滕衛(wèi) 張興

摘 要：山東博物館藏品管理系統(tǒng)基于現(xiàn)有藏品管理業(yè)務(wù)，整合了原有的數(shù)字資源，實現(xiàn)了藏品征集、登編、保管、注銷、鑒定、修復(fù)利用管理、展覽利用管理、拍攝利用管理、賬目查詢、統(tǒng)計分析等基本功能，建立了完善合理的藏品利用指標體系—定義符合國家標準、滿足本館實際需要的藏品利用指標體系;開發(fā)嚴格合理的藏品利用管理流程—通過流程定制，將藏品選擇、利用限制管理、藏品占用管理等工作流程化、規(guī)范化;開發(fā)強大的統(tǒng)計查詢功能—通過大量的統(tǒng)計報表，實時統(tǒng)計當前館藏藏品的各種利用信息;設(shè)計完善的對外接口—通過合理、完善的對外接口設(shè)計，為以后系統(tǒng)的對外服務(wù)提供強力保障。系統(tǒng)還使用統(tǒng)一的用戶管理和權(quán)限管理系統(tǒng)，基于角色的權(quán)限管理，使業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)起來更清晰，針對角色管理使得權(quán)限管理更加靈活。

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.04.013

1 開發(fā)背景

山東博物館是新中國成立后建立的第一座省級綜合性地志博物館，成立于1954年，新館于2010年11月16日向社會開放。山東博物館具有豐富的藏品優(yōu)勢，尤其青銅器、陶瓷器、甲骨文、碑帖古籍、古生物化石等方面的收藏在國內(nèi)位居前列。

山東博物館的藏品數(shù)字化建設(shè)分別經(jīng)歷了幾個階段：2009年全國珍貴文物數(shù)據(jù)庫建設(shè)時的48895件（套）;2013至2016年第一次全國可移動文物普查中，共采集登錄文物、資料、化石標本14萬余件（套）;2015年山東數(shù)字化博物館建設(shè)時2036件（套）館藏精品文物的3D掃描影像信息。多種版本、多種數(shù)據(jù)格式導(dǎo)致的問題就是：①沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，各自成體系而又不能統(tǒng)一為用，數(shù)字資源信息孤島化，不能做到館內(nèi)藏品資源信息共享。②已有的單機版管理系統(tǒng)功能不完善，自身存在著一些不可實現(xiàn)的功能和系統(tǒng)封閉性，導(dǎo)致系統(tǒng)“天生缺失”。③館內(nèi)溝通、協(xié)調(diào)、反饋三大難，缺乏一整套標準的管理服務(wù)協(xié)同系統(tǒng)。

因此，希望通過建設(shè)山東博物館自己的數(shù)字化管理項目，將不同體系、不同格式的數(shù)據(jù)進行整合，提高館藏數(shù)據(jù)利用率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，從而確保數(shù)據(jù)安全。

2016年3月4日，國務(wù)院頒發(fā)的《關(guān)于進一步加強文物工作的指導(dǎo)意見》中指出：“健全國家文物登錄制度。建立國家文物資源總目錄和數(shù)據(jù)資源庫，全面掌握文物保存狀況和保護需求，實現(xiàn)文物資源動態(tài)管理，推進信息資源社會共享。”2016年是第一次全國可移動文物普查項目的收官之年，普查的成果在行政管理、行業(yè)應(yīng)用、公眾服務(wù)等方面的應(yīng)用尤為迫切。為了充分利用好通過普查建立的可移動文物數(shù)據(jù)，山東博物館適時決定建設(shè)自己的藏品管理系統(tǒng)。2016年、2017年兩年間，經(jīng)過招標、設(shè)計、研發(fā)工作的有序推進，該系統(tǒng)于2017年6月正式上線運行。

2 建設(shè)目標

山東博物館藏品管理系統(tǒng)的用戶劃分為以下幾個不同角色：館內(nèi)職工、藏品征集員、藏品登編員、攝影師、總賬管理員、庫房責任保管員、各部門主管主任、館領(lǐng)導(dǎo)。每個不同角色在系統(tǒng)中擁有不同權(quán)限。

山東博物館藏品管理系統(tǒng)的建設(shè)目標：①建立完善的藏品著錄指標體系—依據(jù)國家標準，在征集指標、編目指標、鑒定指標、方位指標、藏品利用指標、出退庫管理指標等基礎(chǔ)上，制定博物館藏品著錄指標體系。②實現(xiàn)合理的賬目管理功能—通過對藏品征集信息、登編信息、方位信息、出退庫（館）信息、相關(guān)資料信息、完殘信息等的管理，生成藏品總賬、各分類賬。支持賬目查詢、導(dǎo)出或打印各種報表。③實現(xiàn)嚴格的藏品出退庫（館）管理—通過藏品出退庫流程化、規(guī)范化管理，實現(xiàn)藏品在線審批、單據(jù)打印、在線點交等出退庫管理。④提供強大的藏品綜合查詢功能—在合理的權(quán)限管理的限制內(nèi)，針對各種不同業(yè)務(wù)需要的用戶群，開發(fā)便捷的查詢功能，包括藏品信息查詢、賬目查詢、出退庫記錄查詢等。⑤支持多維度的統(tǒng)計功能—通過大量的統(tǒng)計報表，實時統(tǒng)計藏品的各種動態(tài)信息，用戶可根據(jù)需求選擇多種統(tǒng)計指標，自定義統(tǒng)計標準，生成各類統(tǒng)計圖和統(tǒng)計報表。⑥設(shè)計完善的對外接口—通過合理、完善的對外接口設(shè)計，為以后系統(tǒng)的對外服務(wù)提供強力保障。

3 業(yè)務(wù)主線設(shè)計

山東博物館藏品管理工作主要分為藏品入藏、編目、修改、利用、移庫、注銷等幾方面。其中，藏品入藏是基礎(chǔ)，包括藏品入藏審批、藏品登編、上傳影像、分配庫房、入庫點交等;藏品編目、修改是指藏品編目信息的修改及審批，包括重要指標項信息修改和普通指標項信息修改;藏品利用是指因各種需要進行的藏品提用，包括提用申請、審批、出退庫藏品狀況的查驗、出退庫點交等;藏品移庫是指藏品存放位置的變更，包括同一責任保管員名下庫房藏品移庫、部門內(nèi)移庫、跨部門移庫的申請和審批;藏品注銷是指藏品生命周期的終結(jié)，如藏品因損毀、調(diào)撥、交換出館等情況，需辦理藏品注銷手續(xù)，不再進行該藏品的管理。

①藏品入藏—登編—上傳影像—入庫。這條業(yè)務(wù)主線是博物館藏品從無到有的過程，主要包括藏品入館、入庫兩項業(yè)務(wù)。在藏品入館環(huán)節(jié)，由具有相關(guān)錄入權(quán)限的人員錄入征集單據(jù)、藏品信息、鑒定意見等信息后，提交給征集部門進行審核、根據(jù)實際需要提交給分管館長、館長進行審核。全部審核通過之后，將單據(jù)信息提交給登編人員進行登編。登編是指將征集來的藏品進行分類整理、錄入藏品相關(guān)信息，例如年代、尺寸、簡要描述等。藏品入庫點交：登編完成之后，藏品需要交由庫房進行收藏管理，在收進庫房之前，庫房責任保管人員和總賬、征集人員等幾方同時對藏品進行點交，確認藏品的完殘情況等信息，便于管理中分權(quán)分責。

②藏品提用申請—藏品出退庫管理。藏品提用是博物館發(fā)揮藏品作用的一項重要工作，這條業(yè)務(wù)主線是藏品在提用過程中的各項業(yè)務(wù)管理。當需要進行籌展、拍照、修復(fù)保護等利用藏品時，需要提出藏品出庫申請，寫明利用原因、地點、時間等，選擇相應(yīng)藏品進行提交，經(jīng)由主任、總賬管理員、分管館長進行審核（出館藏品需經(jīng)館長進行審批）。全部審批結(jié)束之后申請人才能去庫房提用藏品。藏品出退庫點交是在進行出庫申請之后，申請人到庫房提取藏品時，需要申請人和庫房保管員對藏品進行點交，需要多方認可藏品的完殘信息，需要出館的藏品須有總賬人員作為第三方進行監(jiān)督驗放。當藏品利用完成退庫時，還需要退庫送回人和庫房保管員進行點交，多方重新對藏品完殘信息進行確認。點交后，藏品的安全責任回歸庫房保管員。

③修改編目信息—更新總賬記錄。這條業(yè)務(wù)主線是藏品在日常保管過程中，保管員對藏品信息不斷完善的業(yè)務(wù)。包括重要指標項和普通指標項信息維護兩部分。變更后的藏品信息自動更新到總登記賬中，并保留修改痕跡，以便進行備查。

④藏品移庫申請—藏品移庫點交。這條業(yè)務(wù)線是記錄藏品存放方位的變化及相關(guān)保管負責人的變化。包括藏品移庫申請審批，雙方庫房責任保管員進行藏品驗傷、點交。部門內(nèi)部移庫需要部門主任審批即可，部門間移庫需要目標庫房主任進行審批，當兩庫房屬于不同責任保管員時還需要庫房保管員之間進行點交，確定藏品完殘信息。

⑤藏品注銷申請—適時在藏品總賬中進行相應(yīng)信息的注銷。藏品撥出等情況發(fā)生時，要對藏品進行注銷，說明藏品已經(jīng)不在館內(nèi)保管。要有注銷申請權(quán)限的人員進行申請，填寫注銷原因、注銷憑證號等信息后提交給審核人員進行審核。審核通過后進行藏品注銷，當再進行申請出庫、移庫申請時將檢索不到該件藏品。

一方面，藏品管理系統(tǒng)建設(shè)可以對博物館的藏品管理主線有更清晰的劃分，讓藏品各個階段的業(yè)務(wù)更加清楚明了;另一方面，從博物館的管理工作看，藏品管理系統(tǒng)建設(shè)可以對相關(guān)的業(yè)務(wù)進行分析，相較之前各部門獨立的管理工作更集中，各業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性也更緊密，藏品信息數(shù)據(jù)不斷在業(yè)務(wù)發(fā)展變化中得到完善，業(yè)務(wù)的變化促進數(shù)據(jù)動態(tài)的變化和更新。文物總賬室和各個保管部門始終能掌握第一手準確、完整的藏品動態(tài)數(shù)據(jù)，可以進行各類藏品、單據(jù)、動態(tài)的查詢統(tǒng)計，為全館各業(yè)務(wù)部門人員使用數(shù)據(jù)提供了便利條件，同時，多維度的統(tǒng)計報表也為館領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策支持。

4 系統(tǒng)功能模塊

山東博物館藏品管理系統(tǒng)的主要功能模塊有：①藏品管理;②登編入庫;③利用審批;④出退庫管理;⑤移庫審批;⑥編目修改審批;⑦注銷審批;⑧查詢統(tǒng)計;⑨統(tǒng)計分析。

4.1 山東博物館藏品入館流程

藏品入館是獲取藏品數(shù)據(jù)、藏品管理的最初始點，入館模塊可以分為兩個過程：一個是藏品入賬過程，一個是藏品登編入庫過程。入賬包括：征集員提交征集申請—錄入征集藏品信息—錄入鑒定意見—部門主任和主管領(lǐng)導(dǎo)審核—產(chǎn)生征集單據(jù)和藏品基本信息;登編入庫包括：登編員完善藏品信息—攝影師上傳藏品影像—分配庫房—責任保管員入庫驗傷—錄入存放方位—三方入庫點交。整個過程通過藏品征集獲取第一手藏品數(shù)據(jù)，再經(jīng)過登編完善藏品信息、驗傷點交進入庫房。正式入庫后，藏品基本信息及相關(guān)的鑒定信息、影像信息、完殘情況等信息自動計入藏品總分類賬，無須再次錄入。

另外，藏品管理系統(tǒng)中最重要的是形成第一手完整的藏品信息檔案。藏品的各類信息在管理利用期間會發(fā)生各種變化，有些源于各項業(yè)務(wù)，有些源于藏品編目信息修改，而無論何種變化，最終都體現(xiàn)在藏品信息檔案中。我們在進行系統(tǒng)設(shè)計時仔細分析了各項業(yè)務(wù)對信息產(chǎn)生變動的觸發(fā)點以及變動的指標項信息，同時與變動的相關(guān)影響結(jié)果進行聯(lián)動。

4.2 以藏品出庫申請為例說明藏品提用流程

對擬提用藏品，需由申請人提出申請，填寫相應(yīng)單據(jù)信息，并選擇需要出庫的藏品，提交給主管主任進行審核。審核通過后，單據(jù)提交分管館長審核。審核通過后，如果有一級品或者藏品出館等情況，系統(tǒng)自動提交給館長審核;否則通知申請人，同時將單據(jù)按照庫房分單后，進入“藏品出退庫點交”流程。

在館長審核確認提交之前，如果認為申請單有問題，如所選擇的某件藏品不能出庫等原因則可以逐級退回，退回到申請人，再對單據(jù)信息進行修改或者增刪藏品。

在使用過程中，我們將單據(jù)按照“待辦”“已辦”主動推送到業(yè)務(wù)人員的工作桌面上。業(yè)務(wù)人員只需要打開自己的待辦列表，就可以看見所有等待自己處理的工作單據(jù)，處理完成以后，單據(jù)自動轉(zhuǎn)移到已辦列表中。業(yè)務(wù)人員可以檢索查詢自己的已辦列表，通過已辦列表檢索自己已經(jīng)處理過的單據(jù)，可以查詢當時處理的詳細信息，也可以查看當前單據(jù)的位置。

5 統(tǒng)一身份認證平臺

山東博物館藏品管理系統(tǒng)建設(shè)了公用的認證系統(tǒng)，統(tǒng)一管理和驗證用戶的身份。用戶實名從統(tǒng)一認證平臺中獲取證書或令牌，通過所在部門和密碼的認證，可以實現(xiàn)在平臺和多個集成系統(tǒng)之間切換，系統(tǒng)會根據(jù)用戶的角色和權(quán)限自動完成身份認證。同時完成用戶管理功能，主要包括單點登錄、人員信息管理、組織機構(gòu)信息管理以及統(tǒng)計查詢四個部分內(nèi)容。

5.1 單點登錄

提供單點登錄功能，用戶只需在登錄系統(tǒng)時認證一次，即可以在不同業(yè)務(wù)模塊之間自由切換。

5.2 人員信息管理

實現(xiàn)用戶信息的錄入、修改、注銷等功能，并給用戶指定組織機構(gòu)。

①添加、編輯、注銷人員信息，包括文本、照片、PDF等多種類型的資源;②支持批量導(dǎo)入人員信息;③人員信息以身份證號作為唯一標識;④人員信息一旦發(fā)布，系統(tǒng)將不支持該人員信息的刪除，只能通過注銷的方式退出人員管理范圍。

5.3 組織機構(gòu)信息管理

實現(xiàn)部門信息的錄入、修改、注銷等功能。組織機構(gòu)發(fā)生調(diào)整后，其下面的人員信息支持組織機構(gòu)信息的自動更新。

5.4 統(tǒng)計查詢

人員信息檢索結(jié)果和統(tǒng)計結(jié)果支持數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。

6 系統(tǒng)外部接口

作為博物館信息化建設(shè)的一部分，藏品管理系統(tǒng)并不是孤立存在的，支持與其他現(xiàn)有或?qū)碓偕系南到y(tǒng)進行交互。系統(tǒng)在設(shè)計時分析了藏品管理系統(tǒng)的外部接口，左側(cè)為藏品管理系統(tǒng)調(diào)用的其他系統(tǒng)接口，右側(cè)為藏品管理系統(tǒng)提供的可供外部應(yīng)用系統(tǒng)與之集成的接口。藏品管理系統(tǒng)與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間可以通過Web Service接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互。

7 結(jié)語

山東博物館藏品管理系統(tǒng)通過兩年來的線上運行，基本上實現(xiàn)了館內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)部室藏品管理與協(xié)同利用，業(yè)務(wù)主線的設(shè)計也基本滿足了藏品入賬、點交、利用申請、編目修改、注銷等功能的流程化管理，經(jīng)過層層審批，增強了系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)的正確性，減少誤差，責任明確。利用統(tǒng)一的用戶管理與基于角色的權(quán)限管理對系統(tǒng)中的用戶信息以及角色分配等功能進行統(tǒng)一的管理，減少用戶維護的不一致性，降低權(quán)限維護的復(fù)雜度。但山東博物館藏品管理系統(tǒng)僅僅就圍繞藏品所發(fā)生的最基本的工作流程進行了框架式搭建，諸如影像管理、藏品修復(fù)保護等方面仍需進一步展開設(shè)計并加以細化完善，以期為山東博物館藏品管理水平的提高再添助力。■

參考文獻

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