劉燕

摘? 要：隨著知識經(jīng)濟時代的快速發(fā)展，依托高校組建的國家級知識產(chǎn)權信息服務中心面向高校和社會提供知識產(chǎn)權的信息服務。然而，伴隨知識產(chǎn)權而產(chǎn)生的檔案尚缺乏有效的管理制度。本文在梳理目前知識產(chǎn)權檔案管理方面存在的問題基礎上，提出建立知識產(chǎn)權的歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案管理人員培訓制度和管理監(jiān)督制度等建議，為高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心進一步規(guī)范和制定知識產(chǎn)權檔案管理相關制度提供參考。

關鍵詞：知識產(chǎn)權;制度建設;檔案管理制度

Abstract： With the rapid development of knowledge economy， the national intellectual property information service centers are established in universities and provide intellectual property information services to the universities and society. However， the effective management system for Archives administration associated with intellectual property is still absent. Based on the current situation of intellectual property Archives administration， this paper puts forward some suggestions on the establishment of intellectual property archiving system， Archives storage system， Archives borrowing system， Archives manager training system and management supervision system， so as to provide reference for the national intellectual property information service centers in universities to further standardize and formulate the relevant systems of intellectual property Archives administration.

Keywords： Intellectual property; System construction; Archives management system

1 引言

知識產(chǎn)權，也稱知識所屬權，指權利人對其智力勞動所創(chuàng)作的成果和經(jīng)營活動中的標記、信譽所依法享有的專有權利，一般只在有限時間內(nèi)有效。[1]當前，我國正在從知識產(chǎn)權引進大國向知識產(chǎn)權創(chuàng)造大國轉(zhuǎn)變，習近平總書記強調(diào)全面加強知識產(chǎn)權保護工作，激發(fā)創(chuàng)新活力推動構建新發(fā)展格局。[2]

高校作為國家實施知識產(chǎn)權戰(zhàn)略的主陣地之一，在人才培養(yǎng)、科研實力等方面擁有優(yōu)勢。由此，國家知識產(chǎn)權局、教育部遴選和認定了國家級知識產(chǎn)權信息服務中心試點示范高校110所，有利于進一步加強高等學校技術服務機構建設。[3]在當今大數(shù)據(jù)時代下，高校知識產(chǎn)權數(shù)量申請量和獲批量均較為巨大，但是目前存在知識產(chǎn)權檔案管理不規(guī)范、制度欠缺等不足，導致知識產(chǎn)權的原始材料缺失、利用率較低等問題。[4]依托國家知識產(chǎn)權服務中心，建立合理、完善的知識產(chǎn)權檔案管理制度，并由專門人員對知識產(chǎn)權檔案進行有效管理，可以在最大程度上保證高?？蒲许椖肯嚓P材料的嚴謹性和真實性，為知識產(chǎn)權高效利用帶來諸多便利，同時能更好地服務高校教師和學生。

2 知識產(chǎn)權檔案管理的特點與現(xiàn)狀

高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心是國家依托高校設立的知識產(chǎn)權信息服務工作機構。它可為高校知識產(chǎn)權的創(chuàng)造、運用、保護和管理提供服務，有利于高校協(xié)同創(chuàng)新和優(yōu)勢學科建設，有利于高?？萍汲晒D(zhuǎn)化。其職能是為高校師生和社會公眾提供知識產(chǎn)權文獻支持、知識產(chǎn)權信息咨詢、知識產(chǎn)權教育等服務。

高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心產(chǎn)權檔案包括申報資料、上級下發(fā)的各種文件，知識產(chǎn)權信息服務中心制定的各種有關規(guī)章制度，知識產(chǎn)權信息服務中心的年檢材料和知識產(chǎn)權信息服務中心工作總結(jié)，項目登記簿，科研管理部門和用戶對工作的反饋意見，人員培訓計劃及培訓證書復本，知識產(chǎn)權信息服務合同書和知識產(chǎn)權分析報告等。為確保檔案的完整，防止業(yè)務資料的遺失和泄密，使報告的電子版可按照要求定期聯(lián)網(wǎng)并庫，部門應設專人負責檔案保管。合同書、來訪登記與項目分析安排記錄均需按期整理并裝訂成冊。

目前，高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心在知識產(chǎn)權檔案管理方面還存在以下問題。

2.1 知識產(chǎn)權檔案管理部門職責不明確。在科研創(chuàng)新過程中，知識產(chǎn)權的檔案工作一直被認為是邊緣性和輔助性的工作，各部門往往只重視科研項目的立項和科研成果的產(chǎn)出，而對于創(chuàng)新過程中知識產(chǎn)權的材料形成和材料歸檔等重視不足，缺乏統(tǒng)一的認識，從而導致無人承擔知識產(chǎn)權檔案管理的責任。另一方面，知識產(chǎn)權的主體責任不明確，而明確的主體責任是對知識產(chǎn)權有效管理的基礎。依托高校設立的國家知識產(chǎn)權信息服務中心，需要明確在管理檔案過程中知識產(chǎn)權的主體是高校，認真做好收集、保護、利用知識產(chǎn)權檔案的工作，履行知識產(chǎn)權權利人的職責。

2.2 知識產(chǎn)權檔案管理不規(guī)范。一般來講，知識產(chǎn)權檔案具有證據(jù)性的特點，從收集創(chuàng)新信息到歸檔檔案信息的檔案管理過程要保證證據(jù)的真實性和時效性，從而保證知識產(chǎn)權檔案相關文檔是真實的和完整的。然而，目前大多數(shù)高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心缺乏統(tǒng)一的規(guī)范指導，忽視知識產(chǎn)權檔案材料是否記錄全面，是否歸檔完整;尚未嚴格執(zhí)行規(guī)范文件與上級檔案部門缺乏有效溝通。此外，部分檔案管理人員的專業(yè)水平較低、檔案收集不完整、管理分散等原因，在收集、歸檔以及處理檔案信息過程中不具有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而導致知識產(chǎn)權檔案不完整且整體質(zhì)量低，對后期的檔案管理和成果利用造成較大影響。

2.3 知識產(chǎn)權檔案管理與監(jiān)督制度缺失。多數(shù)高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心缺乏知識產(chǎn)權檔案管理制度和知識產(chǎn)權檔案監(jiān)督的有效機制。目前，在知識產(chǎn)權檔案形成和歸檔的過程中，知識產(chǎn)權歸檔材料的及時性、完整性沒有相應的制度保障，導致知識產(chǎn)權檔案材料缺失，而只能依靠相關的檔案管理人員的提醒，沒有有效的管理辦法。另外，即便是知識產(chǎn)權檔案部門制定相關的管理制度，如果高?？蒲胁块T不能很好地支持和配合，相應的制度也不能很好地執(zhí)行。因此，需要建設高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心知識產(chǎn)權檔案統(tǒng)一管理體系，對知識產(chǎn)權檔案進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，并制定相應的監(jiān)督制度，對與知識產(chǎn)權檔案管理相關的部門進行監(jiān)督和約束。

3 知識產(chǎn)權檔案管理制度建設的建議

高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心的職能是為高校師生和社會公眾提供知識產(chǎn)權文獻支持、知識產(chǎn)權信息咨詢、知識產(chǎn)權教育等服務。建立健全知識產(chǎn)權檔案管理制度對知識產(chǎn)權的保護和知識產(chǎn)權檔案的管理與利用具有積極意義，切實加強高校知識產(chǎn)權檔案的規(guī)范管理和高效利用。

3.1 建立知識產(chǎn)權的歸檔制度。在知識產(chǎn)權檔案的相關文檔收集和管理過程中，要根據(jù)知識產(chǎn)權相關材料的形成特點，制定統(tǒng)一和系統(tǒng)的規(guī)范。根據(jù)知識產(chǎn)權的申請和審批通常周期較長的特點，在制定指導性規(guī)范時要對知識產(chǎn)權檔案進行有序動態(tài)管理。[5]另外，根據(jù)知識產(chǎn)權的真實性和時效性要求，在制定指導性規(guī)范時要考慮檔案材料形成過程中不同載體的證據(jù)時效性和憑證作用，同時還要保證知識產(chǎn)權檔案的證據(jù)完整性。

3.2 建立知識產(chǎn)權檔案保管制度。由于科技創(chuàng)新活動、申請審批過程等周期較長，知識產(chǎn)權檔案形成的時間跨度較大，而且知識產(chǎn)權檔案涉及的領域也具有分散性強的特點[6.7]為妥善保管知識產(chǎn)權檔案材料，要求高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心建立統(tǒng)一的知識產(chǎn)權檔案管理機制，將檔案材料的產(chǎn)生部門和管理部門都納入管理機制統(tǒng)一協(xié)調(diào)有序管理。首先，作為檔案材料的產(chǎn)生部門，如科研人員所在單位等，要具體落實檔案收集保管責任;其次，檔案管理部門在專業(yè)性和保密性的前提下，依照知識產(chǎn)權的特點對歸檔的材料進行有效歸類，使檔案的材料信息有據(jù)可循;最后，檔案材料的產(chǎn)生部門應積極主動地與檔案管理部門協(xié)作溝通，確保知識產(chǎn)權檔案材料真實可靠，從而提高檔案的利用率。[8]

3.3 建立知識產(chǎn)權檔案借閱制度。建立知識產(chǎn)權檔案的借閱制度之前，要先制定知識產(chǎn)權檔案文件的保密等級、保密期限、密級調(diào)整和借閱登記標準等制度，以確保知識產(chǎn)權檔案文件在保密機制下最大限度地得到充分利用。另外，由于知識產(chǎn)權涉及相關創(chuàng)新思想的歸屬權和利益關系，因此知識產(chǎn)權檔案管理部門應當保證中立的原則，有責任在知識產(chǎn)權檔案利用過程中充分維護權益人的合法利益。此外，還應建立相應的知識產(chǎn)權檔案借閱管理規(guī)定，如使用范圍、使用方式、借閱手續(xù)、借閱時間等，還應有嚴格的審批制度和借閱登記記錄等。[9]

3.4 建立知識產(chǎn)權檔案管理人員培訓制度。隨著新媒體、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科技的日益發(fā)展，檔案管理在形式上和方法上都應與時俱進，不斷改革創(chuàng)新。作為檔案管理的實際執(zhí)行者，知識產(chǎn)權檔案管理人員不僅要具備扎實的檔案管理素養(yǎng)，而且還需要不斷學習新知識新技術以適應科技發(fā)展。因此，需要建立知識產(chǎn)權檔案管理人員的長效培訓機制，對檔案管理人員不斷進行專業(yè)技能培訓，使檔案管理能夠適應新形勢下知識產(chǎn)權活動的要求。

3.5 建立知識產(chǎn)權檔案管理監(jiān)督制度。為了保證知識產(chǎn)權檔案的證據(jù)真實性和完整性、保密性和高效利用，檔案管理單位應當具有一定的知識產(chǎn)權檔案監(jiān)督權力，即在對知識產(chǎn)權檔案產(chǎn)生部門和利用部門進行服務的同時，還具有有效的監(jiān)督權力，以確保知識產(chǎn)權檔案由材料形成到檔案保管再到檔案利用的整個環(huán)節(jié)高效運行且不出差錯。此外，還應建立知識產(chǎn)權檔案保密和追責獎懲制度，對知識產(chǎn)權檔案的規(guī)范性、完整性與安全性等方面實行量化考核。[10]

4結(jié)語

本文梳理了當前知識產(chǎn)權檔案管理的狀況和存在的問題，建議高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心建立知識產(chǎn)權的歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案管理人員培訓制度和管理監(jiān)督制度等，為建立知識產(chǎn)權檔案管理制度提供理論支持。

參考文獻：

[1]知識產(chǎn)權.https：//baike.baidu.com/item/知識產(chǎn)權/85044，2021.9.2.

[2]習近平.全面加強知識產(chǎn)權保護工作，激發(fā)創(chuàng)新活力推動構建新發(fā)展格局.http：//cpc.people.com.cn/n1/2020/1201/c64094-31951382.html，2020年12月01日.

[3]高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心.https：//baike.baidu.com/item/高校國家知識產(chǎn)權信息服務中心/54851427？fr=aladdin，2021.9.2.

[4]沈晶.高校知識產(chǎn)權檔案管理規(guī)范研究[J].廣東開放大學學報，2019，28（136）：89-92.

[5][6][8][9][10]滕月鵬，黃永康.淺析高職院校加強知識產(chǎn)權檔案管理的重要性和措施[J].大眾科技，2014，16（01）：102-103+106.

[7]孫艷華，馮嘉雯.加強知識產(chǎn)權檔案管理的制度設計[J].中國國情國力，2017，5：14-15.