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        新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化分析

        2022-03-22 22:37:12董晶晶
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2022年7期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工作自然資源新形勢下

        董晶晶

        摘 要:自然資源檔案主要是記錄自然資源管理工作中的各種文件資料,合理利用這些資源能夠?yàn)橘Y源配置的科學(xué)規(guī)劃提供依據(jù),所以檔案管理在自然資源工作部門越來越受重視。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展,導(dǎo)致各方面都發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變,對(duì)于自然資源檔案管理工作提出了很大的挑戰(zhàn),其中存在一系列問題亟待優(yōu)化?;诖?,本文主要針對(duì)新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化進(jìn)行了詳細(xì)分析,希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

        關(guān)鍵詞:新形勢下;自然資源;檔案管理工作;優(yōu)化

        在國家檔案中,自然資源檔案扮演著重要角色,其中的內(nèi)容主要有各級(jí)資源管理部門在各項(xiàng)活動(dòng)與工作開展中涉及的信息,不僅有文字形式,同時(shí)還有圖表、聲像等形式,有著很高的價(jià)值。因此加強(qiáng)對(duì)其管理十分有必要,能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理分配,并且還可以為社會(huì)健康穩(wěn)定的發(fā)展提供助力,為各種相關(guān)工作的開展提供有力的來越復(fù)雜,同時(shí)社會(huì)對(duì)其也提出了更高要求,尤其是在國家新一輪的改革推進(jìn)中,將林權(quán)登記、建設(shè)規(guī)劃等一起納入國土資源部門中,隨之而來的便是各種挑戰(zhàn)。在這種背景下,相關(guān)部門必須積極做出改變,客觀應(yīng)對(duì)檔案管理中存在的問題,然后采用合適的手段進(jìn)行處理,以便將自然資源檔案作用更加充分地發(fā)揮出來,為社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。

        一、自然資源檔案的特點(diǎn)分析

        1.長期性

        自然資源檔案管理工作具有專業(yè)性與系統(tǒng)性等特點(diǎn),工作人員在檔案收集與整理中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力,甚至還存在一些比較繁雜的檔案,需要工作人員耗費(fèi)幾年時(shí)間。因此,使得自然資源檔案管理表現(xiàn)出顯著的長期性特點(diǎn)。例如,在農(nóng)村地區(qū)管理中,由于農(nóng)村土地資源分配和農(nóng)民的利益有著很大關(guān)聯(lián)性,所以在具體工作開展中,工作人員不僅需要嚴(yán)格核查相關(guān)信息,還要開展各種測量工作。這樣,便得耗費(fèi)很多時(shí)間與精力,同時(shí)工作人員的壓力也非常大。

        2.易變性

        地籍管理是自然資源檔案管理工作中的重要部分,該部分檔案涉及了繁雜的內(nèi)容,并且存在很強(qiáng)的可變性特點(diǎn)。就該項(xiàng)工作而言,與人們的生活聯(lián)系十分緊密,會(huì)跟隨時(shí)代的變化而發(fā)生變動(dòng)。對(duì)此,相關(guān)方面需要加強(qiáng)重視,隨時(shí)做好更新變化的準(zhǔn)備,為接下來的決策與內(nèi)容核對(duì)等工作的開展提供支撐。

        3.重復(fù)性

        相較于之前的國土資源部門,現(xiàn)在的自然資源部門有著更多職能,其具體工作中需要管理的內(nèi)容自然也更加繁雜,難以避免地出現(xiàn)一些重合性,導(dǎo)致檔案管理方面表現(xiàn)出重復(fù)性的特點(diǎn)。例如,在某塊土地審批的時(shí)候,首要任務(wù)便是查詢這一土地的各方面內(nèi)容,而在此過程中,必定還會(huì)查詢其他相關(guān)的信息。這就需要多個(gè)檔案管理部門一起進(jìn)行信息的審批與核對(duì),從而造成后期檔案管理工作的重復(fù)性。

        4.時(shí)效性

        自然資源管理工作涉及多個(gè)方面,如各種資源應(yīng)用產(chǎn)生糾紛的處理等,要想有效解決這些問題,便要對(duì)資源涉及的檔案信息進(jìn)行搜索和查閱,為糾紛的解決提供依據(jù)。例如,對(duì)于農(nóng)村地區(qū)自占耕地,只要有完善的檔案資源作為支撐,工作人員便能順利進(jìn)行自占耕地的分析與研究,提升資源保護(hù)性。自然資源檔案管理工作在很多時(shí)候都存在時(shí)效性,因此相關(guān)工作人員一定要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念,引入合適的方式進(jìn)行自然資源的整合,這樣才能有效保障資源信息的實(shí)時(shí)性,才能提升資源價(jià)值,更好處理各種自然資源的糾紛。

        二、新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化意義

        1.緩解工作人員的壓力

        隨著社會(huì)快速發(fā)展,自然資源管理部門的信息內(nèi)容迅猛增長,工作人員的任務(wù)量與壓力也急劇增加。合理進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化,則能很好解決這一問題,有序應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件,并迅速找到自身所需要的信息,有效減輕工作人員的壓力,提升整體工作效率。

        2.為各項(xiàng)決策提供有力依據(jù)

        檔案管理工作優(yōu)勢十分凸顯,能夠?yàn)楦黜?xiàng)決策提供有力的依據(jù)便是其中重要的一種,自然資源檔案管理也不例外。不過,在傳統(tǒng)管理模式下導(dǎo)致自然資源檔案的作用難以充分發(fā)揮出來。合理進(jìn)行優(yōu)化則能有效改善這一現(xiàn)狀,提升檔案管理質(zhì)量,發(fā)揮其作用,進(jìn)而為各項(xiàng)決策提供有力依據(jù)。

        3.記錄檔案管理部門工作

        工作記錄是檔案管理工作中十分基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作內(nèi)容。在自然資源管理中,檔案管理也需要關(guān)注這一點(diǎn),對(duì)各個(gè)部門的工作進(jìn)行詳細(xì)且系統(tǒng)的記錄,記錄內(nèi)容不僅有具體的工作流程,同時(shí)還有管理理念與模式等,在之后進(jìn)行優(yōu)化時(shí),便能更好地發(fā)揮其作用,促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

        三、新形勢下自然資源檔案管理中主要存在的問題

        1.創(chuàng)新意識(shí)淡薄

        在很長一段時(shí)間里,人們對(duì)于檔案管理工作并不是很看重,以往的國土資源檔案管理也不例外。自然資源部門的建立,使得檔案管理工作變得愈發(fā)復(fù)雜。在實(shí)際工作開展中,工作人員基本都是將其當(dāng)作普通資料進(jìn)行管理,而且采用的管理方式非常單一,不能積極創(chuàng)新。其實(shí),相比較于其他管理工作,自然資源檔案管理更為煩瑣、復(fù)雜,其中蘊(yùn)含的內(nèi)容還有著長期性的特點(diǎn),導(dǎo)致這項(xiàng)工作顯得比較瑣碎,傳統(tǒng)工作方式難以達(dá)到理想效果。長此以往,便會(huì)引發(fā)一系列問題。如果工作效果不理想,那么檔案的作用自然難以發(fā)揮出來,甚至還可能造成相反的效果。除此之外,工作人員沒能擺正自己的位置,甚至還有一些覺得檔案管理工作是獨(dú)立存在的,和其他工作沒有太大聯(lián)系,使檔案管理工作處于孤島位置,作用難以充分發(fā)揮出來。

        2.工作人員綜合素質(zhì)不高

        信息技術(shù)的飛速發(fā)展使檔案管理信息化成為發(fā)展重要趨勢,同時(shí)對(duì)于工作人員也提出了更高要求,不僅需要他們掌握扎實(shí)的檔案知識(shí)與技能,還得熟練操作計(jì)算機(jī)。除此之外,相關(guān)專業(yè)知識(shí)的掌握也要加強(qiáng)重視,這樣才能避免工作人員在操作中不能有效認(rèn)知資源,導(dǎo)致資源分類錯(cuò)誤、遺漏等情況的出現(xiàn)。另外,工作強(qiáng)度過大,也會(huì)加大檔案管理人員的壓力,如果不能及時(shí)舒緩,便會(huì)產(chǎn)生一些負(fù)面情緒,進(jìn)而在具體工作中不能全身心投入,工作效率低下,甚至還可能出現(xiàn)一系列問題。

        3.相關(guān)機(jī)制不夠完善

        要想更好地開展自然資源檔案管理工作,離不開完善的檔案管理機(jī)制作為支撐。通常而言,相關(guān)法律法規(guī)出臺(tái)之后都得結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行完善。對(duì)于我國目前的自然資源檔案管理而言,還缺乏統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn),檔案管理方式與內(nèi)容等一般都是由業(yè)務(wù)部門來確定,而在這之中,很有可能存在信息不對(duì)稱、遺漏等問題,這些都需要完善的機(jī)制進(jìn)行處理,否則很有可能導(dǎo)致各地區(qū)、各部門之間出現(xiàn)職責(zé)不清的情況,影響到整體檔案管理質(zhì)量的提高。

        4.檔案管理信息化建設(shè)不足

        信息技術(shù)的飛速發(fā)展使社會(huì)各個(gè)方面都發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變,信息化建設(shè)成為發(fā)展趨勢。在新形勢下,自然資源檔案種類越來越多,傳統(tǒng)人工處理方式很難有效滿足其發(fā)展需求,所以必須引入信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。不過就當(dāng)前情況來看,突出的問題是現(xiàn)代化信息設(shè)備不夠全面,基礎(chǔ)設(shè)施不完善,導(dǎo)致信息化進(jìn)程推進(jìn)受阻。同時(shí),還會(huì)加大檔案管理人員的工作量,影響到檔案作用的充分發(fā)揮。

        四、新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化措施

        1.積極創(chuàng)新檔案管理理念

        打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛,是自然資源檔案管理質(zhì)量提升的重要前提。要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn),先要樹立全新的管理理念,引入新型的管理模式,將之前落后低效的人工收集、整理資料轉(zhuǎn)變成為電子化收集,在以往單一文字檔案的基礎(chǔ)上增加圖片、視頻等形式,這樣能夠很好減輕工作人員的工作量,促進(jìn)整體管理效率更上一個(gè)臺(tái)階。

        除此之外,自然資源部門還應(yīng)該突破傳統(tǒng)“孤島”屏障,使各個(gè)部門之間能夠有效交流,確保檔案準(zhǔn)確性與完整性??梢哉f,在當(dāng)前新形勢背景下,自然資源檔案作為重要的民生檔案,其價(jià)值與作用越來越凸顯,社會(huì)各界對(duì)其也愈發(fā)關(guān)注。因此,檔案管理部門還要樹立良好的服務(wù)意識(shí),準(zhǔn)確把握好檔案與其他部門之間的關(guān)系,多渠道應(yīng)用檔案數(shù)字資源。在此過程中,可以基于互聯(lián)網(wǎng)引入一些新型手段,如微信小程序、PC端等,為檔案應(yīng)用者提供更為便利的檔案信息服務(wù),促進(jìn)自然資源檔案管理質(zhì)量更上一個(gè)臺(tái)階。

        2.注重檔案管理人員的培訓(xùn)

        檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)乎工作成效,所以要想進(jìn)行自然資源管理的優(yōu)化,就必須加強(qiáng)注重檔案管理人員的培訓(xùn),提升他們的專業(yè)能力與素質(zhì),具體可以從以下幾方面著手:

        一是定期進(jìn)行檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。因?yàn)樽匀毁Y源檔案管理工作存在專業(yè)性與特殊性的特點(diǎn),所以工作人員也必須有著良好的專業(yè)素養(yǎng),這就需要相關(guān)部門定期組織開展專門的培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容不僅有檔案管理方面,同時(shí)還應(yīng)涉及自然資源專業(yè)方面。

        二是提升人員保密意識(shí)。自然資源檔案有著很強(qiáng)的涉密性,所以需要檔案管理工作人員有良好的保密意識(shí),而部門也應(yīng)該針對(duì)此進(jìn)行強(qiáng)化。

        三是提升工作人員的熟練度。自然資源檔案管理工作有著很強(qiáng)的操作性,所以要求工作人員必須有良好的熟練度。在這之中,不僅涵蓋了檔案信息的收集與整理,同時(shí)還有檔案著錄、鑒定等相關(guān)工作。熟練度得到了提升,工作質(zhì)量自然也能更進(jìn)一步。

        四是制訂完善的獎(jiǎng)懲制度,并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格考核。部門需要定期進(jìn)行工作人員考核,對(duì)于表現(xiàn)不佳的工作人員進(jìn)行一定的懲罰,鞭策他們更加努力,對(duì)于優(yōu)秀員工也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),在獎(jiǎng)勵(lì)中需要注重物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)的結(jié)合,使檔案管理人員都能積極主動(dòng)地參與到工作中,提升工作效率。

        3.積極進(jìn)行信息化建設(shè)

        在信息時(shí)代背景下,自然資源檔案管理信息化建設(shè)屬于必然趨勢,各個(gè)方面都需要加強(qiáng)重視,積極置辦現(xiàn)代化設(shè)備,為檔案管理信息化工作的開展提供硬件基礎(chǔ)。通過這種方式,能夠很好減輕工作人員的壓力,促進(jìn)各項(xiàng)資源的有效整合。另外,還能將各個(gè)地區(qū)與各個(gè)部門的檔案有效銜接起來,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理,打破傳統(tǒng)“信息孤島”的現(xiàn)狀,縮短檔案信息查詢的時(shí)間。

        除此之外,還可以依托科技進(jìn)步,根據(jù)自然資源部門的門戶網(wǎng)站等,打造智慧檔案館,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、存量檔案數(shù)字化等,促使檔案管理更快走向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。在此過程中,需要注重一些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用,如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等,并且將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用充分發(fā)揮出來,為自然資源檔案管理插上智慧的翅膀,全方位提升檔案管理質(zhì)量,促進(jìn)檔案更加有效的利用。

        4.注重檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)

        檔案規(guī)范化建設(shè)也是檔案管理工作中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容,直接關(guān)乎其他工作的質(zhì)量。因此,自然資源部門應(yīng)該加強(qiáng)重視這一方面,制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),從檔案生成到應(yīng)用的整個(gè)過程,都應(yīng)該嚴(yán)格進(jìn)行把控。具體可以從以下幾方面著手:

        一是根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作的開展,構(gòu)建相適應(yīng)的操作規(guī)范與制度,明確檔案整理、接收以及利用等各個(gè)方面的關(guān)系,使自然資源檔案管理工作有法可依,使工作開展更加順暢,避免一些問題的出現(xiàn)。

        二是面對(duì)自然資源檔案的時(shí)候,應(yīng)該嚴(yán)格遵循應(yīng)歸盡歸原則,促進(jìn)室藏檔案資源更加豐富,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理目標(biāo)。對(duì)于暫時(shí)不能集中統(tǒng)一管理的檔案資源,應(yīng)該讓檔案部門監(jiān)督與指導(dǎo),然后其他部門進(jìn)行妥善保管,避免遺漏丟失。

        三是在原等級(jí)的認(rèn)定基礎(chǔ)上,通過申報(bào)與復(fù)查等手段合理進(jìn)行規(guī)劃。同時(shí),以檔案室的等級(jí)認(rèn)定工作為基礎(chǔ),積極進(jìn)行創(chuàng)新,以便促進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)水平的提升。

        五、結(jié)語

        綜上所述,自然資源檔案管理工作并不能一蹴而就,是一項(xiàng)長期性與系統(tǒng)性工程,在促進(jìn)資源規(guī)劃、解決自然糾紛等方面有著不可替代的作用。在新形勢下,對(duì)于自然資源檔案管理工作提出了更高要求,所以檔案管理人員必須積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,朝著便捷化、信息化等方面不斷前進(jìn)。在此過程中,還要認(rèn)清自身在工作中存在的不足,借助多樣化的手段進(jìn)行處理,這樣才能有效提升自然資源檔案管理工作質(zhì)量,更好發(fā)揮檔案作用,為自然資源管理工作水平的提升提供助力。

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        (作者單位:河北省自然資源廳機(jī)關(guān)服務(wù)中心)

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