楊蛟

摘 要：隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)各行各業(yè)都得到蓬勃發(fā)展，檔案管理也不例外。人事檔案是用人單位進(jìn)行人員信息考察的重要憑證，在單位的檔案管理中處于特殊地位，具有一定的鎖定性以及專業(yè)性。本文就人事檔案管理的信息化建設(shè)展開討論，為其信息化建設(shè)總結(jié)諸多策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;信息化;建設(shè);思考

人事檔案中記載著員工的基本信息，包括人才特點(diǎn)、特長(zhǎng)、個(gè)人簡(jiǎn)歷等，從檔案類型來看，人事檔案屬于專門檔案管理范疇，這類檔案材料來源多，需要交給特定保管部門進(jìn)行管理。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，將信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合，也是檔案管理工作的一種必然趨勢(shì)。通過建立信息化人事檔案管理體系，可促使人事檔案管理水平的提升，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、人事檔案管理的特點(diǎn)

1.現(xiàn)實(shí)性

人事檔案具有自身特有的特征，對(duì)任何一個(gè)單位或企業(yè)來說，員工的人事檔案是了解他們的基礎(chǔ)文件，而開展人事檔案管理關(guān)系到其內(nèi)部人才管理。人事檔案是企業(yè)和單位開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是單位和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人才選拔和考察員工的主要依據(jù)，因此人事檔案具有非常重要的現(xiàn)實(shí)性。

2. 機(jī)密性

既然是檔案，都具備一定的機(jī)密性。檔案是不能被隨時(shí)隨地傳閱和預(yù)覽的，相對(duì)于其他類型的檔案，事業(yè)單位人事檔案具有保密性特點(diǎn)，人事檔案的檢閱也是專人負(fù)責(zé)的。在當(dāng)今社會(huì)環(huán)境下，個(gè)人的人事檔案關(guān)系包括工作履歷、工作成績(jī)等，其中還包括一些私密性信息，使得檔案機(jī)密性更強(qiáng)。人事檔案如果被隨意泄露，會(huì)使員工個(gè)人信息被披露，甚至還會(huì)造成嚴(yán)重后果，而保障人事檔案的機(jī)密性是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

3. 真實(shí)性

檔案是作不得假的，無論是事業(yè)單位還是社會(huì)企業(yè)，都非常重視人事檔案的真實(shí)性。只有確保人事檔案的真實(shí)性和完整性，才能更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。無論是高層領(lǐng)導(dǎo)，還是底層員工，在進(jìn)行人事檔案的填寫過程中，都要確保其真實(shí)性，這樣的人事檔案才能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的真實(shí)情況反映出來。在進(jìn)行人事檔案管理之后要學(xué)會(huì)鑒別檔案的真實(shí)性，在發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)功能的同時(shí)，重視檔案的管理保存，這也是企業(yè)或單位重視人才選拔來源的重要表現(xiàn)。

4.動(dòng)態(tài)化

每個(gè)人的檔案都在不斷豐富，隨著個(gè)人年齡、工作變動(dòng)，檔案內(nèi)容也在不斷增加，檔案來源也會(huì)越來越廣。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，內(nèi)部管理各項(xiàng)工作也在不斷變化，因此人事檔案管理工作也處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程。

二、信息化建設(shè)對(duì)人事檔案管理的意義

首先，人事檔案是單位開展人事管理的基礎(chǔ)。很多時(shí)候，人事檔案不僅可以將員工的個(gè)人工作經(jīng)歷和思想道德素養(yǎng)反映出來，也可以作為單位進(jìn)行管理工作的考察文件。一些企業(yè)對(duì)于人事檔案管理沒有正確認(rèn)知，認(rèn)為就是簡(jiǎn)單地對(duì)人員檔案進(jìn)行歸類、整理，但其實(shí)這種簡(jiǎn)單的管理方式難以發(fā)揮人事檔案的作用。人事檔案管理要求管理人員重復(fù)勞動(dòng)，在工作過程中，管理人員難免會(huì)出現(xiàn)消極情緒，而將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，就可以讓管理人員利用簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)或者 EXCEL簡(jiǎn)化工作流程，提升檔案管理效率。

其次，信息化建設(shè)可以發(fā)揮人事檔案的最大作用，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，領(lǐng)導(dǎo)管理層可以對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，在人員調(diào)動(dòng)和委派時(shí)，真正做到知人善用。通過調(diào)閱檔案，了解其個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景，考察其工作政績(jī)。通過對(duì)人事管理流程具體劃分，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，還能改變傳統(tǒng)檔案管理方式，提高人事檔案的管理效率。

最后，以往企業(yè)的人事檔案都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)分布松散以及冗雜的問題，企業(yè)不同部門的檔案也被分散存放在不同部門，這樣在進(jìn)行檔案統(tǒng)籌管理的時(shí)候就會(huì)比較困難，不能對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效利用。將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理當(dāng)中，可以使單位的人事檔案能夠被統(tǒng)一管理，并在一定程度上保護(hù)了人事檔案資源。尤其是檔案銷毀機(jī)制的建立，使人事檔案安全性得到很大提升，同時(shí)還解決了紙質(zhì)檔案存放需要較大空間的問題。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存放過程中會(huì)出現(xiàn)較多的安全隱患，如紙質(zhì)檔案比較容易受潮，就有可能會(huì)造成人事檔案記載內(nèi)容的損壞;紙質(zhì)檔案還存在著易燃的特點(diǎn)，在天氣干燥的時(shí)候，如遇到電路火花以及明火等特別容易出現(xiàn)被燒毀的現(xiàn)象，不但會(huì)使人事檔案內(nèi)容出現(xiàn)丟失，還有可能會(huì)因此出現(xiàn)重大的火災(zāi)事故。而利用信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以有效解決上述問題，使檔案能夠被妥善保存。

三、當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足分析

1. 缺乏信息化檔案管理意識(shí)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推行，傳統(tǒng)人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，而檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)階段主要發(fā)展趨勢(shì)。但就目前情況來看，很多企業(yè)都存在著缺乏檔案管理信息化意識(shí)的問題，雖然部分管理人員也能夠意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，但是因?yàn)閱T工已經(jīng)熟悉傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，且此種模式在企業(yè)的應(yīng)用也比較成熟，因此管理者也不愿意對(duì)以往管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。一些企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)也運(yùn)用了信息化技術(shù)，但是因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)經(jīng)驗(yàn)或其他因素的影響，導(dǎo)致人事檔案信息化管理系統(tǒng)的作用受到限制，無法推動(dòng)人事檔案管理效率的提升。

2.硬件設(shè)施不完善

人事檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，最重要的就是硬件設(shè)施，這也是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果在基礎(chǔ)方面不達(dá)標(biāo)，其他就無法進(jìn)行。但是，在當(dāng)前進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，其信息化建設(shè)缺乏根基，在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理時(shí)，一味地應(yīng)用信息化建設(shè)理論，硬件設(shè)施配套不完善是個(gè)嚴(yán)重問題。再加上部分硬件設(shè)備的管理性能不足，人事檔案管理的各項(xiàng)信息難以及時(shí)更新，影響人事檔案管理的信息化進(jìn)程。

3.缺乏理論與業(yè)務(wù)指導(dǎo)

人事檔案管理并不是一開始就應(yīng)用信息化管理的，而是經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的人工管理，傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)根深蒂固，再進(jìn)行信息化管理時(shí)，難免會(huì)缺乏理論與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。再加上負(fù)責(zé)人事檔案信息化管理的工作人員并不是專業(yè)的信息技術(shù)人才，無法熟練應(yīng)用信息化技術(shù)。近些年來，在人事檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，實(shí)際管理效果還是與理想狀態(tài)存在較大差距的，主要是源于信息化建設(shè)的開展比較滯后。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的生成方式等發(fā)生了一定變化，在進(jìn)行檔案管理過程中存在著文檔、數(shù)據(jù)檔案管理一體化現(xiàn)象，只有在人事檔案管理過程中積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，才能夠真正符合企事業(yè)單位發(fā)展的要求。但是，就現(xiàn)階段而言，大部分企事業(yè)單位的一體化管理模式還處于摸索階段。4E7ABBBF-654F-4F2E-BAF1-395A23B0BEB4

4.檔案管理人員素質(zhì)不高

很多企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理是一件非常簡(jiǎn)單的工作，因此不必給予其更多的投入，這就導(dǎo)致人事檔案在管理過程中出現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、裝訂、信息化管理投入不足的問題。一些企業(yè)的檔案管理人員并不具備人事檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，都是從其他崗位調(diào)過來的非專業(yè)人員，這部分人員因自身不具備專業(yè)能力，且沒有相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，所以在人事檔案管理工作中就會(huì)存在一定問題。想要使人事檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，就必須要培養(yǎng)出更多具有檔案專業(yè)能力和信息技術(shù)的檔案管理信息化高素質(zhì)人才，這樣才能夠推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

但大多數(shù)企業(yè)在具體檔案管理時(shí)，對(duì)于檔案管理人員的信息化水平并不重視，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理人員信息化水平存在參差不齊的現(xiàn)象，這對(duì)于檔案信息化建設(shè)就會(huì)帶來一定影響。因此，企業(yè)一定要通過各種手段加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)，使人事檔案信息化建設(shè)水平能夠得到提升。

四、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探析

1.提升管理人員信息化管理能力

人事檔案管理工作效率的高低其實(shí)是由“人”決定的，因而提升管理人員信息化管理能力顯得尤為重要。因此，要想做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，就必須要提升管理人員的信息化能力，增強(qiáng)其專業(yè)素質(zhì)。第一，單位必須重視檔案管理人員的信息化管理專業(yè)性和管理素質(zhì)，選擇更高素質(zhì)的人做這份工作，通過各種方法培養(yǎng)出專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。第二，通過多種方式指導(dǎo)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員的信息化管理水平，不斷拓寬管理人員的知識(shí)面，增強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的掌握程度，完善管理人員的收集、整理、歸檔能力。第三，提升管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，掌握足夠的綜合分析能力、信息管理技術(shù)能力，轉(zhuǎn)變單位檔案管理方式。

2.提高人事檔案信息化管理意識(shí)

相比傳統(tǒng)檔案管理方式，將人事檔案放在電腦信息系統(tǒng)中，可以更好地保存、查詢和修改。將單位員工檔案存放在電腦中，檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)傳遞、共享，作為單位領(lǐng)導(dǎo)層也可以隨時(shí)調(diào)閱，盡可能降低檔案管理出錯(cuò)的可能性。

將信息化技術(shù)運(yùn)用在人事檔案管理中，不斷更新管理人員的管理觀念，將人事檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，這對(duì)管理人員來說，也是學(xué)習(xí)新知識(shí)、更新原有知識(shí)結(jié)構(gòu)體系的有效方式，從而有助于人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，為人事檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法。除此之外，一定要將檔案管理工作具體責(zé)任到個(gè)人，確保每個(gè)管理人員各司其職，避免檔案管理工作因責(zé)任不明確出現(xiàn)管理漏洞。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行信息平臺(tái)的普及工作，讓檔案管理人員能夠清楚意識(shí)到信息技術(shù)為檔案管理帶來的價(jià)值，并積極運(yùn)用信息化思維進(jìn)行檔案管理工作，提高企業(yè)人事檔案管理效率。

3.配備先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備

要提升人事檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，必須具備一定的基礎(chǔ)硬件設(shè)施保障，這樣才能進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。首先，企業(yè)要將信息化技術(shù)充分應(yīng)用在人事檔案資源開發(fā)利用中，要引入先進(jìn)、專業(yè)的管理系統(tǒng)，促使檔案資源能夠完成共享。其次，要進(jìn)行信息技術(shù)設(shè)備的購(gòu)入和使用，根據(jù)企業(yè)具體情況健全現(xiàn)有的檔案信息管理體系，并借助先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。最后，檔案管理人員要能夠借助設(shè)施與技術(shù)，有效整理和分析人事檔案，加快企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。

4.完善檔案信息化管理制度

企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息化管理制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，促使人事檔案管理水平能夠得到提升。首先，在人事檔案信息化管理過程中，要明確相應(yīng)的管理制度，并將管理權(quán)限和責(zé)任明確到每一個(gè)檔案管理人員，統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行管理。其次，為了能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化檔案管理，要以信息化管理作為基礎(chǔ)，根據(jù)此項(xiàng)工作的具體內(nèi)容來進(jìn)行管理流程的制定，并借助信息技術(shù)使企業(yè)的每一位員工都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)建一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境。

5.企業(yè)要保證檔案管理工作的保密性

信息化時(shí)代下人事檔案管理有著效率高、成本低的管理優(yōu)勢(shì)，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)中可能存在著病毒等導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)被惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于檔案的安全性需要進(jìn)行特別強(qiáng)調(diào)。隨著科技的不斷發(fā)展，大量人事檔案數(shù)據(jù)可能只需要一張小小的內(nèi)存卡就可以進(jìn)行保存，但是內(nèi)存卡卻存在著被病毒破壞或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此檔案管理人員一定要樹立檔案管理數(shù)據(jù)安全保存意識(shí)，避免企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)受到病毒的侵害。

檔案管理員可以使用高級(jí)防火墻等網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)保證信息的安全，或者在人事檔案管理中使用信息認(rèn)證技術(shù)，最大程度避免不法分子盜取人事檔案信息數(shù)據(jù)，確保其安全性。只有提高了人事檔案管理的保密性，才能使檔案管理體系更加健全，保證企業(yè)人事檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

五、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，人事檔案管理效率會(huì)直接影響到企業(yè)人力資源的利用率。因此，可以從提升管理人員信息化管理能力、提高人事檔案信息化管理意識(shí)、配備先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備和完善信息化檔案管理制度等層面加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)單位或企業(yè)的健康有序發(fā)展。

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（作者單位：中共酉陽(yáng)自治縣委組織部）4E7ABBBF-654F-4F2E-BAF1-395A23B0BEB4