彭雯文 華潤守正招標(biāo)有限公司

一、相關(guān)理論概述

（一）項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)

項(xiàng)目管理，從廣義上講，屬于管理學(xué)，是構(gòu)成管理學(xué)的一個(gè)部分；從狹義上講，項(xiàng)目管理指的是在某一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)當(dāng)中運(yùn)用相關(guān)的專業(yè)知識(shí)技能或者相應(yīng)的工具與方法來進(jìn)行研究，在研究過程中，是該項(xiàng)目能夠在現(xiàn)有的資源限制下完成預(yù)設(shè)的目標(biāo)，或者超額完成。項(xiàng)目管理是對(duì)一些成功地達(dá)到一系列目標(biāo)相關(guān)的活動(dòng)的整體監(jiān)測(cè)和管控，這其中就包括了項(xiàng)目的策劃、項(xiàng)目相關(guān)進(jìn)度的計(jì)劃以及維護(hù)項(xiàng)目活動(dòng)的相關(guān)進(jìn)展。項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目指的是在規(guī)定時(shí)間內(nèi)需要完成的一次性任務(wù)，運(yùn)用管理的知識(shí)與方法來解決項(xiàng)目的問題或達(dá)成項(xiàng)目的需求。其中最主要的五項(xiàng)工作是領(lǐng)導(dǎo)、組織、用人、計(jì)劃、控制。

項(xiàng)目管理的特性主要包括：

普遍性。項(xiàng)目作為一種一次性和獨(dú)特性的社會(huì)活動(dòng)而普遍存在于人類社會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)之中，甚至可以說是人類現(xiàn)有的各種物質(zhì)文化成果最初都是通過項(xiàng)目的方式實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)楝F(xiàn)有各種運(yùn)營所依靠的設(shè)施與條件最初都是靠項(xiàng)目活動(dòng)建設(shè)或開發(fā)的。

目的性。項(xiàng)目管理的目的性要通過開展項(xiàng)目管理活動(dòng)保證滿足或超越項(xiàng)目有關(guān)各方面明確提出的項(xiàng)目目標(biāo)或指標(biāo)和滿足項(xiàng)目有關(guān)各方未明確規(guī)定的潛在需求和追求。

獨(dú)特性。項(xiàng)目管理的獨(dú)特性是項(xiàng)目管理不同于一般的企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營管理，也不同于常規(guī)的政府和獨(dú)特的管理內(nèi)容，是一種完全不同的管理活動(dòng)。

集成性。項(xiàng)目管理的集成性是項(xiàng)目的管理中必須根據(jù)具體項(xiàng)目各要素或各專業(yè)之間的配置關(guān)系做好集成性的管理，而不能孤立地開展項(xiàng)目各個(gè)專業(yè)或?qū)I(yè)的獨(dú)立管理。

創(chuàng)新性。項(xiàng)目管理的創(chuàng)新性包括兩層含義：其一是指項(xiàng)目管理是對(duì)于創(chuàng)新（項(xiàng)目所包含的創(chuàng)新之處）的管理；其二是指任何一個(gè)項(xiàng)目的管理都沒有一成不變的模式和方法，都需要通過管理創(chuàng)新去實(shí)現(xiàn)對(duì)于具體項(xiàng)目的有效管理。

臨時(shí)性。項(xiàng)目是一種臨時(shí)性的任務(wù)，它要在有限 的期限內(nèi)完成，當(dāng)項(xiàng)目的基本目標(biāo)達(dá)成時(shí)就意味著項(xiàng)目已經(jīng)壽終正寢，盡管項(xiàng)目所建成的目標(biāo)也許剛剛開始發(fā)揮作用。

項(xiàng)目管理滲透在日常的工作過程當(dāng)中，每時(shí)每刻無處不在，它并沒有一個(gè)規(guī)定的實(shí)際客觀存在，但是在進(jìn)行絕大多數(shù)工作任務(wù)時(shí)，都會(huì)用項(xiàng)目管理的相關(guān)知識(shí)來解決問題。

（二）企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的生命周期

企業(yè)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)指的是依照法律要求建立，受招標(biāo)人委托，代替組織進(jìn)行招標(biāo)工作，并且提供相關(guān)的全面性服務(wù)的組織。企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在交易活動(dòng)中充當(dāng)著社會(huì)中介的角色。自20世紀(jì)80年代起，我國的招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)開始嶄露頭角，企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)擁有專門的技能型人才和高端的技術(shù)技能，從而組建成一批專門從事招標(biāo)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)。

對(duì)于招標(biāo)投標(biāo)工作來說，其工作流程是相對(duì)比較復(fù)雜的，但是也具備一定的系統(tǒng)性，目前招標(biāo)投標(biāo)工作的程序較為完善，工作過程中的操作也相對(duì)比較規(guī)范，涉及的流程環(huán)節(jié)比較多，需要更加專門的人員進(jìn)行。企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，由于日常工作量比較大，因此積累了較多的招標(biāo)投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性發(fā)展來說，是很有幫助的。

最近幾年，我國招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)有了很大的發(fā)展，業(yè)務(wù)水平不斷提高，招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在日常的工作過程中，在保證工作質(zhì)量和工作效率的前提下，還能夠?qū)ぷ鲀?nèi)容和流程進(jìn)行相應(yīng)地完善，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的生命周期是根據(jù)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)水平來決定的，當(dāng)其業(yè)務(wù)水平處于較高的階段時(shí)，相應(yīng)的生命周期就能得到一定的延續(xù)[1]。

（三）資料庫

資料庫根據(jù)其所處資料的數(shù)量來進(jìn)行一定劃分，一般來說，作為普通企業(yè)，即便是日常的招標(biāo)投標(biāo)，因工作量較大，沒有長時(shí)間的積累，也很難形成企業(yè)內(nèi)部獨(dú)有的、完善的資料庫。資料庫不僅僅指的是對(duì)相關(guān)招標(biāo)投標(biāo)信息的儲(chǔ)存，整理與總結(jié)，還包括在大量的招標(biāo)投標(biāo)工作積累當(dāng)中，形成一定的經(jīng)驗(yàn)，能夠絕對(duì)的引導(dǎo)未來的招標(biāo)投標(biāo)工作。

因此，從嚴(yán)格意義上來說，資料庫大多是由企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所擁有，并且高頻地應(yīng)用在日常的招標(biāo)投標(biāo)工作當(dāng)中，為更多的企業(yè)進(jìn)行有效的規(guī)劃，幫助其進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)工作。因此，資料庫對(duì)于招標(biāo)投標(biāo)工作來說非常重要，企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要在日常工作過程中，要將資料庫的維護(hù)工作重視起來，只有這樣才能夠保證招標(biāo)投標(biāo)工作的準(zhǔn)確度，也能夠促使企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行可持續(xù)性穩(wěn)定的發(fā)展。

二、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理存在形式

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件是根據(jù)對(duì)工作流程節(jié)點(diǎn)的梳理進(jìn)行編制的，因此，招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件制定是有一定標(biāo)準(zhǔn)和范圍的。但是目前就招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制的采購文件來看，絕大部分招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件沒有以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)范本文件作為支撐，也沒有投入相應(yīng)的人力物力進(jìn)行編制企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍可能涉及代理項(xiàng)目需要的標(biāo)準(zhǔn)文件編制時(shí)，相關(guān)文件的編制就需要根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目的特點(diǎn)和情況來完成?；谡袠?biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所代理招標(biāo)的項(xiàng)目的范圍非常廣，所以需要關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)文件也就相對(duì)比較多、比較復(fù)雜。但是對(duì)于現(xiàn)如今的招標(biāo)投標(biāo)，代理機(jī)構(gòu)采購文件的管理來說是相對(duì)較為模糊。首先，采購文件并沒有確切地清晰的存在形式，其次，對(duì)采購文件的編制來說，并沒有過多的標(biāo)準(zhǔn)文件或者范本進(jìn)行參考[2]。相關(guān)部門也沒有對(duì)采購文件進(jìn)行過單獨(dú)的處理。最后，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件要著重對(duì)其結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行一定的改革。

（二）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理方式

編制代理機(jī)構(gòu)的采購文件結(jié)構(gòu)需要清晰的思路，但是目前的招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)沒有通過工作崗位以及流程的梳理來建立起崗位、權(quán)限、角色、流程之間的連接關(guān)系，對(duì)于各個(gè)具體崗位在招標(biāo)代理工作法定規(guī)定流程中應(yīng)盡的職責(zé)和應(yīng)有的權(quán)限并不明確，工作的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容以及對(duì)象也不清晰，缺乏科學(xué)制定工作流程的標(biāo)準(zhǔn)，這樣在采購文件的編制過程中就不會(huì)形成一定的行為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購文件的各個(gè)組成結(jié)構(gòu)的量、質(zhì)、期以及考核要求做出規(guī)定。因此，未來的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要在采購文件編制方面不斷進(jìn)行更新，要區(qū)別不同崗位級(jí)別承擔(dān)和掌握的不同工作內(nèi)容，以及編制采購文件的具體工作流程，其中包括與委托方的溝通交流和異常情況處理，要保證到位的、及時(shí)的溝通，可以為采購文件的編制工作規(guī)避很多問題。還有就是相關(guān)的使用人員要將工作重點(diǎn)放到投標(biāo)文件的接收等一些輔助性方面的工作，編制采購文件，才能夠確保多個(gè)層面實(shí)現(xiàn)流程的規(guī)范化管理，保證和支撐招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理面臨挑戰(zhàn)

現(xiàn)如今招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件在結(jié)構(gòu)組成方面存在著一定的問題，要在編制采購文件都符合標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)實(shí)施招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系的電子化管理，是有一定難度的。目前招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)各方面工作的要求都在不斷提高，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，還要保證工作的效率。招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件的編制，還應(yīng)該考慮與電子化管理系統(tǒng)相融合，標(biāo)準(zhǔn)化的管理是采購文件編制工作的一大難題，標(biāo)準(zhǔn)體系的建立健全才能夠保證招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的不斷發(fā)展。現(xiàn)如今最主要的任務(wù)就是對(duì)采購標(biāo)準(zhǔn)文件的組成結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上編制采購文件時(shí)進(jìn)行分解，再設(shè)置相應(yīng)的管控措施，不斷的優(yōu)化管理流程和要求。在未來，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要著重將采購文件的編制重視起來，確定文件編制的關(guān)鍵控制點(diǎn)，以有效的管控措施，形成實(shí)用的采購文件，顯著地提升招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的核心業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力[3]。

三、企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理研究

（一）企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件結(jié)構(gòu)化管理模式

企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化，其中，有關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文件的編制，招標(biāo)文件和采購文件的工藝要求應(yīng)形成較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，基于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所涵蓋的招標(biāo)項(xiàng)目范圍較廣的特點(diǎn)，需要注意標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件比較復(fù)雜的情況。相關(guān)部門應(yīng)針對(duì)不同類型的項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文件的編制，并及時(shí)頒布，包括施工招標(biāo)文件以及文件范本、采購文件。

在一般情況下，標(biāo)準(zhǔn)文件是不可修改的，允許修改的部分，可根據(jù)項(xiàng)目的具體編制進(jìn)行調(diào)整，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的編制主要是針對(duì)其在某項(xiàng)闡述的規(guī)范化管理中的可變部分，如相關(guān)項(xiàng)目的需求、招標(biāo)投標(biāo)方案的規(guī)劃等過程。采購文件的形成過程和編制過程都有一定的規(guī)律，只有這樣才能夠不斷優(yōu)化采購文件的結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步對(duì)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的采購文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化的管理。

（二）企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理策略

關(guān)于企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化的管理，是需要根據(jù)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作崗位來進(jìn)行具體規(guī)定的，其中最為重要的就是明確各個(gè)工作崗位的工作職責(zé)以及工作流程當(dāng)中所承擔(dān)的角色。只有將各工作崗位的工作職責(zé)界定清晰之后，才能夠逐步提高企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件編制的工作效率，當(dāng)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件的編制工作量達(dá)到一定程度時(shí)，就會(huì)相應(yīng)地為其積累采購文件編制工作的經(jīng)驗(yàn)，這樣才能夠系統(tǒng)地建立起企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化的體系，進(jìn)一步完善企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件的管理策略。

（三）本章小結(jié)

對(duì)于企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理的研究，是一個(gè)長期且具有一定難度的課題，對(duì)于企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來說，及時(shí)貼合時(shí)代的潮流，對(duì)采購文件結(jié)構(gòu)化的管理進(jìn)行相應(yīng)的更新與改革，是未來發(fā)展的方向。采購文件管理體系的建立健全，可以幫助采購文件結(jié)構(gòu)化的完善，從一定程度上能夠提高工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展，從而提升企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的核心業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力。

企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件對(duì)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)日常的業(yè)務(wù)發(fā)展有很大的作用。因此，作為企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，要將工作重心轉(zhuǎn)移到采購文件的編制工作上來，以標(biāo)準(zhǔn)文件為參考，根據(jù)不同的具體情況具體分析，來不斷促成業(yè)務(wù)的成功。

四、企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理應(yīng)用

（一）企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理框架

企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理，在其發(fā)展過程中有著舉足輕重的作用。查過文件，在項(xiàng)目招標(biāo)過程當(dāng)中是招標(biāo)人意志的集中反映，也可以為招標(biāo)文件的編制作為主要的依據(jù)。因此，采購文件的結(jié)構(gòu)化管理框架不僅要根據(jù)企業(yè)代理機(jī)構(gòu)各工作崗位的不同進(jìn)行體系的劃分，還應(yīng)該根據(jù)采購文件本身的結(jié)構(gòu)組成來形成管理的框架。

關(guān)于企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件的編制有非常標(biāo)準(zhǔn)的流程，同時(shí)，招標(biāo)投標(biāo)文件具有法律效力，需要各個(gè)方面的專業(yè)性技術(shù)人才進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃，統(tǒng)稿后形成完整的采購文件，最終的編制是需要相關(guān)法律人員進(jìn)行審核的，要最大限度地降低招標(biāo)文件帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。由此可見，采購文件的編制過程也是相對(duì)比較嚴(yán)格的，因此，對(duì)其管理的框架也是非常清晰的。各個(gè)流程環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，文件內(nèi)的各個(gè)組成部分都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)文件以參考，并且，在投標(biāo)招標(biāo)文件編制完成后，對(duì)于涉及法律相關(guān)的內(nèi)容是不允許修改的，編制人員只需關(guān)注能修改的內(nèi)容，從而進(jìn)一步提高招標(biāo)文件的編制效率。

（二）采購文件結(jié)構(gòu)化管理功能模塊

采購文件結(jié)構(gòu)化管理體系中有明確的功能模塊區(qū)分，分區(qū)管理的措施可以相應(yīng)的提高采購文件在編制過程中的工作效率，權(quán)責(zé)分明則能夠在第一時(shí)間找出問題所在并進(jìn)行規(guī)避。編制嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的采購文件，在法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)，既能最大限度地體現(xiàn)企業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作水平，也能夠體現(xiàn)委托方的中心思想，更好地維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)雙方的權(quán)益。按照采購文件編制的標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)審采購清單和技術(shù)規(guī)范的準(zhǔn)確、到位以及完備程度，進(jìn)一步達(dá)到招標(biāo)人、投標(biāo)人和社會(huì)效益的多贏局面。

（三）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理操作

招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采購文件的管理要進(jìn)行規(guī)范的操作，尤其是對(duì)其結(jié)構(gòu)化的管理。只有借助各個(gè)明確清晰的采購文件結(jié)構(gòu)，才能夠在文件編制工作過程中保證其準(zhǔn)確度，這對(duì)于招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展是非常重要的。在對(duì)采購文件結(jié)構(gòu)化管理操作當(dāng)中，最重要的是要將各部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，各模塊各部門協(xié)同配合工作，形成標(biāo)準(zhǔn)化的流程。進(jìn)一步促進(jìn)我國企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的可持續(xù)性穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)語

大力推行國家出臺(tái)的招標(biāo)投標(biāo)政策，加大對(duì)項(xiàng)目后期的監(jiān)管力度，能夠幫助市場(chǎng)變得更加規(guī)范。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)自身優(yōu)勢(shì)，深刻領(lǐng)會(huì)政策精神，把這種精神與實(shí)際工作結(jié)合起來，不僅嚴(yán)格要求自己，更要讓采購商發(fā)揮監(jiān)督作用。要在這場(chǎng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得一席之地，必須充分提高專業(yè)化水平，理論與實(shí)踐相結(jié)合，以高度的專業(yè)化來完善對(duì)購物者的服務(wù)。同時(shí)，為中國更規(guī)范、更公平的競(jìng)價(jià)市場(chǎng)環(huán)境貢獻(xiàn)一份力量。