許芬芬 浙江德斯泰新材料股份有限公司

企業(yè)合同管理所涉及的內(nèi)容較為廣泛，涉及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此需要企業(yè)做好經(jīng)濟(jì)合同中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理工作。針對(duì)合同管理過(guò)程中所涉及的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，不僅包含合同自身固有的或者極易引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，也有客觀因素所引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要對(duì)合同管理之中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有一定清晰的認(rèn)知，以此來(lái)采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

一、經(jīng)濟(jì)合同中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概述

經(jīng)濟(jì)合同中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指由于不確定性而導(dǎo)致的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)損失，以及因不可預(yù)見(jiàn)因素而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失[1]。企業(yè)在簽訂合同時(shí)要注意防范與控制這些潛在和顯露出來(lái)且能夠被識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)。合同的管理不到位，導(dǎo)致公司在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)了許多問(wèn)題，因此要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。對(duì)于企業(yè)而言，合同管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜且關(guān)鍵的工作內(nèi)容。尤其需要財(cái)務(wù)管理人員參與到合同管理之中，以此為合同的相關(guān)決策進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等，為決策的科學(xué)性提供保障。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員的參與也能夠有效地提升對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的控制，減少由于不確定因素所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)，有效的控制合同管理的成本。所以公司在今后管理中必須加強(qiáng)重視合同管理工作，使之規(guī)范化。

二、A企業(yè)在合同管理中的現(xiàn)狀

目前大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有設(shè)專(zhuān)人管理合同，部分企業(yè)雖有設(shè)專(zhuān)人對(duì)合同進(jìn)行管理，但財(cái)務(wù)人員對(duì)合同管理參與程度較低，可能僅限于合同簽訂后留財(cái)務(wù)存檔。尤其是協(xié)議履行前期，財(cái)務(wù)人員對(duì)協(xié)議簽署方的經(jīng)營(yíng)范圍、協(xié)議履約實(shí)力，誠(chéng)信資質(zhì)等未進(jìn)行核實(shí)評(píng)價(jià)[2]。協(xié)議履行時(shí)期，財(cái)務(wù)人員對(duì)協(xié)議具體內(nèi)容、條件等缺乏認(rèn)識(shí)，不能做出詳盡的解析，造成在簽訂合同時(shí)可能出現(xiàn)各種問(wèn)題。協(xié)議簽署后，未跟進(jìn)協(xié)議的落實(shí)情況，對(duì)協(xié)議落實(shí)過(guò)程中存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)不及時(shí)，從而影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行。財(cái)務(wù)人員只能通過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)傳來(lái)的相關(guān)單據(jù)，按照對(duì)應(yīng)單據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行記賬核算，對(duì)已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)卻沒(méi)有及時(shí)收到業(yè)務(wù)部的相關(guān)單據(jù)，財(cái)務(wù)人員未了解發(fā)生的業(yè)務(wù)，未做記賬核算；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息傳遞不對(duì)稱(chēng)導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺失，使財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)失真，影響報(bào)表使用者對(duì)報(bào)表的使用。

合同管理制度不完善，現(xiàn)階段A公司的合同管理制度不完善，在實(shí)際操作中存在很多問(wèn)題。約定履行評(píng)審不明確，包括約定責(zé)任主體不清楚，協(xié)議擬定事項(xiàng)模糊不清、約定數(shù)額高低不相符、約定時(shí)間有誤、約定編號(hào)重復(fù)等[3]。合同簽訂程序不規(guī)范，如先交易后補(bǔ)充簽訂合同，先施工后簽訂合同、隨意變更、終止合同，隨意解除合同、臨時(shí)通知、口頭承諾等。這些都給A公司造成了一定程度上的損失與風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也影響到企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

合同管理部門(mén)與企業(yè)管理部門(mén)之間的溝通不暢也是關(guān)鍵的問(wèn)題。合同管理部門(mén)與企業(yè)管理部門(mén)之間缺乏有效溝通，或者在工作之中未能夠充分考慮到其他部門(mén)活動(dòng)，無(wú)法形成統(tǒng)一的意見(jiàn)，便會(huì)逐漸地走向孤立狀態(tài)。這一孤立狀態(tài)也會(huì)導(dǎo)致冗員冗務(wù)問(wèn)題，對(duì)簡(jiǎn)化合同審批流程存在不利，使得企業(yè)整體辦公效率不高，誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如，部門(mén)之間缺乏有效的溝通會(huì)引起一些需要聯(lián)系企業(yè)實(shí)際情況制定的條目出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致合同管理財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加，并且一些因素有礙于企業(yè)的發(fā)展。

信息化水平滯后也是影響企業(yè)合同管理的重要因素。企業(yè)合同管理信息化水平低是現(xiàn)存的問(wèn)題之一。部分項(xiàng)目合同管理當(dāng)下情況相對(duì)分散，有關(guān)歸檔程序與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求等沒(méi)有進(jìn)行明確的規(guī)定。同時(shí)，相關(guān)履約環(huán)節(jié)也并未進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)督控制，履約之后的評(píng)估與總結(jié)工作也并未真正有效的實(shí)施，與合同管理相關(guān)的整體流程十分粗放。一些單位在合同簽訂方面所運(yùn)用的是手工作業(yè)的形式，對(duì)于信息的收集與存儲(chǔ)等相對(duì)滯后，導(dǎo)致合同管理的整體信息化水平較低，繼而增加合同管理的成本。

三、加強(qiáng)合同管理的措施

A公司作為一家大型民營(yíng)高新技術(shù)公司必須不斷完善現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)方式與財(cái)務(wù)管理水平，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)也要重視對(duì)相關(guān)法律法規(guī)及政策制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合本公司實(shí)際情況研究探索可執(zhí)行的或者切實(shí)落實(shí)到位的合同管理方案等。通過(guò)上述一系列的措施，加強(qiáng)企業(yè)合同管理水平，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

（一）建立和健全企業(yè)內(nèi)控制度

制定相應(yīng)的《經(jīng)濟(jì)合同管理制度》和《內(nèi)控管理制度》，這是對(duì)合同實(shí)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、法律化管理的必要前提條件，也使得合同管理有明確的制度依據(jù)及主要保證。在《經(jīng)濟(jì)合同管理制度》中，應(yīng)當(dāng)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，不僅要對(duì)不同類(lèi)型合同的訂立流程、審核辦法、審批程序進(jìn)行明確規(guī)定，并且對(duì)合同的變更、補(bǔ)充、中斷、終止等事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定?！秲?nèi)控管理系統(tǒng)》中應(yīng)當(dāng)確定合同用章OA辦理流程，規(guī)定合同專(zhuān)用章必須由財(cái)務(wù)人員管理，在啟用合同專(zhuān)用章之前需要先進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同用印辦理登記，財(cái)務(wù)人員及時(shí)進(jìn)行有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同和公章使用的記錄與操作。針對(duì)重大投入和重大費(fèi)用項(xiàng)目，明確責(zé)任，落實(shí)具體措施，并報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)及銷(xiāo)售總監(jiān)審核和公司總經(jīng)理審定。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)合同管理全程監(jiān)督

1.合同簽訂前，財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同相關(guān)文件進(jìn)行全面的審查，確保企業(yè)能夠按照要求履行合約。對(duì)于銷(xiāo)售合同，應(yīng)對(duì)客戶(hù)的信用等級(jí)、客戶(hù)資金支付、自身的履約能力、產(chǎn)品質(zhì)量保證、違約風(fēng)險(xiǎn)、稅收等方面進(jìn)行跨部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)對(duì)合同審評(píng)中涉及貨款回收期限和客戶(hù)支付方式、結(jié)算方式、結(jié)算條款和協(xié)議有效時(shí)間等方面的把關(guān)，降低合約履行過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于政府采購(gòu)合同，重點(diǎn)對(duì)供商應(yīng)資質(zhì)、產(chǎn)品交付能力、交付時(shí)間、支付方式、支付條件、稅收等方面進(jìn)行評(píng)審。對(duì)于售后合同，重點(diǎn)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、付款期限等問(wèn)題進(jìn)行評(píng)審。

2.在締結(jié)合約時(shí)，協(xié)議由雙方法律代表人或委托代理人所訂立。經(jīng)相關(guān)人員辦好的審批登記手續(xù)后，由國(guó)家財(cái)政部門(mén)專(zhuān)人加封合同專(zhuān)用章，由業(yè)務(wù)部門(mén)依法進(jìn)行合同文本及相關(guān)資料的審批管理工作，并將合同原件抄送政府財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)并存檔。政府財(cái)務(wù)管理機(jī)關(guān)在接到合同后進(jìn)行審批，并填制合同管理臺(tái)賬。其合同管理臺(tái)賬表中清楚地記錄每份合同類(lèi)型、簽訂單位、協(xié)議期限、簽約金額、協(xié)議執(zhí)行狀況、支付情況等有關(guān)信息，以做好協(xié)議實(shí)施的全過(guò)程，合同受到監(jiān)督，合同管理臺(tái)賬，可清晰掌握合同履行狀況和資金支出情況等管理狀況。必須嚴(yán)格按照規(guī)定的內(nèi)容和要求執(zhí)行，如果出現(xiàn)有問(wèn)題或者是不完善之處，應(yīng)及時(shí)與供方聯(lián)系解決；一旦發(fā)現(xiàn)存在漏洞或不足時(shí)要立即提出解決方案并采取措施加以補(bǔ)充解決問(wèn)題；若遇到不可抗力因素導(dǎo)致無(wú)法履行合約或是沒(méi)有完成交付合同而需要補(bǔ)簽協(xié)議后才能簽署相關(guān)事宜，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將問(wèn)題處理完畢之后再次簽訂合同時(shí)再簽字、確認(rèn)相關(guān)條款的完整性。

3.最后，財(cái)務(wù)人員要對(duì)合同執(zhí)行的情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際發(fā)生狀況提出有效處理方案。在跟蹤過(guò)程中不但要進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證工作，同時(shí)也要注意相關(guān)質(zhì)量保證工作，要協(xié)調(diào)各單位積極檢查合同的交付、收回、開(kāi)票、結(jié)算工作。對(duì)于財(cái)務(wù)條款內(nèi)容方面企業(yè)在簽訂合同時(shí)就相關(guān)條款做出明確規(guī)定；在履行義務(wù)時(shí)要充分考慮到對(duì)方是否有能力承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任等因素影響而出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；如果遇到了不可抗力、重大損失時(shí)也可以采取合理合法方式解決糾紛或者是通過(guò)法律途徑來(lái)解決問(wèn)題等等，從而達(dá)到合同順利實(shí)施和實(shí)現(xiàn)雙方利益最大化的目的。

4.定期整理合同管理臺(tái)賬，將按時(shí)履行完成的合同進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)價(jià)并歸檔，可為后續(xù)篩選合作方提供資源。對(duì)沒(méi)有按時(shí)執(zhí)行完畢的條款，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步監(jiān)督業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)跟進(jìn)，記錄未能完成合同履行的原因，進(jìn)一步做好合同履行工作，及時(shí)減少債權(quán)、債務(wù)的發(fā)生。企業(yè)要想更好地開(kāi)展合同管理工作，就需要在思想上重視對(duì)財(cái)務(wù)管理和相關(guān)制度，并且將兩者有效結(jié)合起來(lái)。

5.建立健全合同管理人員考核機(jī)制與激勵(lì)措施：提高員工的積極性。對(duì)合同管理中出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通并采取相應(yīng)措施。比如在簽訂合同時(shí)一定要注意條款內(nèi)容、時(shí)間以及標(biāo)準(zhǔn)等方面都需要詳細(xì)規(guī)定好這些細(xì)節(jié)要求和規(guī)范；另外還應(yīng)制定出完善獎(jiǎng)勵(lì)制度：對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的職工給予物質(zhì)或者精神上鼓勵(lì)；而對(duì)于一些工作態(tài)度不認(rèn)真，甚至違反公司規(guī)章制度的員工則予以批評(píng)教育或降職處理。

（三）提高財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)能力

在合同管理中，財(cái)務(wù)人員的工作主要是對(duì)合同簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督，而不是單純地進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。因此要想更好地為公司提供服務(wù)就要做到以下幾點(diǎn)：第一企業(yè)的財(cái)務(wù)人員要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不僅僅是會(huì)計(jì)和審計(jì)方面的人才。第二在合同管理過(guò)程中需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)。公司可以聘請(qǐng)一些經(jīng)驗(yàn)豐富、有相關(guān)工作經(jīng)歷、熟悉法律法規(guī)等方面的高素質(zhì)工作人員參與到其中進(jìn)行指導(dǎo)與學(xué)習(xí)；同時(shí)還要對(duì)管理人員定期考核以提高其業(yè)務(wù)能力水平；第三則需要具備一定的法律意識(shí)以及社會(huì)責(zé)任感；第四是能夠正確處理各種矛盾沖突問(wèn)題并及時(shí)化解糾紛，為企業(yè)贏得更多利潤(rùn)空間和更高水平的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)。總而言之，合同管理是一個(gè)全面系統(tǒng)性的工作。首先，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該高度重視合同管理工作，明確合同管理在企業(yè)管理中的重要地位，建立健全的合同管理制度體系，設(shè)置專(zhuān)職的合同管理機(jī)構(gòu)并配齊人員。其次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)合同管理的監(jiān)督，確保合同管理工作的順利進(jìn)行。最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)。

（四）增強(qiáng)部門(mén)之間的溝通配合

企業(yè)應(yīng)當(dāng)推動(dòng)財(cái)務(wù)部門(mén)參與到合同管理工作之中，展現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)。特別發(fā)揮其在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制等方面的作用。針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)的工作情況，首要的任務(wù)是優(yōu)化財(cái)務(wù)部門(mén)參與的積極性，后期監(jiān)管方面的水平等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將相關(guān)工作交到合同管理部、合同管理小組方面，尤其是全權(quán)負(fù)責(zé)且明確出于財(cái)務(wù)部門(mén)具體的合作內(nèi)容，對(duì)各項(xiàng)權(quán)責(zé)進(jìn)行明晰，以此促使財(cái)務(wù)部門(mén)能夠?qū)徍撕贤炗?、?zhí)行以及結(jié)算等方面的情況，尤其是該類(lèi)環(huán)節(jié)之中可能涉及的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需要有效的提升其監(jiān)督水平，同時(shí)對(duì)其實(shí)施預(yù)測(cè)與防范。如果其中涉及一些需要優(yōu)化合同條款、可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的情況，也可以制定針對(duì)性的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)解決方案，站在專(zhuān)業(yè)化的角度來(lái)為風(fēng)險(xiǎn)的防控做好保障。

（五）運(yùn)用信息化財(cái)務(wù)管理方式

站在企業(yè)角度分析，財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)還處于初期階段，需要重視系統(tǒng)功能的規(guī)劃，因此應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。首先是站在全流程信息化的角度，綜合合同的立項(xiàng)到履約環(huán)節(jié)，對(duì)合同開(kāi)展全流程閉環(huán)管理措施。其次，應(yīng)當(dāng)將集中開(kāi)發(fā)與個(gè)性化間的問(wèn)題開(kāi)展綜合的分析，在科學(xué)調(diào)研與整體開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)上，參照企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，進(jìn)行個(gè)性化的開(kāi)發(fā)?；蛘呓唤o其他分公司，促使其能夠自行使用二次配置權(quán)限。再者是開(kāi)展合同信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之前，做好相關(guān)的調(diào)研工作，獲得關(guān)于系統(tǒng)接口開(kāi)發(fā)方面的可行性評(píng)估結(jié)果。然后應(yīng)當(dāng)提前開(kāi)通數(shù)據(jù)上報(bào)通道，在合同管理的系統(tǒng)之中，所涉及的合同立項(xiàng)、尋源以及授權(quán)管理等內(nèi)容，同時(shí)包括各級(jí)公司之間的審批、交流以及反饋工作，因此應(yīng)當(dāng)開(kāi)通該通道。最后，在進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之前，需要按照現(xiàn)有的情況優(yōu)化制度內(nèi)容，保障合同從立項(xiàng)到最終評(píng)估都可以獲得制度的全程保障。另外，也應(yīng)當(dāng)站在整體流程角度來(lái)樹(shù)立企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)審批流程的通暢性。

四、總結(jié)

隨著中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，民營(yíng)企業(yè)的市場(chǎng)壓力加劇，許多公司都開(kāi)始重視財(cái)務(wù)管理，而合同成為一個(gè)主要手段，在社會(huì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中也起到了無(wú)法取代的功能。但是目前我國(guó)對(duì)合同管理方面還沒(méi)有形成規(guī)范性和系統(tǒng)性。所以，必須加強(qiáng)對(duì)這些法律法規(guī)體系及其有關(guān)政策問(wèn)題的調(diào)研分析和討論并提供相關(guān)解決辦法，以推動(dòng)公司更好更快的執(zhí)行合約關(guān)系；另外也要注意培育優(yōu)秀人員，為企業(yè)成長(zhǎng)創(chuàng)造條件，使其在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。