田淑華

摘 要：近年來，我國高校在快速發(fā)展的過程中檔案管理呈現(xiàn)出復(fù)雜性與煩瑣性特征，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，無論是信息收集工作、記錄工作還是管理工作都存在一定的難題。新時(shí)期信息技術(shù)已經(jīng)開始應(yīng)用在各行各業(yè)，將其融入高校檔案管理工作領(lǐng)域具有十分重要的意義，因此高校應(yīng)合理使用先進(jìn)的信息技術(shù)開展檔案管理工作，同時(shí)按照實(shí)際工作情況完善管理制度和模式，不斷增強(qiáng)現(xiàn)代化發(fā)展水平，為滿足新時(shí)期的工作需求提供幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高校檔案管理;工作措施

高校在新時(shí)期要想更好地使用先進(jìn)的檔案管理措施，就應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，遵循基本的原則要點(diǎn)，健全相關(guān)的管理制度，提升信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，利用綜合措施增強(qiáng)檔案管理工作的便利性、規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)化程度。

一、新時(shí)期做好高校檔案管理工作的意義

1.有助于發(fā)揮歷史記錄價(jià)值

我國高校檔案主要記錄著招生、教學(xué)、科研、管理等歷史信息，保存有借鑒價(jià)值的圖片、文字聲音和錄像等，具有一定的真實(shí)性和權(quán)威性，屬于高校在日常管理和發(fā)展過程中必不可少的部分，也是教育發(fā)展中重要的信息內(nèi)容。新時(shí)期，科學(xué)執(zhí)行相應(yīng)的檔案管理工作有助于全面發(fā)揮歷史記錄的價(jià)值，保證信息的完整性與準(zhǔn)確性，確保在日常管理和教學(xué)創(chuàng)新中充分借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)和做法，增強(qiáng)工作效果。

2.有助于發(fā)揮社會(huì)價(jià)值

高校檔案全面記錄著本校發(fā)展歷史和痕跡，屬于非常重要的核心資源，對各項(xiàng)工作的展開與教育工作的持續(xù)性進(jìn)步有著一定的推動(dòng)作用。近年來在高校教育水平有所提升的背景下，檔案管理工作取得了良好的成績，主要體現(xiàn)于功能性層面，具有一定的工作總結(jié)功能、會(huì)議記錄功能和文件保存功能等，同時(shí)記錄著所有的活動(dòng)信息、文化信息、科學(xué)信息等，能夠?yàn)樯鐣?huì)文化事業(yè)的建設(shè)提供基礎(chǔ)依據(jù)。在此情況下創(chuàng)新性、規(guī)范性落實(shí)檔案管理工作不僅可以增強(qiáng)文件管控的有效性，還能為社會(huì)提供高質(zhì)量服務(wù)，體現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

3.有助于提升信息服務(wù)水平

通常情況下，高校的檔案管理工作主要是對各類文獻(xiàn)資料和信息進(jìn)行收藏，按照具體的主題要求明確管理范圍，為用戶提供查詢資料、文件的服務(wù)，同時(shí)也可以結(jié)合編寫與管理人員的具體需求，追蹤性處置管理文件，或者是為有需求者提供文獻(xiàn)信息資料與索引。新時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷進(jìn)步，高校檔案管理工作也開始應(yīng)用各類檢索技術(shù)，通過自動(dòng)化的軟件系統(tǒng)為更多用戶提供便利性的信息服務(wù)，減少重復(fù)檢索的問題，預(yù)防出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)資源的現(xiàn)象。

二、新時(shí)期高校檔案管理工作原則

1.遵循時(shí)效性原則

日常檔案管理工作中應(yīng)遵守時(shí)效性原則，除了第一時(shí)間獲取第一手資料，還要保證所有有價(jià)值的信息資源都能夠?qū)崟r(shí)性、全面性地被開發(fā)利用。爭取能夠在高校創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型的進(jìn)程中利用信息資源將其各個(gè)發(fā)展階段的歷程、業(yè)績情況體現(xiàn)出來。同時(shí)，對于所有的信息資源都要有一定的敏感性，可以快速、準(zhǔn)確地洞察不同來源的信息資源內(nèi)容，準(zhǔn)確提取由于歷史因素或是技術(shù)因素在庫房中所隱藏的有價(jià)值信息，在一定程度上能夠按照高校各部門以及不同服務(wù)對象的信息需求，提供具有應(yīng)用性和含金量的檔案內(nèi)容，增強(qiáng)檔案利用服務(wù)與管理服務(wù)的水平。

2.遵循實(shí)用性原則

從本質(zhì)層面講，一旦檔案信息缺乏實(shí)用性將會(huì)導(dǎo)致整體工作效果降低，無法充分發(fā)揮各項(xiàng)工作的服務(wù)功能。因此，在新時(shí)期必須要結(jié)合高校檔案信息需求和相關(guān)服務(wù)需求，追求實(shí)用性基本原則，從龐大信息資源中采集和挖掘有價(jià)值、能夠開發(fā)利用以及具有利用優(yōu)勢的信息資源內(nèi)容，全面運(yùn)用到高校的科研、教育、教學(xué)、管理工作領(lǐng)域中，為管理人員、教師和學(xué)生提供良好的服務(wù)。

3.遵循服務(wù)性的基本原則

多數(shù)高校的檔案管理工作都具有服務(wù)性的本質(zhì)特征，服務(wù)屬于整體管理活動(dòng)的核心要素，只有增強(qiáng)服務(wù)效果和質(zhì)量，才能充分將檔案信息內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益充分發(fā)揮出來。因此，在實(shí)際工作中轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單的管理理念，做好服務(wù)方面的定位。一方面，考慮到檔案有著憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，能夠?yàn)榻逃蚬芾砉ぷ魈峁┗A(chǔ)依據(jù)，但應(yīng)考慮到此類價(jià)值具有潛在性特點(diǎn)，只有合理開發(fā)服務(wù)產(chǎn)品并制定完善的服務(wù)方案，才能有效挖掘其中的價(jià)值。另一方面，應(yīng)完善檔案查閱服務(wù)模式、匯總信息服務(wù)模式、開發(fā)利用服務(wù)模式等，健全收集環(huán)節(jié)、開發(fā)環(huán)節(jié)、統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)和其他環(huán)節(jié)的工作機(jī)制，從根本層面增強(qiáng)服務(wù)工作的有效性。

三、新時(shí)期的高校檔案管理工作措施

1.強(qiáng)化數(shù)字化館藏建設(shè)力度

（1）使用數(shù)字化編研技術(shù)

近年來，我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的過程中信息內(nèi)容的收集和整理工作速度不斷提升，與傳統(tǒng)的手工操作方式相比速率非常高，因此高校在新時(shí)期環(huán)境下應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的使用，在檔案管理的環(huán)節(jié)中引進(jìn)數(shù)字化編研技術(shù)，創(chuàng)建專門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，利用數(shù)字掃描技術(shù)和軟件技術(shù)等進(jìn)行文件內(nèi)容的分類、歸檔、保存處理，保證歸檔工作的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)所有文件內(nèi)容的完整性，簡化編研工作模式，避免出現(xiàn)重復(fù)性工作、壓力過高、編研過于煩瑣的問題。

（2）使用數(shù)字化信息存儲(chǔ)技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)在信息存儲(chǔ)工作中的應(yīng)用主要是將紙張類型和實(shí)體類型的文檔轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化信息內(nèi)容，高校在相關(guān)的工作領(lǐng)域中可以利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建檔案信息存儲(chǔ)的專業(yè)性系統(tǒng)平臺(tái)，無論是信息的整理、存儲(chǔ)、分類管理工作，還是后續(xù)的檢索利用工作，都可以通過數(shù)字化系統(tǒng)完成，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的模式，提升各類信息和資源的利用效果。

（3）采用數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)

目前，我國多數(shù)高校在檔案檢索方面主要使用人工操作方式，不僅會(huì)導(dǎo)致工作量過高，還會(huì)使信息資源的利用效率降低，難以全方位進(jìn)行各類優(yōu)勢資源和信息的開發(fā)利用。在此情況下，應(yīng)積極按照當(dāng)前的管理工作具體需求和現(xiàn)狀等，積極建設(shè)檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用先進(jìn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)明確設(shè)置不同的目錄，在目錄中設(shè)置各類檔案信息檢索的索引，使各部門人員和需求者在檢索操作方面可以快速鎖定目標(biāo)，利用檢索的鏈接獲取自身需要的信息、文件、圖片、視頻等各類資源，進(jìn)一步提升信息資源和內(nèi)容的利用效率。

2.強(qiáng)化信息化技術(shù)應(yīng)用保障力度

（1）建設(shè)軟件與硬件基礎(chǔ)設(shè)施

信息化建設(shè)的目的在于增強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平和現(xiàn)代化程度，建議按照自身的工作需求完善硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。一方面，如果資金充足可以與軟件開發(fā)企業(yè)相互合作，要求按照本校的檔案管理工作特點(diǎn)和類型等，因地制宜開發(fā)軟件系統(tǒng)，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施保證工作的高質(zhì)量落實(shí)。另一方面，如果資金不足可以積極借鑒其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，在引進(jìn)其他學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的情況下，按照本學(xué)校的情況有針對性地進(jìn)行完善和改變。

（2）建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

要想在工作中提升信息化建設(shè)水平，就應(yīng)確保人才的專業(yè)化程度，在人才的支持下提升信息技術(shù)在日常等管理工作領(lǐng)域中的應(yīng)用效果。一方面，結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)應(yīng)用情況聘用專業(yè)素質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)并且工作經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)秀人才，使其在日常的檔案管理工作中做出一定的貢獻(xiàn)。另一方面，對于現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)的應(yīng)用能力。在培訓(xùn)的過程中，引導(dǎo)每位工作人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在工作中的使用措施、技能，承擔(dān)自身的工作職責(zé)。

（3）強(qiáng)化信息安全管理

網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等都處于開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，如果不能嚴(yán)格落實(shí)安全管理工作，很容易埋下風(fēng)險(xiǎn)隱患，甚至?xí)霈F(xiàn)信息泄露、被篡改的現(xiàn)象。因此，高校在使用信息技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作期間，應(yīng)著重關(guān)注安全層面的管控，采用先進(jìn)的防火墻、病毒查殺技術(shù)、入侵掃描技術(shù)、加密技術(shù)等，提升所有文件和信息資源的安全水平，達(dá)到預(yù)期的信息技術(shù)安全應(yīng)用目標(biāo)。

3.構(gòu)建完善的高校檔案管理體系

（1）實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

高校領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并且提升日常檔案管理工作的觀念意識(shí)，這是高校有關(guān)工作順利開展的核心基礎(chǔ)與重要保障，無論是經(jīng)費(fèi)投入還是檔案制度保障，都需要得到校領(lǐng)導(dǎo)的高度支持與高度重視。因此，科學(xué)開展管理體系建立需要從上至下構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，建立由校長為核心的工作小組，成立相關(guān)委員會(huì)，并且提升督促、監(jiān)管以及指導(dǎo)效率，站在高校發(fā)展的全局進(jìn)行問題處理，將日常檔案管理工作納入高校管理工作的核心內(nèi)容，深度落實(shí)各項(xiàng)管理規(guī)定，將檔案管理工作融入高校的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展計(jì)劃當(dāng)中，并且積極做好相關(guān)的布置工作、檢查工作、總結(jié)工作以及驗(yàn)收工作，為檔案機(jī)制優(yōu)化提供助力。

（2）設(shè)置必要的競爭機(jī)制

首先，競爭機(jī)制可以提升人員的工作效率，調(diào)動(dòng)全體檔案工作者的主觀能動(dòng)性與工作積極性，從而顯著提升人員的責(zé)任意識(shí)與業(yè)務(wù)水平以及日常工作效率。其次，應(yīng)當(dāng)積極開展崗位工作評(píng)比活動(dòng)，提升全體相關(guān)人員的重視程度，通過定期開展檢查與評(píng)比，可以在高校內(nèi)部形成良好的工作氛圍，不僅對高校的管理部門起到警醒作用，而且對各學(xué)院的檔案兼職工作部門也可以起到良好的促進(jìn)效果。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)式工作理念，將相關(guān)的工作列入工作考核以及崗位職責(zé)考核的標(biāo)準(zhǔn)之一，有助于提升各個(gè)部門的工作積極性，從而確保檔案管理工作更加全面、系統(tǒng)。最后，引入必要的競爭機(jī)制，可以有效激勵(lì)個(gè)人，使每個(gè)崗位的人員都感受到自我工作的價(jià)值，并且形成一定的工作動(dòng)力和積極態(tài)度。正所謂，“壓力與動(dòng)力并存”，通過競爭，壓力可以形成良好的工作動(dòng)力，更好地完成本職工作，在檔案管理工作優(yōu)化環(huán)節(jié)創(chuàng)新高校的檔案管理工作，為高?？蒲?、教學(xué)工作奠定堅(jiān)實(shí)而穩(wěn)固的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，還應(yīng)重點(diǎn)為高校發(fā)展提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)、信息支持，使高校收獲更加良好的發(fā)展空間與生存空間。

（3）建立完善的評(píng)估機(jī)制

對高校檔案管理準(zhǔn)確評(píng)估、評(píng)價(jià)分析，不應(yīng)當(dāng)局限于基礎(chǔ)建設(shè)指標(biāo)，在某些特定的歷史時(shí)期基礎(chǔ)指標(biāo)設(shè)定對于整體工作有著積極效果。然而，隨著社會(huì)發(fā)展基礎(chǔ)建設(shè)指標(biāo)的劣勢也逐漸凸顯出來，檔案管理工作的價(jià)值與作用得到有效體現(xiàn)才是衡量工作質(zhì)量、日常工作水平的核心標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息建設(shè)以及資源管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作機(jī)制和體系，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)來開展科學(xué)管理、合理管理，以此發(fā)揮文件、信息、資源內(nèi)容的作用與價(jià)值，充分服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為高校管理以及其他服務(wù)對象等提供更加精準(zhǔn)的衡量標(biāo)準(zhǔn)，促使整個(gè)資源庫的信息內(nèi)容日漸豐富，滿足全體師生的基本需求。除此之外，自我評(píng)估的價(jià)值不在于掌握具體管理工作的發(fā)展近況，而是掌握工作的開展動(dòng)態(tài)，并且結(jié)合以往的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)來尋求發(fā)展機(jī)遇，以此滿足高校長遠(yuǎn)發(fā)展的途徑與目標(biāo)。

4.完善高校檔案管理職能

（1）提升整體工作效率

高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)積極開展科學(xué)化的管理和研究活動(dòng)，要求對其規(guī)范性水平、安全性、準(zhǔn)確性等提供有力保障。與此同時(shí)，還要對各項(xiàng)工作內(nèi)容、策略與措施展開適當(dāng)?shù)膬?yōu)化與調(diào)整，使其不再是簡單的信息保管、收集、查閱，而是要遵循具體的發(fā)展規(guī)律，對現(xiàn)狀等展開科學(xué)分析與研究，結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)來提升整體層面的工作、服務(wù)效率。以往的高校檔案管理目的性不明確，單純注重信息服務(wù)層面的各項(xiàng)工作，很容易造成重收藏、輕開發(fā)問題，使工作出現(xiàn)嚴(yán)重的“孤島”問題，處于信息絕緣狀態(tài)，各種信息、文件、資源相互之間處于密閉狀態(tài)，無法實(shí)現(xiàn)相互促進(jìn)，更無法實(shí)現(xiàn)有效銜接。檔案管理工作的職能之一就是開發(fā)檔案信息，這也是檔案管理人員的職責(zé)所在。因此，為保證檔案管理效率需要明確提出人員的工作職能，要結(jié)合服務(wù)對象的需求以及社會(huì)實(shí)際需求等進(jìn)行資料和信息內(nèi)容系統(tǒng)化開發(fā)，對重點(diǎn)信息與內(nèi)容展開創(chuàng)新與重組，使信息、文件、相關(guān)的資源等作用都可以得到有效發(fā)揮，確保整體管理效率得到顯著提升。

（2）完善檔案教育職能

檔案教育并不是具體工作職能的表現(xiàn)形式之一，而是與服務(wù)職能同等重要的地位。換言之，檔案教育可以有效拓寬其服務(wù)功能。首先，加強(qiáng)輿論宣傳，增強(qiáng)高校與社會(huì)的共識(shí)程度，通過多元化形式開展對高校檔案管理工作提供助力，將信息開發(fā)成果進(jìn)行展示，對校內(nèi)師生進(jìn)行教育宣傳，使全體師生都能獲得自身需要的各類信息，在一定程度上起到良好的教育作用。其次，借鑒其他高校圖書館等各類檔案管理成功做法，增設(shè)特定的知識(shí)獲取途徑，提升校內(nèi)學(xué)生與教師的觀念意識(shí)，并且結(jié)合新型的工作模式來推動(dòng)整體效率和水平的提高。高校還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)承擔(dān)校史館管理工作與建設(shè)工作，校史館是重要的校園文化展示平臺(tái)與展示窗口，通過校史館參與，可以顯著提升高校有關(guān)信息管理和服務(wù)工作的效率，拓寬檔案教育職能。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期的，高校在檔案管理工作方面探索最佳的措施，有助于將其歷史價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和信息服務(wù)價(jià)值等充分發(fā)揮出來。因此，各部門應(yīng)形成正確的檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到科學(xué)化執(zhí)行檔案管理工作的重要意義，遵循時(shí)效性與實(shí)用性的基本原則，采用先進(jìn)的數(shù)字化館藏技術(shù)與數(shù)字化檢索存儲(chǔ)技術(shù)，積極完善信息化技術(shù)的基礎(chǔ)保障措施，健全并優(yōu)化相應(yīng)的工作機(jī)制與職能模式，從根本層面提升各項(xiàng)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

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