范高鴻 杭州綠盛集團(tuán)有限公司

近十年來，我國經(jīng)濟(jì)逐步由快速增長轉(zhuǎn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，規(guī)模以上企業(yè)為了提高管理效益和市場競爭力，對規(guī)范管理、精細(xì)化管理、風(fēng)險(xiǎn)管理的要求也越來越高，尤其是隨著企業(yè)所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的逐步分離，企業(yè)所有者需要對經(jīng)營者管理和使用企業(yè)資源的情況進(jìn)行有效監(jiān)督，促使了大部分的大中型企業(yè)都設(shè)置了內(nèi)部審計(jì)部門，而物資采購作為企業(yè)經(jīng)營活動的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)，就必然成為內(nèi)部審計(jì)部門監(jiān)督的重點(diǎn)。

目前未設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門的企業(yè)，對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督職責(zé)一般是由財(cái)務(wù)部門履行的，通常由財(cái)務(wù)人員檢查采購表單的完整性、采購流程的合規(guī)性、復(fù)核采購金額計(jì)算的準(zhǔn)確性等。有的企業(yè)雖有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門，但受審計(jì)人員業(yè)務(wù)能力較弱、審計(jì)管理不規(guī)范等因素的影響，還局限于對采購付款業(yè)務(wù)憑證、相關(guān)制度流程的核查，對物資采購各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的了解不夠全面，對存在的重要、共性的問題認(rèn)識不夠深入、分析不夠系統(tǒng)，難以從根本上提出解決問題的審計(jì)意見或建議。無論是管理學(xué)的“二八管理原則”“重要性原則”，還是審計(jì)理論的“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)”，都強(qiáng)調(diào)了“集中優(yōu)勢資源解決主要問題”的重要性和必要性，以提高企業(yè)等組織的運(yùn)作效率和管理效益，基于此理論，在企業(yè)的物資采購審計(jì)中，審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購管理的七個(gè)關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

一、關(guān)注采購管理制度

企業(yè)采購管理制度是企業(yè)對采購部門工作與采購具體活動的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定，采購管理制度的健全性和執(zhí)行的有效性，直接關(guān)系到采購工作的效率和效果，所以在審前準(zhǔn)備階段，審計(jì)組要從被審計(jì)單位的制度文件管理部門取得采購管理制度，在了解以下內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編制項(xiàng)目審計(jì)方案及實(shí)施審計(jì)。

1.檢查并評價(jià)物資采購制度是否健全、完善、合理、科學(xué)，是否包括采購崗位責(zé)任、采購授權(quán)批準(zhǔn)、采購申請、請購審批、供應(yīng)商開發(fā)及管理、采購招投標(biāo)、采購合同、采購登記、退貨管理、定期輪崗、考核激勵等方面的制度內(nèi)容；

2.了解物資采購制度對崗位權(quán)責(zé)的規(guī)定，是否明確請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，不相容崗位是否相互分離、制約和監(jiān)督，以下不相容崗位是否分離：請購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審計(jì)、采購與驗(yàn)收、采購與相關(guān)會計(jì)記錄、申請付款與執(zhí)行付款；

3.通過設(shè)置采購內(nèi)部控制調(diào)查表等方式，深入調(diào)查、了解和測試采購制度是否得到嚴(yán)格執(zhí)行，并對存在的問題進(jìn)行分析研究，在廣泛征求采購等相關(guān)部門意見的基礎(chǔ)上，提出有效的審計(jì)建議；

4.最近兩年內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告對采購制度執(zhí)行情況的評價(jià)、審計(jì)建議及落實(shí)情況。

二、關(guān)注采購計(jì)劃

生產(chǎn)、經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等部門，為了完成本部門年度、月度的目標(biāo)任務(wù)，提出相應(yīng)的物資采購需求，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后轉(zhuǎn)交采購部門，采購部門在明確采購物資的品名、規(guī)格型號等信息的基礎(chǔ)上，匯總各部門的物資采購需求，并結(jié)合現(xiàn)有庫存和在途物資情況，編制合理、科學(xué)的采購計(jì)劃（包括采購數(shù)量、到貨時(shí)間、安裝調(diào)試完成時(shí)間等），防止采購數(shù)量過多或過少、采購品質(zhì)過?；虿蛔?、到貨時(shí)間過晚或過早。對于采購計(jì)劃環(huán)節(jié)的審計(jì)，需要關(guān)注以下具體內(nèi)容：

1.各需求部門的請購需求是否按企業(yè)授權(quán)文件規(guī)定的審批流程執(zhí)行；

2.編制采購計(jì)劃時(shí)，是否考慮現(xiàn)有庫存和在途物資情況；3.編制的大宗物料采購計(jì)劃，是否符合“經(jīng)濟(jì)訂貨批量”原則，是否對分公司、子公司的通用物料實(shí)行集中采購；

4.審查不符合規(guī)定的采購申請，有無要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)；

5.臨時(shí)性物資的采購是否在請購單上說明了目的和用途；

6.對于重要的和技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購，是否執(zhí)行特別授權(quán)審批程序，是否組織技術(shù)人員、相關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批；

7.一段時(shí)間內(nèi)（年度、季度或月度）采購計(jì)劃達(dá)成率（按時(shí)到貨且驗(yàn)收合格的采購物資/采購計(jì)劃）；

8.采購計(jì)劃與生產(chǎn)、研發(fā)等計(jì)劃是否協(xié)調(diào)，即采購計(jì)劃是否滿足需求部門的實(shí)際需求。

三、關(guān)注供應(yīng)商開發(fā)及管理

開發(fā)供應(yīng)商和管理供應(yīng)商是采購管理流程中很重要的環(huán)節(jié)，對于規(guī)?；纳a(chǎn)性行業(yè)，物料和零件的采購成本高達(dá)50%以上，企業(yè)的競爭力越來越受到物資供方的影響。采購部門根據(jù)本企業(yè)的市場定位和規(guī)模水平，開發(fā)合適的供應(yīng)商，并加強(qiáng)對合作供應(yīng)商的日常管理，除了能決定真實(shí)成本定價(jià)，更能獲取性價(jià)比最大化的采購成本優(yōu)勢，進(jìn)而提高本企業(yè)的獲利能力。對于供應(yīng)商開發(fā)及管理環(huán)節(jié)的審計(jì)，需要關(guān)注以下具體內(nèi)容：

1.對于大宗物資供應(yīng)商，采購部門是否制訂年度或季度供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，實(shí)際開發(fā)情況如何；

2.將新開發(fā)供應(yīng)商納入《合格供貨方目錄》，是否通過供應(yīng)商基本資料審查、現(xiàn)場考察、綜合評分等評審流程，是否有相應(yīng)表單及評審記錄；

（1）供應(yīng)商基本資料審查，是否通過“天眼查”（或企查查、啟信寶、愛企查）查詢供應(yīng)商成立日期、經(jīng)營狀態(tài)、實(shí)繳資本、納稅人資質(zhì)、參保人數(shù)、注冊地址、經(jīng)營范圍、司法風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等信息，并與供應(yīng)商提供的相關(guān)資料進(jìn)行核對；

（2）現(xiàn)場考察，是否由采購、品控、生產(chǎn)、技術(shù)等多個(gè)部門代表參加實(shí)地考察，是否現(xiàn)場查看供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、辦公室、檢驗(yàn)室、倉庫等場所，核實(shí)供應(yīng)商提供的相關(guān)資料的真實(shí)性；

（3）綜合評分，是否根據(jù)對供應(yīng)商基本資料審查、現(xiàn)場考察、樣品檢驗(yàn)或試用結(jié)果等情況，對新開發(fā)供應(yīng)商的供貨能力、管理水平、技術(shù)水平、售后服務(wù)能力等方面進(jìn)行綜合評分，作為是否納入《合格供貨方目錄》的主要依據(jù)。

3.被驗(yàn)收部門判定為讓步接收或退貨的采購物資，采購部門是否要求供應(yīng)商書面回復(fù)原因分析及改善措施，是否納入該供應(yīng)商的年度考評；

4.占采購總金額60%至80%的采購物資中，由獨(dú)家供應(yīng)商供貨的物料占比，是否過度依賴特定供應(yīng)商，是否建立了備選供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)；如何規(guī)避這些獨(dú)家廠商供應(yīng)物料的“斷供”風(fēng)險(xiǎn)或“談判被動”風(fēng)險(xiǎn)；

5.對《合格供貨方目錄》中的供應(yīng)商，是否按其所供物資的重要性，將供應(yīng)商分ABC類管理，分別進(jìn)行定期或不定期的調(diào)查和復(fù)審；

6.對現(xiàn)有供應(yīng)商是否進(jìn)行年度綜合考評及相應(yīng)的獎懲、淘汰。

四、關(guān)注采購招投標(biāo)和詢比議價(jià)

對采購物資的詢比議價(jià)和招投標(biāo)是采購部門最核心的工作之一，按照企業(yè)授權(quán)文件和（或）采購管理制度的規(guī)定，達(dá)到招投標(biāo)要求的物資需通過招投標(biāo)方式進(jìn)行采購，達(dá)不到招投標(biāo)要求的則通過詢比議價(jià)方式進(jìn)行采購。一般招投標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)，而詢比議價(jià)包括詢價(jià)、比選與磋商三個(gè)步驟。對于采購詢比議價(jià)和招投標(biāo)環(huán)節(jié)的審計(jì)，需要關(guān)注以下具體內(nèi)容：

1.采用招投方式的，應(yīng)審查如下具體內(nèi)容：

（1）審查有關(guān)招標(biāo)文書的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密，對招標(biāo)標(biāo)的物的描述是否準(zhǔn)確；

（2）監(jiān)督招標(biāo)方式的選擇是否合理、合規(guī)。采用公開招標(biāo)方式的，對外發(fā)布的招標(biāo)信息是否全面、完整，發(fā)布范圍是否具有廣泛性；采用邀請招標(biāo)方式的，接受邀請的投標(biāo)單位是否不少于三家，是否具有相應(yīng)資質(zhì)、供貨經(jīng)驗(yàn)及良好信譽(yù)；

（3）審查標(biāo)底價(jià)格、最高采購限價(jià)的計(jì)算邏輯、合理性和公允性；

（4）開標(biāo)后，是否對各投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)明細(xì)（料工費(fèi)、稅金、利潤）進(jìn)行對比分析，然后有針對性地進(jìn)行詢標(biāo)、議標(biāo)；

（5）審查評標(biāo)、定標(biāo)報(bào)告是否由相關(guān)部門的簽字確認(rèn)，評標(biāo)、定標(biāo)結(jié)論的依據(jù)是否充分、適當(dāng)。

2.采用詢比議價(jià)方式的，應(yīng)審查如下具體內(nèi)容：

（1）對于單一來源的物資采購，如果是標(biāo)準(zhǔn)件，是否參照市場上同類、類似的同等次物料的市場價(jià)格進(jìn)行價(jià)格協(xié)商及定價(jià)；如果是定制類的非標(biāo)準(zhǔn)件，是否進(jìn)行料工費(fèi)、稅金、利潤分析，然后進(jìn)行價(jià)格談判；定價(jià)是否經(jīng)過審批；

（2）對于非單一來源的物資采購，是否以同一《詢價(jià)單》對三家及以上的同等次供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及定價(jià)；是否留存詢比議價(jià)相關(guān)表單；定價(jià)是否經(jīng)過審批。

五、關(guān)注采購合同

采購合同是企業(yè)與供應(yīng)商談判協(xié)商一致同意而簽訂的法律性文件，規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徍贤欣谄髽I(yè)與供應(yīng)商的長期合作、互利雙贏。內(nèi)部審計(jì)部門對企業(yè)物資采購合同進(jìn)行審計(jì)，對合同的簽訂、履行過程和結(jié)果進(jìn)行的審計(jì)監(jiān)督、檢查、評價(jià)和咨詢活動，其主要目的是通過對采購合同的審核，加強(qiáng)對采購活動的審計(jì)監(jiān)督，使企業(yè)各職能部門相互協(xié)調(diào)、相互監(jiān)督，共同致力于成本費(fèi)用的控制，最大限度地堵塞采購過程中的漏洞，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。對采購合同的審計(jì)一般分為對合同文本的審查、對合同履行及變更的審查三個(gè)方面。

1.對合同文本的審查，應(yīng)包括如下內(nèi)容：

（1）對合同標(biāo)的描述是否準(zhǔn)確，其內(nèi)容應(yīng)包括品名、規(guī)格型號、品牌、產(chǎn)地、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量等級、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額等；

（2）對交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸責(zé)任、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)、裝卸費(fèi)用承擔(dān)的約定是否明確；

（3）對質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的約定是否明確，以樣品作為驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，是否由雙方共同對樣品進(jìn)行封存留樣；對于已收貨的原輔材料、設(shè)備配件，在生產(chǎn)或使用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，在合同是否有明確約定；比如：只模糊的寫“符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)”；質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，檢測標(biāo)準(zhǔn)寬泛，不具體；未明確質(zhì)量爭議條款，到貨后全盤接收等；

（4）對履約期限、質(zhì)保期限的約定是否明確，比如：對價(jià)值較高物資未明確質(zhì)保期限而造成質(zhì)保時(shí)間縮短；對到貨期限以及合同期履約量約定不清，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇有利于自己的供貨時(shí)間供貨等；

（5）對付款條件的約定是否明確，比如：需約定供應(yīng)商提供增值稅專用發(fā)票是采購方支付貨款的前提條件之一；

（6）對履約保證金、售后服務(wù)的約定是否明確，若約定不清，可能導(dǎo)致后續(xù)履約質(zhì)量不高；

（7）簽訂固定總價(jià)合同時(shí)，是否明確具體的數(shù)量、價(jià)格、期限等重要條款；

（8）對雙方權(quán)利義務(wù)、知識產(chǎn)品保護(hù)、違約責(zé)任的約定是否明確，否則在發(fā)生糾紛時(shí)，將不利于追究對方的違約責(zé)任；

（9）物資采購合同文本是否經(jīng)過品控、生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門審核，是否經(jīng)過有相應(yīng)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.對合同履行及變更的審查，包括如下內(nèi)容：

（1）一定期間（年度、季度、月度）內(nèi)，采購合同所對應(yīng)采購訂單的按時(shí)交貨、質(zhì)量驗(yàn)收合格等情況；

（2）對于延遲交貨、拒絕交貨、退貨、讓步接收等異常事項(xiàng)，采購等相關(guān)部門是否采取解決對策，處理結(jié)果如何；

（3）對于采購價(jià)格調(diào)整或付款條件變更或驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)改變等合同主要內(nèi)容的變更，是否經(jīng)過審批；

（4）采購合同在有效期內(nèi)中止或解除時(shí)，是否與供應(yīng)商清算往來賬目并簽訂中止或解除補(bǔ)充協(xié)議；

（5）采購合同糾紛的處理情況。

六、關(guān)注采購付款

采購付款是物資采購業(yè)務(wù)最重要的環(huán)節(jié)之一，也是物資采購審計(jì)需關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，對采購負(fù)債確認(rèn)及付款執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，主要包括以下內(nèi)容：

1.審查采購負(fù)債的確認(rèn)是否正確，抽查采購部門是否在采購訂單、驗(yàn)收入庫單、供貨發(fā)票等核對無誤的基礎(chǔ)上出具付款申請單，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門；

2.對變更的采購合同、補(bǔ)充協(xié)議、價(jià)格調(diào)整單對應(yīng)的采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審核；

3.對存在讓步接收、折讓、折扣、退貨等特殊采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審核；

4.抽查是否按采購合同約定的付款條件進(jìn)行付款；

5.對物資采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)付賬款進(jìn)行抽查函證，對長期掛賬的應(yīng)付賬款進(jìn)行詳查；

6.對采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)付賬款入賬的完整性進(jìn)行審查；

7.近三年外部審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告反映的采購付款問題及整改落實(shí)情況。

七、關(guān)注采購信息庫

建立健全采購信息庫是加強(qiáng)采購管理的重要基礎(chǔ)，也是審計(jì)部門開展采購比價(jià)審計(jì)的基礎(chǔ)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，影響商品價(jià)格的因素千變?nèi)f化，價(jià)格彈性較大，這就需要及時(shí)了解市場價(jià)格動態(tài)，建立和完善市場價(jià)格信息庫，才能把握市場行情；同時(shí)隨著社會整體技術(shù)不斷進(jìn)步和市場競爭不斷加劇，導(dǎo)致供應(yīng)商的供貨能力、技術(shù)先進(jìn)性、控制成本能力處于不斷變化中，每家供應(yīng)商都將被市場優(yōu)勝劣汰，這就是定期更新供應(yīng)商信息庫的必要性；健全完善的采購信息庫將為企業(yè)加強(qiáng)采購管理、提高采購效率和效益奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以物資采購審計(jì)需關(guān)注采購信息庫建設(shè)的以下內(nèi)容。

1.是否通過專業(yè)網(wǎng)站、咨詢機(jī)構(gòu)和企業(yè)內(nèi)部采購資料等途徑獲取第一手價(jià)格信息資料，經(jīng)過分析整理加工，建立大宗物資的市場價(jià)格信息庫（包括主要原輔料及其基礎(chǔ)原料的價(jià)格趨勢分析等），并定期更新及完善；

2.是否根據(jù)供應(yīng)商年度綜合考評、開發(fā)潛在供應(yīng)商的市調(diào)情況，定期對《合格供貨方目錄》進(jìn)行修訂，同時(shí)更新供應(yīng)商基本情況信息庫；

3.近兩年內(nèi)部審計(jì)報(bào)告反映的采購信息庫方面的問題及整改落實(shí)情況。

八、結(jié)語

審計(jì)人員對以上審計(jì)重點(diǎn)實(shí)施審計(jì)時(shí)，還應(yīng)與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、外部環(huán)境等方面的實(shí)際情況相結(jié)合，以關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的重要風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，合理配置審計(jì)資源，以更好地實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)，為企業(yè)提質(zhì)增效和持續(xù)健康發(fā)展作出貢獻(xiàn)。