劉琳

摘 要：隨著醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，許多新型的醫(yī)療設(shè)備和機構(gòu)也應(yīng)運而生，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息越來越復(fù)雜，檔案管理工作難度增加。現(xiàn)如今各行各業(yè)都開始了創(chuàng)新改革，醫(yī)院文書檔案的管理也得到了很多改變，為了使檔案文件不缺失，醫(yī)院檔案管理也開始了信息化建設(shè)。但是由于許多醫(yī)院的創(chuàng)新經(jīng)驗不足，觀念不夠前衛(wèi)，使文書檔案管理體系的改革緩慢，沒有創(chuàng)新性，也間接反映了傳統(tǒng)模式的文書檔案管理弊端。為了緊跟時代腳步，適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需求，醫(yī)院的檔案管理信息化需盡快進行改革。本文主要以新形勢背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)和創(chuàng)新進行分析與探討。

關(guān)鍵詞：新形勢;醫(yī)院;檔案管理;信息化;創(chuàng)新策略

檔案管理是醫(yī)院工作的重要內(nèi)容，作為醫(yī)院管理工作不可或缺的一部分，它是記錄醫(yī)院醫(yī)療活動、設(shè)備管理、后勤等工作當(dāng)中形成的有價值的筆記、圖像、視頻等，對醫(yī)院的工作人員調(diào)取資料、尋找信息等都起著巨大作用。近幾年，社會對于醫(yī)院文書管理越來越重視，醫(yī)院的管理經(jīng)營也在新形勢下形成了一種新的模式，文書檔案管理環(huán)節(jié)也響應(yīng)新形勢的要求進行創(chuàng)新性改革，這就要求醫(yī)院以及管理工作者需要對一些傳統(tǒng)的管理模式進行改革和創(chuàng)新。

一、目前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

目前，社會各階層對醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)有很大關(guān)注，但仍有一部分醫(yī)院沒有對醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)給予相應(yīng)重視，文書檔案的管理工作范疇依然很小，制度也不完全，工作人員的管理理念沒有具體的改變，對自己的工作職責(zé)也不清晰，甚至部分檔案管理工作人員知識水平有限，不具備專業(yè)的管理技巧，對信息化設(shè)備也并不了解，這就導(dǎo)致了醫(yī)院文書檔案管理無法順利進行創(chuàng)新與改革。

1.工作內(nèi)容不夠明確

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方法過于簡便、隨意，沒有明確管理工作的內(nèi)容以及范疇，無法達到檔案管理體系工作的要求，制定的相關(guān)制度也缺乏實踐性。每個醫(yī)院都有不同的檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院的檔案管理方法通常來源于傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗，存在很多主觀因素，缺乏現(xiàn)代化技術(shù)與專業(yè)的管理方法，工作人員也缺乏專業(yè)理念。這就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理制度不能夠得到進一步完善，檔案管理工作的效率無法提升，檔案資料的利用率一直處于偏低水平。

工作內(nèi)容模糊、工作范圍沒有界限拖后了醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)，使新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作無法快速展開，要想改變這一現(xiàn)狀，就必須對目前醫(yī)院檔案管理的管理模式、管理體系、管理方法有科學(xué)依據(jù)的進行改革與創(chuàng)新。

2.管理人員素質(zhì)不高，缺乏信息化意識

醫(yī)院大部分管理人員往往總是忽視檔案管理這一環(huán)節(jié)，他們沒有意識到檔案管理的重要性及其價值。醫(yī)院的許多設(shè)備以及治療方法都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，但檔案管理環(huán)節(jié)始終在信息化建設(shè)方面停滯不前，工作人員由于缺乏信息化知識，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理始終沒有改變。檔案管理人員整體素質(zhì)不高，醫(yī)院要想順利開展信息化建設(shè)，需要檔案管理工作人員必須具備較高的醫(yī)學(xué)素養(yǎng)和文化知識，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)掌握編輯、管理、存檔等工作知識和技巧，并且要有較高的處理醫(yī)院檔案的能力，更要熟悉醫(yī)院檔案管理流程以及方法，但目前許多醫(yī)院沒有意識到檔案管理工作人員素質(zhì)要求的重要性，也沒有及時對檔案工作管理人員進行調(diào)整，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人員的集體素質(zhì)都處于偏低狀態(tài)。

3.管理制度老舊

當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理工作沒有一個創(chuàng)新性的制度，在新形勢下的檔案管理依舊使用傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，沒有積極適應(yīng)醫(yī)院行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院的檔案管理工作與醫(yī)院的設(shè)備以及制度發(fā)展不平衡，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。傳統(tǒng)的管理制度缺乏科學(xué)性與規(guī)范性，沒有完善、合理的制度建設(shè)，沒有將最基本的檢查、監(jiān)督、考核、反饋等環(huán)節(jié)貫徹到檔案管理的建設(shè)體系中，對醫(yī)院整體的檔案管理體系發(fā)展和建設(shè)形成了阻礙。

在這種情況下，要想順利發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作，就一定要對醫(yī)院檔案管理模式進行改革，對傳統(tǒng)的管理制度進行創(chuàng)新，加強管理體系建設(shè)，努力完善的管理制度，提高管理制度的規(guī)范性，從而達到新形勢下檔案管理工作的要求，為醫(yī)院的未來發(fā)展提供幫助。要注意的是，在對現(xiàn)有檔案管理模式進行創(chuàng)新時，要以新形式的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)制定具有現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，從而使檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問題得到實質(zhì)性改變。

4.檔案管理模式?jīng)]有得到統(tǒng)一

醫(yī)院檔案管理過程中需要各個部門配合，但由于部門分散，每一個部門都有不同的職責(zé)和不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理模式不能得到統(tǒng)一，檔案信息不能夠及時有效分享給各個部門，在進行檔案匯總時總是出現(xiàn)分歧。此外，有的員工對檔案信息化沒有正確的認識，缺少檔案管理信息化理念，相比于新的檔案模式，他們依舊喜歡紙質(zhì)檔案管理模式。醫(yī)院檔案管理要建立一個統(tǒng)一的管理模式，才能夠使整體檔案管理有序執(zhí)行，各個部門對自己的工作職責(zé)有更清楚的認識，才能更加明確未來的工作目標(biāo)，對醫(yī)院未來的整體發(fā)展有很大的益處。

5.檔案工作人員沒有過硬的業(yè)務(wù)技能

檔案工作人員需要具備較強的業(yè)務(wù)能力和管理才能，其不僅要具備專業(yè)的技術(shù)知識，也要有過硬的知識水平和服務(wù)能力，許多醫(yī)院的檔案管理人員沒有專業(yè)的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)技能，對檔案管理工作中的分類、整理、存檔等工作技巧都不熟悉，也沒有掌握信息化的新技能，工作人員不會利用計算機對文件進行編輯、存檔、整理等應(yīng)用。作為一名檔案管理人員，不僅要對檔案管理傳統(tǒng)的工作技能有十足的掌握，還要用心學(xué)習(xí)信息化管理技能，要對信息系統(tǒng)進行熟練運用，讓新形勢下的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)更加容易。此外，檔案管理人員要有一顆全心全意為人民服務(wù)的心，要意識到自己工作的重要性，不斷提高自己的技術(shù)水平和專業(yè)知識，要始終保持對檔案管理工作的熱情，踏踏實實做好本職工作，積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，不斷對檔案管理方法進行創(chuàng)新和改善，使檔案管理起到應(yīng)有的價值，避免檔案管理信息化發(fā)展停滯不前。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

信息化時代，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)及時進行創(chuàng)新，醫(yī)院檔案管理工作者需要緊跟時代腳步，改變傳統(tǒng)的管理理念，不斷學(xué)習(xí)新方法，掌握信息化設(shè)備的應(yīng)用，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)助力。

1.改變傳統(tǒng)的管理觀念

首先，要想進一步落實醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理工作人員要有思想意識上的改變，不要對新事物有抵觸、反感心理，要勇于嘗試接受新的管理理念。其次，醫(yī)院必須要重視檔案管理工作，積極監(jiān)督改善檔案管理工作中存在的問題，必要時可以聘請相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人士對檔案管理人員進行指導(dǎo)，讓其在思想上有所改變，引導(dǎo)工作人員對檔案管理信息化的重視。醫(yī)院工作人員要積極接受新的思想觀念，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，要敢于創(chuàng)新，勇于實踐，對管理方法不斷研究，從而提高醫(yī)院整體工作人員的檔案管理能力，使檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展更加順利、快速，為醫(yī)院的未來發(fā)展以及檔案管理的專業(yè)化打下堅實的思想基礎(chǔ)，為醫(yī)院檔案管理模式的未來發(fā)展提供明確方向。

2.加大管理設(shè)備的投入

現(xiàn)階段，許多醫(yī)院檔案管理工作所配備的設(shè)施不完全，基礎(chǔ)設(shè)備較少，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理需求，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作所需設(shè)施上進行較大投入，更新基礎(chǔ)設(shè)施，升級設(shè)備系統(tǒng)，引進新技術(shù)，盡快完成檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新。不只是專業(yè)設(shè)備，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員在環(huán)境上提供改變，可以擴大檔案管理工作的辦公區(qū)域，給予檔案管理工作者一個優(yōu)美的環(huán)境，支持他們對檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新。醫(yī)院還可定時對檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施進行檢查和維護，保證其能夠良好運轉(zhuǎn)。另外，人為操作有可能帶來一些失誤，因此信息技術(shù)的引用，不僅要能夠幫助醫(yī)院發(fā)展，還要能提升檔案管理工作的效率，降低人為操作的失誤率，使醫(yī)院的檔案資料信息可以更加安全、準(zhǔn)確。當(dāng)前，很多醫(yī)院已經(jīng)引入了大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)十分敏感，可以對檔案進行分析，既節(jié)省了醫(yī)院的人力資源，也可以使檔案資料中的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。醫(yī)院不僅要對檔案管理工作所需的設(shè)備設(shè)施進行維護、更新，還要對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)給予更多關(guān)注，將醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)變得更加實用、耐用、方便、安全，幫助醫(yī)院工作人員在獲取檔案信息、查找資料、調(diào)取檔案時更加快速和容易。檔案工作者一定要按照相關(guān)人員的要求建立、編輯、存檔資料，也要定期對檔案資料進行檢查和排序，對重要的檔案資料要保護好，必要的進行加密，以防檔案資料內(nèi)容泄露。檔案工作者要及時向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)反映檔案工作環(huán)節(jié)所存在的問題，如檔案工作設(shè)備不完全、部分部門模式不統(tǒng)一、制度不完全等，要及時向院方領(lǐng)導(dǎo)進行反映，并且積極配合醫(yī)院工作人員解決相關(guān)問題。

3.健全檔案管理制度配套體系

無論在哪個崗位，都需要有健全、科學(xué)、合理的制度配套體系，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)目前依舊存在制度不健全問題，應(yīng)當(dāng)增強檔案管理系統(tǒng)制度，積極增設(shè)需要的機制，如檢查機制、監(jiān)督機制、反饋機制、考核機制等。檢查機制是為了提高檔案管理工作的嚴(yán)謹性，確保檔案管理工作能夠正確進行;監(jiān)督機制是為了使檔案管理工作者有警惕的心理，幫助其改善自身存在的問題;反饋機制能夠使醫(yī)院對檔案管理工作的進展有更深的了解，增強了檔案管理工作者與醫(yī)院工作人員的溝通;考核機制則是對檔案管理工作者的考驗以及定期檢查，讓他們時刻保持著工作認真的心態(tài)，避免他們對待工作松懈。檔案管理工作者要對檔案資料的使用和排序有合理規(guī)劃，健全檔案管理的配套制度可以提高檔案管理人員的技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，保證了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4.提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)是醫(yī)院檔案管理工作的重要保障，要想改善醫(yī)院存在檔案管理工作質(zhì)量不高的問題，就需要對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有一定的重視，要提高檔案管理人員的入職門檻，檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的業(yè)務(wù)技能、完善的專業(yè)素養(yǎng)、較高的文化知識。醫(yī)院在聘用檔案管理人員時，要從其管理能力、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技能等方面去考察。對于專業(yè)素養(yǎng)不足的檔案管理人員，醫(yī)院要定期對其進行培訓(xùn)，聘請專家為其進行專業(yè)知識講解，帶領(lǐng)他們提升業(yè)務(wù)技能、專業(yè)素養(yǎng)等，促使其在檔案資料處理、文字編輯、信息收集、資料存檔等方面不斷學(xué)習(xí)，改進技術(shù)。檔案管理工作者也應(yīng)當(dāng)開闊視野，豐富專業(yè)知識。由于檔案管理人員平時的工作比較單一、乏味，因此檔案管理工作人員要想在工作上始終保持熱情，就要視野更加寬闊，豐富自己的專業(yè)知識水平，不斷創(chuàng)新工作方法，虛心學(xué)習(xí)每一種新的信息技術(shù)，提高自己的技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理的工作效率得到提高，為醫(yī)院提供更便捷的服務(wù)，為人民帶來更多高質(zhì)量的服務(wù)。

5.將檔案管理模式進行統(tǒng)一

一個完善、統(tǒng)一的管理模式是檔案管理環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)，要想使醫(yī)院檔案管理更加便捷，不僅要有一個完整的管理體制，還要有一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。醫(yī)院的檔案管理有許多分散部門，各司其職，負責(zé)不同的工作，這就很容易導(dǎo)致整個檔案管理模式存在偏差，從而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和效果不高。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時將檔案管理模式進行統(tǒng)一，使各個部門都有一個明確的制度，以總制度為標(biāo)準(zhǔn)，制定各個部門的新制度，讓有價值的文檔資料能夠及時分享到醫(yī)院各部門，要將檔案管理模式進行更新，以加速醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

三、結(jié)語

總而言之，隨著信息化時代的快速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也要順應(yīng)時代發(fā)展，不斷找尋方法，改善管理模式，完善管理體制。首先，檔案管理工作者要積極學(xué)習(xí)新的管理方法，不斷提高自己的工作能力，及時改變舊的管理觀念，時刻保持對工作的熱情，積極反映工作中存在的問題，進一步提高專業(yè)知識、專業(yè)技能。其次，醫(yī)院也要結(jié)合自身情況，及時引進檔案管理的技術(shù)設(shè)備，定期為檔案管理設(shè)備更新、維護，為檔案工作創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，使檔案工作者更加認真對待工作。最后，對檔案管理工作者進行監(jiān)督、考核，以防他們對待工作不認真，及時對其信息化技術(shù)知識進行普及，從而不斷推動檔案管理質(zhì)量，加速醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

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（作者單位：煙臺市中醫(yī)醫(yī)院）