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        運用Excel數(shù)據(jù)處理功能提升高職院校學(xué)籍管理效率的探究

        2022-05-30 07:39:04胡鳳新孫藝鳴高曉杰沈超然
        電腦知識與技術(shù) 2022年30期
        關(guān)鍵詞:學(xué)籍管理數(shù)據(jù)處理應(yīng)用

        胡鳳新 孫藝鳴 高曉杰 沈超然

        摘要:文章闡述了Excel數(shù)據(jù)處理功能在高職院校學(xué)籍管理中應(yīng)用的重要性,介紹了在學(xué)籍管理中應(yīng)用Excel進行數(shù)據(jù)處理及分析的一些技巧,有效地解決在學(xué)籍管理中必然會遇到的各類學(xué)生名單制作及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的難題,為提高高職院校學(xué)籍管理效率提供寶貴的經(jīng)驗。

        關(guān)鍵詞:Excel 數(shù)據(jù)處理;學(xué)籍管理;應(yīng)用

        中圖分類號:G642? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

        文章編號:1009-3044(2022)30-0103-04

        開放科學(xué)(資源服務(wù))標(biāo)識碼(OSID):

        高職院校學(xué)籍管理是指高職院校依據(jù)國家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定,并結(jié)合學(xué)校的自身發(fā)展需求而制定的規(guī)章制度和實施辦法,對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個學(xué)習(xí)階段中所產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)進行管理和考評[1]。目前,高職院校學(xué)籍管理工作主要包括以下幾方面內(nèi)容:新生注冊及信息核對、學(xué)籍異動辦理、畢業(yè)生圖像信息采集、畢業(yè)資格審查和畢業(yè)證書發(fā)放、各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與報表、為學(xué)校其他部門提供各種不同分類的學(xué)生信息數(shù)據(jù)等。完成上述每項工作都要進行大量的數(shù)據(jù)處理與統(tǒng)計,因此學(xué)籍管理人員掌握一套得心應(yīng)手的數(shù)據(jù)處理方法對學(xué)籍管理的順利進行非常重要。

        1 學(xué)籍管理中應(yīng)用Excel處理數(shù)據(jù)的重要性

        目前,高職院校的學(xué)生數(shù)量逐年增加,生源類型也出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢,如通過普通高考招生的三年制學(xué)生、中職高職對接的五年一貫制學(xué)生還有擴招的(包括下崗工人、農(nóng)民工、退役軍人)三年制學(xué)生。隨著學(xué)生人數(shù)和招生類型的增加,學(xué)籍管理的難度越來越大,學(xué)籍管理的任務(wù)越來越重。學(xué)籍管理責(zé)任大,工作中必須做到零失誤,因此學(xué)籍管理員的心理壓力非常大。而學(xué)籍管理人員數(shù)量少,且流動性非常大,隊伍不穩(wěn)定[2],如何在管理人員少,任務(wù)量大的情況下保質(zhì)保量地完成學(xué)籍管理任務(wù)是亟待解決的問題。Microsoft Excel是辦公自動化中重要的軟件,Excel具備數(shù)據(jù)計算和自動處理的功能[3] 。它可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作,廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計、財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域[4]。因此,對于大多數(shù)非計算機專業(yè)畢業(yè)的學(xué)籍管理人員來說,掌握關(guān)鍵的Excel數(shù)據(jù)處理及統(tǒng)計分析技術(shù),對提高學(xué)籍管理的工作效率和減輕工作壓力極其重要。在學(xué)籍管理中常用的Excel工具包括引用函數(shù)vlookup、高級篩選、數(shù)據(jù)透視表、分類匯總、Excel的查找與替換等。Excel的這些數(shù)據(jù)處理與分析功能,易學(xué)易用,簡便靈活,非常適于學(xué)籍管理中各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析、各類統(tǒng)計報表及存檔材料的排版制作。本文對Excel表格的分類匯總、數(shù)據(jù)透視表、查找替換等功能在學(xué)籍管理中的技巧性應(yīng)用予以具體、詳細(xì)的闡述,以期能夠?qū)W(xué)籍管理工作者有所幫助。

        2? 學(xué)籍管理中常用的Excel數(shù)據(jù)處理方法

        2.1 Excel分類匯總功能在學(xué)籍管理中的應(yīng)用

        學(xué)籍管理員每學(xué)期都會制作各種學(xué)生名單,這些名單主要用于學(xué)生信息的核對、存檔及日常管理等。學(xué)生名單通常要求有每個班級中每個學(xué)生具體的個人信息,包括學(xué)生所在班級、姓名、性別、身份證號、學(xué)號、政治面貌、民族、專業(yè)名稱等。應(yīng)用Excel表格的分類匯總功能,可根據(jù)管理需要將所有學(xué)生進行快速的分類及計數(shù),方便學(xué)籍管理人員完成各類名單制作。Excel表格分類匯總方法常用于新生核對名單、在校生管理名單、畢業(yè)生圖像信息采集核對名單、預(yù)計畢業(yè)生核對名單及畢業(yè)生存檔名單的制作,通過分類匯總方法,能夠快速完成各類學(xué)生名單的按班級分頁、計數(shù),以便為各二級學(xué)院或教學(xué)系、檔案室等按班級打印、分發(fā)名單。為方便文章的闡述,筆者做了一份虛擬的2020級學(xué)生名單(圖1),以下提及的2020級學(xué)生名單均為圖1所示名單。

        用Excel對2020級學(xué)生名單按班級進行分類匯總方法如下:

        打開“2020級學(xué)生名單工作簿”,將2020級學(xué)生名單依次按班號、學(xué)號順序進行排序。排序后單擊數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格,在菜單中點【數(shù)據(jù)】,在工具欄點【分類匯總】按鈕,打開分類匯總對話框。在“分類字段(A)”下拉字段列表中選擇“班號”,在“匯總方式(U)”下拉表框中選擇“計數(shù) ”,在“選定匯總項(D)”下拉字段列表中選擇“學(xué)號”,然后勾選對話框中的“替換當(dāng)前分類匯總(C)”“每組數(shù)據(jù)分頁(P)”及“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方(S)”, 單擊“確定”按鈕則完成分類匯總(圖1)。分類匯總結(jié)果見圖2。

        通過分類匯總的方法處理學(xué)生數(shù)據(jù),可以輕松地將學(xué)生按班級分開、按班級分頁、統(tǒng)計每個班級學(xué)生人數(shù),同理可以統(tǒng)計每個二級學(xué)院或教學(xué)系的學(xué)生人數(shù)。如圖2所示,用分類匯總的方法統(tǒng)計出20財務(wù)管理1班學(xué)生數(shù)為4人,20會計2班學(xué)生數(shù)為5人,2020級學(xué)生總數(shù)為15人。此時打印2020級學(xué)生名單,則會自動將一個年級的學(xué)生按班級分開打印,省去人工分頁、分班級打印的麻煩,對提高工作效率有很大作用。

        2.2 Excel表格查找、替換功能在學(xué)籍管理中的應(yīng)用

        Excel表格的查找與替換是工作中經(jīng)常會用到的功能。通過查找功能,很容易從表格中查找到目標(biāo)數(shù)據(jù),通過查找、替換功能的結(jié)合使用,則會將表格中查找到的目標(biāo)數(shù)據(jù)替換成另外的數(shù)據(jù),極大地方便了使用者對數(shù)據(jù)的查找和快速替換。

        Excel表格的查找與替換功能在學(xué)籍管理中也起到了非常重要的作用。除了查找和替換數(shù)據(jù)外,利用Excel表格的查找、替換功能可以輕松完成不同樣式學(xué)生名單的轉(zhuǎn)換制作。在學(xué)籍管理中根據(jù)不同部門的要求與需要,工作人員經(jīng)常會制作不同樣式的學(xué)生名單,有的名單制作起來比較麻煩。學(xué)籍管理員根據(jù)不同名單的樣式要求,采用復(fù)制、粘貼的方法完成不同格式名單的制作是比較常見的方法之一。即在原有名單的基礎(chǔ)上,按照新名單的格式要求,將原名單不同字段對應(yīng)的數(shù)據(jù)粘貼到新名單要求的對應(yīng)位置,從而完成不同格式新名單的制作。對于超萬人的學(xué)校來說,用上述辦法制作不同格式的在校學(xué)生名單、畢業(yè)生名單等工作量極大,會花費很多精力與時間,并且容易出錯。而利用 Excel表格查找、替換功能則會輕松完成任務(wù)。例如在學(xué)籍管理工作中,經(jīng)常會遇到將一列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列數(shù)據(jù)的學(xué)生名單的制作,其目的是減少篇幅、精簡頁數(shù)、方便領(lǐng)導(dǎo)簽字等。如以二級學(xué)院或教學(xué)系為單位領(lǐng)取畢業(yè)證書時會制作畢業(yè)證書領(lǐng)取簽字表、向檔案室交存檔名單時為方便檔案管理,會制作不同樣式的畢業(yè)生、在校生名單。應(yīng)用Excel將一列數(shù)據(jù)變成多列數(shù)據(jù)的功能,快速完成新樣式名單的制作,在提高工作效率,減輕勞動強度方面起到重要作用。本文以2020級學(xué)生名單為例,對在Excel表格中應(yīng)用查找、替換功能將一列變多列數(shù)據(jù)名單的制作進行闡述。

        如預(yù)將圖3的2020級學(xué)生名單中“姓名”數(shù)據(jù)由一列變?yōu)槎嘈?列分布,可用下面方法實現(xiàn)。首先在表格的空白列處的任一行中分別在相鄰的4列中按順序依次鍵入C2、C3、C4、C5,在下一行的對應(yīng)位置按順序依次鍵入C6、C7、C8、C9,然后選中C2、C3、C4、C5,C6、C7、C8、C9,將鼠標(biāo)放在選中框的右下角,當(dāng)光標(biāo)變成“+”后按住鼠標(biāo)左鍵下拖,直到C16出現(xiàn)為止。C2為第一個學(xué)生姓名所在的單元格,C3為第二個學(xué)生姓名所在的單元格,C5、C6、C7...C16以此類推,分別為不同學(xué)生姓名所在的單元格,C16為名單中最后一名學(xué)生姓名所在單元格(圖3)。在菜單欄中點【開始】按鈕,然后在工具欄中點【查找和選擇】圖標(biāo),在下拉菜單中選擇“替換”,出現(xiàn)圖3中“查找和替換”對話框,在對話框“查找內(nèi)容(N)”中填“C”,在“替換為(E)”對話框中填 “=C”。然后點“全部替換(A)”,則姓名列由1列轉(zhuǎn)換為4列(圖4)。

        經(jīng)過替換,C1、C2、C3...C16均被替換成對應(yīng)單元格中的學(xué)生姓名。由于C17所在單元格中沒有學(xué)生,所以C17被替換后替換結(jié)果為“0”,將“0”刪除即可。通過應(yīng)用Excel表格的查找和替換功能,快速將圖3中的學(xué)生姓名由1列轉(zhuǎn)換成了4列(圖4)。學(xué)生姓名所在列由一列轉(zhuǎn)化成多列操作完成后,根據(jù)需要,將轉(zhuǎn)換后的名單復(fù)制粘貼到另一新的Excel表格中,則會完成多行多列名單的制作。通過上述操作過程避免了傳統(tǒng)的每四個學(xué)生姓名復(fù)制粘貼各一次的反復(fù)操作,節(jié)省大量的勞動和時間。

        如果需要將更多的字段數(shù)據(jù)內(nèi)容由1列變成多列排列,如欲將圖5中2020級學(xué)生名單中的班號、學(xué)號、姓名于一頁紙張中各排成3列,可按如下操作進行:

        首先在表格的空白處的一行中依次鍵入A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4,在下一行的對應(yīng)位置按順序依次鍵入A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7,然后選中A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4、A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7,將鼠標(biāo)放在選中框的右下角,當(dāng)光標(biāo)變成“+”后按住鼠標(biāo)左鍵下拖,直到A16、B16、C16出現(xiàn)為止。A2為第一個學(xué)生所屬班級所在單元格、B2為第一個學(xué)生學(xué)號所在單元格、C2為第一個學(xué)生姓名所在單元格,A3、B3、C3...A16、B16、C16以此類推,分別為不同學(xué)生所屬班級、學(xué)號及姓名所在的單元格(圖5)。

        然后在工具欄中點【查找和選擇】圖標(biāo),在下拉菜單中選擇“替換”,出現(xiàn)圖5中“查找和替換”對話框,在對話框“查找內(nèi)容(N)”中填“A”,在“替換為(E)”對話框中填 “=A”。然后點“全部替換(A)”,則班級列由1列轉(zhuǎn)換為3列(圖6)。

        同理,按上述步驟重復(fù)操作,在對話框“查找內(nèi)容(N)”中填“B”,在“替換為(E)”中填 “=B”,然后點“全部替換(A)”,完成學(xué)號列由1列變3列的轉(zhuǎn)換。在對話框“查找內(nèi)容(N)”中填“C”,在“替換為(E)”中填 “=C”,然后點“全部替換(A)”,完成學(xué)生姓名由1列到3列的轉(zhuǎn)換(圖7)。

        將圖7中轉(zhuǎn)換后的名單復(fù)制粘貼到新建的Excel表格中,則會完成新名單的制作。通過上述操作可見,應(yīng)用Excel查找和替換功能可以快速完成學(xué)籍名單不同格式的轉(zhuǎn)換,滿足不同部門的管理需要,對提高學(xué)籍管理效率,起到重要的作用。

        2.3數(shù)據(jù)透視表在學(xué)籍管理中的應(yīng)用

        Excel中的數(shù)據(jù)透視表是一種可以快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式報表。數(shù)據(jù)透視表具有最快、最靈活的數(shù)據(jù)匯總功能[5],是Excel中重要的分析性報告工具。應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表可以快速合并和比較分析大量的數(shù)據(jù)。在學(xué)籍管理中,數(shù)據(jù)透視表主要用于按不同分類要求快速統(tǒng)計學(xué)生數(shù)量。掌握數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用技巧,在高等學(xué)?;鶎訄蟊?、分類統(tǒng)計在校生、畢業(yè)生人數(shù)等工作中將會發(fā)揮重要的作用。以2020級新生數(shù)據(jù)為例,應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表對這份數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析的具體方法如下:

        首先打開“2020級新生名單"工作簿,單擊數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格,點擊菜單中的“插入”按鈕,然后點擊工具欄的數(shù)據(jù)透視表圖標(biāo),在“來自表格或區(qū)域的數(shù)據(jù)透視表”菜單中選“新建工作表(N)”(圖8),然后點“確定”,出現(xiàn)圖9的對話框。

        按照分類統(tǒng)計的需要,分別將“數(shù)據(jù)透視表字段”列表中的字段拖動到“在以下區(qū)域間拖動字段”的“篩選”“行”“列”“值”下面的空白區(qū)域、即可完成分類統(tǒng)計。如要統(tǒng)計2020級每個班級的男生數(shù)、女生數(shù)、班級總?cè)藬?shù)以及上述類別所對應(yīng)的不同學(xué)制的人數(shù),則將字段“班級”拖動到“行”下面的空白區(qū)域,將字段“性別”拖動到“列”下面的空白區(qū)域,將“姓名”字段拖動到“值”下面的空白區(qū)域,將“學(xué)制”字段拖動到“篩選”下面的空白區(qū)域(圖10)。拖動之后,即可以統(tǒng)計出每個班級的男生數(shù)、女生數(shù)、總?cè)藬?shù)及不同學(xué)制的人數(shù),還可以同時統(tǒng)計出年級學(xué)生總數(shù)。如圖11所示,通過應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計得出20財務(wù)管理1班男生數(shù)為2人,女生數(shù)為2人,全班總計人數(shù)為4人。2020級學(xué)生男生總?cè)藬?shù)為8人,女生總?cè)藬?shù)為7人,總計人數(shù)為15人(圖11)。

        如需按學(xué)制對各班級學(xué)生進行分類,則可點擊圖10 中“學(xué)制(全部)”字段后的下拉箭頭選擇學(xué)制(圖12), 圖12中“3”和“5” 兩個數(shù)字分別代表3年制和5年制,如預(yù)分類統(tǒng)計3年制學(xué)生人數(shù),點擊圖12中的數(shù)字“3”,然后點“確定”按鈕,則會分類統(tǒng)計出3年制的學(xué)生數(shù)。經(jīng)過統(tǒng)計得出20財務(wù)管理1班3年制學(xué)生男生數(shù)為2人、3年制學(xué)生女生數(shù)為2人,全班總計3年制學(xué)生數(shù)為4人。2020級3年制學(xué)生男生數(shù)為3人,3年制學(xué)生女生數(shù)為5人,總計3年制學(xué)生數(shù)為8人(圖13)。同理,可以統(tǒng)計出2020級各班5年制學(xué)生的男生數(shù)量和女生數(shù)量。

        通過應(yīng)用Excel數(shù)據(jù)透視表進行數(shù)據(jù)分析,將一份信息復(fù)雜的2020級學(xué)生數(shù)據(jù)快速進行了分類統(tǒng)計,非??旖莘奖?。靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表進行數(shù)據(jù)分析可以提高工作效率,減少工作強度,對學(xué)籍管理員的幫助很大。數(shù)據(jù)透視表在各班級人數(shù)、班級中男生數(shù)、女生數(shù)、不同學(xué)制的學(xué)生數(shù)、班級中各民族的學(xué)生數(shù)以及學(xué)籍異動中休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍學(xué)生數(shù)等分類統(tǒng)計中均有應(yīng)用,并發(fā)揮重要作用。在高基報表等各類統(tǒng)計報表中應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表分類統(tǒng)計學(xué)生數(shù)可起到事半功倍的效果,極大地減輕統(tǒng)計人員的勞動強度,因此建議每位學(xué)籍管理人員都應(yīng)掌握這一統(tǒng)計方法。

        3 結(jié)束語

        Excel的數(shù)據(jù)處理功能非常強大,并且操作簡便、易學(xué)。除上述幾種常用的功能外,還有高級篩選、VLOOKUP函數(shù)、MID函數(shù)等也是學(xué)籍管理中經(jīng)常要用到的功能,掌握并靈活使用這些功能,是提高工作效率的重要手段。學(xué)籍管理人員應(yīng)在管理實踐中不斷學(xué)習(xí)、挖掘、應(yīng)用Excel軟件的數(shù)據(jù)處理方法,解決煩瑣的學(xué)生數(shù)據(jù)處理和分析的問題,不斷提高管理質(zhì)量和工作效率。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 羅敏佳.高職院校二級學(xué)院學(xué)籍管理體系的研究與實踐[J].科技風(fēng),2021(16):173-174,185.

        [2] 李怡紅.Excel數(shù)據(jù)處理在高職院校學(xué)籍管理中的應(yīng)用[J].廣西教育,2019(19):108-110.

        [3] 高建立,劉仲會.Excel在高校學(xué)籍信息管理工作中的應(yīng)用[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報,2019,21(10):76-79,128.

        [4] 張勇.Excel函數(shù)在開放教育學(xué)籍管理中的應(yīng)用——以南京廣播電視大學(xué)為例[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報,2014(3):26-29.

        [5] 丁紅利.Excel數(shù)據(jù)透視表在高校數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù),2017,13(3):67-68.

        【通聯(lián)編輯:王力】

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