田野嘯風(fēng)

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;存在的問(wèn)題;應(yīng)用策略

前言：眾所周知，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的一個(gè)先決條件，工作人員在辦公過(guò)程中所使用的辦公平臺(tái)，只有應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，各項(xiàng)操作功能才能夠正常使用，因此可以說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持。尤其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)日趨激烈的今天，社會(huì)各行各業(yè)已將提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用水平，作為衡量辦公自動(dòng)化水平先進(jìn)性的一個(gè)重要標(biāo)志。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

（一）提升辦公效率，減少人工成本

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，使各企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的硬件存儲(chǔ)功能與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，單位領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工無(wú)需紙質(zhì)化的信息傳遞流程，便可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成整個(gè)辦公流程，這就促進(jìn)了辦公效率的大幅提升。比如以文件管理工作為例，過(guò)去，在對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、歸檔過(guò)程中，需要投入大量的人力資源，并按照部門、文件類型予以分類處理，然后完成文件的編目、裝訂、立卷、存儲(chǔ)等工作。這一系列工作流程，不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力資源成本，同時(shí)，也給后續(xù)文件的借閱、查找等工作增加了工作量。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，工作人員可以直接應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文件處理程序以及檔案管理程序，對(duì)文件進(jìn)行編碼、排序、分類、歸檔處理，并且可以快速形成易于查找、易于閱覽、易于批量處理的電子文件。這種處理方法一方面節(jié)省了大量的紙張等耗材，另一方面也減輕了工作人員的壓力與負(fù)擔(dān)。因此可以說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用在提高辦公效率、節(jié)省人工成本方面發(fā)揮了不可替代的重要作用[1]。

（二）打破空間限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及應(yīng)用給各單位的日常工作提供了諸多便利條件，尤其對(duì)信息傳遞與處理工作來(lái)說(shuō)，過(guò)去，單位領(lǐng)導(dǎo)與各部門的信息交流常常借助于電話這一交流工具，而這種交流方式在處理領(lǐng)導(dǎo)指令時(shí)，極易出現(xiàn)錯(cuò)誤與漏洞，以至于嚴(yán)重了各項(xiàng)工作的正常展開(kāi)。而以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立以后，單位領(lǐng)導(dǎo)完全可以在系統(tǒng)平臺(tái)上面發(fā)布各項(xiàng)工作指令，各部門借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)、內(nèi)部局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)可以第一時(shí)間接收到領(lǐng)導(dǎo)的指令，而各項(xiàng)工作指令的執(zhí)行情況也直接可以反饋給上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。這種打破空間限制的遠(yuǎn)程辦公模式使信息處理速度變得更加高效快捷，同時(shí)，各項(xiàng)工作指令的執(zhí)行效果也能夠突顯出來(lái)。

（三）保密性能卓越，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)海量

企事業(yè)單位在開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，將產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，比如財(cái)務(wù)信息、人力資源信息、材料設(shè)備信息、各類文件信息等，這些信息大多屬于單位內(nèi)部的保密信息，如果出現(xiàn)信息泄漏的情況，將給單位造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失或者名譽(yù)損失。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)功能日漸完善，尤其在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠同時(shí)容納和存儲(chǔ)海量化信息資源，并且可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)，為這些信息資源設(shè)置一道堅(jiān)固的防護(hù)屏障，這不僅提高了單位內(nèi)部信息的安全性能，同時(shí)，各類信息資源的利用率也得到大幅提升[2]。

（四）資源高效配置，突顯協(xié)同效應(yīng)

過(guò)去，各企事業(yè)單位在日常工作當(dāng)中，常常由于部門間溝通協(xié)作通道不暢，導(dǎo)致工作效率受到嚴(yán)重影響。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，各部門的工作職能能夠在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中顯示出來(lái)，各部門工作人員在處理日常工作時(shí)，可以根據(jù)部門職責(zé)，直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中完成工作部署、信息反饋以及控制管理工作，并且各部門之間可以隨時(shí)在辦公自動(dòng)化平臺(tái)進(jìn)行互動(dòng)交流，這種協(xié)同工作態(tài)勢(shì)的形成促進(jìn)了工作效率的大幅提升。比如以“會(huì)議管理”這一系統(tǒng)操作模塊為例，當(dāng)行政辦公室下達(dá)召開(kāi)會(huì)議的指令后，這一信息將直接反饋給其它部門的系統(tǒng)平臺(tái)上面，然后根據(jù)指令內(nèi)容，各部門可以根據(jù)部門人員的具體情況，將參會(huì)人員、會(huì)議商討內(nèi)容等信息及時(shí)反饋給指令發(fā)送部門?？梢裕?jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給部門協(xié)同效應(yīng)的形成提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。

二、辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的主要問(wèn)題

（一）信息意識(shí)淡薄

受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，企事業(yè)單位內(nèi)部一些年齡偏大的員工對(duì)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的認(rèn)知還存在誤區(qū)，這一類人群認(rèn)為傳統(tǒng)的人工操作模式更易于理解、更易于接受，以至于單位的信息化辦公進(jìn)程嚴(yán)重滯后。比如在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，年齡偏大的員工在操作過(guò)程中，甚至不了解界面的一些基本操作功能。以文件檢索功能為例，由于操作人員不熟悉文件檢索流程，以至于在檢索過(guò)程中，將文件名全部輸入到檢索框內(nèi)，這就浪費(fèi)了大量時(shí)間，進(jìn)而給工作效率造成嚴(yán)重影響。

（二）專業(yè)技術(shù)水平亟待提升

計(jì)算機(jī)技術(shù)作為信息技術(shù)的一個(gè)重要分支，不僅專業(yè)性強(qiáng)，而且涉及的專業(yè)領(lǐng)域較為廣泛，這就要求專業(yè)技術(shù)人員在具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)的前提下，還需要具備較強(qiáng)的實(shí)踐操作能力。尤其在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)維護(hù)與管理工作中，如果技術(shù)人員的計(jì)算機(jī)硬件知識(shí)與軟件編程知識(shí)欠缺，那么將給系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成嚴(yán)重影響。目前，雖然各企事業(yè)單位均建立了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是，在專業(yè)人才引進(jìn)方面還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。比如引進(jìn)的應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生，只具備深厚的計(jì)算機(jī)理論根底，而缺少實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致在實(shí)際工作當(dāng)中常常出現(xiàn)“紙上談兵”的情況，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，卻無(wú)法解決問(wèn)題[3]。

（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)滯后

由于現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，已經(jīng)習(xí)慣了正常的工作流程，但是，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨著計(jì)算技術(shù)的升級(jí)也需要定期進(jìn)行升級(jí)操作，而專業(yè)技術(shù)人員在缺少系統(tǒng)培訓(xùn)的情況下，很難在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，以至于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)現(xiàn)有的各項(xiàng)功能與單位的實(shí)際工作不相匹配。比如以計(jì)算機(jī)加密技術(shù)為例，隨著加密技術(shù)的日漸成熟，目前，多數(shù)企事業(yè)音準(zhǔn)應(yīng)用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了多重加密，即鏈路加密、端到端加密、節(jié)點(diǎn)加密等。比如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)登錄權(quán)限的加密技術(shù)，過(guò)去，為了防止外來(lái)人員登錄系統(tǒng)平臺(tái)，各單位常常采取設(shè)置復(fù)雜登錄密碼的形式進(jìn)行加密處理。但是，這種方法的安全指數(shù)相對(duì)較低，一旦遭遇黑客攻擊或者計(jì)算機(jī)病毒，系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)將直接受到影響，甚至造成系統(tǒng)癱瘓。因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)以后，出現(xiàn)了更為先進(jìn)的加密技術(shù)，比如人臉識(shí)別技術(shù)，如果系統(tǒng)升級(jí)速度慢，這項(xiàng)新型的加密技術(shù)將無(wú)法應(yīng)用在系統(tǒng)防護(hù)領(lǐng)域，無(wú)形當(dāng)中就增加了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。

（四）監(jiān)督管理環(huán)節(jié)薄弱

計(jì)算機(jī)技術(shù)主要涵蓋硬件技術(shù)、軟件技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，隨著各企事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程的逐年推進(jìn)，各單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平也越來(lái)越高，但是，多數(shù)單位在管理和維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件設(shè)施時(shí)，由于監(jiān)管力度缺失，以至于硬件設(shè)備的使用壽命大打折扣，究其原因主要是由于操作人員的人為破壞，尤其對(duì)于計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)匱乏的人員來(lái)說(shuō)，在操作各種硬件設(shè)備時(shí)，不執(zhí)行正常的操作規(guī)程，而隨心所欲，盲目進(jìn)行操作，這種操作方式的后果輕則破壞系統(tǒng)的正常運(yùn)行，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，這就給企事業(yè)單位造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)中的應(yīng)用策略

（一）完善信息管理機(jī)構(gòu)職能

在信息化背景下，計(jì)算機(jī)在社會(huì)各領(lǐng)域已經(jīng)得到普遍推廣和應(yīng)用，因此，為了充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，各單位首先需要建立一個(gè)科學(xué)完善的信息管理機(jī)構(gòu)，并自上至下設(shè)置專職管理人員，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)崗位、系統(tǒng)維護(hù)崗位、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)督崗位等，以系統(tǒng)維護(hù)崗位的職責(zé)權(quán)限為例，為了確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，維護(hù)人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)與大局意識(shí)，進(jìn)一步加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、軟件設(shè)施以及附屬設(shè)備的檢查頻次，如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以處理，以避免事態(tài)惡化。比如在檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)某部門的某一臺(tái)計(jì)算機(jī)感染了計(jì)算機(jī)病毒，維護(hù)人員應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間切斷與這臺(tái)計(jì)算機(jī)相連的所有信息傳輸通道，使計(jì)算機(jī)之間實(shí)現(xiàn)物理隔離，然后利用殺毒軟件對(duì)病毒進(jìn)行消殺處理，當(dāng)確定計(jì)算機(jī)病毒得到徹底清理以后，方可再次與其它計(jì)算機(jī)建立連接通道。通過(guò)這種責(zé)任落到實(shí)處的管理方法，既能夠保障辦公自動(dòng)化系統(tǒng)始終保持正常運(yùn)行狀態(tài)，同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)也能夠進(jìn)一步得到體現(xiàn)。

（二）制訂科學(xué)的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制

專業(yè)人才隊(duì)伍是保障辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的先決條件，尤其對(duì)計(jì)算機(jī)人才隊(duì)伍建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)與高科技技術(shù)的發(fā)展形勢(shì)，制訂一套針對(duì)性強(qiáng)、實(shí)效性好的內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)劃，在計(jì)劃當(dāng)中應(yīng)當(dāng)列入以下內(nèi)容：第一，計(jì)算機(jī)理論知識(shí)、實(shí)踐操作知識(shí)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)各項(xiàng)功能的操作規(guī)程;第二，國(guó)家及行業(yè)出臺(tái)的法律、法規(guī)、政策以及單位內(nèi)部制訂的各項(xiàng)管理制度;第三，與計(jì)算機(jī)技術(shù)息息相關(guān)的一些新型技術(shù)的應(yīng)用原理與實(shí)踐操作知識(shí)，比如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、人工智能技術(shù)等。然后通內(nèi)部集中培訓(xùn)、專家座談或者遠(yuǎn)程線上培訓(xùn)的方式，為計(jì)算機(jī)人才隊(duì)伍綜合實(shí)力的提升提供更多的機(jī)遇。另外，為了驗(yàn)證培訓(xùn)效果，單位內(nèi)部的人力資源部門應(yīng)當(dāng)利用抽查與隨機(jī)檢查的方式，對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的崗位技能、個(gè)人操作水平以及工作成果進(jìn)行檢驗(yàn)，如果發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員與崗位的匹配度相差甚遠(yuǎn)，應(yīng)當(dāng)遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，給一些優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員提供更加廣闊的發(fā)展空間與平臺(tái)[4]。

（三）加大軟硬件投入力度

企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，需要大量硬件設(shè)備與軟件的支持，與此同時(shí)，由于設(shè)備始終處于一種連續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，在這種情況下，設(shè)備的使用壽命將受到嚴(yán)重影響。如果不及時(shí)予以更換或者維護(hù)，將給正常的日常辦公流程產(chǎn)生不利影響。另外，由于計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代速度較快，如果目前所應(yīng)用的軟件版本與現(xiàn)行版本存在較大出入，那么，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的部分功能將無(wú)法正常使用。因此，為了切實(shí)解決這一問(wèn)題，推進(jìn)單位的信息技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展進(jìn)程，各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一個(gè)計(jì)算機(jī)硬件與軟件專項(xiàng)基金管理機(jī)構(gòu)，并于每年年初制訂一個(gè)計(jì)算機(jī)軟件、硬件需求計(jì)劃，然后由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行審核，在遵循“成本節(jié)約”原則的前提下，保證購(gòu)置的軟件與硬件能夠滿足正常工作需要。

比如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的附屬設(shè)備打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、攝像頭等硬件設(shè)備，各部門在制訂需求計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)這些設(shè)備的使用狀態(tài)進(jìn)行檢查，當(dāng)確定使用狀態(tài)異常，無(wú)法滿足正常工作需要時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合部門的實(shí)際工作量與具體的工作內(nèi)容，制訂一個(gè)科學(xué)合理的需求計(jì)劃，然后由專項(xiàng)基金管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一對(duì)各部門上報(bào)的需求計(jì)劃進(jìn)行審核，并指派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)部門的實(shí)際需求重新予以驗(yàn)證，以保證每一分錢都能夠花在刀刃上。

（四）提高監(jiān)督管理效力

為了延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)以及附屬硬件設(shè)施的使用壽命，各單位應(yīng)當(dāng)組建一個(gè)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)單位當(dāng)前的計(jì)算機(jī)臺(tái)數(shù)、附屬設(shè)備數(shù)量以及具體使用情況，制訂一套適時(shí)可行的監(jiān)督管理計(jì)劃，在計(jì)劃當(dāng)中應(yīng)當(dāng)列明日常檢查頻次，檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，為了提高監(jiān)督管理效力，確保各部門在實(shí)際工作當(dāng)中能夠遵章守紀(jì)，嚴(yán)格按照正確的操作規(guī)程來(lái)操作和使用計(jì)算機(jī)，監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組可以定期指派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)與一對(duì)一培訓(xùn)，使操作人員在熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作常識(shí)的前提下，能夠樹(shù)立維護(hù)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施主人翁責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而為單位辦公自動(dòng)化水平的提升做出積極貢獻(xiàn)。

結(jié)束語(yǔ)：

辦公自動(dòng)化是各行各業(yè)在發(fā)展壯大進(jìn)程中所必然歷經(jīng)的一種趨勢(shì)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)作為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化所必需的高端技術(shù)，在提升工作效率、節(jié)約人力資源成本、促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序銜接方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，各單位的專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的專業(yè)技術(shù)水平與職業(yè)素養(yǎng)，并積極借鑒與吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而為辦公自動(dòng)化水平的提升注入源源不斷的驅(qū)動(dòng)力，以實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的美好愿景。

參考文獻(xiàn)：

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[4]楊佳.分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用探究[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2021（01）：14-15+20.