莊欣欣

在事業(yè)單位改革步入新時期的大背景下，傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理方法展露了一些弊端。與此同時，在信息技術高速發(fā)展的大背景下，大數(shù)據(jù)、云計算以及其他一些技術手段的結合使用可以在很大程度上提升信息處理效率與精度。

傳統(tǒng)人事檔案管理工作過程非常繁雜，多采用人工方式將各種資料記錄下來并加以總結，在此基礎上再將檔案資料保存起來，這種方式不利于檔案價值的發(fā)揮，所以要積極改革這一落后模式，把互聯(lián)網(wǎng)技術融入其中。在信息化時代下，通過利用先進的網(wǎng)絡信息技術實現(xiàn)檔案管理的自動化與智能化，這對于檔案管理來說有著極大的促進作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的相關闡述

（一）事業(yè)單位人事檔案管理的意義

事業(yè)單位人事檔案管理工作可謂瑣碎卻又十分重要，檔案中涉及的各種信息內(nèi)容比較繁多，擔負著記錄全體員工各種情況的任務。事業(yè)單位人事檔案管理是指員人事檔案信息與材料的統(tǒng)計、搜集、保管、整理及其他有關管理。另外，通過建立完善的人事檔案能夠幫助工作人員發(fā)現(xiàn)自身存在的問題以及不足，進而提高工作效率，而要想實現(xiàn)這一目標就需要加強檔案信息管理的質(zhì)量。不僅如此，通過記錄人事檔案資料，能夠準確地查詢和了解事業(yè)單位發(fā)展過程，清楚地認識到事業(yè)單位各階段發(fā)展過程中存在的問題，以便于其各項工作得到有效的規(guī)劃和發(fā)展。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理的價值

1.人事檔案的利用和保存價值

人事檔案價值表現(xiàn)為兩個層面，既表現(xiàn)為利用個人檔案信息，又表現(xiàn)為保存人事檔案信息，兩者既有聯(lián)系又有依附，人事檔案有利用價值時必然會有它對應的保存價值，檔案保存價值可能是單一的。具體而言，人事檔案保存主要運用在其檔案信息利用中，不具備檔案利用價值就談不上保存價值，但是人事檔案資料保存不恰當，還會導致檔案資料利用價值不足，所以人事檔案利用價值相較之下不存在高于人事檔案保存價值。人事檔案還不單單指代個人層面，也不單單針對員工自身提供使用價值，而是針對集體以及國家層面、針對事業(yè)單位日常生產(chǎn)運營提供資料使用，這就是人事檔案信息資料體現(xiàn)出來的更加顯著的正面效果。如若人事檔案管理中工作人員可以實現(xiàn)檔案資源的合理應用，人事檔案價值就可以得到充分體現(xiàn)，如果檔案管理工作人員不能實現(xiàn)檔案資源合理應用，那么就不能充分發(fā)揮檔案價值。但是，人事檔案作為一種重要的歷史憑證，它又是一種特殊的文化載體，能夠真實記錄一個人的成長經(jīng)歷以及社會發(fā)展狀況等相關內(nèi)容，這些內(nèi)容對于人們來說有著十分積極的作用。所以檔案價值不在于它本身，而在于利用它、用它的人，不論何種檔案價值都需要它的利用者與使用者去有效地利用。

2.促進事業(yè)單位的不斷發(fā)展

人事檔案作為事業(yè)單位內(nèi)部信息資料之一，它詳細地記載著員工自進入事業(yè)單位以來所從事的主要工作情況，并可以通過員工工作經(jīng)歷的有關記錄材料來體現(xiàn)與分析事業(yè)單位自成立到現(xiàn)在所擁有的有關情況，是促進事業(yè)單位在今后持續(xù)發(fā)展過程中所具備的重要數(shù)據(jù)依據(jù)。事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要根據(jù)國家的重大經(jīng)營方針制定相應的政策來規(guī)范事業(yè)單位的管理，同時也要加強對員工人事檔案資料的收集與整理力度，合理開發(fā)檔案資源。所以，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作不僅可以為事業(yè)單位選人用人提供重要參考依據(jù)，而且有利于推動事業(yè)單位的改革與創(chuàng)新，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息資料支持，對促進事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義。與此同時，對檔案資料的合理使用也可以促使內(nèi)容管理機制不斷健全，推動管理質(zhì)量與效率的提高，可以保證正常運轉的強有力，是我國事業(yè)單位社會經(jīng)濟立于不敗之地的首要因素。

二、互聯(lián)網(wǎng)+與事業(yè)單位人事檔案管理的關系

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的意義

在目前科學技術持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下，世界上大部分國家都已普及互聯(lián)網(wǎng)，而我國網(wǎng)民數(shù)量也在逐年顯著增加，無論在哪個產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中，均已將互聯(lián)網(wǎng)應用納入產(chǎn)業(yè)發(fā)展之中，并將互聯(lián)網(wǎng)和社會經(jīng)濟發(fā)展進行深度結合，由此產(chǎn)生“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展態(tài)勢?；ヂ?lián)網(wǎng)的應用不僅給人們的生活帶來了很大程度的便利，同時對各領域的生產(chǎn)活動和事業(yè)單位管理方式等也產(chǎn)生了極大的影響?；ヂ?lián)網(wǎng)技術引入到產(chǎn)業(yè)或行業(yè)發(fā)展當中，能夠推動產(chǎn)業(yè)和行業(yè)發(fā)展水平的提高，促進各產(chǎn)業(yè)間相互銜接，推動各產(chǎn)業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展機制的建立，對我國國民經(jīng)濟的發(fā)展具有積極影響。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”為事業(yè)單位人事檔案管理帶來的優(yōu)勢

1.促進事業(yè)單位人事檔案管理的科學性

傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，事業(yè)單位基本上都是按照國家相關工作條例來管理人事檔案，盡管一些事業(yè)單位已經(jīng)建立起自身人事檔案管理制度與模式，但許多時候受檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與理念的影響，其檔案全面性、準確性與規(guī)范性并沒有得到落實，致使檔案管理效果并不理想。隨著時代的不斷進步與發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念已經(jīng)成為社會中最流行的一種思維方式和創(chuàng)新技術，這種新型的信息化管理手段為事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景之下，打造出符合事業(yè)單位人事檔案管理的制度以及體系，才能夠確保將傳統(tǒng)人事檔案信息規(guī)范化、科學化、合理化，讓檔案管理人員能夠充分按照標準化系統(tǒng)流程去展開工作，推動整體管理變得更加科學規(guī)范。

2.促進事業(yè)單位人事檔案管理的效率提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作可謂是非常龐雜，傳統(tǒng)模式中檔案管理人員要精準地收集每個職工數(shù)據(jù)，就會耗費更多時間去分類處理數(shù)據(jù)，造成工作效率持續(xù)低下，極易犯錯。隨著社會信息化進程的推進，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應新時期的發(fā)展要求，因此，如何更好地提高我國事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量成了當前急需解決的問題之一。目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為我國經(jīng)濟社會生活中一個不可缺少的元素，對社會經(jīng)濟文化起到重要影響，而將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術引入人事檔案中就能夠利用信息系統(tǒng)展開工作，比如各級檔案管理人員能夠?qū)⒆约核芾淼穆毠ば畔⑼ㄟ^一定網(wǎng)絡權限進行上傳、加工和整理等，互聯(lián)網(wǎng)技術能夠?qū)⑿畔⒆孕锌偨Y、歸類并保存起來，這樣就能夠有效地減少檔案管理人員所承擔的任務，能夠其擁有較多時間去優(yōu)化檔案管理工作，推動管理效率的提高。

三、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）缺少科學性的人事檔案管理制度

當前，事業(yè)單位辦公自動化水平顯著提高，但人事檔案信息化管理還未有效全面推進。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及信息技術的不斷進步，傳統(tǒng)的管理模式越來越無法滿足時代對于人才工作的需求。因此，加強人事檔案的信息化建設是非常有必要的。盡管許多事業(yè)單位發(fā)展到今天，都已經(jīng)建立起人事檔案管理信息系統(tǒng)，但基本都是停留在只引入信息化設備這一層面，人事檔案信息化管理僅處于掃描保存階段，沒有做到信息錄入、檢索與分析功能，沒有做到人事檔案信息自動化與數(shù)據(jù)化管理，出現(xiàn)功能簡單、標準化程度低、信息內(nèi)容不夠全面等問題，檔案管理體系良莠不齊，極大地阻礙人事檔案管理質(zhì)量。不但如此，有許多事業(yè)單位領導對于人事檔案管理信息化也不太重視，沒有引入信息技術，人事檔案管理依然采用傳統(tǒng)方式記錄與收集信息，人工收集、整理與使用檔案信息時，既增加了工作負荷，又不能保證信息準確性，這對于檔案管理工作開展十分不利，導致互聯(lián)網(wǎng)作用未充分發(fā)揮出來，很難推動人事檔案管理工作創(chuàng)新。

（二）人事檔案管理的內(nèi)容十分單一

人事檔案管理工作，其主要內(nèi)容是搜集、整理職工特定檔案信息資料。當前我國大部分事業(yè)單位在開展人事檔案工作時都會根據(jù)員工的性別、年齡、籍貫等基本信息以及工作經(jīng)歷、職稱信息等基礎信息來建立相應的人事檔案。造成這種現(xiàn)象主要有很多原因，不僅和事業(yè)單位管理制度有關系，還和事業(yè)單位人事檔案管理傳統(tǒng)模式有關系，傳統(tǒng)模式無法更深入地收集職工詳盡資料，這也造成了很難細致劃分。而這些信息往往會直接影響到事業(yè)單位人力資源管理中對于人才的使用以及開發(fā)力度，因此，如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)成為一個亟待解決的難題。目前我國事業(yè)單位的檔案管理方式較為落后，要想有效地解決這一問題，就要改革傳統(tǒng)檔案管理工作，促使管理手段變得更為豐富。

四、互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）運用互聯(lián)網(wǎng)落實科學的人事檔案管理制度

事業(yè)單位應充分利用信息技術，以確保干部人事信息的安全性，全面改革和完善傳統(tǒng)人事檔案管理制度，科學融入互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展，并根據(jù)事業(yè)單位工作人員的實際狀況，明確各層級人事檔案管理人員權責，建立起不僅符合國家干部人事檔案相關法規(guī)同時也滿足事業(yè)單位本身人力資源管理工作及人才發(fā)展要求的人事檔案管理制度體系，從而為人事檔案管理工作提供有效依據(jù)，確保事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范性、科學性。

（二）提升人事檔案管理的深度和廣度

事業(yè)單位人事檔案管理工作對事業(yè)單位的信息掌握起著重要作用，而傳統(tǒng)人事檔案管理工作內(nèi)容較為單一，致使無法對事業(yè)單位人力資源決策進行有效支持。另外，事業(yè)單位對于人才的要求越來越高，而傳統(tǒng)的人事管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位對人才的需要，因此，加強新時期事業(yè)單位的人事檔案管理十分必要?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展中，檔案管理內(nèi)容要進行全面擴展，使其深度與廣度都有所提高。事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)能夠通過對不同信息處理權限的設計，利用互聯(lián)網(wǎng)技術采集并處理被管理人事檔案信息，擴大檔案信息采集渠道，一些個人需求信息可供工作人員上傳，一些人事信息由不同工作職責的管理員進行收集與處理。通過基于傳統(tǒng)檔案管理的職工家庭情況、心理意向情況、需求情況、健康狀況等，還能夠開展職工個人信用情況等資料的采集工作，促進檔案對于職工情況的把握全面性，以確保事業(yè)單位能夠全面而深刻地了解職工。與此同時，還能夠通過利用大數(shù)據(jù)技術和云技術來整理與分析職工信息，如在開展職工獎勵、崗位調(diào)整、培訓、職務升降以及其他相關人力資源管理活動中，能夠根據(jù)職工不同時期實際需要來促使職工滿意程度得到提高。

（三）加大對檔案基礎設施設備的建設

信息技術被廣泛地應用于各個行業(yè)之中，給人們工作與生活都帶來很多便利，事業(yè)單位人事檔案管理工作也是如此，因為信息技術得到應用，從而提高了工作效率，極大地節(jié)約工作時間?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下的人事檔案管理工作面臨著巨大的機遇與威脅，人事檔案管理不僅需要開展人事檔案資料掃描與保存工作，還需要開展干部人事檔案信息分析、整合與檢索工作，將人事檔案信息數(shù)據(jù)化、標準化，因此需要強化檔案基礎設施設備建設，增加資金投入與政策扶持力度，由標準化檔案館建設向信息系統(tǒng)、云計算等互聯(lián)網(wǎng)功能轉變，從而為檔案信息管理工作開展提供良好基礎條件，推動人事檔案信息化管理工作深入推進。

（四）規(guī)范人事檔案管理，積極開展人事檔案數(shù)字化

首先，進行人事檔案數(shù)字化還是以紙質(zhì)檔案材料為依據(jù)，所以需要在人事檔案管理中進行規(guī)范化管理，在數(shù)字化之前將人事檔案材料加以整理分析并形成標準紙質(zhì)文檔來為檔案數(shù)字化做基礎性工作。其次，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的需要，所以要加快推進檔案數(shù)字化建設進程，加強檔案管理人員專業(yè)能力培養(yǎng)。事業(yè)單位的人事檔案是事業(yè)單位重要組成部分之一，為了能夠使檔案存儲更加安全和可靠，需要借助數(shù)字化的手段，利用計算機系統(tǒng)來完成對檔案的管理與維護工作，其中最關鍵的部分就是對檔案的數(shù)字化處理方法，包括制表分析以及量化形式等。

（五）探索檔案數(shù)據(jù)挖掘，拓展檔案業(yè)務范圍

傳統(tǒng)人事檔案管理基本是按照文檔管理形式為主導，檔案基本處于使用狀態(tài)，沉淀后人事檔案信息不進行分析和使用，缺乏技術工具支持。在大數(shù)據(jù)時代來臨之際，人事檔案系統(tǒng)中不僅包含了大量檔案作為文獻存在，而且存在著大量結構化數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)比檔案文獻使用更有效。這就要求檔案管理人員需要對人事檔案進行深層次分析，從而發(fā)現(xiàn)其中隱藏的問題和規(guī)律，進而提出有針對性的對策來提高檔案管理水平。所以大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人事檔案管理工作中不可缺少的部分。另外，要盡快養(yǎng)成互聯(lián)網(wǎng)思維，著力提升自身素質(zhì)，主動創(chuàng)新人事檔案管理方法，切實做好人事檔案信息安全管理與信息化管理工作，全面展現(xiàn)人事檔案價值，以適應信息化時代發(fā)展需求。

結 語

在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展中，我國信息技術水平也有了很大提高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”發(fā)展方式下檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理方式具有顯著優(yōu)勢，事業(yè)單位應特別重視人事檔案管理創(chuàng)新工作，從管理制度等各方面優(yōu)化改革，保證人事檔案管理工作落實的科學有效，通過檔案管理工作推動事業(yè)單位人才培育與開發(fā)，并最終推動其市場競爭力持續(xù)增強。

（作者單位：福建省泉州市泉港區(qū)人大常委會辦公室）