王芳 山東寶雅新能源汽車有限公司

制造業(yè)企業(yè)在推進社會經(jīng)濟上發(fā)揮重要作用，為了獲得更多的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)長遠發(fā)展的目標，構(gòu)建科學(xué)的采購體系十分必要。從當前制造業(yè)企業(yè)開展的實際情況來看，部分管理者對采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作并沒有清晰的認知，使得采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建出現(xiàn)許多問題，這些問題需要企業(yè)管理者采取有效措施解決，優(yōu)化采購內(nèi)控體系構(gòu)建的效果，充分展現(xiàn)企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控優(yōu)勢。

一、概念分析

（一）內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是領(lǐng)導(dǎo)者和員工在經(jīng)營發(fā)展中做好財務(wù)工作，保障財務(wù)報告的真實性、準確性，對現(xiàn)行的項目管理制定相應(yīng)的制度，企業(yè)在發(fā)展中離不開內(nèi)控管理制度，內(nèi)控制度的建立能更好地規(guī)范人員的行為，也能規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營活動，讓其具有合法性，推動企業(yè)更好地發(fā)展[1]。

（二）采購環(huán)節(jié)內(nèi)控內(nèi)容

企業(yè)在發(fā)展中做好內(nèi)控管理工作，會將重點放在采購環(huán)節(jié)體系的構(gòu)建上，能根據(jù)單位實際采購需求確定采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控流程和內(nèi)容。第一，在簽訂采購合同前，要確定采購的數(shù)量、品種，對訂貨單的各項信息進行全面分析，以免因信息不全影響采購工作[2-3]；第二，企業(yè)要制定采購計劃，重視采購預(yù)算編制工作，了解項目的需求，提出申請，交由部門完成審批。企業(yè)在完善采購預(yù)算方案時，要穩(wěn)步推進各項采購計劃，對采購的清單進行統(tǒng)一審批，為后續(xù)采購工作奠定基礎(chǔ)；第三，在驗收貨物時，相關(guān)人員要驗收采購訂單，對采購發(fā)票進行檢查和審核，要保證各項貨物的完整性，并記錄下這些采購貨物。

二、制造業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控體系的情況和存在問題——以山東寶雅新能源汽車有限公司為例

（一）公司簡介

山東寶雅新能源汽車有限公司的成立地點在煙臺的經(jīng)濟開發(fā)區(qū)，這是一家新興的股份制企業(yè)，從事的是生產(chǎn)、研發(fā)新能源電動車。公司在發(fā)展中打造了高素質(zhì)的新能源汽車產(chǎn)品的研發(fā)團隊，不斷提升生產(chǎn)技術(shù)，在生產(chǎn)和檢測上都配備了專業(yè)的人員。當前公司主營項目有多種，如汽車的銷售、制造、設(shè)計、汽車零部件的研發(fā)、售后服務(wù)等多個方面。公司自成立之初便注重信譽和質(zhì)量，不斷開拓市場，在引進先進工藝上會通過多種渠道，形成了許多特色產(chǎn)品，公司的產(chǎn)品質(zhì)量、實力、誠信得到了用戶的充分肯定。

（二）存在問題

1.采購環(huán)節(jié)內(nèi)控體系缺少統(tǒng)一標準

采購環(huán)節(jié)內(nèi)控體系的建設(shè)對企業(yè)發(fā)展起到重要的作用，雖然企業(yè)已經(jīng)意識到這一點，但在具體的實踐中，還缺少統(tǒng)一的標準，這無法展現(xiàn)內(nèi)部控制在采購中的作用[4]。企業(yè)的各個部門有著不同的分工，有著不同的工作內(nèi)容，采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控需要各部門結(jié)合起來，但當前企業(yè)各部門缺少信息共享的渠道，這會不利于采購方案的統(tǒng)一制定，也會增加采購環(huán)節(jié)內(nèi)控制定的統(tǒng)一性、規(guī)范性，這會對采購的效果和質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響，也會對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生影響。

2.采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系不規(guī)范

當前該企業(yè)雖然看到了采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系的重要性，但采購人員在實際工作中會存在盲目性，這是因為采購內(nèi)控管理機制缺少規(guī)范性，很容易造成采購管理方面的矛盾。例如，企業(yè)并沒有詳細地規(guī)定項目的內(nèi)容，也沒有制定具體的內(nèi)控方案，采購人員完成采購工作并沒有明確的指導(dǎo)標準，這會大大提升管理難度，采購人員對采購內(nèi)控體系沒有清晰認知，他們采購活動的規(guī)范性不強，采購的成本支出必然會增加。

3.內(nèi)控考核管理工作流于形式

當前管理者雖然看到了構(gòu)建采購內(nèi)控體系對企業(yè)發(fā)展的重要性，但由于采購這一環(huán)節(jié)較為特殊，企業(yè)當前缺少采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控考核機制，這會讓采購過程無法遵循流程。企業(yè)的管理者會決定采購考核的內(nèi)容，這會影響考核結(jié)果的公平性、客觀性，也容易導(dǎo)致這項工作流于形式。另外，一些采購管理人員在進行采購時，會依據(jù)自身經(jīng)驗完成這項工作，在實際工作中，很少對采購的各環(huán)節(jié)認真監(jiān)督，監(jiān)督的力度存在不足，更有的管理者會存在舞弊的想法，以便獲得更多的經(jīng)濟利益，這會影響采購內(nèi)控管理的客觀性、公平性，也會影響采購人員的熱情和積極性。

4.執(zhí)行采購預(yù)算控制力不足

隨著企業(yè)不斷擴大生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模，采購的業(yè)務(wù)量不斷增多，采購的數(shù)量和種類更加多樣，雖然企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者會看到采購預(yù)算的重要性，但在具體執(zhí)行中存在控制力不足的現(xiàn)象。包括以下幾方面：公司要求下設(shè)分公司要提前編制下一年的采購預(yù)算方案，但子公司在制定采購計劃時較為粗略，采購方案缺少細致性、周全性，在制定下一年度采購預(yù)算計劃時，并不會充分調(diào)研，僅是根據(jù)上一年的銷售情況來進行，這容易讓實際采購與采購預(yù)算出現(xiàn)偏差，不利于企業(yè)的發(fā)展。

5.缺乏合理的采購授權(quán)

企業(yè)在申請采購上有較為嚴格的要求，但這也給采購審批增加了難度，會影響企業(yè)采購的工作效率。當前企業(yè)采購申請的具體流程是采購人員根據(jù)物資庫存情況提出采購申請，倉庫人員核實情況，采購經(jīng)理進行審核，采購部門經(jīng)理進行復(fù)核，最后才交到總經(jīng)理手中進行審批[5]。這樣的請購審批環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，審批時間長，采購的物資很容易斷貨。同時，公司采購物資的數(shù)量多，涉及的金額大，總經(jīng)理需要認真審批每次的請購，這會給總經(jīng)理帶來很大的工作壓力，尤其是對于一部分的請購物資，總經(jīng)理需要逐一進行簽字，這種情況并沒有對采購進行有效監(jiān)督、控制。

6.采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制缺乏良好的信息溝通

企業(yè)在采購中會將重點放在采購價格的制定、供應(yīng)商的選擇、物資質(zhì)量的提升上，對銷售部門、物流配送部門缺少重視，這兩個部門也缺少信息共享機制，銷售部門不了解物流部門的庫存情況，物流部門不了解銷售部門的銷售情況，兩個部門信息溝通匱乏。企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控體系上會重視縱向溝通（上級與下級的單向傳遞溝通），橫向溝通（各部門之間的溝通）并沒有受到領(lǐng)導(dǎo)者的重視，領(lǐng)導(dǎo)者在推進橫向溝通上的主動性不強，大多數(shù)是通過考核結(jié)果獲取這方面的信息。當前企業(yè)與供應(yīng)商也缺少充分的溝通，企業(yè)不能將采購計劃與需求及時傳遞給供應(yīng)商，供應(yīng)商不能及時將產(chǎn)品相關(guān)的優(yōu)惠政策傳遞給采購人員，企業(yè)可能失去優(yōu)惠機會，采購的成本便會增加。

三、制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控體系優(yōu)化措施

（一）明確內(nèi)控標準，統(tǒng)一管理

企業(yè)在構(gòu)建采購的內(nèi)控體系時，要對管理的標準進行明確，讓采購業(yè)務(wù)得以統(tǒng)一，確保各項采購工作順利開展。企業(yè)可從以下幾方面入手：第一，要重視采購內(nèi)部控制構(gòu)建環(huán)境，確切了解內(nèi)部控制體系建設(shè)的特點，從整體出發(fā)，對采購內(nèi)控體系的標準進行統(tǒng)一落實。在此過程中，領(lǐng)導(dǎo)者要以身作則，避免出現(xiàn)濫用職權(quán)的現(xiàn)象，讓采購工作具有誠信，實現(xiàn)采購內(nèi)控體系建設(shè)的目標。采購人員要加強與各部門的溝通、協(xié)調(diào)，能充分運用信息技術(shù)掌握多樣化的采購知識，以便根據(jù)企業(yè)運營特點，創(chuàng)新采購工作，增強采購環(huán)節(jié)的規(guī)范性；第二，在建立采購內(nèi)控體系時，要充分了解內(nèi)控體系，根據(jù)特點制定科學(xué)、合理的采購預(yù)算方案，以便企業(yè)節(jié)約采購成本，更好地進行生產(chǎn)經(jīng)營活動，展現(xiàn)采購制度的優(yōu)勢，讓企業(yè)采購工作的效率得以有效提升。例如，企業(yè)在采購重點產(chǎn)品時，需要對比多家的價格，建立價格評價標準，采購人員要收集各項采購信息，對重點產(chǎn)品的采購價格進行對比，在采購之前要了解所需產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格，以此為標準進行采購工作，選擇合適的供應(yīng)商，避免因產(chǎn)品采購價格差異大而使企業(yè)的經(jīng)濟出現(xiàn)受損的現(xiàn)象，這也能夠為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（二）營造內(nèi)部環(huán)境，優(yōu)化組織框架

企業(yè)重視采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控工作具有重要意義，對于制造業(yè)來說，每一次采購金額巨大，企業(yè)的管理要加強采購內(nèi)控體系的意識，能夠根據(jù)單位的實際情況構(gòu)建良好的采購內(nèi)控環(huán)境，優(yōu)化采購環(huán)節(jié)的組織框架，增強各類采購內(nèi)控方案運用的有效性。企業(yè)可從以下幾方面出發(fā)：第一，在構(gòu)建采購內(nèi)控環(huán)境時，要增強對采購內(nèi)控的認知，充分意識到這項工作存在的風險，能對治理結(jié)構(gòu)進行完善。例如，采購內(nèi)控體系活動需要決策，這可由董事會負責，落實各項有效的管理措施，對采購環(huán)節(jié)內(nèi)控體系的標準、人員的職責范圍進行明確，增強審計部門的權(quán)威性、獨立性，以免這項工作出現(xiàn)職責劃分不清晰、職能交叉等問題，以便促進企業(yè)采購工作得以順利進行。企業(yè)在優(yōu)化組織框架時，要充分了解采購內(nèi)控體系的優(yōu)勢、特點，引導(dǎo)采購人員和管理人員相互配合，對這項工作的組織框架進行優(yōu)化，充分落實采購規(guī)范標準。例如，企業(yè)在規(guī)范內(nèi)控管理體系時，可設(shè)立專門的采購部門，遵循采購分離的思想，讓專門部門和人員負責這項工作，他們會根據(jù)企業(yè)的特點，認真對待采購方案，合理選擇供應(yīng)商，當采購審批合格后簽訂合同，增強內(nèi)控體系的整體效果。運營部門要與采購部門積極配合，這兩個部門之間是平級的關(guān)系，可相互監(jiān)督、制衡，讓采購內(nèi)控體系更好地發(fā)揮作用。

（三）強調(diào)內(nèi)部監(jiān)督，發(fā)揮審計優(yōu)勢

企業(yè)在構(gòu)建采購內(nèi)控體系時，做好內(nèi)部監(jiān)督管理工作是必要的，要在采購的各個環(huán)節(jié)中充分展現(xiàn)審計的優(yōu)勢，降低采購的成本?？蓮囊韵路矫嫒胧郑旱谝?，企業(yè)在開展內(nèi)部控制時，會重視事后監(jiān)督，忽視事前和事中的監(jiān)督，不能第一時間識別采購內(nèi)控管理的風險和存在的問題。針對這種情況，管理者要改變監(jiān)督的模式，能夠在具體的采購環(huán)節(jié)實施內(nèi)控體系，可設(shè)定專門的監(jiān)督部門開展這項工作，提升整體監(jiān)督的水平，讓內(nèi)控管理的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，這也能夠有效落實采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控監(jiān)督工作；第二，內(nèi)控監(jiān)督是一項專業(yè)性很強的工作，這對監(jiān)督人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力有很高的要求，企業(yè)在具體采購環(huán)節(jié)中，要充分分析物資采購的需求，能夠構(gòu)建合理、科學(xué)、規(guī)范的采購內(nèi)控管理體系，穩(wěn)步推進這項工作；第三，企業(yè)管理者要對審計人員展開定期培訓(xùn)，可邀請專門的專家，讓審計人員了解更多采購內(nèi)控體系的知識，提升他們的綜合能力，讓他們與當前時代發(fā)展的需求相一致，讓采購內(nèi)控工作的管理效率得以有效提升。

（四）嚴格執(zhí)行采購預(yù)算計劃

采購預(yù)算對構(gòu)建采購內(nèi)控體系具有重要的作用，企業(yè)要嚴格執(zhí)行采購預(yù)算計劃，可從以下幾方面入手：第一，領(lǐng)導(dǎo)者要對下一年企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的目標進行明確，以便采購人員科學(xué)預(yù)測、分析銷售量，了解企業(yè)采購的多項信息，如物資、庫存等，將這些因素加入采購預(yù)算計劃的編制中；第二，采購部門要認真匯總采購人員的需求，確定企業(yè)所需物資采購的質(zhì)量、品種、時間等，在制定采購預(yù)算的價格時，要充分參考市場的現(xiàn)行價格，對影響采購價格的多個因素進行綜合考量，以此確定采購計劃價格；第三，在執(zhí)行采購預(yù)算計劃時，可讓財務(wù)部門考核這項工作的執(zhí)行情況，考核采購人員在采購?fù)瓿珊笫欠癯鼍吡嗽敿毜牟少張蟾?，是否合理調(diào)整采購預(yù)算計劃，保障這項工作與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標相一致。如果企業(yè)有臨時性采購的突發(fā)情況，要經(jīng)過嚴格的審批，審批通過才能對采購的預(yù)算進行調(diào)整，以免出現(xiàn)盲目采購的現(xiàn)象。

（五）優(yōu)化采購審批程序

企業(yè)優(yōu)化請購審批程序具有重要的意義，可從以下幾方面入手：第一，在遞交采購申請上，各部門可根據(jù)采購預(yù)算計劃、部門實際物資需求向采購中心遞交采購申請，在申請批準后，要根據(jù)要求認真填寫物資采購申請書；第二，采購經(jīng)理要匯總各部門的采購申請，檢查實際庫存，確定總體物資采購的預(yù)算金額、數(shù)量、質(zhì)量等，查看是否有重復(fù)采購的物資，采購經(jīng)理還要審核采購預(yù)算，根據(jù)權(quán)限分配審批工作，分流處理請購審批工作，讓請購審批的處理效率得以有效提升。

（六）建立完善的內(nèi)控溝通機制

企業(yè)要重視采購環(huán)節(jié)的溝通工作，在橫向溝通中明確采購部門的重要性，通過政策引導(dǎo)各部門積極與采購部門配合，采購部門要定期與其他部門討論獲得采購方面的信息，建立反饋信息機制。企業(yè)也可定期組織各部門員工的溝通、交流，讓他們對企業(yè)實際采購情況有深入了解。另外，采購部門要加強與供應(yīng)商的溝通，完善供應(yīng)商的管理，要配備專業(yè)的采購人員，讓他們定期與供應(yīng)商溝通和交流，共同解決采購中出現(xiàn)的問題，拉近與供應(yīng)商之間的關(guān)系。采購人員要與供應(yīng)商積極溝通采購計劃和預(yù)算，如此供應(yīng)商便能為企業(yè)提供相應(yīng)的優(yōu)惠，企業(yè)可有效節(jié)約采購的成本。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)想要在激烈的市場中提升競爭力，讓自身得以持續(xù)發(fā)展，要重視采購內(nèi)控體系的構(gòu)建，明確采購的目標，規(guī)范采購人員的行為。企業(yè)的管理者要發(fā)現(xiàn)當前企業(yè)采購內(nèi)控體系中存在的問題，采取有效措施解決這一問題，保證采購活動順利推進，規(guī)范采購的內(nèi)控工作，提升企業(yè)核心競爭力。