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        信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題及策略研究

        2022-03-17 00:18:11徐玲珍
        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代檔案特點(diǎn)

        徐玲珍

        摘要:檔案管理是企事業(yè)單位工作的重點(diǎn),既是人才信息的主要承載源泉,也是記錄各項(xiàng)工作及項(xiàng)目的主要路徑。信息時(shí)代下,檔案管理問(wèn)題得到凸顯,但與此同時(shí),也為檔案管理創(chuàng)新指明方向。而如何充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新,成為企事業(yè)單位發(fā)展較為關(guān)注的話題。對(duì)此,依據(jù)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作新要求、新特點(diǎn),分析信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題,并提出信息時(shí)代下檔案管理工作實(shí)踐的對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:檔案;信息時(shí)代;管理;特點(diǎn)

        引言

        當(dāng)前,檔案管理工作的重要性在企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中得到凸顯,檔案資源中保存單位重要的資料信息,這些信息在單位發(fā)展中彰顯自身獨(dú)有的價(jià)值性。信息時(shí)代背景下,信息技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中,為檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展指明方向。但當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展中,部分單位存在的思維觀念陳舊,影響到檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此,單位應(yīng)重視檔案管理工作的同時(shí),也關(guān)注檔案管理工作的創(chuàng)新,以現(xiàn)代化技術(shù)為導(dǎo)向,推助檔案管理向信息化、現(xiàn)代化方向進(jìn)程,優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)模式,提升檔案管理實(shí)踐有效性,從而推助企事業(yè)單位全面性發(fā)展,進(jìn)一步彰顯檔案管理在單位發(fā)展中的意義性。

        一、信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作新要求

        (一)檔案資源管理電子化、信息化

        傳統(tǒng)的檔案資源記錄、存儲(chǔ)大都以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行管理,而在信息時(shí)代下,信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中,顛覆了這種檔案信息管理模式,使檔案信息管理向電子化、數(shù)據(jù)化、信息化方向進(jìn)程。基于此,在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化中,應(yīng)做好檔案管理的整理、整合工作,使傳統(tǒng)的檔案信息資源可有序的納入到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中,運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)、運(yùn)用、分析這些寶貴檔案資源,從而滿足信息時(shí)代下的檔案管理需求。

        (二)做到檔案信息歸檔與整理工作

        無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理模式,還是檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化模式,檔案歸檔、整理都是重要的工作內(nèi)容?;诖耍谛畔r(shí)代下,檔案管理應(yīng)做好檔案信息歸檔及整理工作,從而提升檔案管理工作實(shí)踐的成果。首先,根據(jù)檔案管理的制度要求,對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行記錄、編碼、排序,使檔案管理工作呈現(xiàn)整體化模式,從而提升檔案管理信息的運(yùn)用效率。其次,做到檔案歸檔工作,將檔案信息進(jìn)行及時(shí)的歸檔,并對(duì)歸檔的詳細(xì)情況進(jìn)行記錄,便于檔案信息的查詢及運(yùn)用。最后,以檔案管理制度為導(dǎo)向,實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整化保存與存儲(chǔ),進(jìn)而促進(jìn)檔案管理在信息時(shí)代下良好進(jìn)程。

        (三)做好相關(guān)檔案信息化工作

        在信息化時(shí)代下,根據(jù)檔案管理信息化的要求,明確檔案信息化管理的要素,整合所有檔案信息化的工作內(nèi)容,優(yōu)化檔案信息化流程,進(jìn)而提升檔案信息管理質(zhì)量。一方面,單位應(yīng)根據(jù)檔案管理信息化要求,構(gòu)建檔案管理信息化設(shè)備、設(shè)施,諸如打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等,為檔案管理信息化實(shí)踐助力,推動(dòng)檔案管理信息化在單位工作中落實(shí);另一方面,建設(shè)檔案管理信息化相關(guān)軟件設(shè)備,包含對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等,拓寬檔案信息的存儲(chǔ)功能的同時(shí),提升檔案信息的運(yùn)用效率。

        二、信息時(shí)代下檔案管理工作新特點(diǎn)

        (一)全面化特點(diǎn)

        檔案資源是單位寶貴的信息資源,涉及的內(nèi)容為命令信息、決策信息、報(bào)告信息、歷史信息及會(huì)議記錄信息等,同時(shí)還包含會(huì)計(jì)信息、管理信息等等,這些信息的有效性保管及運(yùn)用,為單位全面性發(fā)展助力。在以往檔案管理中,這些工作信息需要多工作人員花費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行完成,凸顯檔案管理費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的工作特點(diǎn)。而在信息時(shí)代下,檔案管理工作呈現(xiàn)便捷性、全面性的特點(diǎn),整合所有檔案信息管理模式,根據(jù)檔案管理信息化要求,開展系統(tǒng)性、全面性的檔案管理工作模式,從而提升檔案管理成果的同時(shí),也增強(qiáng)檔案信息的運(yùn)用效率。例如:依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng),推助檔案管理工作信息化進(jìn)程,整合檔案管理、檔案歸檔、檔案分析、檔案記錄等工作模式,使多有的工作內(nèi)容與項(xiàng)目都在計(jì)算機(jī)平臺(tái)中完成,凸顯檔案管理系統(tǒng)化、全面性的工作特點(diǎn)。

        (二)信息化特點(diǎn)

        信息時(shí)代下,檔案管理工作呈現(xiàn)信息化特點(diǎn),促進(jìn)檔案管理工作的有效性開展。具體表現(xiàn)為:一是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集、獲取、分析、記錄單位發(fā)展進(jìn)程中所有的信息資源,通過(guò)檔案管理人員專業(yè)化的分析、記錄、整合工作模式,實(shí)現(xiàn)檔案信息的歸檔及管理;二是構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù),推助單位多部門與檔案部門工作融合,實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效性存儲(chǔ)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下,檔案信息存儲(chǔ)面拓寬,樹立服務(wù)管理工作成果,使檔案部門更為服務(wù)于其他部門,凸顯檔案管理在單位發(fā)展中的價(jià)值性;三是以信息化管理手段,提升檔案信息的分析、運(yùn)用效率,從而推助檔案管理信息化良好的落實(shí)到單位工作進(jìn)程中,凸顯單位檔案管理信息化運(yùn)用共享。

        (三)高質(zhì)量特點(diǎn)

        在信息時(shí)代下,檔案信息資源既記錄單位重要的內(nèi)容,也是單位發(fā)展、運(yùn)行、決策的重要依據(jù),凸顯檔案信息資源的運(yùn)用性特點(diǎn)。單位充分的運(yùn)用檔案信息,依據(jù)檔案管理信息化模式,加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的分析與提取,生成寶貴的檔案信息數(shù)據(jù),從而實(shí)現(xiàn)寶貴檔案信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用成果,將該信息運(yùn)用到單位發(fā)展與決策中,凸顯檔案信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用價(jià)值。

        三、信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

        (一)檔案管理不重視

        檔案管理是單位工作的重點(diǎn),貫徹落實(shí)到單位多工作體系中,在多工作中發(fā)揮主體功效。但部分單位在發(fā)展進(jìn)程中,卻忽視了檔案管理工作的重要性,對(duì)檔案信息資源運(yùn)用、分析能力不足,使檔案管理大都關(guān)注與信息的記錄,讓檔案管理工作停留在形式,未能夠發(fā)揮檔案管理實(shí)際工作效能?;诖?,在檔案管理信息化進(jìn)程中,部分檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)人未能夠轉(zhuǎn)變自身發(fā)展理念,踐行檔案管理信息化成果及力度不足,從而影響到檔案管理工作的有效性實(shí)施。

        (二)檔案管理信息化不完善

        在信息時(shí)代下,檔案管理工作的實(shí)踐,完善檔案管理信息化體系是關(guān)鍵,在此過(guò)程中,重視檔案制度體系建設(shè)、檔案管理信息化軟硬件設(shè)備的建設(shè)等工作模式,從而提升檔案管理信息化能力。但從當(dāng)前檔案管理信息化實(shí)踐現(xiàn)狀來(lái)看,存在檔案管理信息化制度不完善的問(wèn)題,這一問(wèn)題的存在,影響到檔案管理信息化的具體落實(shí),從而使檔案管理工作止步不前,也影響到單位的全面性發(fā)展。

        (三)管理人員綜合能力有待提升

        信息時(shí)代背景下,檔案管理呈現(xiàn)自身獨(dú)有的特點(diǎn),這對(duì)檔案管理人員工作提出新的要求,不僅需要檔案管理人員具有專業(yè)化檔案管理能力,也應(yīng)具有檔案信息化素養(yǎng),從而使檔案管理人員更好為單位發(fā)展服務(wù),提升檔案管理工作實(shí)踐的成果,凸顯檔案管理在單位發(fā)展進(jìn)程中地位。但從當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)實(shí)踐來(lái)看,存在管理人員綜合能力不高的問(wèn)題,這一問(wèn)題的存在,影響到檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

        四、信息時(shí)代下檔案管理工作實(shí)踐的對(duì)策

        (一)轉(zhuǎn)變管理理念

        信息時(shí)代背景下,應(yīng)重視檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變,樹立新的檔案管理思維,從而提升檔案管理信息化實(shí)踐的水平。同時(shí),單位也認(rèn)知到檔案管理實(shí)踐的重要性,提升檔案管理認(rèn)知度,從而實(shí)施有效性的檔案管理工作模式。首先,樹立全面建設(shè)的檔案管理理念,檔案管理工作在單位多部門工作中得到重要性的特性,基于此,其工作模式并不是獨(dú)立性的,其是協(xié)調(diào)性、協(xié)同性,需要與多部門工作的融合,加強(qiáng)多部門對(duì)檔案信息的運(yùn)用效率,使多部門配合檔案管理部門,協(xié)同進(jìn)行檔案收集、檔案分析,從而凸顯檔案管理工作在單位整體工作的重要性。其次,樹立信息化理念:企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí),要樹立信息化檔案管理工作檔案管理理念,檔案管理信息化模式,不僅是將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问郊皵?shù)據(jù)形式,應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù),加強(qiáng)檔案分析、運(yùn)用等工作實(shí)踐模式,從而增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)踐的成果。最后,樹立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理理念,開展檔案管理工作時(shí),堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作模式實(shí)施,確保檔案管理所涉及的工作均有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn),確保檔案真實(shí)性,也是也挖掘檔案信息,提升檔案信息的運(yùn)用價(jià)值。

        (二)提升管理標(biāo)準(zhǔn)化

        在信息時(shí)代下,檔案管理工作的實(shí)施,應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化方向進(jìn)程,提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,凸顯檔案管理工作的價(jià)值性。首先,加強(qiáng)檔案管理信息化軟硬件設(shè)備的建設(shè),重視計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè),為檔案管理信息化有效性實(shí)踐提供保障。同時(shí),加強(qiáng)檔案管理安全技術(shù)的運(yùn)用,提升信息存儲(chǔ)的安全性,確保信息的無(wú)遺漏,增強(qiáng)信息的安全性及可靠性。例如:依托于檔案管理模式,根據(jù)檔案信息的年限進(jìn)行分類規(guī)定,避免出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況,提升檔案信息運(yùn)用成果。其次,加強(qiáng)檔案管理制度體系的建設(shè),依據(jù)檔案管理信息模式,完善檔案管理信息化體系,以規(guī)章制度為導(dǎo)向,為檔案管理信息化工作實(shí)踐指明方向,增強(qiáng)檔案管理、分析的規(guī)范化,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)化。最后,在管理工作實(shí)踐中,融入激勵(lì)機(jī)制,鼓勵(lì)、激勵(lì)管理人員進(jìn)行檔案管理,提升他們工作積極性,使檔案管理人員更好為檔案管理信息化服務(wù)。例如:通過(guò)激勵(lì)、考核等制度體系建構(gòu),激發(fā)管理人員工作熱情,推助檔案管理信息化的落實(shí)與實(shí)踐。

        (三)重視資源整理

        在信息時(shí)代下,檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐,重視檔案資源的整合,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),便于檔案存儲(chǔ)、分析、實(shí)踐運(yùn)用,從而提升檔案管理工作實(shí)踐的水平。首先,單位依托于檔案管理信息化模式,加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用個(gè),建設(shè)單位管理系統(tǒng),推助多工作在系統(tǒng)中實(shí)施,為檔案管理信息化實(shí)踐助力。其次,依據(jù)檔案管理信息化的實(shí)踐模式,運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù),構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù),推助數(shù)據(jù)庫(kù)與多部門工作的融合,實(shí)現(xiàn)多信息在檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中流通,便于檔案管理人員獲取多部門資源信息,通過(guò)整合、分析信息,將寶貴、有價(jià)值的信息進(jìn)行記錄,從而進(jìn)行歸檔。最后,在單位網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中,構(gòu)建檔案信息交流平臺(tái),提升檔案管理人員服務(wù)能力與意識(shí),根據(jù)多部門工作需要,為他們提供檔案信息資源,從而達(dá)到檔案管理工作實(shí)踐的有效性,也增強(qiáng)檔案信息資源整合的力度,推助檔案管理在信息化時(shí)代中良好的運(yùn)行。

        (四)提升檔案管理人員綜合能力

        檔案管理信息化工作的實(shí)踐,對(duì)檔案管理人員提出新的要求,身為檔案管理人員應(yīng)不斷的進(jìn)取與學(xué)習(xí),掌握檔案管理信息化的工作流程,進(jìn)而更好為檔案管理工作服務(wù),也以現(xiàn)代化手段,彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理不足的問(wèn)題?;诖?,提升檔案管理人員綜合能力是必要的。首先,提升檔案管理人員服務(wù)能力,本質(zhì)一切為單位其他部門服務(wù)的宗旨,為單位多部門提供精準(zhǔn)的服務(wù)工作,滿足多部門工作的需要。其次,提升檔案管理人員專業(yè)化能力,依據(jù)信息化時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的要求,加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作開展,使其具有檔案管理專業(yè)化能力,以此開展針對(duì)性的檔案管理工作模式,推助信息化技術(shù)在檔案工作中的落實(shí),最后,提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng),使其具有創(chuàng)新能力、道德品質(zhì)、法律法規(guī)能力,依據(jù)法律法規(guī)實(shí)施檔案管理工作,增強(qiáng)檔案管理保密工作成果,以檔案信息的針對(duì)性運(yùn)用,不斷的促進(jìn)檔案管理工作實(shí)效性實(shí)施,從而推助檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

        結(jié)語(yǔ)

        信息時(shí)代下檔案管理工作的實(shí)踐,認(rèn)知到檔案管理工作的重要性,依據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的不足問(wèn)題,促進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)及先進(jìn)管理思維融入到其中,并從樹立新的管理理念、提升管理標(biāo)準(zhǔn)化、重視資源整合、加強(qiáng)基礎(chǔ)投入、提升管理人員綜合能力五個(gè)維度,推助檔案管理走創(chuàng)新發(fā)展路徑,優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)體系,提升檔案管理智能化、信息化成果,從而提升檔案管理在單位發(fā)展中的地位與價(jià)值。

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