摘 要：2021年正式實施的新修訂的《檔案法》，就檔案信息化作出了專門規(guī)定，對電子檔案管理提出了新要求。本文首先從數(shù)據(jù)、存儲和標準三個方面探討了新時期電子檔案呈現(xiàn)出的新特點，并以電子檔案存儲為視角，從電子存儲種類、存儲介質、存儲標準和存儲技術等四個方面提出了新時期電子檔案面臨的諸多新挑戰(zhàn)。再從新修訂的《檔案法》關于電子檔案信息化目標、應用化實踐、法律依據(jù)和發(fā)展方向等四個方面，針對新修訂《檔案法》關于電子檔案管理新要求，提出相應的改進措施，為做好新時期電子檔案管理進行了有益探索。

關鍵詞：《檔案法》;電子檔案;新要求

概述

根據(jù)《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》的相關規(guī)定，電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。近年來，隨著計算機信息技術、辦公OA系統(tǒng)的應用以及檔案數(shù)字化工作的開展，我國無論是行政機關還是企事業(yè)單位，電子檔案的數(shù)量和規(guī)模都呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，電子檔案存儲容量從GB級達到TB級，甚至PB級。2020年6月，十三屆全國人大第十九次會議修訂的《檔案法》（又叫新修訂的《檔案法》），于2021年1月1日起施行。又鑒于電子檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的新特點、標準規(guī)范的新要求、存儲情況的新變化等，迫切需要采取新的更加有效的措施，以進一步抓好新時期電子檔案管理。

1 電子檔案新特點

電子文件包括文本文件、命令文件、圖像文件和數(shù)據(jù)文件等多種形態(tài)，具有信息非人工識讀性、存儲高密度性、信息與載體可分離性及系統(tǒng)依賴性等優(yōu)勢，與傳統(tǒng)檔案管理相比，在數(shù)據(jù)、存儲和標準等方面呈現(xiàn)出諸多新特點：

1.1 數(shù)據(jù)

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案數(shù)據(jù)信息來源、數(shù)量、類型、技術等方面呈現(xiàn)出多樣化、高增長態(tài)勢。從來源來看，電子檔案來自機關內部辦公軟件、電子政務系統(tǒng)應用、業(yè)務軟件應用、通用文字處理軟件等多個渠道;從數(shù)量來看，隨著各種應用軟件的應用，電子文件及檔案呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，存儲的容量從GB級達到TB級，甚至PB級;從電子檔案類型來看，電子檔案包括圖像文件、視音頻文件、文本文件等，其中，視音頻文件數(shù)量少，但占用存儲空間大，圖像文件數(shù)量多，占用存儲空間大，而文本文件則是占用存儲空間占用小，但數(shù)量多。

1.2 存儲

傳統(tǒng)檔案存儲介質載體主要為紙質類，而電子檔案的存儲介質載體則呈現(xiàn)出多樣化特點，且不同存儲介質的存儲模式也有較大差異。目前，電子檔案的存儲介質載體包括磁帶、光盤和磁盤;存儲的設備有光盤庫、磁帶路、磁盤庫;而存儲的介質類型又分為SAS盤、SATA盤、DVD-R和LTO磁帶。從存儲技術來看，電子檔案存儲包括離線存儲和在線存儲。包括SAN存儲技術、NAS存儲技術和DAS存儲技術，其中主要存儲技術是SAN，即存儲區(qū)域網絡技術，該存儲技術具有災難恢復、數(shù)據(jù)保護及安全防護等優(yōu)勢。

1.3 標準

目前，關于電子檔案管理的相關標準、規(guī)范主要包括《檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《公務電子郵件歸檔管理規(guī)則》《產品數(shù)據(jù)管理PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤BDR技術要求和應用規(guī)范》《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《電子檔案管理基本術語》，等等，這些標準、規(guī)范和要求，成為新時期電子檔案管理的現(xiàn)實遵循[1-3 ]。

2 電子檔案新挑戰(zhàn)

2020年新修訂的《檔案法》正式于2021年1月1日實施，該法將“檔案信息化建設”作為單獨一章予以立法規(guī)定，增強了電子檔案管理的法治化，對電子檔案管理提出了更高標準和要求。但電子檔案管理的現(xiàn)狀又面臨著諸多的挑戰(zhàn)。以電子檔案存儲為例，其所面臨的挑戰(zhàn)主要有：

2.1 存儲種類繁多，非結構化數(shù)據(jù)占比大

據(jù)不完全統(tǒng)計，電子檔案存儲的格式有近二十種。目前，實際應用中使用比例較高的存儲格式包括DOC、TXT、JPEG、WAV、MP3、MP4、TIFF、XML、XLS等，這些電子檔案數(shù)據(jù)信息以非結構化為主，不利于用數(shù)據(jù)庫二維邏輯表進行表達。數(shù)據(jù)的非結構化，給電子檔案存儲的穩(wěn)定性、安全性提出更高要求。且電子檔案非結構化數(shù)據(jù)存儲簡便，但事務性訪問難以實現(xiàn)，后期存儲的電子檔案數(shù)據(jù)信息備份、遷移及恢復難度大，增添了諸多新挑戰(zhàn)。

2.2 存儲介質較多，存儲可靠性難以確定

從電子檔案存儲介質來看，包括了光盤、磁盤、磁帶、云盤等多種介質。不同存儲介質的使用年限、注意事項等受內外部影響因素不同，加劇了電子檔案存儲的不可靠性。從外部影響因素來看，磁場、光照、溫度、濕度、塵埃，以及有害氣體、介質使用頻率、使用方法都會影響到電子檔案存儲介質的穩(wěn)定性;從內部影響因素來看，存儲介質的生產材料、染料層或記錄層材料的使用、磁頭或盤片的材料等，也會影響到介質存儲穩(wěn)定性。

2.3 標準規(guī)范豐富，貫徹落實及時性不夠

目前，關于電子檔案的收集、存儲、整理、保護、查詢利用等均陸續(xù)出臺了眾多的標準和規(guī)范，為電子檔案的規(guī)范化、法治化提供了重要外部保障。但從這些標準規(guī)范的落實來看，由于宣傳力度不夠、思想認識不到位、檔案從業(yè)者業(yè)務素能、電子檔案管理資金相對短缺等諸多因素，導致業(yè)已出臺的豐富的標準規(guī)范在實際執(zhí)行過程中未得到及時有效落實。如《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》，就電子檔案存儲介質光盤的選擇、應用、保存、維護及檢測均提出相應要求，但在實際執(zhí)行過程中，一些部門或單位并未嚴格按照標準執(zhí)行。

2.4 技術更新較快，核心技術自主性不強

近年來，信息化技術的快速發(fā)展，及其在檔案管理中的深度融合應用，使得電子檔案管理中應用到的技術日新月異。但據(jù)調查統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，電子檔案存儲的介質及設備大多為國外企業(yè)生產，國產品牌的存儲介質在市場應用中的占比份額較小，一些核心技術仍然為國外公司掌控，給電子檔案安全和保密帶來嚴峻挑戰(zhàn)?！袄忡R門”、“郵件門”、海康威視設備被監(jiān)控等，這些都給電子檔案的安全性、可靠性帶來嚴峻挑戰(zhàn)。

3 新修訂《檔案法》對電子檔案管理新要求

2021年1月1日實施的新修訂的《檔案法》，專門新增了一章“檔案信息化建設”專章，共7條，占全部53條款的13.2%，其中，明確規(guī)定了“電子檔案”與“傳統(tǒng)載體檔案”具有“同等效力”，并提出可以以“電子形式”作為“憑證使用”。但也提出“電子檔案”應“來源可靠”“程序規(guī)范”“要素合規(guī)”等相關規(guī)定和要求。總體來看，新修訂的《檔案法》對電子檔案管理提出的新的要求主要特征為：

3.1 明確電子檔案信息化目標

新修訂的《檔案法》第37條第一款明確要求“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。這也是電子檔案信息化管理所要實現(xiàn)的目標。從其內涵來看，“來源可靠”是對其真實性的要求。檔案原始屬性便是真實性，這也是檔案根本價值所在。雖然電子檔案與傳統(tǒng)檔案載體、形式差別巨大，但電子檔案來源、背景信息、內容、邏輯結構應與形成時相一致，確保來源真實可靠?！俺绦蛞?guī)范”是對其可靠性的要求。電子檔案的產生、收集、整理、歸檔、移交及保存應與傳統(tǒng)文件全生命周期各環(huán)節(jié)程序一致，且每一個環(huán)節(jié)都應規(guī)范，并符合相關法規(guī)及標準要求?！耙睾弦?guī)”是對其完整性的要求。構成電子檔案的內容、結構、背景等相關元數(shù)據(jù)信息應完整。

3.2 注重電子檔案實踐應用

新修訂的《檔案法》第37條第二款就電子檔案的效力和要求提出了明確規(guī)定，即“電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力”。這為電子檔案的實際應用提供了法律依據(jù)，使電子檔案在實踐應用中更具可執(zhí)行性。此外，“電子簽名”、“電子簽章”、時間戳等技術的應用，都為電子檔案的證明力提供了技術支撐?！蛾P于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》《電子簽名法》《關于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》等相關規(guī)定則賦予了電子檔案以相應的證明效力。可見，電子檔案已從理論全面邁入社會實踐，新修訂的《檔案法》就電子檔案實效性也提出新標準。

3.3 明確電子檔案法律依據(jù)

新修訂的《檔案法》第37條第二款同時規(guī)定“電子檔案可以以電子形式作為憑證使用”，這里的“憑證使用”當然是“法律憑證”，即從《檔案法》意義上承認并明確了電子檔案的法律依據(jù)和法律地位，從而為行業(yè)及主管部門電子檔案信息化發(fā)展提供有力支撐。從電子檔案的產生過程來看，離不開信息化網絡環(huán)境，以及計算機信息技術和網絡設備。認可電子檔案的法律地位，是推行電子檔案“單軌制”的重要支撐。計算機信息技術迭代迅速，“互聯(lián)網+電子政務”的深入推進確保電子檔案的法律證明力，同時也對電子檔案數(shù)據(jù)信息真實性、安全性、實效性提出更高要求。

3.4 明晰電子檔案發(fā)展方向

新修訂的《檔案法》用7條明確了電子檔案建設的主體、效力、相關要求等，這為行政部門、機關團體、企事業(yè)單位電子檔案建設和發(fā)展明確了發(fā)展方向。例如，電子檔案信息化建設應納入各級政府發(fā)展規(guī)劃，檔案館、機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織都應加強檔案信息化建設及電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，并明確提出電子檔案管理系統(tǒng)建設應與“辦公自動化系統(tǒng)”“業(yè)務系統(tǒng)”相互銜接。此外，新修訂的《檔案法》賦予了電子檔案以同等法律效力，這就使得電子檔案所記載的信息數(shù)據(jù)可以直接作為法律效益判斷依據(jù)，而不必非以載體移交為依據(jù)。這些新變化、新要求，也為電子檔案發(fā)展進一步明確了方向。

4 適應新修訂《檔案法》電子檔案改進措施

根據(jù)新修訂《檔案法》關于電子檔案管理的新要求，需要從來源可靠、程序規(guī)范和要素合規(guī)三個方面提出更有針對性的舉措，不斷推動新修訂《檔案法》背景下的電子檔案管理。

4.1 來源可靠

電子檔案是適應信息化時代檔案發(fā)展的現(xiàn)實需要，“來源可靠”要求電子檔案的母版——傳統(tǒng)載體檔案或初始電子文件來源要可靠，從他處接收或下載的電子檔案來源上要可靠，上傳到電子檔案運行系統(tǒng)中的電子檔案來源可靠。因此，確保電子檔案“來源可靠”需要做好背景記載、來自合規(guī)系統(tǒng)，并滿足必要考證等。為此：1）要系統(tǒng)安全可靠。系統(tǒng)的安全可靠環(huán)境是確保電子文件質量至關重要的因素。系統(tǒng)的安全可靠包括電子文件形成環(huán)節(jié)的安全可靠，也要包括電子文件歸檔及移交環(huán)節(jié)的安全可靠。為確保電子文件內容、背景、結構等在流轉過程中不發(fā)生信息缺失，應將流式文件轉換為版式文件，從而生成內容固化的電子文件。2）元數(shù)據(jù)及封裝包形成。根據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》的相關規(guī)定，可采用嵌入式、封裝、關聯(lián)式等形式確保元數(shù)據(jù)與電子文件之間的關聯(lián)關系，從而維護電子文件管理的質量和要求。3）數(shù)字簽名。文件業(yè)務應用系統(tǒng)應具有數(shù)字簽名模塊，用戶角色與私鑰賬號綁定，通過數(shù)字證書登錄系統(tǒng)，保障由此所形成的電子文件組織或個人身份真實有效[4-5 ]。

4.2 程序規(guī)范

要求電子檔案的收集、存儲、調用等必要程序應滿足相應規(guī)范性要求。例如，電子檔案數(shù)據(jù)要確保無篡改、無拼湊、無偽造變造等情形;能夠表現(xiàn)其所承載內容，并確保自始至終內容完整，可視為原件;復制件的，應確保能夠真實、完整、準確反應其原件內容;電子檔案數(shù)據(jù)內容、關聯(lián)信息、附屬信息、訪問操作日志及系統(tǒng)環(huán)境信息等能夠互相印證其電子檔案的真實性?？山Y合部門實際，制定相應的規(guī)章制度，如《電子文件歸檔管理技術規(guī)范》《電子文件長期保存工作規(guī)范》等，并在后期的實際執(zhí)行過程中不斷的建立健全電子檔案管理，始終保證電子檔案程序規(guī)范[6 ]。

4.3 要素合規(guī)

要素合規(guī)突出要求電子檔案完整性，而要滿足電子檔案管理的完整性要求，就需要做到：始終堅持電子檔案的來源、事由、全宗原則，既要在數(shù)量上，更要在質量上確保電子檔案要素的完整性。此外，還要確保電子檔案滿足規(guī)范化要求，從字跡、圖像、聲音、效力等方面要達到具體的規(guī)定和要求，切實避免電子檔案因部分因素不合格而出現(xiàn)失真失效等問題。例如從電子檔案添加環(huán)境及附屬信息來分析電子檔案的收集、生成、存儲、傳遞、保存的相關環(huán)境要素、協(xié)議及外圍信息是否符合要求;從電子文件數(shù)據(jù)內容、關聯(lián)信息、附屬信息及訪問日志、系統(tǒng)環(huán)境等印證其內容的完整性和效用性[7 ]。

參考文獻：

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[7]錢毅.全面保障檔案信息化工作，助推社會數(shù)字轉型——新修訂《檔案法》信息化條款述評[J].北京檔案，2020（10）：4—7.

作者簡介：孫璐（1984— ），大學學歷，遼寧省信息中心館員，主要從事檔案信息化、檔案數(shù)字化、電子檔案管理研究。