李碧玉

摘要：建立醫(yī)療器械檔案，并且不斷地對它的內(nèi)容進行補充和改進，以便做好醫(yī)療器械的管理，最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)作用。目前，盡管各大醫(yī)院已建立了基本的醫(yī)療器械檔案，但還有很多缺陷，醫(yī)療器械檔案功能不能得到最大程度地發(fā)揮，基于此要對這一問題引起重視，本文主要內(nèi)容探討醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備;檔案;建立;利用

【中圖分類號】 R197.3 【文獻標識碼】 A? ? ? 【文章編號】2107-2306（2022）09--01

引言：醫(yī)院在進行醫(yī)療設(shè)備采購、使用、維修以及管理的過程中均會產(chǎn)生大量的檔案資料，對這些資料進行開發(fā)和利用可以助推醫(yī)院管理工作的發(fā)展。建立醫(yī)療設(shè)備檔案，持續(xù)補充完善其內(nèi)容并對其中的數(shù)據(jù)資料進行合理利用，是做好醫(yī)療設(shè)備管理工作的基礎(chǔ)條件。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的分類

依據(jù)醫(yī)院的日常工作和醫(yī)療器械的使用情況，醫(yī)療器械的歸檔分為三大類：一是商業(yè)文件，也就是在購買醫(yī)療器械時，所產(chǎn)生的文件、包含采購申請，審批文件，招標文件，商檢證明，合同等。對批準的醫(yī)療器械，醫(yī)院應(yīng)設(shè)置醫(yī)療器械的歸類編號。尤其要注意的是訂單契約，包括設(shè)備型號，價值，廠家，銷售公司，保修期限，培訓(xùn)要求，聯(lián)系人等。商業(yè)文件的主要用途是為解決爭議提供法律基礎(chǔ)。二是技術(shù)文件，也就是與醫(yī)療器械的驗收有關(guān)的信息，包含設(shè)備操作手冊，備用零部件，設(shè)備驗收報告，工廠提供的培訓(xùn)報告，和預(yù)先維修計劃。這些文件主要是作為醫(yī)療器械的維護與維護的基礎(chǔ)。三是檔案的利用與保存，包括日常使用數(shù)據(jù)，計量報告，日常維護數(shù)據(jù)和工廠的出勤維修報告。這些文件主要是為了對醫(yī)療器械進行動態(tài)的管理，能幫助維修人員迅速掌握設(shè)備的使用狀況，然后，鎖定了設(shè)備的故障位置。改善維修的效能。還可以作為培訓(xùn)和研究的材料，協(xié)助新來的工程師積累經(jīng)驗，提升他們的技術(shù)水準[1]。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義

醫(yī)院的醫(yī)療器械檔案是在設(shè)備采購和使用期間形成的，做好醫(yī)療器械的檔案管理，是開發(fā)和使用檔案資料的先決條件。其重要作用有：首先，對醫(yī)療器械的歸檔管理，可以為采購醫(yī)療器材提供一定的參考。就目前的技術(shù)而言，互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)的普及，讓大部分的醫(yī)療設(shè)備在引進、使用、報廢過程中都能做到“留痕”。

所以，在購買新的設(shè)備時，可以根據(jù)以前收集到的文獻，增加設(shè)備采購的科學(xué)性和合理性，既可以滿足醫(yī)院的實際需要，這樣既能避免資源浪費，也能避免成本過高。其次，可以最大限度地發(fā)揮醫(yī)療器械的作用。近年來，由于我國人民的衛(wèi)生觀念不斷提高，同時，醫(yī)院的業(yè)務(wù)也有了明顯的增加，隨著醫(yī)療器械的頻繁使用，出現(xiàn)故障的概率也在不斷增加，在使用的時候，難免會發(fā)生一些意外的問題，對設(shè)備的安全造成了威脅，嚴重者，會對病人的身體造成傷害。而醫(yī)療設(shè)備的存檔，可以為設(shè)備的維修、維護提供依據(jù)，推動醫(yī)療器械的使用價值。比如，從醫(yī)療器械的維護情況來看，對經(jīng)常發(fā)生故障的設(shè)備進行預(yù)防性維護，與故障后的維護相比，可以節(jié)約很多費用。此外，以往的維護經(jīng)驗也能為以后的維護工作提供有益的借鑒，減少維護周期。再次，醫(yī)療器械的檔案管理能夠為醫(yī)院的經(jīng)營提供有效地保障?！夺t(yī)療器械監(jiān)督管理條例》于2014年發(fā)布，新增加了醫(yī)療器械不良事件監(jiān)控系統(tǒng)和產(chǎn)品召回系統(tǒng)。搞好醫(yī)療器械的檔案管理，能夠及時了解醫(yī)療器械的最新行情，可以根據(jù)現(xiàn)有的醫(yī)療器械資源，掌握有關(guān)技術(shù)的發(fā)展趨勢，為醫(yī)療器械的引進和應(yīng)用提供更好的服務(wù)。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與利用策略

（一）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理內(nèi)容，充分利用檔案資源

3.1 商務(wù)檔案

商業(yè)文件包含采購申請，審批文件，可行性論證報告，招標文件，供應(yīng)商資質(zhì)，商檢證明，訂貨合同，海關(guān)申報書和發(fā)票的副本。檔案管理員從醫(yī)療器械的批準，開始在因特網(wǎng)管理平臺上建立文件，按照醫(yī)療器械的類別建立檔案編號，文件號與醫(yī)療器械代碼相符，為檔案查詢做好準備。其中，采購申請、審批文件、檔案管理人員將可行性論證報告掃描、上傳;招標文件，供應(yīng)商資質(zhì)，商檢證明，訂貨合同，海關(guān)報關(guān)單和發(fā)票，經(jīng)經(jīng)銷公司批準后，在網(wǎng)上上傳。文件管理人員的審查。訂購合約不但要上載掃描件，設(shè)備型號，價值，付款方式，培訓(xùn)要求，附加條件，聯(lián)系人，重要的資料，如聯(lián)系方式，為負責(zé)支付資金和工程人員的驗收，維護設(shè)備的存檔資料。商業(yè)文件是醫(yī)療器械的基本資料，在發(fā)生爭議時，也是合法的，信息要齊全，數(shù)據(jù)要精確。

3.2 技術(shù)檔案

醫(yī)療器械技術(shù)文件是有關(guān)設(shè)備到達和驗收的有關(guān)信息，主要內(nèi)容是設(shè)備驗收時的設(shè)備使用說明書等相關(guān)資料，備用部件和初始測試部件，設(shè)備驗收報告，培訓(xùn)記錄，預(yù)修計劃，由設(shè)備制造商提供。本公司將操作手冊、培訓(xùn)記錄、預(yù)維護方案掃描并上傳至系統(tǒng)管理平臺，驗收報告提交給工程人員上傳。建立技術(shù)檔案的電子化文檔，為工程師維護和維護設(shè)備提供基礎(chǔ)，相比于閱讀紙質(zhì)，它更容易和快速。還有，這些文件都是建立在網(wǎng)絡(luò)管理平臺上的，維護期間，工程師可以通過智能手機登錄網(wǎng)站查看操作手冊，線路圖，避免因借閱紙質(zhì)文件而引起的損壞和遺失，有助于保存文件的完整性。

3.3 使用、維護檔案

根據(jù)國外的數(shù)據(jù)，大約10%的不符合標準的器械會造成嚴重的損傷，33%會導(dǎo)致傷害，他可能造成輕度或潛在的損傷。醫(yī)療器械的質(zhì)量和安全問題日益受到人們的關(guān)注，創(chuàng)建和維護檔案特別是要時刻注意醫(yī)療器械的使用情況。使用和保養(yǎng)記錄包含日常使用數(shù)據(jù)，日常維修記錄，工廠派工維修工單，計量報告（不是必需的）。設(shè)備科的檔案工作人員將日常的使用情況通過 H IS系統(tǒng)進行整理，并將其錄入到網(wǎng)絡(luò)管理平臺中，為醫(yī)療器械的使用效益分析提供資料。每日維護記錄，記錄使用部門環(huán)境清潔，溫濕度，使用前后電源，水路照明及其他附屬設(shè)備的運行狀況;常規(guī)的維修記錄是指工程師為設(shè)備提供的電力供應(yīng)是否滿足要求，金屬接頭零件有無銹蝕、松動、易損零件的使用情況如何？記錄連接線，氣路和管道的老化和替換;定期維護記錄是指醫(yī)療器械的故障修理，對零件的替換進行記錄;工廠現(xiàn)場維護的檔案;強制檢驗裝置的檢驗周期、檢驗狀態(tài)等，均通過網(wǎng)絡(luò)管理平臺由各使用部門和工程師進行[2]。

（二）健全醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度、強化管理意識

醫(yī)院醫(yī)療器械的檔案管理工作，主要是記錄、整理和維護、建立和使用檔案的關(guān)鍵步驟，它包括了從醫(yī)院臨床科室申請設(shè)備到設(shè)備壽命的全部過程，這是一件浩大而又繁復(fù)的工作，為了保證工作的順利進行，要有一個健全的管理機制，這就需要醫(yī)院的設(shè)備、使用部門、銷售公司等多個部門的配合。醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理制度應(yīng)當與醫(yī)療器械采購管理制度、維護管理、使用管理、報廢管理三個環(huán)節(jié)形成聯(lián)動，在醫(yī)院的運作水平上，進一步完善了醫(yī)院的管理體制?；隗w制結(jié)構(gòu)，同時，也明確了醫(yī)療器械的文件管理程序，并組織各部門的員工定期參加培訓(xùn)，確保行政工作的規(guī)范化。尤其要注意的是：在信息時代，醫(yī)院要健全醫(yī)療器械檔案的數(shù)字化管理制度，加強檔案管理工作。比如，要清楚地界定裝備文件的存檔范圍。以采購醫(yī)療器械為切入點，可以分為采購前、采購中、運行和后期報廢環(huán)節(jié)，每一步牽涉的文件都是不一樣的，其中：購買之前的申購表，調(diào)研報告等;招標文件，合同，合格證，提貨單，發(fā)票等;操作部分包括維修記錄、故障檢修單等;報廢環(huán)節(jié)包括報廢申請、技術(shù)鑒定書等[3]。

（三）完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、構(gòu)建多渠道信息化管理體系

目前，國內(nèi)許多醫(yī)院已引進了醫(yī)療器械檔案的信息化管理方法，一方面是技術(shù)上的成熟，另一方面，由于醫(yī)院業(yè)務(wù)的增長，醫(yī)學(xué)儀器的存檔數(shù)量也越來越多，傳統(tǒng)的經(jīng)營方式在效率與品質(zhì)上已顯示出明顯的不足，所以，為了提高工作效率，必須引進信息化管理。而醫(yī)療器械檔案的形成，并不限于醫(yī)院內(nèi)部，也包括分銷商和制造商，所以，要利用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)覆蓋內(nèi)外網(wǎng)的醫(yī)療器械管理平臺，建立以醫(yī)療器械為基礎(chǔ)的多通道管理模式。首先，構(gòu)建一個覆蓋所有科室和營銷公司的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，授權(quán)銷售公司將醫(yī)療器械業(yè)務(wù)文件的數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)的管理平臺，提高醫(yī)院檔案收集和整理工作的工作效率。同時，維修人員還可以隨時通過智能終端將文件數(shù)據(jù)上傳至系統(tǒng)的管理平臺。其次，建立大規(guī)模的醫(yī)療器械網(wǎng)絡(luò)。大型的醫(yī)療器械工作站能夠與 HIS的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)相連接，檔案工作者可以從 HIS中直接提取文件資料，保證了數(shù)據(jù)的完整性和準確性。

四、結(jié)束語

總之，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，醫(yī)療器械檔案的建立與使用，對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作和管理工作的提升均具有積極促進作用，因此，醫(yī)院應(yīng)積極運用現(xiàn)代科技，建立科學(xué)的檔案管理制度，充分利用醫(yī)療器械檔案的作用，為醫(yī)院的經(jīng)營提供有效地保障。

參考文獻：

[1] 鐘張慶. 醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與利用探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2021（3）：2.

[2] 王曉瑜. 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理與使用的探討[J].? 2021（2018-14）：139-139.

[3] 黃玉增. 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案特點，內(nèi)容及管理研究[J].? 2021（2018-2）：67-68.