楊爽

（遼寧省葫蘆島市綏中縣就業(yè)和社會(huì)保障服務(wù)中心，遼寧 葫蘆島 125200）

引言

在信息化條件下人力資源和社會(huì)保障局進(jìn)行檔案管理工作中需要按照行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求提高信息化管理的效果，并且以信息化為主導(dǎo)的條件變革以往的管理思路，提高檔案管理本身的服務(wù)水平，重新思考檔案管理的原則和理論，從而符合信息化時(shí)代的發(fā)展方向，使檔案管理水平能夠得到全面的提升。

一、人力資源和社會(huì)保障局檔案信息化管理存在的問題

1.信息化管理時(shí)間較短

在信息化條件下為了使人力資源和社會(huì)保障局檔案管理水平能夠得到全面提高，需要認(rèn)真地分析在新時(shí)期背景下所產(chǎn)生的挑戰(zhàn)之后，再按照現(xiàn)有的管理模式，提出更加科學(xué)的創(chuàng)新方案，推動(dòng)總體管理水平能夠符合預(yù)期的要求，凸顯檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的特征。在信息化條件下對(duì)檔案管理的模式和要求提出了諸多的標(biāo)準(zhǔn)，面臨著新的挑戰(zhàn)如果在短時(shí)間內(nèi)并沒有加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式優(yōu)化重視程度，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)入到惡性循環(huán)中，影響各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。例如信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用時(shí)間較短，相關(guān)人員并沒有掌握信息化的操作技巧及方法，也沒有形成完善的管理思維，對(duì)方案信息化管理造成了一定的影響，并且也沒有使各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)變得更加科學(xué)，仍然采取傳統(tǒng)人工的方式來進(jìn)行檔案管理。不僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，還會(huì)導(dǎo)致人工操作和信息化之間的矛盾越來越突出，無法實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)調(diào)，限制了檔案管理工作在新時(shí)期下的穩(wěn)定進(jìn)步。

2.基礎(chǔ)管理不夠完善

基礎(chǔ)管理的不完善也是當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中所存在的問題，在信息化時(shí)代下需要管理部門加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員，更加靈活的應(yīng)對(duì)在檔案管理工作中存在的問題，避免對(duì)信息化建設(shè)造成一定的影響。但是在當(dāng)前檔案管理工作中，由于對(duì)信息技術(shù)管理認(rèn)知不徹底，信息化建設(shè)仍然是停留于表面，無法及時(shí)地優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理模式，導(dǎo)致各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理存在著不到位的問題。部門內(nèi)部缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐檔案管理工作的順利進(jìn)行，再加上培訓(xùn)工作中講解信息管理方式的不全面，為管理人員講解檔案管理的技巧以及新型的利用方法，導(dǎo)致相關(guān)人員在檔案管理中存在著盲目性的特征，無法完善自身的工作模式，各項(xiàng)工作也出現(xiàn)了太過形式化和不規(guī)范的問題，無法優(yōu)化當(dāng)前檔案管理模式，使檔案管理工作在信息化背景下出現(xiàn)停滯不前的問題，無法充分發(fā)揮信息化管理本身的價(jià)值。與此同時(shí)在檔案管理工作中，在檔案管理工作中還執(zhí)行傳統(tǒng)管理思維，仍然停留于傳統(tǒng)人工操作管理，這和信息化建設(shè)出現(xiàn)了相互違背的情況。再加上評(píng)價(jià)機(jī)制更新的不及時(shí)，無法指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。

二、信息技術(shù)在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.有助于符合時(shí)代發(fā)展的需要

為了使信息技術(shù)能夠在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值以及效果，在實(shí)際工作中需要了解信息技術(shù)應(yīng)用的功能，再根據(jù)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的相關(guān)要求，促進(jìn)兩者之間的有效融合，構(gòu)建新型的管理體系，從而使整體檔案管理效果能夠符合預(yù)期的要求，在以往人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中，大多數(shù)的操作是通過人工的方式來完成，這一方式比較適用于信息資源量較少的情況，但是隨著我國(guó)新技術(shù)的不斷發(fā)展，人力資源和社會(huì)保障局檔案的數(shù)量和類型在逐漸地增多，如果仍然采取以往的工作方式不僅會(huì)增加人工操作壓力，還會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存時(shí)出現(xiàn)丟失以及損毀的問題，無法滿足單位發(fā)展需要。因此在實(shí)際工作中需要迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，融入先進(jìn)的信息技術(shù)來滿足人力資源和社會(huì)保障局檔案的管理要求。在各行各業(yè)發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為常見的技術(shù)模式，并且隨著我國(guó)科技水平的不斷提高，其中的技術(shù)含量也在逐漸增加，因此在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中需要把握時(shí)代發(fā)展最新趨勢(shì)，創(chuàng)新當(dāng)前的管理模式，融入信息技術(shù)來用于信息的解鎖以及調(diào)閱等等，突出人力資源和社會(huì)保障局檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的工作思路。

2.有助于提高檔案管理工作的質(zhì)量

將信息技術(shù)融入到人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中，還有助于提高檔案管理工作本身的質(zhì)量，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)模式而言在融入信息技術(shù)之后，檔案管理工作的數(shù)字化特點(diǎn)較為明顯，有效地保證了檔案管理工作本身的質(zhì)量。在信息技術(shù)利用的過程中能夠更加快速的整合不同信息，之后再按照數(shù)字化平臺(tái)的功能自動(dòng)化的分類不同檔案信息，之后再傳遞到相關(guān)部門中進(jìn)行統(tǒng)一的審核，在確認(rèn)沒有任何問題之后，再錄入到系統(tǒng)平臺(tái)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在后續(xù)工作中如果相關(guān)部門想要調(diào)取相關(guān)信息時(shí)，可以直接在系統(tǒng)平臺(tái)中輸入自己的身份信息后調(diào)取相關(guān)的關(guān)鍵詞，在短時(shí)間內(nèi)就可以獲取相關(guān)的信息了，有效地提高了信息技術(shù)本身的運(yùn)用效果，進(jìn)一步地降低對(duì)人工的依賴感[1]。同時(shí)也可以防止人為操作失誤而對(duì)檔案管理工作的影響，使各項(xiàng)管理能夠更加有條不紊地進(jìn)行，貼合當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局檔案管理數(shù)字化發(fā)展要求，減少滯后因素對(duì)檔案管理的影響。

3.有助于提高檔案的利用率

在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中要持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化當(dāng)前的信息系統(tǒng)管理模式，從而激發(fā)各個(gè)部門人員在系統(tǒng)調(diào)取檔案的積極性，有效提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的利用率，在以往工作中有大多數(shù)操作屬于人工操作的范疇，增加了繁瑣程序的發(fā)生，在調(diào)取信息時(shí)需要經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的等待才可以獲取相對(duì)應(yīng)的信息。然而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中融入信息技術(shù)能夠快速提取想要的信息，為單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利實(shí)施奠定基礎(chǔ)，逐漸地轉(zhuǎn)變以往落后式的管理模式。更加貼合于當(dāng)前的檔案管理要求，減少各種不規(guī)范問題的發(fā)生。使整體檔案管理實(shí)效性能夠得到全面的提高，走檔案管理持續(xù)發(fā)展之路，為單位各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施提供重要的信息資料。

三、信息化背景下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的開展策略

1.更新現(xiàn)有的管理模式

在信息化條件下為了使人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作可以更加順利的實(shí)施，在實(shí)際工作中需要更新現(xiàn)有的管理模式，逐漸地上升辦案管理本身的工作地位，避免對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展造成較為嚴(yán)重的影響。隨著科技水平的不斷進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，相關(guān)部門需要增強(qiáng)思想認(rèn)知，以保證檔案管理工作實(shí)效性為主，提高檔案管理工作本身的效果[2]。在信息化建設(shè)時(shí)需要掌握正確的信息化建設(shè)目標(biāo)，并且還需要完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)模式，在部門內(nèi)部設(shè)置專項(xiàng)資金投入先進(jìn)的設(shè)備，支持信息化管理工作的順利進(jìn)行，并且還需要認(rèn)識(shí)到信息化管理和員工管理之間的差異性，在部門內(nèi)部擴(kuò)大信息化的宣傳范圍，促進(jìn)各個(gè)檔案管理人員能夠轉(zhuǎn)變自身的工作思路，減少在檔案管理工作中所存在的問題，突出檔案管理工作重點(diǎn)，迎合數(shù)字化的管理方向。例如從以往的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源的管理，以數(shù)字化資源為主要的管理對(duì)象，形成不同門類檔案并要完成數(shù)字化的加工，利用現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行檔案信息資源的有效管理，避免出現(xiàn)各種繁瑣的問題，經(jīng)過信息化檔案資源的建設(shè)組成，高效利用的信息資源管理平臺(tái)，充分的彰顯檔案信息資源管理本身的價(jià)值。在人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)部形成良好的工作氛圍，加快方案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為信息管理提供重要的基礎(chǔ)。

2.安全使用電子檔案

雖然在信息化背景下進(jìn)行人力資源和社會(huì)保障局檔案管理模式的轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為重要的工作重點(diǎn)，但是也要靈活地應(yīng)對(duì)在實(shí)際管理中所存在的挑戰(zhàn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，保證電子檔案的安全使用，避免對(duì)各項(xiàng)檔案服務(wù)造成較為嚴(yán)重的影響。首先相關(guān)部門需要改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)的應(yīng)用模塊，多方位的符合當(dāng)前檔案管理需要，例如根據(jù)文件處理流程進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，之后在部門內(nèi)部貫徹落實(shí)責(zé)任機(jī)制，避免對(duì)信息化管理造成較為嚴(yán)重的影響。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展。電子檔案所包含的信息逐漸朝著擴(kuò)大的趨勢(shì)不斷地發(fā)展，數(shù)量也在持續(xù)增加，隨之而來的安全問題頻繁發(fā)生，對(duì)電子檔案的安全管理造成了一定的影響。因此在管理工作中要在軟件設(shè)置相對(duì)安全防護(hù)系統(tǒng)，并且做好數(shù)據(jù)流通渠道的有效加密，減少數(shù)據(jù)泄露問題的發(fā)生，從而保證電子檔案管理工作的順利進(jìn)行[3]。其次在后續(xù)管理過程中，還需要保證電子檔案本身的真實(shí)性，電子文件的生成和歸檔如果缺少程序化的管理模式，會(huì)間接導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，也會(huì)致使信息整合無法符合預(yù)期的要求。因此在實(shí)際工作中需要實(shí)現(xiàn)電子化管理模式的有效優(yōu)化，并且還需要和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立相互的聯(lián)系，搭建統(tǒng)一的管理模式，從而保證各項(xiàng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案信息能夠具備較強(qiáng)的真實(shí)性[4]。

3.提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

在信息化條件下進(jìn)行人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中離不開高素質(zhì)人員的支持，因此在實(shí)際工作中需要根據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，督促管理人員認(rèn)真地對(duì)待在檔案管理中的任務(wù)，促進(jìn)檔案管理水平能夠符合預(yù)期的要求。在實(shí)際檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)對(duì)基本理論和技巧的有效融合，講解電子化檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系以及聯(lián)系等等，保障相關(guān)管理人員能夠明確自身的工作重點(diǎn)和工作職能，形成完整的思想認(rèn)知，更加高效率地完成當(dāng)前的檔案管理任務(wù)。之后還需要總結(jié)當(dāng)前信息化建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)和問題，在培訓(xùn)工作中進(jìn)行有效的溝通和交流，提高檔案管理工作本身的效果。值得注意的是，由于檔案管理并沒有固定的載體，因此在實(shí)際管理過程中，需要精細(xì)化的落實(shí)電子化檔案管理的細(xì)則，單位可以借鑒其他單位在電子化檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，之后，再根據(jù)本單位電子檔案管理需求，提高電子檔案管理培訓(xùn)工作本身的針對(duì)性，符合信息化條件下對(duì)檔案管理工作本身的要求，保障各項(xiàng)工作科學(xué)性能夠得到充分的提升。領(lǐng)導(dǎo)人員要定期對(duì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行定期的考察，嚴(yán)格按照檔案管理的需求以及標(biāo)準(zhǔn)指出重要的完善方法，增強(qiáng)人員的思想認(rèn)知，更加認(rèn)真和一絲不茍地完成當(dāng)前的檔案管理任務(wù)。檔案管理人員要在日常工作中總結(jié)豐富的工作經(jīng)驗(yàn)之后，在后續(xù)培訓(xùn)活動(dòng)中提出自身關(guān)于檔案管理方面的困惑，方便培訓(xùn)人員提出有效的應(yīng)對(duì)方法，構(gòu)建成熟的檔案管理模式。

4.規(guī)范性管理

雖然在信息化條件下便捷了人力資源和社會(huì)保障局檔案管理模式，但是也要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)規(guī)范性管理的優(yōu)化力度，利用信息技術(shù)逐漸地完善當(dāng)前的管理模式，推動(dòng)各項(xiàng)檔案管理工作能夠符合預(yù)期的要求。為檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施提供重要的保障作用，逐漸地剔除在以往檔案管理工作中的落后局面。在實(shí)際檔案管理的過程中需要和單位戰(zhàn)略目標(biāo)以及信息化發(fā)展方向進(jìn)行相互融合，避免出現(xiàn)脫節(jié)的問題，要有效地應(yīng)對(duì)在以往工作中所產(chǎn)生的矛盾，更加規(guī)范地完成檔案管理的任務(wù)。在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的過程中，需要根據(jù)檔案管理的要求利用信息技術(shù)更加嚴(yán)謹(jǐn)監(jiān)督不同的檔案管理項(xiàng)目，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)在檔案管理中的不規(guī)范行為，防止對(duì)檔案管理產(chǎn)生諸多的影響。在實(shí)際工作中還需要落實(shí)精細(xì)化的工作原則，利用信息技術(shù)使各項(xiàng)檔案信息能夠具備基本的完整性和真實(shí)性，在進(jìn)行信息錄入和整合時(shí)需要進(jìn)行反復(fù)的審查，如果發(fā)現(xiàn)某些檔案資料存在諸多的空白，要和相關(guān)部門開展有效的溝通和交流，之后，再將對(duì)應(yīng)的檔案信息補(bǔ)充到檔案信息化管理平臺(tái)中，避免對(duì)正常檔案管理產(chǎn)生干擾。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，需要統(tǒng)一規(guī)格以及文體等等，使各個(gè)文件規(guī)范性能夠得到充分的保障。在進(jìn)行歸檔和分類時(shí)，需要在信息平臺(tái)中清晰的標(biāo)示好檔案的編號(hào)，之后要做好信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，防止電子檔案在儲(chǔ)存時(shí)存在丟失和被損壞的問題，使各項(xiàng)管理工作能夠更加順利的實(shí)施。

四、結(jié)語

在信息化條件下為了促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作可以更加有效地推進(jìn)，在實(shí)際工作中需要以信息化為主要載體實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，改進(jìn)以往的工作觀念，建立行之有效的檔案信息化管理模式，并通過信息化的管理平臺(tái)加快信息流通的速度，為各項(xiàng)信息資源的使用提供良好的基礎(chǔ)，充分地發(fā)揮檔案管理功能本身的價(jià)值[5-6]。