邊媛

摘要：在信息化時(shí)代背景下，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”規(guī)劃的出臺(tái)，高校檔案館的功能定位與信息服務(wù)方式也將隨之改變。高校檔案館的功能定位從高校專(zhuān)屬向高校專(zhuān)屬和公共性兼容、個(gè)性需求與社會(huì)化增值相結(jié)合轉(zhuǎn)變，信息服務(wù)也由校內(nèi)單一性向多元化校內(nèi)外信息開(kāi)發(fā)與利用的開(kāi)放模式、個(gè)性需求開(kāi)發(fā)與遠(yuǎn)程服務(wù)個(gè)性化信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，高校檔案館服務(wù)制度體系將面臨全面升級(jí)。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 高校檔案館 信息服務(wù) 升級(jí)研究

高校檔案館在高校各級(jí)行政管理部門(mén)中已經(jīng)占據(jù)重要的地位，檔案管理工作也成為高校各類(lèi)管理工作的重要組成部分。在以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標(biāo)志的信息化時(shí)代，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”開(kāi)局，在高校檔案館功能定位轉(zhuǎn)型的前提下，其信息服務(wù)面臨升級(jí)擴(kuò)容問(wèn)題。本文在闡述高校檔案館功能轉(zhuǎn)型的前提下，針對(duì)我國(guó)高校信息服務(wù)的現(xiàn)有狀況，提出信息化時(shí)代背景下，高校檔案館信息服務(wù)升級(jí)策略。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定了高校檔案館的各項(xiàng)職能，[1]可總結(jié)為行政管理、業(yè)務(wù)管理、檔案研究、檔案利用四個(gè)方面。上述功能是圍繞學(xué)校工作展開(kāi)，具備自身的鮮明特點(diǎn)，服務(wù)于學(xué)校本體，展現(xiàn)出高校的專(zhuān)屬性。近年來(lái)，高校檔案館成為愛(ài)國(guó)愛(ài)校的教育基地，它既展現(xiàn)著學(xué)校的歷史沿革，又傳播著精神文化，展示出其公共屬性，在功能定位方面正在進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

（一）高校專(zhuān)屬與公共性兼容

高校檔案記錄著學(xué)校的辦學(xué)歷史，承載著深厚的校園文化，具備自身的鮮明特征，同時(shí)又展現(xiàn)出高校的專(zhuān)屬性。在面向社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)時(shí)，高校檔案館會(huì)受到專(zhuān)屬性的制約，但其專(zhuān)屬性與公共性必然同時(shí)存在，呈現(xiàn)兼容模式。高校檔案館發(fā)展既要服務(wù)于高?！笆奈濉卑l(fā)展的需要，做好專(zhuān)屬定位，同時(shí)也要考慮到高校的社會(huì)化公共性屬性。宋竹在實(shí)地調(diào)研的基礎(chǔ)上，從專(zhuān)屬化、一體化和公共化等三個(gè)方面提出了高校檔案信息化服務(wù)策略。[2]專(zhuān)屬化即個(gè)性化定制服務(wù)，指高校檔案館針對(duì)不同的個(gè)體需求打造專(zhuān)屬個(gè)人的服務(wù)，優(yōu)勢(shì)在于服務(wù)品質(zhì)上的大幅提升，可能產(chǎn)生的影響是在一定程度上增加時(shí)間消耗。公共化既包含服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)大，也包含服務(wù)內(nèi)容的擴(kuò)展，讓高校檔案成為社會(huì)公共服務(wù)的一部分，推動(dòng)服務(wù)型社會(huì)的轉(zhuǎn)型。

（二）個(gè)性需求與社會(huì)化增值相結(jié)合

對(duì)于檔案利用服務(wù)，既有共性的需求，也有個(gè)性的需求。在發(fā)掘潛在用戶(hù)群的同時(shí)，高校檔案館要提前預(yù)測(cè)出不同類(lèi)型的檔案用戶(hù)可能需要的相關(guān)服務(wù)，從所掌握的數(shù)據(jù)中分析用戶(hù)的個(gè)人習(xí)慣或檔案需求方向，積極主動(dòng)提出相關(guān)的檔案服務(wù)內(nèi)容供用戶(hù)自主選擇。將個(gè)性需求與社會(huì)化增值有效結(jié)合，改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，這不僅是高校檔案館，還將是未來(lái)檔案服務(wù)行業(yè)的主流模式。

高校檔案館具備多元化的特性，集展覽館功能、資料室功能、研究室功能、倉(cāng)庫(kù)保管功能、文化教育功能、學(xué)生實(shí)踐基地功能于一體。高校信息公開(kāi)立法進(jìn)程相對(duì)滯后，法律制度供給不足，造成高校信息形式化、不規(guī)范化、封閉化、不對(duì)等化的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。[3]2010年我國(guó)頒布了《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》，之后一系列規(guī)章制度的出臺(tái)盡量平衡了高校信息的不對(duì)等現(xiàn)狀。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章，對(duì)檔案工作數(shù)字化的轉(zhuǎn)型起到指導(dǎo)作用。目前，我國(guó)高校檔案館呈現(xiàn)出校內(nèi)信息開(kāi)發(fā)與利用模式單一、校內(nèi)外信息互通與利用方式滯后、遠(yuǎn)程服務(wù)無(wú)法滿(mǎn)足個(gè)性化需求的現(xiàn)狀?？尚行?、操作性強(qiáng)的高校檔案信息服務(wù)策略并不多，且大多停留在表面。由此看來(lái)，兼具實(shí)用性、高效性、操作性的高校檔案信息服務(wù)模式亟須出現(xiàn)。

高校檔案館是高校重要信息的聚集地，金暢等[4]認(rèn)為高校數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)是根據(jù)用戶(hù)的需求提供數(shù)字檔案信息和檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的工作模式。因此，有效開(kāi)發(fā)與利用高校信息，加深社會(huì)對(duì)高校的理解，激發(fā)師生對(duì)校務(wù)活動(dòng)的積極性，都是高校檔案館信息服務(wù)的目標(biāo)。

（一）完善校內(nèi)信息開(kāi)發(fā)與利用的高校專(zhuān)屬信息服務(wù)

1.優(yōu)化校內(nèi)信息資源結(jié)構(gòu)。高校檔案館以突出展現(xiàn)本校的辦校理念為基礎(chǔ)，開(kāi)展多種方式的檔案征集工作，同時(shí)對(duì)海量的檔案資源進(jìn)行優(yōu)化整合，打破上下級(jí)數(shù)據(jù)不通的壁壘，增強(qiáng)館藏檔案的利用率。為展現(xiàn)高校專(zhuān)屬信息，除了收集校內(nèi)各部門(mén)在固定時(shí)間移交的部門(mén)檔案以外，高校檔案館還可以與招生就業(yè)部門(mén)聯(lián)合開(kāi)展畢業(yè)生照片檔案收集活動(dòng)，與科研及學(xué)工部門(mén)開(kāi)展高水平證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌征集活動(dòng)，與宣傳部門(mén)合作開(kāi)展校內(nèi)重大活動(dòng)視頻、音頻照片檔案收集工作，與網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，與人事部門(mén)實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)端口對(duì)接以簡(jiǎn)化人事檔案工作等。

2.打造特色檔案館、校史館。高校中保存著豐富的實(shí)物檔案，如光盤(pán)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章、牌匾、字畫(huà)、紀(jì)念品等，它們大小不一、形態(tài)各異，產(chǎn)生年代不同、保管條件也不相同。高校檔案館可以選取典型實(shí)物檔案，采用三維掃描技術(shù)，將實(shí)物檔案利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制作出相應(yīng)的個(gè)體電子檔案，在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)放性展示。高校檔案館還可以利用三維掃描技術(shù)、VR技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、5G技術(shù)、虛擬三維動(dòng)畫(huà)及視頻、遙感技術(shù)等多種高科技技術(shù)打造特色展覽，同時(shí)使檔案數(shù)字化保護(hù)更加多元、立體與持久。

3.全方面開(kāi)展檔案編撰工作。傳統(tǒng)的年鑒、校史、大事記的內(nèi)容大多以文字和表格展現(xiàn)出來(lái)，大篇幅的文字讓人讀起來(lái)疲憊又抓不到重點(diǎn)，更無(wú)法突出學(xué)校的個(gè)性化特點(diǎn)。在信息化時(shí)代背景下，高校檔案館可以改變檔案文獻(xiàn)的呈現(xiàn)方式，突破紙質(zhì)檔案的形式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增加彩色圖片、視頻、音頻等內(nèi)容；也可在網(wǎng)站上設(shè)置讀者意見(jiàn)板塊，及時(shí)獲取大眾的反饋，督促檔案編撰的質(zhì)量提升，擴(kuò)大服務(wù)人群。

（二）拓展校內(nèi)外信息開(kāi)發(fā)與利用的開(kāi)放性信息服務(wù)

1.高校數(shù)字檔案館建設(shè)。建設(shè)高校數(shù)字檔案館、校史館可以將文化遺產(chǎn)有序分類(lèi)，對(duì)高校信息資源進(jìn)行有效保護(hù)，更有利于文化的傳承與利用?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[5]提出：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。建設(shè)高校數(shù)字檔案館不能盲目跟風(fēng)，首先必須認(rèn)真梳理本校的檔案類(lèi)型及數(shù)量，結(jié)合平時(shí)檔案資源利用率，合理規(guī)劃設(shè)計(jì)出高校數(shù)字檔案館的基本功能板塊，摒棄華而不實(shí)的操作模塊。我們只有以科學(xué)技術(shù)為載體，以檔案資源為基礎(chǔ)，以社會(huì)大眾為對(duì)象，以開(kāi)放性信息服務(wù)為目標(biāo)，才能創(chuàng)建出智能化的高校檔案館。程瑤[6]提出，隨著技術(shù)的發(fā)展和漏洞的彌補(bǔ)，高校檔案館的智慧體系建設(shè)將更加精細(xì)化、高效化、互聯(lián)化、智能化、人性化。

2.檔案微媒體服務(wù)管理。“兩微一端”即微信、微博、客戶(hù)端的微媒體服務(wù)方式，是新型的、大眾接受度高且成熟的信息獲取方式。微媒體參與檔案服務(wù)，可以調(diào)動(dòng)檔案用戶(hù)的參與熱情，挖掘檔案用戶(hù)的潛在需求?！皟晌⒁欢恕敝形⑿殴娞?hào)目前在高校檔案館中的使用比例較高，兼具辦理業(yè)務(wù)、發(fā)布公告、宣傳教育、咨詢(xún)互動(dòng)、特色展覽等功能于一體。各高?？山Y(jié)合自身的實(shí)際情況，充分挖掘高校檔案的館藏資源、主動(dòng)公開(kāi)校內(nèi)信息，將被動(dòng)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變成主動(dòng)的推送模式。如不定期推送在線(xiàn)校園檔案展、檔案法律法規(guī)、檔案小知識(shí)、檔案小視頻、檔案專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、檔案編研成果等，在豐富校園文化的同時(shí)充分發(fā)揮檔案的文化育人功能，促進(jìn)高校檔案利用。

3.搭建高校與校友會(huì)互動(dòng)平臺(tái)。高校的發(fā)展離不開(kāi)校友的支持，校友畢業(yè)后從事不同的行業(yè)，如何將散落的個(gè)人力量有效凝聚在一起，鑄造推動(dòng)高校發(fā)展的橋梁，也將成為高校檔案館的主要工作之一。2015年，國(guó)務(wù)院下發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，羅志敏[7]發(fā)表觀點(diǎn)：世界一流大學(xué)建設(shè)需要培育“支持型校友”。在信息化時(shí)代的背景下，如何為校友設(shè)計(jì)個(gè)性化的活動(dòng)、增強(qiáng)校友間的凝聚力、提高校友的參與度、擴(kuò)大校友文化活動(dòng)的覆蓋面，已不再只是校友會(huì)的工作，同時(shí)也是高校檔案館的工作內(nèi)容。高校檔案館可以將不同層次、不同類(lèi)別的校友群體聯(lián)系起來(lái)，不定期發(fā)布學(xué)?？蓪?duì)外公開(kāi)的檔案信息以及即將開(kāi)展的學(xué)術(shù)或文化活動(dòng)，激發(fā)他們深層次的愛(ài)校情結(jié)。輔助校友會(huì)，搭建高校互動(dòng)平臺(tái)，這將是高校檔案館一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作。

4.組織編寫(xiě)本校信息公開(kāi)目錄。高校檔案館具備整合校內(nèi)資源的優(yōu)勢(shì)，可聯(lián)合校辦等部門(mén)組織編寫(xiě)本校信息公開(kāi)目錄、年度信息公開(kāi)報(bào)告、年度工作匯編等。高校檔案館可以根據(jù)信息內(nèi)容，制定公開(kāi)的范圍與時(shí)長(zhǎng)，剔除敏感信息、涉密信息，擴(kuò)大信息種類(lèi)和數(shù)量，進(jìn)一步方便社會(huì)大眾獲取與學(xué)校相關(guān)的信息。

（三）實(shí)現(xiàn)個(gè)性需求的開(kāi)發(fā)與遠(yuǎn)程服務(wù)的個(gè)性化信息服務(wù)

檔案信息的網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)方式可以兼具趣味性、互動(dòng)性、美觀性、易讀性等，信息的可視化能夠從不同角度展現(xiàn)檔案的魅力。高校檔案館可以抓住不同個(gè)體的需求特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，以用戶(hù)的需求為業(yè)務(wù)的核心內(nèi)容，開(kāi)展針對(duì)性的服務(wù)。例如，高校檔案館可以上線(xiàn)高校檔案信息網(wǎng)、門(mén)戶(hù)網(wǎng)，開(kāi)發(fā)以學(xué)生學(xué)籍檔案為主體的檔案利用系統(tǒng)，建立以科研信息為主體的數(shù)據(jù)庫(kù)或以校友信息為主體的數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)設(shè)實(shí)物檔案、照片檔案展示模塊，針對(duì)不同的用戶(hù)群體制作不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)；還可以與不同部門(mén)相互配合，對(duì)接其他部門(mén)的數(shù)據(jù)端口，達(dá)到信息的共享，避免出現(xiàn)信息孤島。另外，各高校檔案館之間也要加強(qiáng)交流與合作，達(dá)到信息間的互通、互補(bǔ)。

在檔案利用的遠(yuǎn)程服務(wù)方面，除了滿(mǎn)足個(gè)性化定制需求以外，高校檔案館還可以開(kāi)展交互式檔案信息服務(wù)，及時(shí)而準(zhǔn)確地獲取用戶(hù)建議，從而快速解答疑問(wèn)和改進(jìn)不足，且不定期向用戶(hù)推送檔案服務(wù)的相關(guān)信息。此外，高校檔案館還可以根據(jù)用戶(hù)注冊(cè)時(shí)的個(gè)人信息如年齡、教育程度、畢業(yè)年份等進(jìn)行服務(wù)欄目的個(gè)性化推薦。

高校檔案信息服務(wù)是社會(huì)服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。以信息化發(fā)展促使高校檔案管理部門(mén)建立多元化、立體化的服務(wù)體系，將“一站式”服務(wù)與個(gè)性化設(shè)置相結(jié)合，在彰顯高校檔案館服務(wù)特色的同時(shí)提升高校檔案館的社會(huì)服務(wù)水平，以滿(mǎn)足大眾的精神文化需求。

*本文系江西省高校人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目“信息化時(shí)代背景下高校檔案館的定位與信息服務(wù)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：TQ18114）研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].[2008- 09- 09].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/ A02/s5911/moe_621/200808/t20080820_81841.html.

[2]宋竹.基于互聯(lián)網(wǎng)的高校檔案館信息服務(wù)策略研究[D].哈爾濱：哈爾濱工業(yè)大學(xué)，2017.

[3]韓彬彬.高校信息公開(kāi)背景下高校檔案館職能轉(zhuǎn)型研究[J].檔案學(xué)通訊，2013（4）：94-97.

[4]金暢，倪西鈞，魏扣.高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略研究[J].北京檔案，2021（10）：29-30；33.

[5]中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].[2021-06-08].https：//www.saac.gov.cn/ daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[6]程瑤.智慧檔案館在高校檔案工作中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界，2018（9）：103-107.

[7]羅志敏.世界一流大學(xué)建設(shè)需要培育“支持型校友”.[EB/OL].[2015- 12- 01].https：//epaper.gmw.cn/gmrb/ht？ ml/2015-12/01/nw.D110000gmrb_20151201_1-14.htm.

作者單位：南昌大學(xué)人文學(xué)院