曾令東 董鵬 王飛輝

(1.海軍工程大學(xué)管理工程與裝備經(jīng)濟(jì)系，湖北 武漢 430033；2.91515部隊(duì)，海南 三亞 572016)

0 引言

項(xiàng)目管理辦公室(PMO)可根據(jù)多方面的分析和判斷，綜合做出項(xiàng)目管理決策。PMO負(fù)責(zé)決策能否啟動(dòng)下一階段工作，當(dāng)上一階段工作沒有完成而需提前啟動(dòng)下一階段工作時(shí)更應(yīng)如此。在階段控制的管理行動(dòng)中，PMO應(yīng)執(zhí)行4個(gè)步驟：監(jiān)督→控制→審查→決策。監(jiān)督的目的是收集并理解信息；控制的目的是發(fā)現(xiàn)偏差，對(duì)偏差程度做出判斷；審查的目的是整合多個(gè)關(guān)注面的信息、挖掘問題原因、整合利益相關(guān)方利益、對(duì)項(xiàng)目情況做出判斷、形成結(jié)論或解決方案；決策的目的是就結(jié)論或解決方案達(dá)成共識(shí)并正式發(fā)布。

1 PMO在項(xiàng)目審查中的職能

1.1 項(xiàng)目建議書評(píng)審

項(xiàng)目建議書評(píng)審重點(diǎn)關(guān)注的問題見表1。PMO根據(jù)評(píng)審意見決策是否正式立項(xiàng)，需要把評(píng)審會(huì)議的結(jié)果提交給公司決策層，得到?jīng)Q策層的簽字確認(rèn)后方可正式宣布決策結(jié)果。如果決定不立項(xiàng)，則項(xiàng)目就此止步，組織不再為項(xiàng)目投入任何資源。不管是否立項(xiàng)，PMO都需要收集和記錄所有的項(xiàng)目信息，如立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目建議書、評(píng)審報(bào)告、決策理由等。同時(shí)，PMO還負(fù)責(zé)向項(xiàng)目發(fā)起人就決策結(jié)果進(jìn)行解釋。

表1 項(xiàng)目建議書評(píng)審重點(diǎn)關(guān)注的問題

1.2 項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的評(píng)審

與立項(xiàng)評(píng)審相比，項(xiàng)目可行性評(píng)審關(guān)注的范圍更加廣泛，評(píng)審過程更加細(xì)致。PMO可把評(píng)審拆分為多個(gè)不同的評(píng)審專題，為每個(gè)專題組建專門的評(píng)審小組。項(xiàng)目可行性研究報(bào)告評(píng)審專題見表2。

表2 項(xiàng)目可行性研究報(bào)告評(píng)審專題

(續(xù))

1.3 項(xiàng)目管理計(jì)劃評(píng)審

PMO在項(xiàng)目啟動(dòng)和計(jì)劃階段的主要評(píng)審活動(dòng)是針對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃的評(píng)審，評(píng)審會(huì)議內(nèi)容和評(píng)審結(jié)果分析見表3。

表3 項(xiàng)目管理計(jì)劃評(píng)審會(huì)議內(nèi)容和評(píng)審結(jié)果分析

1.3.1 項(xiàng)目績效報(bào)告審查

在項(xiàng)目實(shí)踐中，應(yīng)按照PMO要求的績效管理方法表示項(xiàng)目績效信息。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可把項(xiàng)目中最嚴(yán)重的十大問題列舉出來，由PMO對(duì)十大問題清單的內(nèi)容進(jìn)行分析，判斷項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否有能力自己解決問題、糾正偏差；是否需要來自PMO的指導(dǎo)和建議。項(xiàng)目十大問題清單報(bào)告模板示例見表4。

表4 項(xiàng)目十大問題清單報(bào)告模板示例

PMO還可以把十大問題清單擴(kuò)展為更為詳細(xì)的TOP10清單。TOP表示Threats(風(fēng)險(xiǎn))、Opportunities(機(jī)會(huì))和Problems(問題)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)提交十大問題清單、十大風(fēng)險(xiǎn)清單和十大機(jī)會(huì)清單，目的是促使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)前瞻性地看待項(xiàng)目,提醒項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)仔細(xì)甄別項(xiàng)目中潛藏的機(jī)會(huì)，擴(kuò)大項(xiàng)目的預(yù)期價(jià)值。

最后一種方法就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不能籠統(tǒng)地把項(xiàng)目中的十大問題列出來，而應(yīng)把存在偏差的任務(wù)全部列舉出來，并按照偏差的嚴(yán)重程度進(jìn)行排序，把偏差最大的任務(wù)排在第一位。采用這種方法能更加具體地向PMO和相關(guān)方展示是哪些任務(wù)的偏差造成了項(xiàng)目的偏差。如果某個(gè)任務(wù)的責(zé)任人屢次在任務(wù)列表中名列榜首，則項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)幫助任務(wù)責(zé)任人從各個(gè)方面全面分析造成偏差的原因，并幫助責(zé)任人制訂個(gè)人績效提升計(jì)劃。項(xiàng)目存在偏差任務(wù)清單報(bào)告模板示例見表5。

表5 項(xiàng)目存在偏差任務(wù)清單報(bào)告模板示例

1.3.2 項(xiàng)目審查會(huì)議程序和要求

必須嚴(yán)格遵循項(xiàng)目審查會(huì)議主要程序，完成相應(yīng)要求，具體示例分析見表6。

表6 項(xiàng)目審查會(huì)議主要程序

1.3.3 適時(shí)組織項(xiàng)目走查

PMO應(yīng)按照項(xiàng)目監(jiān)控間隔適時(shí)組織項(xiàng)目走查，并最大限度地降低走查過程對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)正常工作的影響。項(xiàng)目走查過程通常包括文檔審查和相關(guān)方訪談兩部分。文檔審查內(nèi)容和要求見表7。

表7 項(xiàng)目文檔審查內(nèi)容和要求

相關(guān)方訪談并不意味著需要對(duì)所有的項(xiàng)目相關(guān)方進(jìn)行逐個(gè)訪談。PMO可根據(jù)項(xiàng)目問題的事前分析評(píng)估，有針對(duì)性地選擇受訪人員，確定訪談名單。在走查過程中，PMO可根據(jù)實(shí)際情況臨時(shí)決定增加或減少受訪人員。PMO需要事先確定合適的訪談順序，采用從上到下(從管理層到獨(dú)立貢獻(xiàn)者)、從內(nèi)到外(先項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員后外部相關(guān)方)的訪談方式；也可以采用相反的從下到上、從外到內(nèi)的方式。后一種訪談方式可以避免權(quán)威偏見和先入為主，有利于PMO對(duì)項(xiàng)目狀況做出客觀中立的判斷。確定受訪人員名單和訪談順序之后，PMO要制定具體的訪談時(shí)間表(細(xì)化到小時(shí))，并提前和被訪談人溝通，獲得認(rèn)可。PMO可把受訪人員分為幾個(gè)小組，每個(gè)小組由一名PMO專家負(fù)責(zé)，這樣PMO就可以同時(shí)對(duì)多個(gè)相關(guān)方進(jìn)行訪談，提高訪談工作的效率。

2 PMO在項(xiàng)目監(jiān)管中的職能

2.1 監(jiān)管項(xiàng)目選擇過程

PMO擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目選擇和決策的角色。針對(duì)具體的項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，PMO舉行專家評(píng)審會(huì)議，進(jìn)行小組決策。這種方式的過程較為復(fù)雜、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但具有一定的科學(xué)性，也兼顧了員工在組織中的心理安全感。在項(xiàng)目實(shí)踐中，PMO需要根據(jù)組織情況，確定合適的項(xiàng)目選擇步驟，并對(duì)每個(gè)步驟進(jìn)行指導(dǎo)、管理和監(jiān)控。選擇步驟可與通用項(xiàng)目組合管理標(biāo)準(zhǔn)一致，也可結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行適應(yīng)性變動(dòng)。PMO的項(xiàng)目選擇過程分析見表8。

表8 PMO的項(xiàng)目選擇過程分析

2.2 監(jiān)管項(xiàng)目績效

項(xiàng)目績效包含對(duì)過去執(zhí)行情況的總結(jié)和對(duì)未來執(zhí)行情況的預(yù)測(cè)。PMO在監(jiān)控項(xiàng)目績效時(shí)，既要全面，又要關(guān)注重點(diǎn)。比較科學(xué)的做法是把項(xiàng)目績效拓展為6個(gè)方面，分別是收益、范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)。為了提高決策效率，便于橫向比較，PMO要設(shè)置項(xiàng)目關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)(KPI)，要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在提交的績效報(bào)告中包含KPI。應(yīng)參照對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的監(jiān)控周期設(shè)定績效報(bào)告提交周期。如果項(xiàng)目處于危機(jī)整改階段，應(yīng)按周提供報(bào)告。編寫績效報(bào)告可以促使項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更加主動(dòng)地分析問題和解決問題。手工編寫的項(xiàng)目績效報(bào)告可以靈活機(jī)動(dòng)地增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)認(rèn)為有必要知會(huì)PMO和相關(guān)方的內(nèi)容。

管理績效的方法有很多，項(xiàng)目績效管理應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理使用績效管理方法。應(yīng)使用相同績效管理方法與其他同類項(xiàng)目進(jìn)行比較，以保證可比性和參考性。PMO負(fù)責(zé)人制定和發(fā)布項(xiàng)目績效管理方法，并對(duì)績效管理辦法的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)控。確定績效管理方法應(yīng)充分考慮組織環(huán)境因素：當(dāng)前的組織結(jié)構(gòu)；項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)利和職責(zé)界定；當(dāng)前財(cái)務(wù)體系對(duì)項(xiàng)目獨(dú)立核算的支持情況；不同組織對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的授權(quán)。確定績效管理方法應(yīng)充分考慮相關(guān)方的期望：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提交的績效報(bào)告必須反映相關(guān)方期望的實(shí)現(xiàn)程度；應(yīng)涵蓋相關(guān)方對(duì)進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的期望。

2.3 監(jiān)管項(xiàng)目重大問題

PMO應(yīng)擬定問題分類標(biāo)準(zhǔn)和解決流程。PMO負(fù)責(zé)評(píng)估問題的緊迫性和嚴(yán)重程度，將問題劃分為輕微、一般和重大三個(gè)層次。

PMO需要對(duì)重大問題進(jìn)行明確定義，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在出現(xiàn)重大問題時(shí)能夠主動(dòng)報(bào)備PMO并請(qǐng)求支援。在處理重大問題時(shí)，PMO應(yīng)監(jiān)督并指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照經(jīng)過驗(yàn)證的流程分析問題和解決問題，并在需要的時(shí)候給予支持，如協(xié)調(diào)資源、影響關(guān)鍵相關(guān)方等。雖然PMO負(fù)責(zé)對(duì)重大問題進(jìn)行監(jiān)管，但是解決問題的責(zé)任仍然由項(xiàng)目經(jīng)理和管理團(tuán)隊(duì)承擔(dān)。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理的能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于解決問題的要求時(shí)，PMO可派專家?guī)椭椭笇?dǎo)。如有必要，可提出更換項(xiàng)目經(jīng)理的建議。PMO對(duì)重大問題負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，對(duì)這種責(zé)任也應(yīng)有明確的定義。當(dāng)項(xiàng)目同時(shí)或連續(xù)爆發(fā)多個(gè)重大問題，可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目成功交付產(chǎn)生災(zāi)難性影響，且項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi){借自身能力已經(jīng)無力改變狀況時(shí)，PMO應(yīng)把這種項(xiàng)目列入危機(jī)項(xiàng)目，并且啟動(dòng)正式程序挽救危機(jī)項(xiàng)目。

對(duì)于重大變更，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要報(bào)告給PMO。PMO需要參與變更審批，綜合相關(guān)方意見，從組織整體層面做出批準(zhǔn)或拒絕的決策。PMO不僅需要參與項(xiàng)目重大變更的評(píng)審，還要對(duì)什么是重大變更進(jìn)行明確的定義和溝通，確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在需要的情況下主動(dòng)邀請(qǐng)PMO啟動(dòng)和執(zhí)行管理流程。PMO對(duì)重大變更的審批要持謹(jǐn)慎態(tài)度，在審批過程中要啟動(dòng)項(xiàng)目立項(xiàng)審批時(shí)的幾乎全部程序，包括技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)可行性、風(fēng)險(xiǎn)和社會(huì)可行性再評(píng)估等。

PMO需要采用專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)分析工具，結(jié)合組織內(nèi)外歷史同類項(xiàng)目的特征，構(gòu)建簡易、可行、科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型。在項(xiàng)目選擇階段，項(xiàng)目發(fā)起人提出立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)，PMO對(duì)項(xiàng)目整體風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了評(píng)估，確認(rèn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)處于組織風(fēng)險(xiǎn)容忍臨界度之內(nèi)，項(xiàng)目才能被批準(zhǔn)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目啟動(dòng)后的每個(gè)管理環(huán)節(jié)都應(yīng)持續(xù)評(píng)估整體風(fēng)險(xiǎn)，并報(bào)告給PMO。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目整體風(fēng)險(xiǎn)仍然要處于臨界值范圍內(nèi)，并呈現(xiàn)不斷縮減趨勢(shì)。PMO應(yīng)出臺(tái)流程、工具、模板、查對(duì)單和指南進(jìn)行單個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)。PMO需要向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供專業(yè)培訓(xùn)，指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用PDPC圖、FMEA、故障樹等工具，并結(jié)合專家判斷、標(biāo)桿對(duì)照、項(xiàng)目間共享等方法全面、系統(tǒng)地識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 監(jiān)管項(xiàng)目環(huán)境因素

PMO應(yīng)指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)變化及時(shí)做出調(diào)整，也可采取直接干預(yù)措施；PMO應(yīng)建立關(guān)于項(xiàng)目環(huán)境因素變更的全局溝通方案。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在全局溝通方案的指導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，在相關(guān)方溝通管理計(jì)劃中，建立環(huán)境因素監(jiān)測(cè)和溝通計(jì)劃。例如，由銷售或市場部門監(jiān)測(cè)市場的變化，由法務(wù)部門監(jiān)測(cè)政策法規(guī)的變化，由PMO監(jiān)測(cè)組織內(nèi)部如組織結(jié)構(gòu)、規(guī)則、文化等方面的變化，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的技術(shù)經(jīng)理監(jiān)測(cè)社會(huì)與技術(shù)的變化。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)針對(duì)相關(guān)方報(bào)告的變化及變更，啟動(dòng)相關(guān)方評(píng)審會(huì)議。啟動(dòng)和規(guī)劃階段，PMO應(yīng)檢查確認(rèn)項(xiàng)目管理計(jì)劃是否包含監(jiān)測(cè)和溝通計(jì)劃。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提交給PMO的報(bào)告中需要有一欄專門描述環(huán)境因素的變化情況、影響分析及應(yīng)對(duì)措施；PMO需要判斷項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在環(huán)境監(jiān)測(cè)和溝通方面的有效性。

2.5 監(jiān)管項(xiàng)目流程

PMO需隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目流程，確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)遵循流程，并通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的反饋及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)，改進(jìn)流程。項(xiàng)目中充滿不確定性,項(xiàng)目流程需要有足夠的靈活性，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新和團(tuán)隊(duì)自治。PMO應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目類型制定不同的項(xiàng)目流程，同時(shí)在流程制度中明確指出哪些流程環(huán)節(jié)必須執(zhí)行、哪些環(huán)節(jié)可以由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己決定是否采用。PMO應(yīng)制定項(xiàng)目相關(guān)人員的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，并確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解和認(rèn)同這些標(biāo)準(zhǔn)。PMO可通過抽查、普查、訪談、調(diào)查問卷等方式確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)遵循組織發(fā)布的項(xiàng)目管理流程和職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)。如果發(fā)現(xiàn)異常情況，PMO可開展項(xiàng)目審計(jì)，既可采取全面項(xiàng)目審計(jì)，也可針對(duì)某一個(gè)特定方面進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，如采購審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、質(zhì)量審計(jì)、紀(jì)律審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)等。

3 結(jié)語

本文根據(jù)PMO的職能特點(diǎn)分析了PMO在項(xiàng)目審查和監(jiān)管中的職能，以期提高PMO項(xiàng)目管理水平和效率，可為相關(guān)人員提供參考。