申桂海

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展與進步，各行各業(yè)的電子化建設成為必然趨勢，科技的發(fā)展也有效推動了自動化辦公和無紙化辦公的發(fā)展。如今，在各行各業(yè)的檔案管理工作中也逐漸開始實行信息化、數(shù)字化建設，電子檔案的運用，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，可有效彌補傳統(tǒng)紙質檔案管理工作中的不足，有利于提高檔案管理工作的效率，有效提高檔案的安全性。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;優(yōu)勢

引言

隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以有效滿足當前社會發(fā)展的需要，因此檔案管理方式的變革是大勢所趨?；诖耍餍懈鳂I(yè)在進行檔案管理工作時，應該采取更加有效、便捷的管理辦法。如今，運用信息技術展開電子檔案管理，可以有效實現(xiàn)檔案的高效化整理、歸檔和存儲，用戶在進行檔案查閱時也會更加便捷，從而有效提高檔案管理的效率和信息的安全性。

一、電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢

信息技術的發(fā)展推動檔案管理的電子化建設，電子檔案管理可以有效彌補傳統(tǒng)檔案管理方式的不足之處，從而促使檔案管理工作的效率獲得改善，為用戶提供更加高效、便捷的檔案管理服務。加強電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的有機融合，可以確保檔案管理工作的高效化開展和實施，是新時代檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢。

1.建立電子檔案，進行電子檔案館，需要運用計算機、磁盤等相關電子設備，對信息進行數(shù)字化處理。相較于傳統(tǒng)的紙質檔案，可以有效節(jié)省存儲空間，檔案信息的獲取、利用也變得更加高效、快捷。

2.將信息進行電子化處理，建立電子檔案，檔案信息與載體之間可以相互分離。用戶可以只對部分檔案進行查詢，從而減少檔案信息泄露的風險。

3.檔案信息進行電子化存儲，不具備人工可讀性，可有效提高檔案信息的保密性。

二、電子檔案在檔案管理中的應用

（一）增強信息管理意識

現(xiàn)代社會發(fā)展迅速，高效和便捷成為新時代的核心關鍵詞，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法滿足人們的實際需求，對檔案管理辦法進行改進勢在必行。因此，電子檔案出現(xiàn)在人們的工作和生活中，檔案管理工作的效率得到了有效提高。為順應社會發(fā)展，加大檔案管理電子化建設力度，可以促使電子檔案可以在不同行業(yè)和領域中充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，相關人員需要針對電子檔案管理建立完善的標準，明確電子檔案管理的流程和要求，可有效提高電子檔案管理的規(guī)范性，避免出現(xiàn)檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。

（二）提高電子檔案網絡安全

將信息進行電子化處理，建立電子檔案，需要依托計算機設備，為確保電子檔案中信息的安全性，需要定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，提高系統(tǒng)的性能以及安全性，確保將檔案的安全管理工作切實落到實處。首先，檔案管理人員需要接受專業(yè)培訓，幫助管理人員樹立安全管理意識，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，如要求管理人員定期對檔案管理系統(tǒng)的硬件與軟件進行維護與升級;其次，需要加強電子檔案存儲設備的管理工作，定期對存儲設備進行檢查與維護;再次，檔案管理部門需要聘請專業(yè)的技術人員負責電子檔案的網絡安全管理工作，以便更好的應對不法分子的網絡攻擊行為，確保檔案信息的安全性;最后，規(guī)范電子檔案管理流程，避免因為相關工作人員對電子檔案進行管理時，由于操作不當，造成電子檔案中的信息泄露，消除可能存在的安全隱患，可確保電子檔案管理的安全性，提升電子檔案的保密性。

（三）加強信息化人才建設

檔案管理信息化建設，需要注重信息人才培養(yǎng)，建立專業(yè)性強的信息化管理團隊，才能高效展開電子檔案管理工作。首先，檔案管理人員需要參加專業(yè)培訓，提升管理人員的信息化素養(yǎng)、計算機操作能力、信息的收集分析能力等;其次，加強電子檔案管理流程中人員之間的有效溝通，確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)可以有效銜接，減少安全隱患;最后，電子檔案管理人員必須掌握信息的收集、整理、分類、傳輸?shù)燃寄?，確保管理人員可以勝任工作。

（四）加強電子檔案各環(huán)節(jié)的管控

1.在建立電子檔案時，需要將信息歸檔的時間標注清楚，并明確電子文件的版本、類型、格式等。建立電子檔案時，相關工作人員需要確保信息的完整性，并確保電子檔案中的信息與紙質檔案中的信息保持完全一致。

2.進行電子檔案信息的收集與整理，要確保信息的及時性，全面性，電子檔案的管理需要嚴格按照相關規(guī)定對數(shù)據(jù)進行信息備份，對電子檔案信息做好相關登記工作，可有效促使電子檔案管理效率提升。

3.進行電子檔案移交，需要各部門之間進行有效的工作銜接，確保交接工作嚴格按照檔案交接流程進行，避免出現(xiàn)信息泄露等風險問題。電子檔案交接完成后，需要檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。

4.建立電子檔案、存儲電子檔案、管理電子檔案，在一系列電子檔案管理流程中，相關工作人員，必須嚴格把控電子檔案的安全性，利用多種形式對電子檔案進行保存，可以有效避免電子檔案丟失，保存電子檔案的方式包括光盤、硬盤、移動存儲介質、異地存儲或云存儲等。

結語

總而言之，社會的快速發(fā)展，對于檔案管理方式提出了更高要求。在信息技術飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，加強檔案管理電子化建設勢在必行。在電子檔案管理過程中，需要各部門人員加強電子檔案管理意識，提高相關工作人員的整體水平以及專業(yè)素養(yǎng)，嚴格按照電子檔案管理制度開展檔案管理工作，確保電子檔案管理的網絡安全性，才可有效發(fā)揮電子檔案在檔案管理中的作用，為用戶提供更加高效快捷的電子檔案應用服務。

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