王昕杰 何海洋 馬志敏

[摘要] 隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，公立醫(yī)院的規(guī)模持續(xù)擴大，管理能力將直接影響當今醫(yī)院的發(fā)展。2017年 7月 14日，國務(wù)院辦公廳頒布了《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導意見》，該政策旨在提高醫(yī)院的管理水平，建立科學規(guī)范、權(quán)責清晰、運行高效、閉環(huán)式的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。昆明市兒童醫(yī)院是一所綜合性兒童?？乒⑨t(yī)院。本文結(jié)合醫(yī)院在提升管理能力專項工作中積累的工作經(jīng)驗，以醫(yī)療設(shè)備采購的管理提升為切入點，對醫(yī)療設(shè)備采購工作存在的問題進行整理和分析，結(jié)合流程管理在醫(yī)院運用后產(chǎn)生的效果，從流程建立、流程優(yōu)化、工作分工、數(shù)據(jù)化、內(nèi)控制度等方面介紹如何建立采購流程。并對流程管理對提升采購工作管理水平的作用進行充分說明。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療設(shè)備;采購工作;流程管理;政府采購;內(nèi)控制度

[中圖分類號] R197.32??? [文獻標識碼] A??? [文章編號] 2095-0616（2022）06-0173-05

The application of process management in medical equipment procurement

WANG? Xinjie???? HE? Haiyang???? MA? Zhimin

Procurement Department， Kunming Children’s Hospital， Yunnan， Kunming 650228， China

[Abstract] With the development of medical and health services， the scale of public hospitals continues to expand， and the management ability of these hospitals will directly affect the development of today’s hospitals. On July 14， 2017， the General Office of the State Council promulgated the "Guiding Opinions on Establishing a Modern Hospital Management System"， with the main goal to improve the management level of hospitals and establish a scientific and standardized， and closed-loop modern hospital management system with clearly defined powers and responsibilities， and efficient operation. Kunming Children’s Hospital is a comprehensive public hospital specializing in children. Based on the experience accumulated by the hospital in the special work of improving management capacity， this paper organizes and analyzes the problems of medical equipment procurement by taking the management improvement in medical equipment procurement as the starting point， and introduces how to establish the procurement process from the aspects of process establishment， process optimization， work division， digitalization， and internal control system， in combination with the effect of process management in the hospital. In addition， it gives a full explanation of the role of process management in improving the management level of procurement work.

[Key words] Medical equipment; Procurement work; Process management; Government procurement; Internal control system

在國家加快公立醫(yī)院發(fā)展的大背景下，2017年 7月 14日，國務(wù)院辦公廳頒布了《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導意見》（國辦發(fā)〔2017〕67號），旨在推動各級各類醫(yī)院管理規(guī)范化、精細化、科學化，基本建立權(quán)責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度[1]。政府對醫(yī)院的“預算計劃和內(nèi)部控制管理”[2]有著較高要求。特別是醫(yī)療設(shè)備采購工作，占醫(yī)院全年預算比例較大，同時也是參加政府采購最多的采購類型。但是近年來，政府采購與招標限額標準逐年提高，在限額標準之外賦予了醫(yī)院更多自主采購的權(quán)力，由此也可能導致較大的利益尋租空間，存在較大的采購風險[3]。并且我國醫(yī)療器械行業(yè)起步較晚，發(fā)展水平參差不齊，對同類產(chǎn)品的技術(shù)指標等尚無標準化、制式化文件，導致經(jīng)常出現(xiàn)醫(yī)療器械名稱基本一樣，但內(nèi)容或功能卻大不相同的情況。另外，醫(yī)療器械配置的不一致或功能的不同及區(qū)域問題會導致同一名稱、同一品牌的醫(yī)療器械銷售價格出現(xiàn)差異[4]。現(xiàn)結(jié)合昆明市兒童醫(yī)院在應用流程管理提高工作效率的實踐中取得的經(jīng)驗和遇到的問題，對流程管理的重要性進行分析。

1 醫(yī)療設(shè)備采購工作

1.1? 特點

醫(yī)療設(shè)備采購主要有4 個特點：①金額大。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院各類采購中，金額較大的一種;②數(shù)量多。醫(yī)療設(shè)備招采項目占醫(yī)院招標項目絕大部分;③周期長。醫(yī)療設(shè)備采購是較長周期的工作;④重要性。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院科研和治療的重要資源，醫(yī)療設(shè)備也是影響醫(yī)院整體發(fā)展的重要影響因素之一[5]。

1.2? 難點

醫(yī)療設(shè)備采購工作具有特點的同時，難點也來自5 個方面：①滯后性。醫(yī)療設(shè)備采購周期較長，導致醫(yī)療設(shè)備到位有滯后性，與臨床需求形成矛盾;②嚴肅性。預算管理嚴格，一般是“先預算、再審批、后執(zhí)行”的管理模式，采購前端臨床科室應按照醫(yī)院的采購預算管理規(guī)定做好每年的年度采購預算工作，臨時或緊急增加的采購項目應按采購預算管理規(guī)定報批財務(wù)科同意，獲得資金調(diào)撥后方可發(fā)起[6];③連貫性。采購是一個流水線式的工作，前期一旦出現(xiàn)失誤，會導致項目后期失敗或造成醫(yī)院損失;④協(xié)同合作。采購工作應是一項多科室協(xié)同完成的工作[7-9]，容易出現(xiàn)推諉、效率低下的情況;⑤風險高。醫(yī)療設(shè)備采購是一個具有極大風險的工作，特別是在實施政府采購時，如果沒有及時防范相關(guān)風險，必然會阻礙政府采購工作有序落實，影響國民經(jīng)濟發(fā)展[10]。

2 流程管理的重要性

在新形勢下，醫(yī)療單位應建立符合現(xiàn)階段市場要求的管理模式，實現(xiàn)責任分攤，確保管理工作井井有條。流程管理是一種以規(guī)范化業(yè)務(wù)流程為中心，以提高組織績效為目的的管理方法。在傳統(tǒng)人員管理結(jié)構(gòu)下，相關(guān)科室往往需要承擔一個或多個管理任務(wù)，在管理需求與實際管理環(huán)境脫軌的情況下，管理職能并不能落實到實處[11]。這是工作分配的問題，也是沒有找到管理需求的問題。設(shè)備采購工作的復雜程度決定了管理的難度。

醫(yī)院通常會采取多種方式來完善設(shè)備管理體系，以達到有效控制醫(yī)療設(shè)備采購成本的目的，在進行醫(yī)療設(shè)備管理的過程中，需要根據(jù)設(shè)備的使用情況來制訂相應的采購計劃，并嚴格規(guī)范相應的采購制度、檔案制度以及驗收制度等，以防出現(xiàn)不必要的錯誤[12]。流程管理可以有效幫助醫(yī)院對復雜工作進行管理。流程是組織機構(gòu)運作的基礎(chǔ)，流程為路，無論是人或物都需要按照路徑行動，最終達到既定目標。沒有流程，人會亂走，物會丟失，成本會增加。

2018年開始，昆明市兒童醫(yī)院正式將流程管理、完善健全的內(nèi)控制度、提高效率、增加效益作為未來幾年的工作重點，其中最核心的就是流程管理，并對醫(yī)療設(shè)備采購工作首先進行試點。

3 建立醫(yī)療設(shè)備采購流程

3.1? 建立采購流程注意事項

要設(shè)計合理的醫(yī)療設(shè)備采購流程，首先應明確該流程由哪些環(huán)節(jié)組成，并以國家法律法規(guī)、醫(yī)院制度為基礎(chǔ)，使用科學的方法進行流程設(shè)計。在建立采購流程時應注意以下8 個方面。①分類。采購工作因為金額、資金性質(zhì)、項目類別區(qū)分為多種類型，執(zhí)行的方式各有不同，分類建立采購流程，可以避免在執(zhí)行中出現(xiàn)失誤和混淆。比如：政府采購和自行采購，政府采購遵循政府采購相關(guān)法律法規(guī)，自行采購遵循院內(nèi)內(nèi)控制度。像這樣遵循不同制度的采購就不能整合成一種流程。②目的。醫(yī)療設(shè)備采購流程的目的是完成年度預算。但是根據(jù)醫(yī)院所處階段、環(huán)境的不同，有時候采購目的需要調(diào)整。比如：疫情期間、突發(fā)公共衛(wèi)生事件。③分工。流程的每一個環(huán)節(jié)都是獨立且不同的工作內(nèi)容。只有充分了解工作目的、工作內(nèi)容和職工專長，才能實現(xiàn)量化分工。如企業(yè)在分工中，就是對不同部門、不同崗位職責人員的專業(yè)技能表現(xiàn)進行科學評判。最好可以根據(jù)企業(yè)的實際需求進行合理設(shè)定[13]。④標準化。流程的標準化包括：工作內(nèi)容標準化、信息標準化、審核標準化等。每一崗位的工作人員都應按照流程進行工作，并且按照流程的標定的路線完成工作。⑤權(quán)利制衡。做好醫(yī)院采購的內(nèi)部控制工作，應從采購工作前、中、后、末端進行全流程控制，集體決策，分級審批、權(quán)力制衡[8]。⑥公開性。采購必須遵循公開的原則。特別是在市場調(diào)研、單一來源、進口論證、公開招標等環(huán)節(jié)，都必須做到公開。因為采購透明 [14]是唯一降低采購風險的方法。⑦監(jiān)督。對招標采購的全過程進行審計和監(jiān)督。一方面可以杜絕徇私腐敗的發(fā)生，另一方面，可以提高招標采購的質(zhì)量和效率，及時梳理、總結(jié)、改進采購過程存在的問題，不斷提升風險控制能力[15]。⑧管理者。流程管理其中最大的困難是如何使管理者改變管理風格和角色，使流程再造與組織文化相融合，避免流程再造過程變成裁員過程[16]。管理者，是流程運行的掌舵者。

3.2? 采購流程的重要環(huán)節(jié)

通過醫(yī)療設(shè)備采購跨職能流程圖，來說明流程中的重要環(huán)節(jié)，詳見圖1。

①流程始終。該流程圖是從設(shè)備科收到采購申請開始，直到付款為止。設(shè)備科和采購部是該流程的主要執(zhí)行部門。②執(zhí)行。執(zhí)行是采購流程中最核心的環(huán)節(jié)，承擔著流程中絕大部分工作。執(zhí)行部門一般由1 ～2 個部門負責，超過2 個部門，該流程就會變得復雜。③信息傳遞。信息處理環(huán)節(jié)，應統(tǒng)一流程中產(chǎn)生的信息文件的格式，最好使用能夠貫穿整個流程的表格，方便信息錄入和傳遞。④審批。審批是閘口，應分級審批，做到大事大審，小事小審。審核條件應具有客觀因素，避免主觀審批。⑤監(jiān)督。監(jiān)督應貫穿在整個采購流程中，如果監(jiān)督崗位捉襟見肘，可以只在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置監(jiān)督，次要環(huán)節(jié)通過授權(quán)或不定期抽查的方式來監(jiān)督。

從流程圖可以看出，流程圖中豎向連接，工作效率較高，橫向連接則相反。流程圖可以直觀表達工作順序、運行規(guī)則等，便于管理者進行管理。比如該流程圖總共25個環(huán)節(jié)，采購部負責9 個，設(shè)備科負責6 個，審批環(huán)節(jié)有8 個，直觀顯示執(zhí)行部門為采購部和設(shè)備科，審批環(huán)節(jié)占流程1/3，說明該工作比較復雜且為醫(yī)院的重要工作，分級審批，說明該流程審批有層次。

4 采購流程管理

管理者在實際工作中想要干預，很難找到切入點，建立流程后，可以幫助管理者直觀地發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問題，并通過協(xié)調(diào)和干預，最終把工作和人都管理好。以下4點為實現(xiàn)流程管理的幾個方法。

（1）追溯。采購流程需具有完整的檔案，才能實現(xiàn)追溯。包括工作內(nèi)容、時間節(jié)點、審批意見、監(jiān)督痕跡、立項申請、科研報告、論證報告、招標方案、采購（招標）文件、評標報告、投標文件、定標文件、影音資料、合同、驗收報告、發(fā)票等。

（2）檢查。檢查的主要目的是保持流程的規(guī)范性，并不斷優(yōu)化流程。管理者要定期組織執(zhí)行部門檢查工作情況。主要檢查兩方面：①規(guī)范性，包括工作步驟、文件格式、工作方法等;②時間節(jié)點，通過同類項目的對比，找出流程堵塞的地方并予以改進。

（3）評估。采購工作的評估，可以從耗時、效率、效益三個方面來進行評估，評估結(jié)果體現(xiàn)了流程運行的情況，同時能使管理者時刻了解各部門的工作能力，這對今后制訂工作計劃有至關(guān)重要的作用。①耗時。每個項目的耗時代表了項目的難易。方法是記錄流程節(jié)點的時間，通過單個項目的數(shù)據(jù)與平均值橫向?qū)Ρ?，查找問題，見表1 ～2。通過對比發(fā)現(xiàn) A ～ B、B ～ C 區(qū)間差距較大，說明各項目啟動時間并不統(tǒng)一，經(jīng)調(diào)查，是因為多個項目啟動導致互相影響，故進行分批次采購的調(diào)整，從而減少同時啟動的項目數(shù)量，避免項目間的相互影響。 C ～ D、D ～ E、E ～ F 區(qū)間耗時基本相同，只有個別案例出現(xiàn)較大差別，著重檢查這些項目。發(fā)現(xiàn)是采購要求與實際需求不一致導致后期工作受阻，見表 3～ 4。通過對比政府采購和自行采購各區(qū)間耗時，可以明顯看出，自行采購的效率高于政府采購，見表5。通過數(shù)據(jù)檢查能快速的發(fā)現(xiàn)問題，通過優(yōu)化流程、調(diào)整崗位等方式，確保流程正常運行。②效率。效率體現(xiàn)了工作人員的工作能力。方式是計算單位時間內(nèi)的同類項目完成的數(shù)量。③效益。效益代表的是采購流程的合規(guī)性，也是采購部門能力的體現(xiàn)。醫(yī)院應建立市場調(diào)研的數(shù)據(jù)庫和歷史成交價格的數(shù)據(jù)庫，通過用采購價格與橫向和縱向的數(shù)據(jù)對比，從而實時反映出采購工作的效益。

例：數(shù)據(jù)： B（效益）、L（歷史數(shù)據(jù)的最低值）、 A（其他單位采購價格平均值）、P（實際采購價格），同類設(shè)備采購效益： B=[（H-L）/L+（O-A）/O]/2，正數(shù)值為正效益，負數(shù)值則為負效益。

（4）PDCA 循環(huán)。運用 PDCA 循環(huán)，將采購工作做出計劃，針對計劃進行實踐，在實踐中發(fā)現(xiàn)問題，進而解決問題。如果還有遺留的問題，那么就留到下一個環(huán)節(jié)再去解決這個問題。每年根據(jù)政策變化，進行流程優(yōu)化，周而復始，才能保證流程的正常運行。

目前，昆明市兒童醫(yī)院已基本建立了權(quán)責清晰、運行高效、監(jiān)督有力、科學規(guī)范的現(xiàn)代醫(yī)院采購流程管理制度。在流程管理的實踐中，已經(jīng)把粗獷分工轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W定量的分工模式。并把每一次進步通過流程圖和數(shù)據(jù)圖的變化直觀地記錄下來，使得管理更加有效，工作人員的工作更輕松。這不僅提高了工作效率，更把昆明市兒童醫(yī)院采購工作的管理水平提高了一個層次，可以從容應對醫(yī)院的年度計劃工作和應急工作。同時，流程管理可以在應用信息化平臺時少走彎路，并為最終實現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化的現(xiàn)代化醫(yī)院打下堅實的基礎(chǔ)。

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（收稿日期：2021-07-12）