方彥 葉曦

摘要：掃描是檔案數(shù)字化過(guò)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，看似簡(jiǎn)單、機(jī)械，卻存在各種具體問(wèn)題，直接影響檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。論文借助魚(yú)骨圖分析法，從“人”“機(jī)”“料”“法”“環(huán)”五個(gè)方面對(duì)檔案數(shù)字化掃描工作的錯(cuò)情進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、研究，并據(jù)此從人力資源、軟硬件設(shè)施、工作環(huán)境建設(shè)等方面提出優(yōu)化檔案數(shù)字化掃描工作質(zhì)量的針對(duì)性措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化掃描 檔案數(shù)字化 檔案外包 檔案信息資源開(kāi)發(fā)

掃描工作作為檔案數(shù)字化工作的主體部分，直接決定了館藏檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。近年來(lái)，研究者從諸多角度探討檔案數(shù)字化工作，包括檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理[1]、檔案數(shù)字化方案[2]、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制[3]、檔案數(shù)字化工作整體情況總結(jié)[4]等，但對(duì)于掃描這一具體工作尚缺乏較為深入的研究。

一、檔案數(shù)字化掃描工作錯(cuò)情分類(lèi)

從現(xiàn)有成果的驗(yàn)收情況來(lái)看，檔案數(shù)字化掃描主要存在三大問(wèn)題：一是“臟”，具體表現(xiàn)為圖像存在污漬、顏色不均勻、不同頁(yè)面的色差明顯等；二是“亂”，具體表現(xiàn)為圖像命名順序與檔案原件編頁(yè)順序不一致、重復(fù)掃描、遺漏掃描等；三是“殘”，具體表現(xiàn)為檔案幅面大小與原件不符、檔案破損、折角等。在實(shí)際工作中，我們通常根據(jù)錯(cuò)情的嚴(yán)重程度進(jìn)行分類(lèi)管理。

（一）“零容忍”的重大錯(cuò)誤

零容忍的重大錯(cuò)誤主要指的是嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化利用的錯(cuò)誤，根據(jù)成因又細(xì)分為四種：一是檔案內(nèi)容不完整，存在漏頁(yè)、圖像損壞等情況，導(dǎo)致檔案無(wú)法利用；二是檔案信息內(nèi)容完整，但存在圖像明顯畸變、嚴(yán)重傾斜扭曲、掃描前處理不當(dāng)?shù)惹闆r，導(dǎo)致可讀性極差；三是掃描件與原件不符，存在圖像錯(cuò)誤、掃描順序錯(cuò)誤、原始檔案與數(shù)字化副本圖像色差過(guò)大等情況，導(dǎo)致利用效果差或存在誤導(dǎo)利用者的可能；四是數(shù)字化掃描成果不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，包括掃描技術(shù)參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)掛接錯(cuò)誤等。

（二）可控制的明顯錯(cuò)誤

可控制的明顯錯(cuò)誤主要指對(duì)正常閱讀使用影響不大，且可以通過(guò)補(bǔ)掃等方式進(jìn)行查缺補(bǔ)漏的錯(cuò)誤。在大多數(shù)情況下，此類(lèi)錯(cuò)誤可以通過(guò)后期處理進(jìn)行糾正。例如，檔案信息重復(fù)掃描、圖像背景色與實(shí)際要求不符、圖像方向不符合要求、圖像裁切錯(cuò)誤等。此外，此類(lèi)錯(cuò)誤還包括部分需要重新掃描的情況，例如，圖像清晰度不夠；因褶皺壓字、透字、折角、混入異物等情況，輕微影響檔案數(shù)字化副本閱讀等。在檔案數(shù)字化加工中，可控制的明顯錯(cuò)誤是檢查過(guò)程中最常見(jiàn)的錯(cuò)誤類(lèi)型。

（三）存疑義的輕微錯(cuò)誤

存疑義的輕微錯(cuò)誤主要指檔案數(shù)字化項(xiàng)目委托方和外包服務(wù)機(jī)構(gòu)都無(wú)法明顯判定的、存在爭(zhēng)議的錯(cuò)誤，以及在數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)中尚未明晰的問(wèn)題。此類(lèi)錯(cuò)誤大多由檔案原件情況復(fù)雜導(dǎo)致，占比較低。例如，對(duì)于“高齡”檔案，前人未做妥善整理，無(wú)序混亂，如今難以考證，導(dǎo)致檔案邏輯難以理清，整理困難；檔案因老化、蟲(chóng)蛀出現(xiàn)粘連、破碎等情況，導(dǎo)致檔案信息缺失等。此外，超出雙方約定范圍，但項(xiàng)目委托方判定需要修正的其他情況，也屬于待商榷的輕微錯(cuò)誤。

二、檔案數(shù)字化掃描工作錯(cuò)情的原因分析

本文借用5M因素分析法（魚(yú)骨圖），分別從人（Man）、機(jī)（Machinery）、料（Material）、法（Method）、環(huán)（Milieu）五個(gè)方面分析檔案掃描工作出現(xiàn)錯(cuò)情的原因（見(jiàn)圖1）。

（一）“人”方面主要原因：經(jīng)驗(yàn)缺失、職業(yè)倦怠

檔案館工作人員不足且不夠熟悉項(xiàng)目管理，在檔案數(shù)字化合同履行、質(zhì)量控制等諸多方面難免力有不逮。為此，部分單位建立了檔案數(shù)字化監(jiān)理模式，較好地彌補(bǔ)了委托方項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題，也不可避免地造成管理層級(jí)和經(jīng)費(fèi)支出的增加。同時(shí)，由于長(zhǎng)時(shí)間從事高強(qiáng)度的檔案掃描工作容易使工作人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠，難以徹底實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)崗，而人員變更時(shí)工作交接不到位、不同工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與熟練程度存在差異等，都是增加錯(cuò)情風(fēng)險(xiǎn)的重要原因。

（二）“機(jī)”方面主要原因：維護(hù)不佳、使用不當(dāng)

在硬件方面，掃描設(shè)備“超齡服役”、未定時(shí)或及時(shí)清灰是導(dǎo)致圖像模糊失真、臟污、內(nèi)容不完整等錯(cuò)情的主要原因。此外，硬件設(shè)備選擇不當(dāng)也會(huì)對(duì)掃描造成影響。例如，對(duì)于本身具有背景色的檔案（包括使用有色紙張承載的檔案、老化泛黃的檔案等），利用平板掃描儀進(jìn)行掃描可以最大程度保持檔案原貌，而用高速掃描儀進(jìn)行雙面掃描時(shí)，由于正反面進(jìn)光情況不同、不同頁(yè)面進(jìn)光情況不同等原因，容易出現(xiàn)同一張檔案正反面顏色不同、同一份檔案不同頁(yè)面間顏色不同等問(wèn)題。

在軟件方面，預(yù)設(shè)參數(shù)設(shè)置出現(xiàn)差錯(cuò)，也會(huì)導(dǎo)致整批次檔案數(shù)字化圖像質(zhì)量不佳。例如，對(duì)頁(yè)面中帶有紅頭、印章、彩色插圖等元素的檔案進(jìn)行掃描時(shí)，沒(méi)有采用彩色模式；對(duì)文字偏小、密集、清晰度較差的檔案，預(yù)設(shè)的分辨率偏低。此外，圖像處理系統(tǒng)存在的短板也是產(chǎn)生錯(cuò)情的重要原因。

（三）“料”方面主要原因：材質(zhì)有別、內(nèi)容多元

檔案來(lái)源復(fù)雜，反映在載體上，主要表現(xiàn)為：一是檔案載體類(lèi)型不同，雖同為紙質(zhì)檔案，但文書(shū)、照片、工程等檔案在紙張材質(zhì)、規(guī)格大小等方面有所差異，掃描要求和注意事項(xiàng)也不同；二是檔案存放形式不同，如幅面較大的，以折疊、筒子頁(yè)、冊(cè)頁(yè)等形式存放的檔案，掃描時(shí)容易出現(xiàn)圖像扭曲、順序混亂等問(wèn)題；三是檔案載體老化破損程度不同。同時(shí)，檔案內(nèi)容呈現(xiàn)風(fēng)格多樣，例如，民國(guó)時(shí)期形成的檔案多為手寫(xiě)，存在不少異體字、繁體字；各地特色檔案中多見(jiàn)方言俚語(yǔ)，內(nèi)容的表達(dá)方式與社會(huì)規(guī)范表達(dá)迥異，掃描工作人員缺乏相應(yīng)的文化背景容易導(dǎo)致掃描順序混亂。

（四）“法”方面主要原因：壓縮成本、風(fēng)險(xiǎn)難控

目前，各地檔案數(shù)字化工作普遍采取外包模式開(kāi)展。但檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是以盈利為目的成立的組織，為了實(shí)現(xiàn)更高的利潤(rùn)，必然努力控制成本。從檔案數(shù)字化工作的具體內(nèi)容來(lái)看，壓縮外包成本主要有三個(gè)方向：一是提高效率，減少時(shí)間成本；二是充分利用人力資源，減少薪酬支出；三是發(fā)揮設(shè)備的最大價(jià)值，減少設(shè)備相關(guān)支出。公司的性質(zhì)決定了檔案數(shù)字化掃描工作的錯(cuò)情難以控制且不可避免。

（五）“環(huán)”方面主要原因：先天不足、后天失范

“先天不足”是指囿于經(jīng)濟(jì)、建筑環(huán)境等各種客觀因素，并非所有的檔案館都能創(chuàng)造完全符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化工作環(huán)境。例如，無(wú)法提供專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化工作場(chǎng)地，數(shù)字化各環(huán)節(jié)工作區(qū)域界線(xiàn)不明，掃描工作和監(jiān)督工作無(wú)法有序開(kāi)展，增加了掃描錯(cuò)情出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。“后天失范”是指制度環(huán)境不理想，沒(méi)有為檔案數(shù)字化掃描工作的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的管理支持。一方面，由于檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)、檔案部門(mén)未給予足夠重視，現(xiàn)有掃描操作規(guī)范和管理制度未落實(shí)或落實(shí)不到位的情況比比皆是；另一方面，制度建設(shè)不完善，尤其是檔案數(shù)字化的監(jiān)管機(jī)制尚不完善，對(duì)外包工作人員的監(jiān)管缺乏立竿見(jiàn)影、一針見(jiàn)血的舉措。

三、檔案數(shù)字化掃描工作質(zhì)量控制的主要舉措

（一）加強(qiáng)溝通協(xié)作，搭建掃描工作“流水線(xiàn)”

對(duì)于多方參與、層級(jí)增加所帶來(lái)的管理問(wèn)題，可建立高效溝通機(jī)制。首先，進(jìn)一步明晰各方權(quán)責(zé)關(guān)系，厘清掃描工作不同階段的責(zé)任方；[5]其次，明確委托方、加工方與監(jiān)理方的溝通方向，規(guī)定響應(yīng)時(shí)間，提高溝通效率；最后，明確溝通方式與聯(lián)系人，將通訊錄與各人分工明細(xì)表相結(jié)合，及時(shí)更新，使溝通更加精準(zhǔn)。此外，對(duì)溝通過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化記錄和分類(lèi)整理，盡可能地避免對(duì)同類(lèi)事件進(jìn)行重復(fù)性問(wèn)詢(xún)，減少不必要的溝通。

對(duì)于難以徹底實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)崗的問(wèn)題，可從流程優(yōu)化的角度切入，用流程的規(guī)范統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)成果“質(zhì)”“量”相統(tǒng)一。在檔案數(shù)字化掃描工作開(kāi)展之前，組建研發(fā)設(shè)計(jì)小組，將檔案數(shù)字化掃描工作流程化，將檔案掃描工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)和有效經(jīng)驗(yàn)具象化，以便工作人員規(guī)范地完成掃描工作。

（二）注重升級(jí)維護(hù)，共奏軟件硬件“和諧曲”

第一，強(qiáng)化檔案數(shù)字化掃描的硬件管理。給掃描設(shè)備貼上相應(yīng)標(biāo)簽，建立管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備型號(hào)、使用情況、使用時(shí)間等對(duì)掃描工作可能產(chǎn)生影響的信息，準(zhǔn)確掌握設(shè)備的“背景”“年齡”，及時(shí)對(duì)老化的設(shè)備進(jìn)行更換。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合掃描錯(cuò)情實(shí)時(shí)監(jiān)控情況，做好設(shè)備清污、維護(hù)，避免對(duì)檔案造成污染。

第二，強(qiáng)化檔案數(shù)字化掃描的軟件管理?？蓪呙柢浖膮?shù)要求張貼于工作電腦桌面，規(guī)定每次重啟掃描設(shè)備之后對(duì)預(yù)設(shè)的參數(shù)進(jìn)行對(duì)照檢查。另外，對(duì)軟件使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行記錄、反饋，密切關(guān)注軟件的更新迭代情況，提高檔案數(shù)字化掃描工作的質(zhì)量和效率。

（三）完善應(yīng)對(duì)措施，編制掃描工作“百寶書(shū)”

對(duì)于檔案材質(zhì)有別、風(fēng)格多樣的問(wèn)題，可從“人”的角度入手，在流程化設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，編制崗前培訓(xùn)手冊(cè)和操作幫助手冊(cè)。崗前培訓(xùn)手冊(cè)旨在保障培訓(xùn)工作的規(guī)范化和培訓(xùn)內(nèi)容的一致性，避免因溝通不暢或表達(dá)不清而產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致檔案數(shù)字化掃描成果標(biāo)準(zhǔn)不一、質(zhì)量參差不齊。操作幫助手冊(cè)將檔案數(shù)字化掃描工作中可能遭遇的檔案載體情況和檔案內(nèi)容情況進(jìn)行分類(lèi)總結(jié)，列出具體解決方案，便于工作人員掌握檔案情況、理解檔案內(nèi)容，減少掃描失誤。

（四）嚴(yán)格資質(zhì)審查，建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施“防火墻”

第一，選取優(yōu)質(zhì)的檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，為檔案數(shù)字化掃描工作建設(shè)第一道“防火墻”。發(fā)布采購(gòu)項(xiàng)目前，檔案館需明確檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的主要訴求，深入了解項(xiàng)目招投標(biāo)規(guī)則，做好檔案外包服務(wù)企業(yè)的背景調(diào)查，聽(tīng)取行業(yè)專(zhuān)家意見(jiàn)，科學(xué)設(shè)置指標(biāo)的剛性分?jǐn)?shù)與彈性分?jǐn)?shù)，避免不符合資質(zhì)的企業(yè)以低價(jià)中標(biāo)的惡性競(jìng)爭(zhēng)方式承接項(xiàng)目。

第二，強(qiáng)化檔案外包工作從業(yè)人員的資質(zhì)審查和專(zhuān)業(yè)水平的考核，為檔案數(shù)字化掃描工作建設(shè)第二道“防火墻”。針對(duì)不同層次的工作人員，審查和考核的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)有所不同：對(duì)于項(xiàng)目管理人員，要仔細(xì)審查其從業(yè)資格和技術(shù)職稱(chēng)，確保其具有管理檔案數(shù)字化工作的能力；對(duì)于各個(gè)崗位的工作人員，可采取考試、考核等方式，著重審查其崗前培訓(xùn)效果與上崗初期工作成果質(zhì)量，確保其具有檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐操作能力。

（五）優(yōu)化加工環(huán)境，改善項(xiàng)目運(yùn)作“生態(tài)圈”

對(duì)于檔案數(shù)字化掃描工作環(huán)境“先天不足”的問(wèn)題，通過(guò)各方途徑，獲取充足的檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)是根本解決之道。一方面，緊跟國(guó)家的建設(shè)“大潮”，積極融入數(shù)字中國(guó)的發(fā)展計(jì)劃，申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，做好檔案數(shù)據(jù)支持工作；另一方面，在充分把握館藏情況的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化館藏檔案的分類(lèi)工作，并根據(jù)不同分類(lèi)形式，統(tǒng)計(jì)各類(lèi)檔案數(shù)量，為申請(qǐng)不同渠道的社會(huì)資金支持做好前期準(zhǔn)備工作。

對(duì)于檔案數(shù)字化掃描工作制度環(huán)境“后天失范”的問(wèn)題，充分落實(shí)現(xiàn)有制度是關(guān)鍵，對(duì)此可采取以下措施：其一，注重對(duì)日常工作開(kāi)展有效監(jiān)督，通過(guò)查閱工作臺(tái)賬、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控等方式，密切跟蹤工作節(jié)點(diǎn)，定期檢查落實(shí)情況；其二，充分利用檔案專(zhuān)家?guī)熨Y源，對(duì)現(xiàn)有規(guī)章制度的適用性進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)更新、完善相應(yīng)條款；其三，注重開(kāi)展跨地區(qū)的交流與學(xué)習(xí)，充分把握外出參會(huì)、調(diào)研機(jī)會(huì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代，檔案信息資源的充分挖掘與檔案價(jià)值的全面實(shí)現(xiàn)，要求我們要更進(jìn)一步地推動(dòng)館藏檔案數(shù)字化，而掃描作為基礎(chǔ)性工作直接影響著后續(xù)工作的開(kāi)展。綜合考量影響檔案數(shù)字化掃描工作的各方因素，有的放矢進(jìn)行清理消除，是新時(shí)期推動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：1.福建省檔案館2.福建醫(yī)科大學(xué)黨委、校長(zhǎng)辦公室