)部門要不斷完善標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)程序，進而確定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序所需要的人工、物料投入，為費用定額標(biāo)準(zhǔn)制定提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。財務(wù)部門要充分調(diào)研各類物資、服務(wù)和勞務(wù)等的市場價格和趨勢，分類分析企業(yè)費用的歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)標(biāo)桿數(shù)據(jù)、降本增效目標(biāo)數(shù)據(jù)，還要充分考慮技術(shù)發(fā)展趨勢、政策法規(guī)變化，才能制定出具備適用性、可比性和先進性的定額標(biāo)準(zhǔn)。

（四）開發(fā)費用預(yù)算數(shù)據(jù)看板，生動展示費用預(yù)算分析

樹立全員降本增效的理念，營造全員關(guān)注費用預(yù)算、參與費用管理的氛圍，不僅要貫徹高標(biāo)準(zhǔn)化、高精準(zhǔn)化的要求，還要借助新技術(shù)實現(xiàn)費用預(yù)算與執(zhí)行數(shù)據(jù)的高透明化。專業(yè)的預(yù)算管理信息系統(tǒng)為企業(yè)管理層、財務(wù)人員和預(yù)算編制人員提供了便捷的工具，而對于企業(yè)全體員工來說，可能并不友好。只有全體員工能夠輕松、直觀、及時地了解各自部門、班組的費用預(yù)算與執(zhí)行情況，比拼趕超的熱潮才會興起。

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，商業(yè)智能（Business Intelligence）工具的功能越來越強大，集數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機分析和可視化技術(shù)于一身，將企業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成分析結(jié)論，形成知識成果，輔助業(yè)務(wù)和決策支持。應(yīng)用Smartbi、Powerbi等平臺工具，建立與各個業(yè)務(wù)平臺的接口，就可以實現(xiàn)從預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、營銷一體化平臺等抽取數(shù)據(jù)進行分析，也可以直接引用預(yù)算管理信息系統(tǒng)的分析數(shù)據(jù)，甚至在沒有建立預(yù)算系統(tǒng)的情況下，只需要將Excel報表格式的預(yù)算分析數(shù)據(jù)導(dǎo)入平臺數(shù)據(jù)湖。Smartbi、Powerbi等工具提供的智能化、交互式的數(shù)據(jù)展示，即數(shù)據(jù)可視化，就是通過圖形的方式讓人一目了然地獲取數(shù)據(jù)，將枯燥乏味的表格數(shù)據(jù)以圖形圖像的形式在大屏幕呈現(xiàn)出來，讓資料的解析與表達變得更為準(zhǔn)確有效。煙草企業(yè)可以建立費用預(yù)算數(shù)據(jù)的大屏看板，每月、每季度、每半年動態(tài)地公布各部門、各個費用的執(zhí)行情況，包括預(yù)算執(zhí)行率、人均分析、以及分部門、分品類的多維對比分析等，讓不習(xí)慣閱讀專業(yè)報表的普通員工也能快速、直觀地獲取信息。

（五）把握費用預(yù)算考核重點，科學(xué)考核費用預(yù)算

如果僅僅對費用執(zhí)行情況進行分析而考核結(jié)果最終不能和獎懲機制掛鉤，考核形同虛設(shè)，各部門和員工的積極性就無法調(diào)動起來，費用預(yù)算管理的效果就會大打折扣?？茖W(xué)開展費用預(yù)算考核，就把握住了加強費用預(yù)算管理的重要的最后一環(huán)。

費用預(yù)算考核要明確考核的范圍、重點、方法和具體的計分辦法。以管理費用、銷售費用和財務(wù)費用三個科目為對象，考核就失之籠統(tǒng)，以下級科目為考核對象，考核太過復(fù)雜，因此，費用預(yù)算考核要找到切入點，首要需要確定考核的范圍，并結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營特點確定考核重點。職工薪酬、折舊費用、攤銷費用等費用對于大多數(shù)部門來說屬于不可控費用，不適于在企業(yè)內(nèi)部考核。其余的費用，區(qū)分是采用零基預(yù)算編制方法的費用、與業(yè)務(wù)高度相關(guān)的費用還有重點控制費用來制定相應(yīng)的評分方法?？梢詮闹攸c控制費用，例如會議費、業(yè)務(wù)接待費、車輛運行費等費用作為突破口開展考核。

制定考核評分方法時，還需要分析費用產(chǎn)生的過程，科學(xué)地界定責(zé)任部門。例如一項低值易耗品或辦公文具購進產(chǎn)生的費用，可能經(jīng)過需求部門提出申請，采購部門招標(biāo)，法規(guī)審計部門審核合同，相關(guān)部門簽訂合同，需求部門驗收使用等流程，流程涉及的部門較多，考核預(yù)算執(zhí)行率時不能只把獎懲落實在需求部門。

考核還應(yīng)預(yù)留合理的預(yù)算松弛空間。采購價格隨市場變化，招標(biāo)等采購程序的普遍開展，費用預(yù)算與實際執(zhí)行必然存在一定的差異，在考核中科學(xué)界定正常的偏差程度，既能激勵業(yè)務(wù)部門提高預(yù)算準(zhǔn)確性又不傷害業(yè)務(wù)部門工作的積極性。

費用預(yù)算考核不能僅僅關(guān)注預(yù)算執(zhí)行率的高低數(shù)值，以貼近預(yù)算、執(zhí)行率高作為唯一標(biāo)準(zhǔn)。這種情況下，被考核部門為了使預(yù)算完成率落在考核要求的偏差空間內(nèi)，通過提前開發(fā)票確認費用、購買不必要的物品增加費用支出等方式提高費用預(yù)算執(zhí)行率，又或者推遲報銷延緩費用入賬時間來降低費用預(yù)算執(zhí)行率，違背了考核的初衷又增加了財務(wù)風(fēng)險。因此，費用的考核要有特殊情況豁免機制和厲行節(jié)約獎勵機制，對于一些因不可抗因素造成的預(yù)算執(zhí)行率超低，可以免于扣分，而對于部門主動作為，降本增效成效顯著，大幅節(jié)約了費用，執(zhí)行率指標(biāo)就該讓位節(jié)約率，應(yīng)該大力提倡，落實獎勵。

（六）強化財務(wù)人員分析能力，提升預(yù)算管理工作的附加值

加強費用預(yù)算管理的出發(fā)點和落腳點都是要實現(xiàn)降本增效，實現(xiàn)財務(wù)管理的價值創(chuàng)造職能。信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使預(yù)算管理人員擺脫簡單繁瑣的預(yù)算編報工作，開展更有價值的預(yù)算分析工作成為可能。財務(wù)預(yù)算管理人員要跳出“從財務(wù)數(shù)據(jù)看預(yù)算”思維圈子，不局限于做數(shù)據(jù)的搬運工，要積極轉(zhuǎn)變思維，適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新要求。一是學(xué)習(xí)營銷、物流和專賣各部門的相關(guān)業(yè)務(wù)，深刻領(lǐng)會“戰(zhàn)略引領(lǐng)、業(yè)務(wù)驅(qū)動、預(yù)算保障”三者的關(guān)系，才能更好運用各種數(shù)據(jù)來制定和分析費用預(yù)算，優(yōu)化資源配置，支持業(yè)務(wù)部門。二是學(xué)習(xí)最新的技術(shù)，了解新技術(shù)在預(yù)算和財務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用，推進和使用預(yù)算管理系統(tǒng)，探索使用大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)，使費用預(yù)算管理更具可操作性、時效性和實效性。三是掌握數(shù)據(jù)分析方法，不僅會基本的比例分析，構(gòu)成分析，增速分析，還能夠通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)之間相關(guān)關(guān)系，挖掘更多有價值的信息，提高分析的精度準(zhǔn)度。

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（作者單位：廣東煙草東莞市有限公司）