汪川虎

摘要：目的 探索如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合;方法 采用文獻(xiàn)研究結(jié)合我院檔案管理實(shí)際，就紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)表了幾點(diǎn)自己的看法;結(jié)果 紙質(zhì)檔案與電子檔案各有自己的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，醫(yī)院應(yīng)該在共存性與互動(dòng)性原則基礎(chǔ)上，從信息化建設(shè)、制度保障、人才等方面實(shí)現(xiàn)二者的融合;結(jié)論 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，是提高檔案管理水平與效率的重要舉措。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合路徑

【中圖分類號(hào)】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2022）05--01

檔案作為醫(yī)院重要的臨床研究資料與歷史憑證，其能夠真實(shí)地反映出醫(yī)院各各項(xiàng)工作及活動(dòng)的開(kāi)展情況，不但可以作為醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)資料，同時(shí)還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出重要決策提供指導(dǎo)，從而確保醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展。伴隨著信息技術(shù)的誕生與發(fā)展，醫(yī)院檔案也由以往的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，但是無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是具備信息時(shí)代特征的電子檔案，其自身均有自己的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，因此如何發(fā)揮這兩種檔案的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)二者的融合成為醫(yī)院檔案管理者關(guān)注的重要課題。

一、醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案各自優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)分析

（一）醫(yī)院紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)分析

醫(yī)院紙質(zhì)檔案是以紙張作為信息載體，用文字是記錄組織或個(gè)人行為為操作的文字材料，是處理各種事物所用到的憑證。醫(yī)院文書(shū)檔案作為其臨床診療記錄與科研記錄的重要文件，詳細(xì)地記錄了醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)開(kāi)展情況。紙質(zhì)檔案擁有很強(qiáng)的直觀性，因此具備較強(qiáng)的法律效力。紙質(zhì)檔案主要是全面收集醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)與服務(wù)過(guò)程中的相關(guān)信息，通過(guò)專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行歸納與分類，結(jié)合醫(yī)院的要求和標(biāo)準(zhǔn)，恰如其分地處理信息?？v觀傳統(tǒng)醫(yī)院檔案，紙質(zhì)檔案是最主要的載體，檔案的存在是對(duì)前人的肯定，體現(xiàn)了資料的人文價(jià)值，在紙質(zhì)檔案作用下，能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營(yíng)、服務(wù)、管理等方面的傳承。隨著時(shí)間的不斷推移，紙質(zhì)檔案中記載的內(nèi)容的珍貴性將得以體現(xiàn)。由此可見(jiàn)，結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)可以得出其最顯著的優(yōu)點(diǎn)便是較強(qiáng)的直觀性，方便了閱讀。紙質(zhì)檔案屬于一類資料類型，其擁有較強(qiáng)的可操作性，無(wú)需對(duì)頁(yè)面進(jìn)行周密且準(zhǔn)確地設(shè)計(jì)，并且版面的要求較低，便于整理資料。另外，在形成紙質(zhì)檔案過(guò)程中，需要醫(yī)院管理者確認(rèn)檔案內(nèi)容，待確認(rèn)內(nèi)容無(wú)誤后再簽字蓋章，如此便保證了其內(nèi)容的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，同時(shí)賦予了紙質(zhì)檔案一定的法律效力，可以當(dāng)作法律證據(jù)的存在。而醫(yī)院紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是不容忽視的，紙質(zhì)檔案所需的存儲(chǔ)空間較大，并且對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境要求較高，如果環(huán)境不佳、溫度控制不當(dāng)、防火防蟲(chóng)等“八防”工作未做到位，便容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被損害、褪色、碳化等等，除此之外，紙質(zhì)檔案數(shù)量大，增加了檔案利用者查找檔案的時(shí)間，也增加了檔案管理者的工作任務(wù)，同時(shí)在查找和利用過(guò)程中稍不注意便可能發(fā)生人為損害的現(xiàn)象，影響了紙質(zhì)檔案的價(jià)值[1]。

（二）醫(yī)院電子檔案的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)分析

首先，醫(yī)院電子檔案的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，電子檔案具備快速存儲(chǔ)的要求，能夠迅速提取、查詢、使用信息，并且檔案占據(jù)的空間較小。第二，電子檔案在信息技術(shù)的支撐下，極大地保證了資料的安全性與完整性，避免了人為因素導(dǎo)致的信息丟失。第三，電子檔案的傳播與接收流程十分簡(jiǎn)單，極大地提升了信息交換速度，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。第四，在應(yīng)用電子檔案時(shí)，能夠迅速查詢所需信息，同時(shí)具備定向搜索功能，滿足了用戶的個(gè)性化信息需求，同時(shí)還能動(dòng)態(tài)掌握信息以及永久保存信息，并結(jié)合信息變化情況予以及時(shí)調(diào)整。其次，醫(yī)院電子檔案的缺點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，電子檔案的信息安全方面存在缺點(diǎn)，特別是伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致電子檔案容易遭受黑客、病毒等攻擊導(dǎo)致信息外泄，黑客會(huì)惡意篡改、盜取重要的醫(yī)院檔案信息，增加了信息安全維護(hù)的難度。第二，電子檔案無(wú)論是形成還是發(fā)展均是建立在計(jì)算機(jī)設(shè)備這一基礎(chǔ)上的，因此一旦計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，便直接影響電子檔案的使用[2]。

（三）醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案融合的必要性

通過(guò)上述分析，我們已經(jīng)得出無(wú)論是醫(yī)院紙質(zhì)檔案還是電子檔案均存在自身的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，而積極探尋二者融合的有效路徑，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的作用，是進(jìn)一步提升檔案管理效率與質(zhì)量的重要途徑，也是檔案“雙套制”的必然要求。醫(yī)院檔案管理要想發(fā)展，那么便需要打破傳統(tǒng)管理思維的束縛，不斷創(chuàng)新，制定出更加科學(xué)且合理的管理方案，在努力實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)做好紙質(zhì)檔案的保管，來(lái)提升電子檔案的法律效力，從而為檔案的使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合發(fā)展的原則

（一）共存原則

不容置否紙質(zhì)檔案擁有諸多的優(yōu)勢(shì)，但是其始終是建立在紙質(zhì)檔案這一基礎(chǔ)上的。因此醫(yī)院檔案管理工作者可以以信息技術(shù)為支撐提升檔案管理的效率。但是這并非意味著可以用心的檔案形式完全取代傳統(tǒng)的形式。再加上電子檔案面臨著信息容易泄露和丟失的問(wèn)題，為了提升檔案信息的安全性，便需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)融合起來(lái)，應(yīng)用紙質(zhì)檔案對(duì)一些重要的電子檔案信息進(jìn)行備份。另外，個(gè)別基層醫(yī)院由于地處偏遠(yuǎn)，在電子信息技術(shù)的應(yīng)用方面還不夠全面，檔案管理者依然沿用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，突然將紙質(zhì)檔案管理全面轉(zhuǎn)變成電子檔案不僅會(huì)增加成本支出，并且短時(shí)間內(nèi)管理人員也無(wú)法適應(yīng)，針對(duì)這樣的現(xiàn)狀，便需要基于共存原則積極探尋二者的融合發(fā)展路徑。

（二）互動(dòng)性原則

上述已經(jīng)詳細(xì)闡述了紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的優(yōu)缺點(diǎn)，若想將在融合二者優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)規(guī)避二者的缺點(diǎn)，那么便需要加強(qiáng)二者的互動(dòng)，要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀確定管理的方式以及輔助性手段，以更好地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相互促進(jìn)以及自我完善。以紙質(zhì)檔案為例，便可以參考電子檔案管理模式來(lái)優(yōu)化管理流程，也可以利用電子檔案具備的快速檢索功能來(lái)方便檔案使用者快速找到所需的檔案內(nèi)容。而電子檔案則可以參考紙質(zhì)檔案管理具備的實(shí)體化優(yōu)勢(shì)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，提升檔案信息的安全性[3]。

三、醫(yī)院紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合路徑分析

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，為紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合提供基礎(chǔ)保障

信息技術(shù)的誕生與廣泛使用極大地提升了人們生產(chǎn)與生活的信息化水平，特別是伴隨著無(wú)紙化辦公的推出與實(shí)施，各種現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用、多媒體文件的制作等等進(jìn)一步提升了醫(yī)院工作效率與工作質(zhì)量，這便需要醫(yī)院加強(qiáng)信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。開(kāi)展紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合必須要依靠充足的資金支持，例如：在檔案收集工作中，檔案管理工作人員需要大范圍進(jìn)行收集，這樣才能夠確保檔案的完整性，才能夠保證檔案能夠全面，而此項(xiàng)工作必須要充足的經(jīng)費(fèi)予以支撐。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加對(duì)檔案管理工作的資金支持，而基于檔案管理工作所需硬件條件來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，要求配置更加完善的信息化管理設(shè)備，才能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的高效融合。例如：醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的資金現(xiàn)狀適當(dāng)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、去濕、控溫等設(shè)備，進(jìn)而保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合工作的有序開(kāi)展。然后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)的先進(jìn)軟件和技術(shù)，踐行科學(xué)理念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐;最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)憑借檔案信息化建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料予以有機(jī)的整合，一方面要積極探尋紙質(zhì)檔案信息材料的共享機(jī)制，借助信息技術(shù)提升檔案管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)各類檔案識(shí)別、分別、傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，另一方面醫(yī)院要積極探尋檔案信息的整合方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化整合。值得注意的是：醫(yī)院在信息化建設(shè)進(jìn)程中，要遵循“雙套制”的原則，所謂“雙套制”即紙質(zhì)檔案與信息化檔案共同開(kāi)展，將紙質(zhì)檔案作為正本，將信息化檔案作為副本。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的“雙套制”不僅能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重備份，同時(shí)還有助于提升檔案檢索與查詢的安全性。除此之外，還需要實(shí)現(xiàn)檔案的全周期管理?？v觀傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅僅是在存儲(chǔ)與使用檔案過(guò)程中實(shí)施管理，但是檔案的全周期應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案的形成、存儲(chǔ)、使用、銷毀等整個(gè)過(guò)程，因此檔案管理工作中必須結(jié)合檔案管理的客觀要求，如此才能實(shí)現(xiàn)不同檔案的全周期管理這一工作目標(biāo)，提升檔案管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

（二）完善檔案管理制度，為紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合提供制度保障

紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合同樣也離不開(kāi)管理制度的保障。首先作為醫(yī)院的檔案管理工作者，要深刻意識(shí)到在信息化時(shí)代下，電子檔案管理的重要性。要在醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理模式的基礎(chǔ)上，通過(guò)構(gòu)建相互協(xié)調(diào)、相互補(bǔ)充的檔案管理機(jī)制，來(lái)推動(dòng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的順利融合。其次，醫(yī)院還應(yīng)該針對(duì)檔案構(gòu)建統(tǒng)籌管理模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案二者既相互獨(dú)立，又緊密聯(lián)系。在紙質(zhì)檔案與電子檔案共存這一形勢(shì)下，分別構(gòu)建兩個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，確保兩種檔案形式能夠?qū)崟r(shí)對(duì)接。作為醫(yī)院檔案管理工作者要充分發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)點(diǎn)，在檔案的收集、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)構(gòu)建相應(yīng)的管理模式，然后針對(duì)兩類檔案構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，從而確保紙質(zhì)檔案與電子檔案在使用與存儲(chǔ)過(guò)程中能夠快速且靈活的切換，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案高效、快捷融合。

（三）注重紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存性與互動(dòng)性

相信在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案會(huì)長(zhǎng)期共存，電子檔案不會(huì)完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案依然占據(jù)主導(dǎo)地位，但是伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，二者的融合也將越來(lái)越深入。結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀，醫(yī)院若想實(shí)現(xiàn)二者順利融合，首先要注意提升紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存性與活動(dòng)性。其中共存性，指的是紙質(zhì)檔案與電子檔案分別以兩種形式同時(shí)存在。由于先有紙質(zhì)檔案后有電子檔案，因此要將紙質(zhì)檔案是主本，將電子檔案作為副本。針對(duì)音頻或者視頻等資料，在信息時(shí)代通過(guò)數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存檔時(shí)，還需要注重光盤(pán)的刻錄，通過(guò)實(shí)物存儲(chǔ)的方式，通過(guò)這樣的方式實(shí)現(xiàn)二者的共存，同時(shí)還能提高檔案信息的安全性。紙質(zhì)檔案與電子檔案在共存性這一基礎(chǔ)上，還需要加強(qiáng)彼此之間的互動(dòng)與聯(lián)系性。紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期存在能夠?yàn)殡娮訖n案的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為此醫(yī)院應(yīng)該充分借助紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，借鑒電子檔案的管理新方法彌補(bǔ)自身的缺點(diǎn)。在未來(lái)很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，電子檔案均可能是紙質(zhì)檔案的一項(xiàng)輔助功能，在信息查詢方面提供了便利，實(shí)現(xiàn)二者的互動(dòng)性，也將成為未來(lái)醫(yī)院檔案管理的一大重要方向。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)水平，為紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合提供人才保障

紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，具體而言可以采取以下措施：第一，醫(yī)院要定期組織從事檔案管理工作的人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理的新技術(shù)、新手段，并邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家到醫(yī)院中開(kāi)展演講，幫助檔案管理人員提高檔案的認(rèn)知，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明白紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合的意義。第二，醫(yī)院應(yīng)該聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的人才投身到檔案管理工作中，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案順利融合，通過(guò)提高薪資待遇等留住優(yōu)秀的人才，從而不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理部門(mén)的綜合能力，保證熟練地應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案的管理工作，提升檔案管理的水平。第三，作為檔案管理人員自身，要樹(shù)立活到老，學(xué)到老的意識(shí)，要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)等，不斷為自己充電，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，積極探尋現(xiàn)代社會(huì)下檔案管理的新模式和新手段，提升文書(shū)檔案管理的質(zhì)量和效率[4]。

四、結(jié)論

綜上所述，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合將成為未來(lái)檔案建設(shè)的一大重要方向。作為醫(yī)院，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀，充分挖掘紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢(shì)，將二者有機(jī)融合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不斷提升檔案管理的水平與效率，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

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