【作者】黃艷美，湯國(guó)平，周慶利

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第四醫(yī)院，義烏市，322000

0 引言

隨著醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的檢驗(yàn)項(xiàng)目在臨床診斷中得到應(yīng)用，為臨床醫(yī)生提供了快速而準(zhǔn)確的疾病診斷、治療和預(yù)防依據(jù)。體外診斷試劑是臨床檢驗(yàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，在檢驗(yàn)科室的成本支出中，體外診斷試劑占到80%以上。因此，對(duì)體外診斷試劑的質(zhì)量、成本管理十分重要，而傳統(tǒng)的試劑管理模式不能做到全程跟蹤[1-2]。結(jié)合我院新引入的供應(yīng)-加工-配送（supply-processing-distribution，SPD）耗材管理模式，對(duì)體外診斷試劑管理進(jìn)行了全流程的改造，實(shí)現(xiàn)了體外診斷從采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)、使用到庫(kù)存的全程閉環(huán)精細(xì)化管理。我院檢驗(yàn)試劑的成本從管理前每月210萬(wàn)～610萬(wàn)波動(dòng)不可控，至管理后每月穩(wěn)定至 430萬(wàn)～445萬(wàn)。

1 原有檢驗(yàn)試劑的管理存在的問(wèn)題

（1）在原有管理模式下，體外診斷試劑采購(gòu)主要由檢驗(yàn)科庫(kù)管員定期檢查科室?guī)齑妫瑧{經(jīng)驗(yàn)下采購(gòu)訂單，易出現(xiàn)試劑多訂、漏訂、錯(cuò)訂等問(wèn)題[3]。

（2）體外診斷試劑存在供應(yīng)商直接送至科室，未經(jīng)中心庫(kù)房驗(yàn)收入庫(kù)，由檢驗(yàn)科人員簽收后將單據(jù)交予中心庫(kù)房入賬的現(xiàn)象。用后補(bǔ)入庫(kù)、票據(jù)遺失、賬物不符的情況也經(jīng)常發(fā)生，試劑的賬目混亂。

（3）中心庫(kù)房采購(gòu)員對(duì)于試劑的采購(gòu)計(jì)劃不能實(shí)時(shí)跟蹤，特別是一些急需的試劑，卻因?yàn)楦鞣N原因遲遲無(wú)法到達(dá)，科室滿意度差。

（4）冷鏈試劑因無(wú)專人負(fù)責(zé)，存在試劑遲送、漏送的情況，導(dǎo)致試劑不能及時(shí)入冷庫(kù)，影響試劑的效果。

（5）傳統(tǒng)試劑供應(yīng)商各項(xiàng)證件的管理一般依靠庫(kù)管人員人工收集整理紙質(zhì)的檔案資料，這種管理方式工作效率低且容易出錯(cuò)，試劑供應(yīng)商眾多、管理檔案耗時(shí)耗力、資質(zhì)過(guò)期等情況時(shí)有發(fā)生。

（6）檢驗(yàn)科耗材成本每月相差較大，科室成本不可控。

2 引進(jìn)SPD耗材管理模式

2020年我院引入了SPD管理模式，該模式分為采購(gòu)與供應(yīng)（supply）、庫(kù)存與加工（processing）、院內(nèi)配送（distribution）三大模塊，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理、供應(yīng)商供應(yīng)管理、驗(yàn)收入庫(kù)管理、院內(nèi)庫(kù)存管理、院內(nèi)配送管理以及科室使用消耗管理等環(huán)節(jié)線上化[4]。規(guī)范化系統(tǒng)將檢驗(yàn)科定義為二級(jí)庫(kù)房，二級(jí)庫(kù)庫(kù)管員統(tǒng)一負(fù)責(zé)與中心庫(kù)房的對(duì)接，檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)下屬按照專業(yè)小組分為：免疫組、臨檢組、血庫(kù)組、分子組、急診組、前處理組、生化組、微生物組、庫(kù)務(wù)組9個(gè)檢驗(yàn)科三級(jí)庫(kù)房。醫(yī)學(xué)工程科及檢驗(yàn)科分工明確：①中心庫(kù)房安排專人負(fù)責(zé)檢驗(yàn)試劑的采購(gòu)、入庫(kù)、制標(biāo)、貼碼等工作；②檢驗(yàn)科內(nèi)部根據(jù)小組設(shè)立三級(jí)庫(kù)房，設(shè)立組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)實(shí)際的請(qǐng)領(lǐng)、入庫(kù)、驗(yàn)收、使用登記等工作；③檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)庫(kù)管員對(duì)三級(jí)庫(kù)實(shí)施操作監(jiān)督；④檢驗(yàn)科每月進(jìn)行試劑盤庫(kù)，管理部門進(jìn)行庫(kù)存監(jiān)督。

3 具體操作流程

（1）小組提交采購(gòu)需求。系統(tǒng)上將各個(gè)小組專用試劑設(shè)置為?？茖Ｓ脤傩裕鱾€(gè)小組下訂單采購(gòu)時(shí)根據(jù)自己所在的三級(jí)庫(kù)房直接在系統(tǒng)上提出訂單需求，需求發(fā)送至檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)。

（2）中心庫(kù)房采購(gòu)管理。檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)將各三級(jí)庫(kù)訂單發(fā)送中心庫(kù)房采購(gòu)處進(jìn)行審核，審核通過(guò)后將采購(gòu)需求發(fā)送至供應(yīng)商。

（3）供應(yīng)商響應(yīng)配送。供應(yīng)商根據(jù)院方提交的訂單信息，在系統(tǒng)B2B平臺(tái)上根據(jù)配送實(shí)物信息填寫耗材數(shù)量、批號(hào)、生產(chǎn)日期、失效日期、注冊(cè)證等信息后點(diǎn)擊配送并打印系統(tǒng)配送單。

（4）院方試劑入庫(kù)。供應(yīng)商配送至醫(yī)院前電話聯(lián)系庫(kù)房人員，由庫(kù)房專員與供應(yīng)商配送人員一起將體外診斷試劑送至檢驗(yàn)科指定驗(yàn)收區(qū)域后，由檢驗(yàn)科各小組驗(yàn)收人員、庫(kù)房人員、供應(yīng)商三方一起進(jìn)行驗(yàn)收。庫(kù)房人員配合檢驗(yàn)科驗(yàn)收人員確認(rèn)體外診斷試劑數(shù)量、規(guī)格、批號(hào)、生產(chǎn)日期、失效日期、產(chǎn)品質(zhì)量和運(yùn)輸過(guò)程的溫度記錄等，確認(rèn)無(wú)誤后由檢驗(yàn)科驗(yàn)收人員與庫(kù)房人員共同簽字，驗(yàn)收入庫(kù)。這樣可以減少試劑耗材在外流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，保證體外診斷試劑全程冷鏈管理的要求，降低試劑耗材損壞的概率，減少院內(nèi)搬運(yùn)，節(jié)約了時(shí)間成本及人力成本。

（5）驗(yàn)收完成后制標(biāo)。檢驗(yàn)科驗(yàn)收完成后將試劑放置在檢驗(yàn)科特定區(qū)域，需放入冷庫(kù)的試劑由專人負(fù)責(zé)放入冷庫(kù)。庫(kù)房人員根據(jù)簽字后的配送單進(jìn)行系統(tǒng)驗(yàn)收入庫(kù)操作。根據(jù)系統(tǒng)之前設(shè)置的耗材?？茖Ｓ脤傩裕噭┰谌霂?kù)時(shí)系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將試劑從中心庫(kù)庫(kù)存出庫(kù)到檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)，檢驗(yàn)科二級(jí)庫(kù)自動(dòng)出庫(kù)到對(duì)應(yīng)的檢驗(yàn)科三級(jí)庫(kù)房。該功能為“一鍵上下架”功能，主要節(jié)約掃描上架、掃描下架的工作時(shí)間，并且根據(jù)下單科室直接出庫(kù)至對(duì)應(yīng)的檢驗(yàn)科三級(jí)庫(kù)，避免工作人員手工出庫(kù)弄錯(cuò)科室的可能性。

（6）制標(biāo)完成后進(jìn)行貼碼。制標(biāo)完成后由庫(kù)房人員將體外診斷試劑定數(shù)標(biāo)簽編碼帶至檢驗(yàn)科，庫(kù)房人員貼標(biāo)簽編碼（見圖1）。該條形碼包含數(shù)量、名稱、規(guī)格、廠家、批號(hào)、失效日期、科室、庫(kù)位號(hào)等信息。一物一碼的管理，不僅在試劑出入庫(kù)方面讓管理人員一目了然，而且對(duì)于體外診斷試劑的效期管理也非常有意義。

圖1 檢驗(yàn)試劑定數(shù)標(biāo)簽編碼Fig.1 Label code of test reagent

（7）檢驗(yàn)科三級(jí)庫(kù)試劑日常取用。檢驗(yàn)科各個(gè)小組取用體外診斷試劑時(shí)，小組組長(zhǎng)使用耗材專用個(gè)人數(shù)字助理（personal digial assistant,PDA）登錄員工工號(hào)進(jìn)行取用時(shí)的系統(tǒng)掃描，掃一物一碼條形碼進(jìn)行實(shí)時(shí)消耗查詢，系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?cè)噭┢访?、?guī)格、廠家、批號(hào)、失效日期、使用人等信息，做到精細(xì)化管理。

（8）檢驗(yàn)科各三級(jí)庫(kù)庫(kù)存盤點(diǎn)（見圖2）。檢驗(yàn)科所有三級(jí)庫(kù)每月進(jìn)行一次庫(kù)存大盤點(diǎn)，盤點(diǎn)時(shí)根據(jù)對(duì)貼碼后的實(shí)際試劑進(jìn)行掃描盤點(diǎn)，中心庫(kù)房對(duì)試劑的單品種盤庫(kù)庫(kù)存的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽查。

圖2 檢驗(yàn)試劑三級(jí)庫(kù)工作流程Fig.2 Work flow chart of test reagent level 3 library

4 實(shí)踐結(jié)果

在工作實(shí)施的過(guò)程中，作為體外診斷試劑的管理部門，我們也達(dá)成了以下的目標(biāo)：

（1）建立了科室三級(jí)庫(kù)管理模式，對(duì)在用的試劑實(shí)行全程的信息化追溯管理，一物一碼，物資信息精準(zhǔn)匹配，避免了配送產(chǎn)品和訂單不相符的情況發(fā)生。

（2）及時(shí)準(zhǔn)確地掌握試劑入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存和使用情況，實(shí)現(xiàn)先進(jìn)先出，先使用較近效期的試劑。通過(guò)每月的盤存實(shí)時(shí)監(jiān)管試劑的使用情況，能夠有效地管理庫(kù)存量，確保試劑的最佳庫(kù)存量。

（3）體外診斷試劑均貼有條形碼，實(shí)現(xiàn)試劑耗材一物一碼管理，科室使用時(shí)通過(guò)掃碼完成實(shí)時(shí)消耗，條碼自動(dòng)關(guān)聯(lián)相關(guān)主要信息，實(shí)現(xiàn)了試劑消耗的追蹤管理。

（4）管理人員可以根據(jù)不同的參數(shù)設(shè)定，快速精準(zhǔn)地查詢統(tǒng)計(jì)相關(guān)管理數(shù)據(jù)?？梢园凑諏I(yè)組別、供應(yīng)商、請(qǐng)領(lǐng)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析從而使管理人員加強(qiáng)對(duì)體外診斷試劑成本的有效控制，并且根據(jù)最終消耗使用量與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，做到了試劑科室財(cái)務(wù)零庫(kù)存的管理。

（5）實(shí)現(xiàn)了檢驗(yàn)科試劑成本每月準(zhǔn)確監(jiān)控，有利于科室成本的核算，有效管控。

（6）通過(guò)SPD系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)試劑供應(yīng)商各項(xiàng)資質(zhì)信息化管理，避免了供應(yīng)商資質(zhì)的過(guò)期現(xiàn)象，減少了人工整理檔案的人力、物力[5]。

加強(qiáng)體外診斷試劑的管理對(duì)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和成本控制都有著十分重要的意義[6]。我們?cè)赟PD耗材精細(xì)化管理模式的基礎(chǔ)上建立檢驗(yàn)科三級(jí)庫(kù)管理模式，通過(guò)“一物一碼”，在檢驗(yàn)科試劑入庫(kù)和出庫(kù)的時(shí)候，均可以掃描外包裝上的條碼或二維碼[7-8]。從而實(shí)現(xiàn)從資質(zhì)管理，到采購(gòu)入庫(kù)，再到使用追溯的全過(guò)程記錄，不僅有效保證了體外診斷試劑的質(zhì)量安全，同時(shí)改進(jìn)了體外診斷試劑的采購(gòu)、庫(kù)存管理的效率[9-10]。