楊勇

摘要：隨著科學(xué)發(fā)展與社會日益變革的思想觀念，以及大數(shù)據(jù)時代對傳統(tǒng)檔案管理方法產(chǎn)生了巨大影響，基層人民政檔案目前的科學(xué)管理方法和經(jīng)濟社會發(fā)展要求，已經(jīng)無法滿足。新形勢下的民政檔案保管工作，將充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案，對檔案保管人員培訓(xùn)現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使檔案保管的方式方法更加優(yōu)化，與基層檔案管理現(xiàn)代化和大數(shù)據(jù)管理時代的發(fā)展相適應(yīng)。本書研究與實驗相結(jié)合，根據(jù)基層的民政檔案保管方式分析情況，對基層檔案保管方法的創(chuàng)新問題進行了初步研究。

關(guān)鍵詞：民政檔案管理;管理現(xiàn)狀;創(chuàng)新策略

引言：同國家檔案一樣，基層民政檔案雖然只是單純的表現(xiàn)形式，卻有著復(fù)雜多樣的內(nèi)涵與類型。市縣區(qū)民政局雖然對基礎(chǔ)民政檔案進行統(tǒng)一管理，但它同時承擔了老年人社會福利、最低生活保障制度、公益、優(yōu)撫、社會救助、住房安置、社區(qū)救濟等更為廣闊的工作范疇，同時作為基礎(chǔ)管理部門以及部分符合國家規(guī)定的基礎(chǔ)民政檔案管理，嚴格地按照國家的有關(guān)規(guī)定和地方檔案管理規(guī)章制度，對基礎(chǔ)民政檔案按照民主科學(xué)原則加以管理。

一、民政檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1、系統(tǒng)檔案條塊分割，難以形成信息集聚效應(yīng)

由于中國民政系統(tǒng)采用條塊管理工作制度，各個民政廳門均隸屬于當?shù)氐臋C構(gòu)主管和財務(wù)管理，從我國民政廳到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街區(qū)的民事工作人員，各種專門文件檔案均散落在各層次的業(yè)務(wù)管理部門，既加重了行政部門的現(xiàn)實負荷，又構(gòu)成了一座座信息資料孤島?，F(xiàn)行的民政檔案層層劃分模式，既約束了對民政檔案信息資源實行科學(xué)性、規(guī)范性、國家標準的集中管理，又限制了檔案資源管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理進程，更無從滿足信息時代發(fā)展下檔案管理的信息化、虛擬化和互聯(lián)網(wǎng)的經(jīng)濟社會發(fā)展新要求。

2、機關(guān)檔案多頭分散，尚未實行綜合管理

目前，中國各級民政部門普遍尚未設(shè)有專門的檔案保管部門，也沒有實行全國集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的綜合檔案保管模式。機關(guān)檔案局（室）只承擔了機關(guān)文書和極少部分專業(yè)檔案的管理工作，各專業(yè)檔案一直保持著多頭管理，散亂存放的局勢。但鑒于各專業(yè)檔案保管機構(gòu)普遍存在的基礎(chǔ)設(shè)施不健全，管理工作不專門，管理工作不規(guī)范，數(shù)字化、信息化運用水平較低，管理平臺千差萬別等現(xiàn)實問題，既導(dǎo)致了對社會公共資源的巨大耗費，又不利于民政檔案保管的國家標準、規(guī)范性和信息安全，更制約著對民政文檔信息資源的綜合利用。

3、檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏專業(yè)管理隊伍。

因為中國各級政府機構(gòu)對民政檔案管理工作的重視程度不一，政府財政投入差距也很大，且館室建筑規(guī)范標準有所不同，使得中國各級民政文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的軟硬件技術(shù)體系建設(shè)千差萬別，水平不齊。部分地方基層單位的檔案保管機構(gòu)既無專門倉庫，又無專職人員，對檔案管理工作和使用存在著較大的隨意化和盲目化，檔案信息短缺和破損的現(xiàn)象時有發(fā)生。此外還有部分地方，仍然停留在簡單的紙質(zhì)文檔保管時代，無法嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案管理的九防規(guī)范，從而出現(xiàn)了巨大的安全隱患。

二、推進基層民政檔案信息化建設(shè)的對策與建議

1、健全機構(gòu)、明確職責，加強組織領(lǐng)導(dǎo)

充分認識抓好民政機關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的重要性，抓住了民政工作機關(guān)信息化建設(shè)與檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展特點。注重檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，組成了檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)班子，分工清楚、責任到人，使檔案信息化建設(shè)工作進入了快車道。根據(jù)實際情況，研究制訂了檔案信息化建設(shè)發(fā)展計劃。有目標，有任務(wù)，有具體舉措，以加強建立全國檔案信息化標準規(guī)范體系的技術(shù)力量。

2、加強培訓(xùn)，提升人員的信息化運用水平

把檔案與信息化事業(yè)建設(shè)中涉及的計算機技術(shù)應(yīng)用知識、數(shù)字化信息技術(shù)知識、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)知識、現(xiàn)代管理信息技術(shù)知識等納入全國民政檔案工作知識更新與繼續(xù)教育的工作規(guī)劃;強化了對檔案業(yè)務(wù)人員使用新科技、新設(shè)備、新方式的技術(shù)培訓(xùn)，進一步普及信息化知識，培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)用戶了解和使用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，進一步擴大了民政檔案保管工作人員的知識面。

3、完善基礎(chǔ)，加快與業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的有效銜接

將民政檔案信息化融入民政部門的總體發(fā)展布局中，即以數(shù)位民政工程為依靠，著力推進數(shù)位民政的基本環(huán)境體系建設(shè)、信息技術(shù)應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建、管理體系構(gòu)建和行政決策體系構(gòu)建，充分發(fā)揮已有技術(shù)基礎(chǔ)，進一步強化民政部門信息系統(tǒng)資源融合力度，大力推進信息系統(tǒng)資源共享與服務(wù)合作，逐步完成檔案信息系統(tǒng)和各應(yīng)用系統(tǒng)電子文檔數(shù)據(jù)的網(wǎng)格收集與自動存檔，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)整合與無縫連接，增強檔案信息化運用能力，進一步完善安全制度體系建設(shè)。

4、規(guī)范管理，大力推進檔案信息資源建設(shè)

按照室藏檔案數(shù)字化建設(shè)需求，已形成了公文歸檔、?？莆臋n財務(wù)歸檔、技術(shù)設(shè)備檔案、特殊載體檔案等各種類型別文檔的編目與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時運用虛擬數(shù)字檔案室系統(tǒng)實現(xiàn)了公文歸檔、專項歸檔、機械設(shè)備財務(wù)歸檔、圖片歸檔、物品歸檔等的全文掛接，并逐漸實現(xiàn)國家室藏文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、檔案文件一級編目、案卷設(shè)施一級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。根據(jù)國家級示范數(shù)碼檔案室建設(shè)管理考核規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，對工作中開展具有長期使用價值的政府公文歸檔和民政專業(yè)人員保存年限為永久、長期（30年）的政府檔案等開展全文數(shù)字化掃描檢查和登記備份管理工作，對財務(wù)歸檔年會計報表、圖片歸檔、物品歸檔等開展數(shù)字化掃描檢查，運用虛擬數(shù)字室系統(tǒng)開展全文掛接管理工作，并通過密碼授權(quán)的方法實現(xiàn)對全文數(shù)據(jù)資料的檢索和使用。對民政工作中重要活動的攝像、攝影，進行技術(shù)加工處理過程，實現(xiàn)對館藏中所有錄制、視頻、圖片等檔案的技術(shù)加工處理過程，并納人數(shù)碼檔案室平臺管理系統(tǒng)。

結(jié)束語：總之，基層民政檔案工作在現(xiàn)階段實行的科學(xué)管理方法已和新時代要求沒有充分符合，同時在民政檔案管理工作中也沒有全面的行為規(guī)范和科學(xué)規(guī)范的規(guī)定，將嚴重影響基層民政檔案保管效果。由于社會逐漸步入信息時代，在民政檔案管理中應(yīng)強化對新型計算機技術(shù)的運用，對檔案工作實行現(xiàn)代化軟件管理，并通過對職工強化培訓(xùn)信息技術(shù)人才，使其職業(yè)素質(zhì)和實際能力進一步提升。

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