王珞冰 溫州醫(yī)科大學(xué)

引言

隨著我國高校教育規(guī)模的不斷發(fā)展，辦學(xué)經(jīng)費、科研經(jīng)費和其他各類課題經(jīng)費不斷增多，對于財務(wù)人員來說，需要經(jīng)歷不斷地革新才能滿足不斷增長的經(jīng)費使用量。財務(wù)報銷模式不斷進行創(chuàng)新改革，從最早的現(xiàn)場排隊報銷，到引進取號等候報銷，再到預(yù)約現(xiàn)場報銷，仍然無法有效提高會計工作質(zhì)量和效率。網(wǎng)上報銷模式雖然對“報銷矛盾”有所緩解，但是問題仍然普遍存在。

一、傳統(tǒng)報銷模式局限性分析

（一）財務(wù)人員流動性強

如圖1所示，某高校近11年來報銷業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)逐漸增長態(tài)式。雖然財務(wù)人員仍然是兢兢業(yè)業(yè)地守在自己的多角色崗位上，但是辛勤付出得不到教職工們的認可。財務(wù)人員的工作積極性受到極大的打擊，其主要原因是教職工們把這個無法順利報銷的“錯誤”歸咎到財務(wù)人員身上。不僅如此，財務(wù)工作者基本上是以女性為主，自國家二孩、三孩政策開放以來，家庭對女性工作者的要求越來越高。面對工作和家庭的雙層壓力，報銷前臺的財務(wù)人員最終選擇紛紛離崗，因此人員流動性極大，大大降低報銷效率。

圖1 某高校計劃財務(wù)處近13年每年的制單數(shù)

（二）報銷制度更新快，信息不對稱

隨著國家對各類經(jīng)費的監(jiān)管越來越嚴(yán)，隨之出臺的各種政策不斷地進行更新和完善。報銷政策越來越多，這對于專業(yè)的財務(wù)人員來說想要熟練掌握并運用起來都有一定困難；對于非財務(wù)專業(yè)的教職工來說，報銷難度可想而知。類似于“朝令夕改”的情況也是屢見不鮮。那些為了提高科研工作效率而先行墊付費用的老師只能自己承擔(dān)損失。面對這種情況，他們的氣憤情緒是顯而易見的。

（三）報銷業(yè)務(wù)不均勻，學(xué)期末、年末集中報銷

如圖2所示，這是某高校近5年每月平均制單量。由于實行國庫集中支付，每年的經(jīng)費預(yù)算撥款有時出現(xiàn)滯后下達，一些經(jīng)費都要在每年的“兩會”之后才能出結(jié)果，最快速度一般是4月前后才撥款到位。而在每年年末，除了當(dāng)年的行政部門經(jīng)費通常是要在年底清零，還有科研課題的結(jié)題，跨年發(fā)票不予報銷等情況。由此可見，一些經(jīng)費有效的報銷時間并不充裕。每年期末階段，也就是6月和12月則是老師們集中報銷的高峰期。這激增的業(yè)務(wù)量直接影響了報銷雙方的情緒和效率，增大了雙方的摩擦系數(shù)。

圖2 某高校近5年每月平均制單數(shù)

二、傳統(tǒng)報銷改革的新趨勢——網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷利弊分析

所謂網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷，是報銷人員通過工號或者學(xué)號登錄網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，通過填報經(jīng)費項目代碼、報銷類別、財務(wù)科目、報銷金額、收款人及金額，完成后點擊預(yù)約完成，產(chǎn)生預(yù)約號，最后將帶有預(yù)約單號的預(yù)約單打印出來，和原始票據(jù)一起裝到財務(wù)專用袋子里投遞到財務(wù)處。網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷打破時間和地點的束縛，給報銷人帶來極大的便利性。

（一）網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷的優(yōu)勢

（1）為報銷人員節(jié)約了大量的排隊等候時間。在傳統(tǒng)報銷模式下，每到報銷高峰季花上幾個小時到幾天的時間排隊是司空見慣的事。如此低效率無疑成為報銷人員最痛苦的“報銷噩夢”。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷模式后，只要報銷人員在網(wǎng)上填報信息成功后到投遞箱投單后就可離開，前后幾分鐘的時間就能完成報銷事項。

（2）提高財務(wù)人員的工作環(huán)境質(zhì)量。在傳統(tǒng)報銷模式下，每逢期末和年末，財務(wù)人員每天在秩序混亂又人聲嘈雜的環(huán)境中工作。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷后，這種充滿怨聲載道的報銷大廳不復(fù)存，創(chuàng)造出一個安靜輕松的工作環(huán)境，減輕財務(wù)人員的身心壓力，有助于提高財務(wù)工作人員工作效率和工作幸福指數(shù)。

（3）票據(jù)信息傳遞物流化。報銷人員能夠登錄物流系統(tǒng)隨時關(guān)注報銷進度。在傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員需要現(xiàn)場跟進報銷的制單和復(fù)核兩個流程，最后結(jié)算流程由于是無現(xiàn)金系統(tǒng)，仍然需要自己實時關(guān)注銀行信息，無法現(xiàn)場確認到賬情況。實行網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)后，物流系統(tǒng)會顯示報銷步驟。

如圖3所示，報銷人隨時登錄物流系統(tǒng)查看自己的報銷情況，如果每一步都是順利進行中，那么物流系統(tǒng)會根據(jù)報銷情況顯示出正在進行中的步驟。如果出現(xiàn)退單情況，物流系統(tǒng)會顯示預(yù)約單已退，請根據(jù)取件密碼取回預(yù)約單。

圖3 某高校財務(wù)報銷物流系統(tǒng)步驟

（二）網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷的弊端

（1）返工率高，降低工作效率。一份報銷單在制單環(huán)節(jié)和復(fù)核環(huán)節(jié)均有可能被發(fā)現(xiàn)問題。在傳統(tǒng)報銷模式下，對于審批手續(xù)不全、材料不齊或經(jīng)費額度不夠等問題，在制單和復(fù)核的兩個流程中，報銷雙方可以當(dāng)場發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。但是，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷模式后，報銷人員可能需要分別在制單環(huán)節(jié)和復(fù)核環(huán)節(jié)到財務(wù)處補辦報銷手續(xù)。如此重復(fù)跑的報銷情況仍然會增加報銷矛盾。

（2）網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)對報銷人員的財務(wù)基礎(chǔ)知識有所要求，施行阻力嚴(yán)重。該系統(tǒng)雖然節(jié)省教職工們的排隊時間，卻花費他們一定的時間去對原始票據(jù)進行分門別類填報信息。對于這個系統(tǒng)，一些報銷人員誤解為他們在替財務(wù)人員做工作，預(yù)約步驟煩瑣是在浪費他們的時間。因此，一些年紀(jì)較大的教職工對網(wǎng)絡(luò)信息化的財務(wù)報銷模式持反對態(tài)度。

（3）審批功能不完善，無法實現(xiàn)全面網(wǎng)絡(luò)自助報銷。審批制度煩瑣，有些經(jīng)費除了經(jīng)費負責(zé)人審批之外，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者職能部門負責(zé)人審批。而這類審批人通常身居要職，事務(wù)繁忙，他們出差或出國是常有的情況。對于報銷金額越大的報銷單，報銷人員想要完成報銷的心情越是急切。他們時常要跑好幾個部門去審批，如果遇上審批人員出差，則要跑好幾趟才能辦完審批流程。這時，他們就會把以上種種“簽字難”的情緒都轉(zhuǎn)嫁到財務(wù)人員身上，從而激化雙方矛盾。

（4）財務(wù)信息存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。高校財務(wù)信息化，意味著高校財務(wù)信息由從前全封閉狀態(tài)進入到與互聯(lián)網(wǎng)分工合作的狀態(tài)。尤其是實行網(wǎng)絡(luò)預(yù)報報銷，高校財務(wù)核算部門需要同時連接內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，然而內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)相對接的接口便是黑客和病毒最喜歡攻擊的地方。因此，財務(wù)系統(tǒng)的安全性成為制約財務(wù)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷發(fā)展的首要問題。

三、探討性提出完善自助報銷系統(tǒng)的初步建議

（一）引進先進的軟件系統(tǒng)，提高工作效率

（1）引進多種支付方式，實現(xiàn)國庫集中支付網(wǎng)絡(luò)信息化，例如國庫機器人、支付寶支付、微信支付等。自從施行國庫集中支付之后，財務(wù)人員需要進行數(shù)據(jù)二次錄入，大大地增加她們的工作量。如果引進“國庫機器人”系統(tǒng)，財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)中制單時，國庫集中支付系統(tǒng)能夠自動與財務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)匹配?？此坪唵蔚囊粋€系統(tǒng)可以節(jié)省財務(wù)人員約三分之一的工作量，避免“無用功”的出現(xiàn)。

（2）簡化和完善審批制度，解決“簽字難”問題。針對過多的審批流程或者形式主義的審批制度，相關(guān)部門可以大刀闊斧地進行整合和簡化，減輕各方工作量。例如，高校財務(wù)管理部門可以將差旅費審批單和網(wǎng)絡(luò)報銷單合二為一，出差人在財務(wù)系統(tǒng)填報出差審批單后，經(jīng)線上審批系統(tǒng)完成后出差?；匦箐N時，再在財務(wù)系統(tǒng)完成費用填報，進行報銷審批，就可進行票據(jù)投遞。簡化和整合部分報銷和審批流程，提高報銷人的報銷幸福感。

（3）在確保網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，引進線上審批系統(tǒng)，使線上審批系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)信息相匹配。在填報預(yù)約單時，根據(jù)經(jīng)費代碼、報銷金額和發(fā)票類型等信息自動識別各類審批人，報銷人員能夠準(zhǔn)確核對是否審批完畢。如若簽字不全，可以及時“點送”審批人審批。完成審批后，審批系統(tǒng)能夠限制并顯示打印次數(shù)。假設(shè)遇上打印失敗，可以選擇“一鍵重新審批”功能，同一份材料不需重復(fù)填報便可提交送審，提高審批系統(tǒng)的便利性。

（二）定期開展全校教職工報銷培訓(xùn)，加大宣傳力度

每個學(xué)期定時在各學(xué)院開展財務(wù)基礎(chǔ)知識講座，提高全校教職工的基本財務(wù)素質(zhì)。積極宣傳網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷模式的各種優(yōu)勢，促使教職工盡快適應(yīng)該報銷系統(tǒng)。督促各學(xué)院和行政部門配備多名固定的財務(wù)聯(lián)絡(luò)員，將財務(wù)聯(lián)絡(luò)員和財務(wù)秘書成為財務(wù)處與各學(xué)院部門之間報銷的紐帶，不僅可以提高溝通效率，還可以減少雙方的報銷摩擦。

每個月定時組織財務(wù)工作人員參加部門財務(wù)制度和報銷文件的學(xué)習(xí)。財務(wù)工作人員需要頻繁的學(xué)習(xí)、探討和研究所有高校財務(wù)制度，提高她們的專業(yè)技能，進而，統(tǒng)一各類經(jīng)費財務(wù)報銷的口徑，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化報銷工作。

（三）實行報銷分流，使報銷工作量均勻化

針對每年年末國庫系統(tǒng)清零的經(jīng)費，建議各學(xué)院部門制定合理的經(jīng)費使用預(yù)算表，按季度完成預(yù)算指標(biāo)。按季度報公布各類經(jīng)費的執(zhí)行率，將執(zhí)行率納入各個學(xué)院或部門的年底考核目標(biāo)之一。施行約談制度，對于每個季度執(zhí)行率低的學(xué)院或者部門，約談負責(zé)人了解情況。定時短信通知和督促教職工及時報銷、實時報銷。

（四）增強財務(wù)人員穩(wěn)定性，優(yōu)化崗位設(shè)置

頻繁的人員流動嚴(yán)重阻礙財務(wù)工作的順利進展。每次新人到崗的上崗培訓(xùn)需要一段時間來完成，上崗之后的熟練性也需要一段時間來實習(xí)，這樣明顯降低財務(wù)報銷工作的效率。所謂熟人生巧，穩(wěn)定的財務(wù)人員在熟練程度和業(yè)務(wù)水平方面與新人上崗時是不可同日而語的。另外，通過提高財務(wù)人員的工作地位，維護她們的工作尊嚴(yán)，推行績效考核制度等方式，以提高財務(wù)人員的工作積極性和穩(wěn)定性。

（五）加速會計政策、報銷文件等信息網(wǎng)絡(luò)化和自動化

實現(xiàn)財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化，促進信息對稱。開設(shè)各類信息平臺，例如設(shè)置微信公眾號推送最新財務(wù)文件等內(nèi)容。對于財務(wù)制度的變更消息能及時通知到全校教職工，盡可能降低教職工們由于制度變更產(chǎn)生的經(jīng)濟損失。另外，及時公布工資薪金勞務(wù)發(fā)放不成功名單和經(jīng)費結(jié)題日期等。設(shè)置財務(wù)系統(tǒng)語音回答各類財務(wù)疑問，或者通過輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動回復(fù)與關(guān)鍵詞相關(guān)的財務(wù)報銷政策。對于系統(tǒng)無法解決的“疑難雜癥”，報銷人可進行電話咨詢，盡量減少教職工專門到財務(wù)部門現(xiàn)場咨詢的案例，創(chuàng)造一個隨時隨地都能解決財務(wù)報銷問題的環(huán)境。

（六）提高財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全性

隨著高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化的推進，學(xué)校要高度重視網(wǎng)絡(luò)安全在硬件和軟件配套方面的后續(xù)維護和更新情況，積極維護網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，打造網(wǎng)絡(luò)安全校園，提高計算機系統(tǒng)防御病毒能力，預(yù)防黑客襲擊。同時，財務(wù)人員對自己財務(wù)系統(tǒng)賬號密碼做好只有自己一人知道，定時修改密碼，禁止財務(wù)人員越權(quán)操作。財務(wù)信息系統(tǒng)的安全門戶是集成權(quán)限管理和身份認證平臺，保證財務(wù)管理信息化系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運行。

（七）提高各部門之間信息系統(tǒng)的融合度

全面實施高校網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)，需要與全校各部門的信息系統(tǒng)融合成一個大體系，如果作為一個獨立的系統(tǒng)，與其他系統(tǒng)完全隔離，明顯降低網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷的效率。反之，如果能與學(xué)校的其他信息系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷會給全校師生帶來極大的便利。財務(wù)系統(tǒng)要與很多系統(tǒng)例如國資部門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、社科部門的科研管理系統(tǒng)、人事部門的人事管理系統(tǒng)，學(xué)生處的學(xué)籍管理系統(tǒng)等搭建信息共享平臺。高校的網(wǎng)絡(luò)信息部門和財務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要積極突破技術(shù)瓶頸，提高網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)與學(xué)校各部門信息系統(tǒng)的聯(lián)動和協(xié)同一體化程度。

結(jié)語

簡而言之，高校的財務(wù)管理水平很大一部分由高校財務(wù)報銷工作的質(zhì)量和效率決定，只有將全校師生的需求放在第一位，才能更好地實現(xiàn)“四個意識”。隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)的推進是高校財務(wù)報銷模式改革的必然發(fā)展趨勢，它能夠明顯地緩解高校面臨的報銷難、現(xiàn)場報賬壓力大等矛盾。雖然還有小部分人持有質(zhì)疑的態(tài)度，但是已經(jīng)得到全體財務(wù)人員和絕大多數(shù)教職工的認可。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)根據(jù)高校財務(wù)管理工作的要求，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報銷流程，促進財務(wù)結(jié)算方式的創(chuàng)新，是高校的財務(wù)管理方式的新嘗試，已經(jīng)有一部分高校正在積極推行并取得一定的成果。對于走在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化前沿的高校，根據(jù)學(xué)校自身特性，開始搭建適合本校發(fā)展的信息系統(tǒng)平臺，積極打造適合本校發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)報銷模式，進而提高全校財務(wù)管理水平，為學(xué)校的進一步發(fā)展打好扎實的財務(wù)基礎(chǔ)，也為全校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)。