溫朝菲

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作問(wèn)題;工作效率;提升方式

引 言：檔案管理工作對(duì)于中學(xué)的可持續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的作用，它主要通過(guò)各種形式的文字，視頻，圖片來(lái)記錄學(xué)校的各項(xiàng)信息，形式比較多樣化，通過(guò)提供更詳細(xì)的信息來(lái)保障中學(xué)教育的發(fā)展。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理中所存在的問(wèn)題，對(duì)于檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案管理的效率。

1工作特點(diǎn)

檔案信息包括了表格，視頻，文件，文本等多種形式，有關(guān)人員利用檔案的相應(yīng)信息能夠?yàn)橹袑W(xué)的發(fā)展提供可靠的意見(jiàn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)了解這些信息能夠做出科學(xué)化的決策。常見(jiàn)的檔案管理內(nèi)容包括教師的教案和工作總結(jié)，每天的課程安排，學(xué)校的基本個(gè)人信息表，學(xué)校開(kāi)會(huì)的各項(xiàng)記錄等等。由于檔案材料的來(lái)源比較廣泛，整體檔案管理的內(nèi)容是比較巨大的，有關(guān)人員需要全面地了解到影響檔案管理的主要內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新。

2存在的問(wèn)題

2.1專業(yè)素質(zhì)較低

在現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，人們對(duì)教育的重視度越來(lái)越高，中學(xué)辦學(xué)規(guī)模也越來(lái)越大，學(xué)生數(shù)量的不斷增加，在學(xué)生個(gè)人管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多信息，這就需要更專業(yè)的檔案管理人員來(lái)做好海量信息的管理工作。就目前發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理人員的專業(yè)水平并不高，在具體工作中沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到自身工作的職責(zé)，工作沒(méi)有熱情，保持著混日子的態(tài)度，影響了檔案管理效率。除此之外，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，在檔案管理崗位上招聘的人員較少，甚至一些管理人員并不是專業(yè)的科班出身，而是退休老師所擔(dān)任的，使得檔案管理工作的效果并不理想。

2.2管理方式不科學(xué)

在中學(xué)檔案管理工作中，大部分檔案還是采用的紙質(zhì)化形式，管理人員并沒(méi)有對(duì)管理方法做出進(jìn)一步的調(diào)整和改變。紙質(zhì)化的檔案在儲(chǔ)存的過(guò)程中會(huì)受到外部環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)檔案關(guān)鍵字跡缺失或者是檔案文件損壞等等。其次，紙質(zhì)化的檔案有可能會(huì)出現(xiàn)篡改的情況，不符合檔案管理的初衷，影響人們對(duì)檔案信息的利用。也有一部分檔案管理人員利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)做檔案管理工作的改革，但是檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)不夠深入，沒(méi)有了解到互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性，在檔案儲(chǔ)存的過(guò)程中并沒(méi)有做好加密處理，檔案資料受到病毒攻擊的話，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)癱瘓，并且電子化檔案信息篡改的幾率是非常高的，影響了資料的完整性。

2.3中學(xué)對(duì)檔案管理不夠重視

由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，學(xué)校在檔案管理方面缺乏一個(gè)完整的工作流程，導(dǎo)致管理人員只是簡(jiǎn)單對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整和存儲(chǔ)，沒(méi)有后續(xù)的完善工作。檔案管理在這種管理狀態(tài)下，不能夠有效的發(fā)揮出檔案信息的參考作用，影響了中學(xué)的健康發(fā)展。學(xué)校在檔案管理工作中并沒(méi)有投入過(guò)多的資金，影響了檔案管理工作與現(xiàn)代信息社會(huì)相結(jié)合的改革步伐，使得檔案管理工作的問(wèn)題頻頻出現(xiàn)。其次，學(xué)校對(duì)檔案管理工作的不重視，也會(huì)直接影響管理人員的工作積極性，在日常工作中不能及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)，缺乏對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新，影響了檔案管理工作的效率，

2.4與時(shí)代發(fā)展要求不符

現(xiàn)代中學(xué)檔案管理工作還是沿襲傳統(tǒng)的管理方式，在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)了與實(shí)際脫節(jié)嚴(yán)重的情況。中學(xué)檔案管理工作并沒(méi)有立足于現(xiàn)代發(fā)展的主要趨勢(shì)引進(jìn)一些信息化的設(shè)備，對(duì)管理模式并沒(méi)有進(jìn)行調(diào)整，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理信息丟失的情況，不利于教學(xué)工作者的工作。大多數(shù)的學(xué)校還是采用檔案管理的傳統(tǒng)形式，但是由于現(xiàn)代檔案信息量的增加，傳統(tǒng)形式很難滿足現(xiàn)在中學(xué)檔案管理的要求，也會(huì)使得檔案管理工作與實(shí)際不接軌，使得教學(xué)發(fā)展改革停滯不前。

3具體的優(yōu)化措施分析

3.1建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷成熟的背景下，在中學(xué)檔案管理工作中，有關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的利用，通過(guò)文件管理軟件創(chuàng)設(shè)一個(gè)海量的電子檔案庫(kù)，與紙質(zhì)化文件及時(shí)的同步。與此同時(shí)，工作人員也應(yīng)該不斷地完善電子檔案工作的流程，支持在線文件檢索，更方便人們獲得相應(yīng)的文件。中學(xué)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也能夠更輕松的獲得相應(yīng)的信息，通過(guò)了解報(bào)表文件，進(jìn)行綜合化的評(píng)估，方便做好相應(yīng)的決策。同時(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立會(huì)存在一定的問(wèn)題，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)故障，計(jì)算機(jī)病毒，數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，工作人員應(yīng)該積極地學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，了解一些常見(jiàn)的電子檔案管理的問(wèn)題，再出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題時(shí)，能夠從容應(yīng)對(duì)，迅速解決。

3.2加大資金投入力度

中學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變自身的思想，積極地意識(shí)到檔案管理工作對(duì)中學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要作用。在思想上改變態(tài)度，在工作上加強(qiáng)管理，更好地保障檔案管理工作各環(huán)節(jié)的優(yōu)化，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要積極的發(fā)揮出引領(lǐng)作用，引導(dǎo)工作人員做好檔案管理方式的創(chuàng)新，不僅要完善相關(guān)的管理制度，同時(shí)也需要在這方面加大資金投入，來(lái)進(jìn)一步地保障檔案管理創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展。

3.3建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理部門(mén)是中學(xué)的一個(gè)重要的部門(mén)，在檔案管理部門(mén)中，應(yīng)該建立一個(gè)完善的規(guī)章制度，詳細(xì)的檔案管理具體流程，要具體到管理制度，貸款案例檔案，整理文件，并保存系統(tǒng)等等。其次，學(xué)校也要專門(mén)配置一個(gè)房間用于儲(chǔ)存一些紙質(zhì)化的文件，要保障這些文件處在干燥的環(huán)境內(nèi)，延長(zhǎng)紙質(zhì)化檔案的壽命。檔案管理人員要及時(shí)地做好檔案管理的各項(xiàng)記錄，記錄好接收文件，文件訪問(wèn)時(shí)間等等方面的記錄，減少文件丟失的次數(shù)。對(duì)于其他工作人員借閱文件的時(shí)間，目的，返還日期等信息都需要詳細(xì)的記錄下來(lái)。

3.4加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)力度

中學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)影響到了檔案管理的效果，要不斷地保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)該聘請(qǐng)一些專業(yè)的檔案管理人員對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整理，并且由專門(mén)人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，按照要求來(lái)填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，保障檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確。其次，檔案管理人員要了解相關(guān)的法律法規(guī)，要對(duì)檔案的分類(lèi)，標(biāo)記，裝訂，標(biāo)注等有進(jìn)一步地認(rèn)知，學(xué)?？梢圆欢ㄆ陂_(kāi)展相關(guān)理論知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)保障檔案管理人員的工作能力，學(xué)校不僅要開(kāi)展理論知識(shí)的培訓(xùn)，還需要開(kāi)展思想教育工作，保障檔案管理人員的工作責(zé)任心，讓其以飽滿的態(tài)度投身到工作崗位中。最后，學(xué)校要招聘復(fù)合型人才，不僅掌握基本的檔案管理知識(shí)，同時(shí)也熟悉先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠更好地結(jié)合檔案管理工作的情況，做好管理方式的改革。除此之外，學(xué)?？梢砸M(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，通過(guò)構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的改革。

3.5設(shè)置績(jī)效考核工作機(jī)制

為了切實(shí)地保障中學(xué)檔案管理工作的效率，學(xué)校要制定相關(guān)的績(jī)效考核機(jī)制來(lái)保障檔案管理人員的工作熱情。在具體工作中，要嚴(yán)格的落實(shí)檔案管理考核機(jī)制的各項(xiàng)條約，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，讓有能力的人員具有較大的發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)人才的合理分配，構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，學(xué)校要結(jié)合現(xiàn)代時(shí)代發(fā)展的潮流做好檔案管理工作的革新，檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的思想，做好檔案管理形式的改革，促進(jìn)中學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

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