陳恒 陳淑麗

摘要：近年來(lái)，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量也逐年遞增，學(xué)生檔案管理變得越發(fā)困難。良好的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)有助于檔案管理工作提質(zhì)增效，提升學(xué)生對(duì)檔案相關(guān)服務(wù)的滿意度。該文提出了基于B/S結(jié)構(gòu)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了較為詳細(xì)的需求分析，而后基于jQuery WeUI、Bootstrap及SSM框架介紹了系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理系統(tǒng);SSM;B/S

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2022）10-0042-02

近年來(lái)，信息化技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用有力地推動(dòng)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)，促進(jìn)了管理方式及服務(wù)模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，提升了管理效率和服務(wù)水平。學(xué)生檔案因其作為人事檔案的特殊性，受管理理念、管理方法滯后等因素的影響，其信息化建設(shè)相對(duì)滯后。當(dāng)前新冠肺炎疫情防控背景下，提供“不見(jiàn)面”服務(wù)，減少人員聚集，保護(hù)廣大人民群眾的生命安全和身體健康，無(wú)疑又是重中之重。因此，本文認(rèn)為，推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理信息化，提供在線調(diào)檔、檔案去向自助查詢等服務(wù)，勢(shì)在必行且完全能夠?qū)崿F(xiàn)。

1 系統(tǒng)需求

通過(guò)對(duì)同地區(qū)幾所高校學(xué)生檔案管理部門的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校畢業(yè)生的檔案去向主要分為兩種：一種是學(xué)生畢業(yè)后，由檔案管理部門按畢業(yè)生戶籍所在地檔案接收部門要求，將相同戶籍地的畢業(yè)生檔案通過(guò)郵政EMS批量轉(zhuǎn)遞到其戶籍地檔案接收部門，此種方式全程無(wú)須畢業(yè)生參與;另一種是畢業(yè)生將調(diào)檔函、錄取通知書(shū)等作為檔案調(diào)取憑證，由檔案管理部門通過(guò)郵政EMS將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到調(diào)檔函開(kāi)具單位或相關(guān)高校，這種方式通常需要畢業(yè)生親臨現(xiàn)場(chǎng)，或掃描檔案調(diào)取憑證再通過(guò)QQ、郵件等方式發(fā)送給檔案管理部門。

這兩種方式都存在明顯缺陷。第一種方式下，由于畢業(yè)生沒(méi)有參與，致使其無(wú)法及時(shí)獲知自己的檔案去向，不能及時(shí)到戶籍地檔案接收部門辦理托管手續(xù);另一個(gè)問(wèn)題是，由于部分學(xué)生畢業(yè)后短期內(nèi)不需要檔案，導(dǎo)致其在畢業(yè)幾年甚至十多年后需要用到檔案時(shí)才開(kāi)始關(guān)心自身檔案去向，此時(shí)咨詢學(xué)校檔案管理部門成為自然而然的選擇，如果學(xué)校畢業(yè)生檔案去向數(shù)據(jù)并未完成信息化將給檔案管理部門的檔案去向查詢工作帶來(lái)不小的工作量。第二種方式，畢業(yè)生如親臨現(xiàn)場(chǎng)，多有不便，且疫情期間不宜聚集;如通過(guò)QQ、郵件等方式申請(qǐng)調(diào)檔，由于調(diào)檔申請(qǐng)來(lái)源零散且渠道多樣，非常不利于調(diào)檔憑證的集中管理和去向數(shù)據(jù)的統(tǒng)一歸檔。

不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作的痛點(diǎn)之一，就是信息化建設(shè)相對(duì)落后，不利于學(xué)生檔案的高效管理和有效利用[1-2]。本系統(tǒng)著眼于解決上述問(wèn)題，主要為學(xué)生提供在線調(diào)檔、檔案去向自助查詢服務(wù)，以期為高校學(xué)生檔案管理工作提質(zhì)增效，提升學(xué)生對(duì)檔案相關(guān)服務(wù)的滿意度。通過(guò)分析，本系統(tǒng)的用戶分為三種：學(xué)生即服務(wù)對(duì)象、檔案管理者及系統(tǒng)管理員。按照一切從實(shí)際需求出發(fā)，遵循實(shí)用好用的原則，本系統(tǒng)把實(shí)用性、可擴(kuò)展性和經(jīng)濟(jì)可行性結(jié)合起來(lái)[3]，其功能劃分如圖1所示。

以下根據(jù)用戶類型簡(jiǎn)述其核心需求。

1.1 學(xué)生

學(xué)生的核心需求有兩個(gè)，分別為檔案去向查詢和在線調(diào)檔。

1） 檔案去向查詢

學(xué)生畢業(yè)后，可通過(guò)檔案去向查詢功能，輸入姓名和身份證號(hào)，查詢其檔案去向信息。檔案去向信息至少應(yīng)包含：檔案所在單位名稱、詳細(xì)地址、聯(lián)系方式，如已轉(zhuǎn)遞到其他單位，還應(yīng)包含郵政EMS單號(hào)和郵寄日期。

2） 在線調(diào)檔

學(xué)生畢業(yè)后，如檔案仍然在校，可通過(guò)在線調(diào)檔功能，填寫申請(qǐng)表單、上傳檔案調(diào)取憑證，發(fā)起調(diào)檔申請(qǐng)，并可實(shí)時(shí)查閱調(diào)檔申請(qǐng)審核狀態(tài)。申請(qǐng)表單至少應(yīng)包含：學(xué)生姓名、學(xué)生身份證號(hào)、學(xué)生手機(jī)號(hào)、檔案接收單位名稱、接收單位詳細(xì)地址、接收單位聯(lián)系方式。

1.2 檔案管理者

檔案管理者的核心需求為調(diào)檔審核和檔案去向數(shù)據(jù)管理。

1） 調(diào)檔審核

檔案管理者登錄系統(tǒng)后，可通過(guò)調(diào)檔審核功能查詢調(diào)檔申請(qǐng)列表，并查看列表中指定調(diào)檔申請(qǐng)的詳細(xì)內(nèi)容，審核其是否符合相關(guān)要求，給出審核結(jié)論。

2） 檔案去向數(shù)據(jù)管理

檔案管理者登錄系統(tǒng)后，可通過(guò)檔案去向數(shù)據(jù)管理功能查詢、錄入、修改、刪除去向數(shù)據(jù)。其中，數(shù)據(jù)錄入功能應(yīng)細(xì)化為：在線調(diào)檔數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)檔數(shù)據(jù)手工錄入以及歷史數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入。

1.3 系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員的核心需求有用戶管理和學(xué)生管理。

1） 用戶管理

系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)后，可通過(guò)用戶管理功能添加、修改、刪除、禁用系統(tǒng)用戶（即檔案管理者賬號(hào)） 。

2） 學(xué)生管理

系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)后，可通過(guò)學(xué)生管理功能查看學(xué)生列表，錄入、修改、刪除學(xué)生信息。其中，學(xué)生信息錄入功能應(yīng)細(xì)化為：?jiǎn)蝹€(gè)錄入和批量導(dǎo)入。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 整體架構(gòu)

本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)（即Browser/Server） ，整體分為瀏覽器端和服務(wù)器端[4]，顯示邏輯（即前端） 交給瀏覽器，業(yè)務(wù)邏輯（即后端） 在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)，簡(jiǎn)化了系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)和使用。

本系統(tǒng)基于MVC（Model-View-Controller） 模式開(kāi)發(fā)，邏輯上解耦為模型（Model） 、視圖（View） 和控制器（Controller） 三層結(jié)構(gòu)[5]，有利于開(kāi)發(fā)出“高內(nèi)聚、低耦合”的系統(tǒng)。其中，視圖是指用戶看到并與之交互的界面;模型表示業(yè)務(wù)規(guī)則和數(shù)據(jù);控制器接受用戶輸入并調(diào)用模型和視圖完成用戶需求。該模式有利于團(tuán)隊(duì)人員分工協(xié)作，也有利于后續(xù)多端復(fù)用，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)展性[3]。

2.2 技術(shù)選型

本系統(tǒng)前端使用jQuery WeUI和Bootstrap，后端基于SSM框架（即Spring+Spring MVC+MyBatis） 。其中，jQuery WeUI提供了一套專為微信公眾賬號(hào)開(kāi)發(fā)而設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)潔而強(qiáng)大的UI庫(kù)，用于開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的移動(dòng)端頁(yè)面，可無(wú)縫嵌入微信公眾號(hào)，面向?qū)W生使用者;Bootstrap用于快速開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的管理后臺(tái)界面，面向系統(tǒng)管理員和檔案管理者;SSM框架用于業(yè)務(wù)邏輯代碼編寫和數(shù)據(jù)持久化[6]。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)前端分為移動(dòng)端H5頁(yè)面和PC端管理后臺(tái)界面，后端采用SSM框架，其整體結(jié)構(gòu)如圖2所示。

下面以學(xué)生發(fā)起調(diào)檔申請(qǐng)和檔案管理者調(diào)檔審核為例說(shuō)明系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)。

圖3（a）為學(xué)生發(fā)起調(diào)檔申請(qǐng)的頁(yè)面。學(xué)生如實(shí)填寫申請(qǐng)表單、上傳身份證及檔案調(diào)取憑證，提交后即可發(fā)起調(diào)檔申請(qǐng)。申請(qǐng)表單中的“接收單位地址”使用了jQuery WeUI的“地址選擇器”組件，該組件實(shí)現(xiàn)了省、市、區(qū)三級(jí)聯(lián)動(dòng)選擇（見(jiàn)圖3（b）） ，規(guī)范了地址數(shù)據(jù)。

檔案管理者登錄系統(tǒng)后，在系統(tǒng)左側(cè)菜單欄“檔案管理”菜單下，點(diǎn)擊“調(diào)檔審核”子菜單，此時(shí)系統(tǒng)右側(cè)的功能區(qū)將新增一個(gè)Tab頁(yè)，學(xué)生發(fā)起的調(diào)檔申請(qǐng)都顯示在該Tab頁(yè)中。根據(jù)審核狀態(tài)的不同，檔案管理者可對(duì)調(diào)檔申請(qǐng)進(jìn)行查看、審核、寄出檔案等操作（見(jiàn)圖4） 。

系統(tǒng)后端代碼采用經(jīng)典的三層結(jié)構(gòu)：控制層-業(yè)務(wù)層-數(shù)據(jù)訪問(wèn)層，層次清晰、分工明確?？刂茖樱–ontroller） 使用Spring MVC框架，負(fù)責(zé)用戶請(qǐng)求的轉(zhuǎn)發(fā)、調(diào)用業(yè)務(wù)層完成用戶操作并給出響應(yīng)。數(shù)據(jù)訪問(wèn)層（DAO） 使用MyBatis框架，主要封裝所有與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的操作，以完成數(shù)據(jù)持久化。業(yè)務(wù)層（Service） 介于控制層和數(shù)據(jù)訪問(wèn)層之間，主要是對(duì)業(yè)務(wù)邏輯的封裝，提供業(yè)務(wù)操作接口供控制層調(diào)用，必要時(shí)調(diào)用數(shù)據(jù)訪問(wèn)層完成數(shù)據(jù)操作。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文介紹了基于SSM框架的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。該系統(tǒng)主要圍繞在線調(diào)檔和檔案去向查詢兩個(gè)核心功能進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。在當(dāng)前手機(jī)和微信擁有超高普及率的背景下，可無(wú)縫嵌入微信公眾號(hào)的移動(dòng)端H5頁(yè)面的引入，將使得

系統(tǒng)更易于在學(xué)生中被接受、傳播和推廣。由中華人民共和國(guó)第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂通過(guò)的《中華人民共和國(guó)檔案法》已于2021年1月1日起開(kāi)始施行，新修訂的檔案法著力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。下一步將結(jié)合高分辨率掃描儀等設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，將檔案資料管理引入系統(tǒng)，以期對(duì)高校學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)略盡綿薄之力。

參考文獻(xiàn)：

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