劉武鳳

（上汽通用五菱汽車股份有限公司采購部，廣西柳州 545007）

0.引言

基于Eхcel數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)低成本、數(shù)據(jù)間銜接自由度高、易掌握的特點，結合采購系統(tǒng)子業(yè)務模塊的場景特性，自主鏈通采購數(shù)據(jù)的提取和引用，實現(xiàn)各系統(tǒng)子業(yè)務模塊按采購過程邏輯串聯(lián)的目的。

1. 采購各模塊搭建準備

1.1 術語簡介

Eхcel數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)：根據(jù)采購個性化需求在勤哲Eхcel服務器軟件上設計搭建的采購數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)。

JPC：聯(lián)合采購會議：工作流：是對某種表單的規(guī)定流轉過程的描述，它包括：要流經(jīng)幾個步驟；每個步驟由何人處理；每個步驟要處理（填寫）表單上的哪些欄目；從一個步驟傳遞到下一個步驟必須滿足哪些條件等。系統(tǒng)模塊：根據(jù)采購策略不斷變化，采購過程執(zhí)行數(shù)字化轉型，按采購過程邏輯搭建的系統(tǒng)子業(yè)務模塊。

1.2 數(shù)據(jù)銜接涉及系統(tǒng)模塊

根據(jù)采購業(yè)務流程和管理職責劃分設計了7個業(yè)務管理模塊：上游數(shù)據(jù)模塊，供應商管理模塊、報價分析模塊、電子報價模塊、目標價申請模塊、JPC（聯(lián)合采購決議）管理模塊和合同管理模塊，對每一個模塊表單的關鍵字段和關聯(lián)信息重新優(yōu)化并進行了規(guī)范（見圖1），在實現(xiàn)系統(tǒng)模塊數(shù)據(jù)銜接前各系統(tǒng)模塊各自為政，數(shù)據(jù)之間未能交互，但是實際業(yè)務中各系統(tǒng)模塊數(shù)據(jù)大量重復，需要人工查找、粘貼來實現(xiàn)數(shù)據(jù)引用、觸發(fā)下級模塊工作流。

圖1 系統(tǒng)模塊示意圖

上游數(shù)據(jù)模塊：SOR零件清單明細、供應商信息、零件車型配置等。供應商管理模塊：供應商年度入圍、供應商質(zhì)量評價評分、供應商商務評價評分等。報價分析模塊：零件清單、零件配置、專業(yè)入圍供應商及供應商評審狀、車型產(chǎn)能預測、N輪詢價與最終輪回標、供應商零件對比析和供應商配置對比分析。

電子報價模塊：（1）詢價管理模塊：詢價登記、詢價邀請、供應商詢價報價。（2）報價管理模塊：最終報價登記、最終報價邀請、供應商最終報價。目標價申請模塊：SOR目標價申請，開二家目標價申請。JPC管理模塊：JPC定點推薦、JPC議程表、JPC決意表。合同管理模塊：年度協(xié)議、臨時協(xié)議、意向書等。

2. 采購系統(tǒng)模塊數(shù)據(jù)銜接的實現(xiàn)

2.1 定義數(shù)據(jù)項

在一份模版中，有些單元格數(shù)據(jù)只出現(xiàn)一次則定義為“單一數(shù)據(jù)項”，而有些單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)可以多次重復出現(xiàn)，則定義為“重復數(shù)據(jù)項”，重復數(shù)據(jù)項按照其設計方式可分為：

按行列擴展：數(shù)據(jù)區(qū)域可向下擴展。

交叉表：數(shù)據(jù)區(qū)域可向下擴展，數(shù)據(jù)區(qū)域可向右擴展。

2.2 選擇數(shù)據(jù)類型

為每一個單元格填入定義唯一數(shù)據(jù)類型，如數(shù)字、文字、圖片、附件等，能100%有效控制數(shù)據(jù)錄入格式和類型正確，消除誤填寫避免錯誤數(shù)據(jù)流轉。

2.3 設置表單自動編號

給業(yè)務表單設置自動表單編號，先在管理設計臺中“定義”自動編號規(guī)則；再把定義好的自動編號通過數(shù)據(jù)規(guī)范把唯一編號加入表單中。

2.4 表間公式

（1）數(shù)據(jù)提?。豪锰崛”黹g公式提取數(shù)據(jù)項，如圖2所示，系統(tǒng)模塊各表單中行列的任何數(shù)據(jù)只要在來源表中出現(xiàn)過就可以自動提取過來，并且可以在提取的過程中參與函數(shù)計算，實現(xiàn)一數(shù)一源。“數(shù)據(jù)來源”“篩選條件”“填充數(shù)據(jù)”“執(zhí)行條件”是表間公式的四要素。來源表可以有多個，但填充目的地表只能有一個。但數(shù)據(jù)源出現(xiàn)多個時可以創(chuàng)建視圖，將多個數(shù)據(jù)源集合到一個數(shù)據(jù)視圖中以供讀取和后續(xù)數(shù)據(jù)提取。（2）數(shù)據(jù)回寫：回寫公式是提取表間公式的逆向過程，“回寫表單”“篩選條件”“回寫數(shù)據(jù)項”為回寫公式的三大要素，回寫數(shù)據(jù)項修改的是主表單一字段。數(shù)據(jù)回寫可以實現(xiàn)表間信息共享，通過觸發(fā)工作流前環(huán)的設計讀取數(shù)據(jù)回寫來實現(xiàn)與工作流后環(huán)的數(shù)據(jù)交互。（3）新增明細：也是提取表間公式的逆向過程?！盎貙懕韱巍薄昂Y選條件”“回寫數(shù)據(jù)項”為回寫公式的三大要素，回寫新增明細字段。

圖2 系統(tǒng)模塊銜接關系示意圖

2.5 列表選擇

為了盡可能簡化表單的輸入，保證數(shù)據(jù)值的準確性，表單使用了大量的列表選擇。列表選擇也需在管理數(shù)據(jù)臺中定義，然后在數(shù)據(jù)規(guī)范中添加到表單中，列表中的其他的數(shù)據(jù)項也可以同時返回到表單中，而不需要使用表間公式。

2.6 定義工作流

工作流是定義表單的流轉過程，包括每個節(jié)點，負責人的定義。定義工作流需設置每一個流程上的用戶對數(shù)據(jù)管理的有效區(qū)域，從而限制不同用戶對不同數(shù)據(jù)區(qū)域的操作。定義好工作流后，用戶登錄到“我的工作臺”，在“代辦事項”中可以看到需要處理的單據(jù)，在“我的工作臺”上，可查看每個單據(jù)的處理“進度”。

在工作流屬性中設置任務，設置任務有效區(qū)，設置流向條件，設置執(zhí)行權限。

2.7 報表自動鎖定

工作流的任務完成或滿足條件的表單將被鎖定，不能修改和刪除，以保證數(shù)據(jù)的安全。

2.8 應用案例

2.8.1 對采購各模塊之間的邏輯關系進行識別和設計

根據(jù)定義數(shù)據(jù)項、選擇數(shù)據(jù)類型、設置表單自動編號創(chuàng)建各模塊。

將報價分析數(shù)據(jù)表中的表號和零件號設置為KYE值，通過設計表間公式利用KEY值實現(xiàn)數(shù)據(jù)新增、提取和回寫。

2.8.2 各模塊間相互數(shù)據(jù)提取與數(shù)據(jù)回寫（見圖2）

數(shù)據(jù)提?。汉蠖四K利用KEY值自動引用前端模塊數(shù)據(jù)，填充后模塊；數(shù)據(jù)回寫：后模塊的數(shù)據(jù)利用KEY值自動回填前端塊數(shù)據(jù)，自動補充前端模塊。

S1：報價分析模塊根據(jù)數(shù)據(jù)提取從上游數(shù)據(jù)模塊中的零件清單獲取需要定點的SOR信息內(nèi)的零件清單數(shù)據(jù)，從JPC管理模塊獲取已審批的年度入圍大單供應商名錄，從供應商管理模塊提取的綜合評分結果，進行綜合判斷是否邀請詢價。S2：電子報價-詢價管理模塊中的詢價登記表根據(jù)KEY值，獲取報價分析模塊中的報價零件與受邀請供應商。S3：詢價登記表到報價截止時間點由采購員點擊接收標書按鈕，供應商詢價報價的數(shù)據(jù)根據(jù)KEY值提取到詢價登記表中，保存詢報價登記表單時，根據(jù)KEY值報價數(shù)據(jù)自動回填到報價分析模塊中的N輪詢價與最終輪回標明細中。S4：目標價申請模塊則引用KEY值，根據(jù)詢價回標明細的最低與最高報價，分析報價，預設成本模型分析來觸發(fā)目標價的申請。S5：目標價申請表發(fā)起工作流，經(jīng)過采購主管和采購經(jīng)理審批確認后，流向采購總監(jiān)，采購總監(jiān)給出拉伸目標價。拉伸目標價在采購總監(jiān)保存時根據(jù)KYE值自動回填到報價分析表中。S6：電子報價-報價管理模塊中的最終報價登記表引用KEY值，獲取報價分析模塊中的報價零件、拉伸目標價與供應商最終報價（此報價根據(jù)電子報價模塊預設邏輯密封存儲于另外一臺服務器中）。S7：最終報價發(fā)起工作流，到報價截止時間，申請開標，工作流流向采購總監(jiān)，供應商報價匯總和報價明細根據(jù)數(shù)據(jù)提取到最終報價登記表中，保存時根據(jù)數(shù)據(jù)回寫自動填寫到報價分析模塊的N輪詢價與最終輪回標明細中。在報價分析模塊中自動匹配零件配置最低價，并自動判斷零件的最低價，從而形成完整的價格分析表。S8：JPC定點推薦表引用KEY值，獲取報價分析表中的最低供應商報價與供應商對比分析數(shù)據(jù)等。當JPC定點推薦表的表單保存時，根據(jù)數(shù)據(jù)回寫將JPC定點推薦表的表號同步價格分析表，價格分析表鎖定。同時，發(fā)送主表關鍵字段到JPC議程表，JPC聯(lián)委會決意審批通過后發(fā)送JPC會議決意號到價格分析表。

2.8.3 通過實現(xiàn)系統(tǒng)模塊間數(shù)據(jù)銜接應用效果對比

通過增加報價分析模塊為數(shù)據(jù)銜接關鍵應用模塊從而進行系統(tǒng)模塊間數(shù)據(jù)的提取回寫，實現(xiàn)一數(shù)一源的數(shù)據(jù)銜接，通過數(shù)據(jù)的銜接將各自為營的系統(tǒng)模塊串接關聯(lián)起來。雖然要求填報字段總數(shù)從238個新增為400個，但優(yōu)化后，手工填報數(shù)各模塊的總數(shù)從125個下降為47個，下降比率為60%，采購過程效率提升效果非常明顯（見圖 3）。

圖3 銜接效果對比數(shù)據(jù)

3. 結語

以數(shù)據(jù)為核心的數(shù)據(jù)化轉型是大勢所趨，采購是數(shù)據(jù)密集型行業(yè)，在商務活動中積累了海量的數(shù)據(jù)積累。項目完成后，數(shù)據(jù)引用合規(guī)，保障安全；邏輯集中，一數(shù)一源，一源多用。從而保障數(shù)據(jù)完整性、準確性和一致性的同時減少采購員重復收集的事務性工作時長浪費。

人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算和物聯(lián)網(wǎng)的未來發(fā)展值得企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)和發(fā)展規(guī)劃中予以重視，它們均為前沿產(chǎn)業(yè)，多智時代專注于人工智能和大數(shù)據(jù)的入門和科普，而大數(shù)據(jù)的分析、畫像、變現(xiàn)均需要在數(shù)據(jù)按要求流轉、運行以及足夠嚴謹?shù)膩碓礊榛A。想要真正地了解數(shù)據(jù)就必須對具體數(shù)據(jù)進行不同維度和層次的觀察、分類、定義，不能單純從單一維度撈取數(shù)據(jù)，在實際業(yè)務運用中只有全面了解采購的全景流程、過程信息、各環(huán)節(jié)間的數(shù)據(jù)關系，幫助理解業(yè)務，熟悉數(shù)據(jù)才能在特定場景中利用自由度較高的工具實現(xiàn)系統(tǒng)模塊間的銜接，從而實現(xiàn)數(shù)字化轉型中在保證數(shù)據(jù)真實安全的前提下能真正地幫助使用者和決策者。