摘? 要：本文在結(jié)合單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)及工作原理的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)其在基層單位值得推廣的優(yōu)勢(shì)以及還存在的一些問(wèn)題，結(jié)合國(guó)家“十四五”規(guī)劃加快各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景，為基層單位檔案工作的發(fā)展提出了思考與建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;移交進(jìn)館;單機(jī)版;檔案管理系統(tǒng);基層單位

Abstract： Based on the specific structure and operating principle of the system， this article finds its problems besides the advantages of being promoted in grassroots or units. In combination with the scenario that digitalization acceleration of industries articulated in the national'14th Five-Year Plan'， this article provides forward thoughts and suggestions towards the archive management work of the grassroots units.

Keywords： Archives management; Transfer archive; Stand-alone version; File management system; Grassroots units

從基層單位的資金投入、技術(shù)支撐到人員配備等整體上實(shí)力及多年以來(lái)所采用的既分散又集中的簡(jiǎn)約化、扁平化的靈活機(jī)動(dòng)的管理方式[1][2]上來(lái)看，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前條件下較為實(shí)際的選擇。它促進(jìn)了基層單位傳統(tǒng)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，并且為今后實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。

1 單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性

基層單位的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是檔案社會(huì)化服務(wù)機(jī)構(gòu)基于客戶實(shí)際需要，依照其行業(yè)特征，協(xié)助發(fā)掘潛在需求而設(shè)計(jì)的初級(jí)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，其系統(tǒng)總體框架設(shè)計(jì)是按照基層單位檔案室基本的業(yè)務(wù)流程所設(shè)計(jì)的，所有的流程設(shè)計(jì)是建立在檔案管理規(guī)范化達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)之上，是對(duì)檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理。

單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)在基層單位的實(shí)際應(yīng)用取得了一定的成效，它首先完成了檔案移交進(jìn)館發(fā)揮社會(huì)效益的任務(wù)，支持了對(duì)檔案實(shí)體的安全性保存，并且以數(shù)字化電子版形式支撐了基層單位檔案的日常管理工作。同時(shí)也能夠?qū)F(xiàn)用紙質(zhì)檔案的歸檔管理與單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)并存使用，逐步縮小兩者之間互聯(lián)距離，更好建立起兼容的運(yùn)行模式。

該平臺(tái)支持滿足了使用人員對(duì)檔案的查詢、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)、輸出打印的基本要求，可以在指定計(jì)算機(jī)上方便地搜索、查看、打印原件的電子掃描件等，達(dá)到了一事一辦的效果，在很大程度上提高了檔案的查詢利用效率，其實(shí)用性可基本滿足基層單位的工作需要。

經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的檔案材料，能夠保持檔案的原始狀態(tài)，體現(xiàn)出檔案的唯一性、真實(shí)性特點(diǎn)，目前查閱者主要以查詢電子版文檔來(lái)減少對(duì)紙質(zhì)版文件的高頻次使用，從而有效地降低了對(duì)紙質(zhì)檔案的人為磨損和不必要的折裝訂合，延長(zhǎng)了檔案的壽命，起到了對(duì)紙質(zhì)檔案信息的安全保護(hù)作用。

2 單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的問(wèn)題

基層單位使用的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件管理向信息化系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變的過(guò)渡期產(chǎn)物，在開發(fā)使用過(guò)程中呈現(xiàn)出各單位自行探索、各具特色的局面，整體管理模式也是多樣性與差異性并存。

目前，采用與檔案社會(huì)化服務(wù)機(jī)構(gòu)合作研究開發(fā)，滿足客戶的信息管理和知識(shí)服務(wù)需求已經(jīng)成為重要的方式[3]。但是，因用戶的行業(yè)特點(diǎn)及專業(yè)的偏重，對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的理解所限，會(huì)在開發(fā)功能的覆蓋、重心上發(fā)生弱化現(xiàn)象，如不能針對(duì)文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)在使用方面會(huì)出現(xiàn)一些瑕疵。

2.1 系統(tǒng)分類及層次劃分不明晰。從目前基層單位使用的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)實(shí)際情況來(lái)看，該系統(tǒng)的使用模式主要是基于三級(jí)管理員的權(quán)限展開的，沒(méi)有按照檔案類別加以限制以對(duì)應(yīng)不同的科室及人員。

在人員管理方面，雖然系統(tǒng)設(shè)置了三級(jí)管理員權(quán)限，但因查找利用也是同樣的權(quán)限，在權(quán)限設(shè)置上沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分，會(huì)產(chǎn)生檔案的保密漏洞。授權(quán)用戶進(jìn)入系統(tǒng)就可瀏覽所有的文檔目錄，并且能夠查閱所對(duì)應(yīng)的相應(yīng)文件，這種沒(méi)有管控的操作是違反檔案管理規(guī)章制度和安全保密規(guī)定的。

對(duì)于使用檔案材料頻繁的部門科室來(lái)說(shuō)，目前只能是管理員親自檢索查閱或人為監(jiān)督每位使用者的查檔過(guò)程，干預(yù)并加以制止其超出允許權(quán)限的文檔查閱。這種方式?jīng)]有充分體現(xiàn)出現(xiàn)代化檔案管理簡(jiǎn)捷、智能的優(yōu)勢(shì)，與檔案信息化管理的初衷有很大距離。

2.2 用戶交互界面不友好。由于單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是由社會(huì)化檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)并開發(fā)，具體操作指令在計(jì)算機(jī)專業(yè)性和知識(shí)性方面與基層單位人員素質(zhì)的實(shí)際情況存在很大的差距。

因缺少在線幫助、過(guò)程操作中的指導(dǎo)性提議或可能提示，導(dǎo)致檔案利用人員不會(huì)操作或不敢操作。同時(shí)，單機(jī)版系統(tǒng)是對(duì)已經(jīng)移交的文件進(jìn)行管理，而對(duì)待移交文件的自動(dòng)化過(guò)程有所忽略，在現(xiàn)有框架下擴(kuò)充文檔管理內(nèi)容也存在著較高的門檻。

2.3 檔案移交進(jìn)館之后所形成檔案的數(shù)字化管理問(wèn)題。目前，還存在移交進(jìn)館后的紙質(zhì)檔案與過(guò)程文件的電子版分別保存的情況。[4]移交之后形成的檔案不能及時(shí)納入單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，查詢與利用也是兩種互不搭界的管理方式，其后果就是使文件的查詢和利用過(guò)程變得更為繁瑣。這種情況既占用了人力、物力資源，又影響了檔案的利用效率，伴隨著后續(xù)檔案移交進(jìn)館的任務(wù)，這些問(wèn)題會(huì)更加突出。

3 改進(jìn)措施及思考

3.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度是前提。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[5]。目前，各基層單位無(wú)論檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還是辦公環(huán)境、庫(kù)房設(shè)施等硬件，大多不能達(dá)到集中統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以，以統(tǒng)一的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范來(lái)促進(jìn)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理顯得尤為重要。同時(shí)，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)人員必須在前期深入用戶單位，充分了解用戶檔案部門業(yè)務(wù)的整個(gè)流程，包括檔案分類、鑒別、目錄、歸檔號(hào)及檔案需求，有針對(duì)性地進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)。從這點(diǎn)來(lái)說(shuō)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理流程是該系統(tǒng)能否成功開發(fā)及后期運(yùn)用的關(guān)鍵所在。

筆者所在單位的檔案管理工作因在先期通過(guò)了北京市檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)并驗(yàn)收合格，因此，在開發(fā)設(shè)計(jì)檔案管理軟件和檔案移交進(jìn)館過(guò)程中節(jié)省了大量的時(shí)間和人力。

3.2 增加并細(xì)化系統(tǒng)管理權(quán)限的層次，強(qiáng)化保密意識(shí)?；鶎訂挝粏螜C(jī)版系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中，可在原權(quán)限設(shè)置基礎(chǔ)上增設(shè)層次權(quán)限功能，細(xì)化并增加單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的查詢條目權(quán)限、進(jìn)入條目權(quán)限、打開條目?jī)?nèi)容權(quán)限以及打印權(quán)限等相應(yīng)權(quán)限層次。通過(guò)一級(jí)管理員設(shè)置查閱賬號(hào)，可自主登錄系統(tǒng)查詢檔案基礎(chǔ)信息，待系統(tǒng)列出所需檔案材料的條目時(shí)，再由二級(jí)、三級(jí)檔案管理員審核，方能打開并查閱、打印文件的具體內(nèi)容。這樣，既可以保證檔案信息資源在安全保密的前提下提高檔案的查詢利用效率，又簡(jiǎn)化了查詢步驟，體現(xiàn)出單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

3.3 建立更加人性化智能化的用戶交互界面。大多數(shù)基層單位檔案管理人員并非是檔案專業(yè)與計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，雖然能夠應(yīng)對(duì)紙質(zhì)文件的收集、整理及查詢工作，但對(duì)于電子文件管理系統(tǒng)的建立及應(yīng)用知識(shí)卻非常欠缺，因此，單機(jī)版的人機(jī)交互界面的智能化設(shè)計(jì)顯得尤其重要。系統(tǒng)的應(yīng)用既要有一定的容錯(cuò)能力，能夠即時(shí)正確給出運(yùn)行狀態(tài)指示和出錯(cuò)信息，并且能引導(dǎo)用戶改正錯(cuò)誤，又要操作方式簡(jiǎn)單、容易記憶、輸入/輸出容易理解，減少用戶負(fù)擔(dān)。這是基層單位在下一步檔案管理和移交進(jìn)館時(shí)需要慎重考慮的工作。

3.4 重視檔案管理基礎(chǔ)工作，為移交進(jìn)館做好準(zhǔn)備。盡管基層單位檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)也能夠促進(jìn)檔案管理水平提升，也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的必經(jīng)階段，所以必須重視檔案管理的基礎(chǔ)工作。

一是充分收集并整理目前產(chǎn)生的文件，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的歸檔流程，做好檔案的分類、鑒定、著錄等基礎(chǔ)工作，把打印好的紙質(zhì)版的檔案文件歸檔保存。

二是對(duì)于已經(jīng)移交檔案館并錄入系統(tǒng)的文件，要做好系統(tǒng)維護(hù)工作，保障本單位文件的查詢、借閱和使用，充分利用數(shù)字化查詢系統(tǒng)，并修訂本單位檔案管理相關(guān)制度、指南及規(guī)范。

三是對(duì)于移交后產(chǎn)生的檔案要基于開發(fā)機(jī)構(gòu)的支持，進(jìn)行數(shù)字化電子掃描采集后，爭(zhēng)取納入歸類到單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)現(xiàn)有單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)充調(diào)整。

四是對(duì)于已經(jīng)形成的電子文檔，可作為源數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，根據(jù)本單位建立的計(jì)算機(jī)文件管理流程，安全保存于硬盤之中，待后續(xù)進(jìn)行檔案移交時(shí)可直接錄入系統(tǒng)以節(jié)省人力、財(cái)力，提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

在國(guó)家關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的政策和要求的大背景下，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是基層單位檔案工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁出的第一步。首先，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)完成了檔案移交進(jìn)館的任務(wù)，滿足了對(duì)檔案信息安全保存和社會(huì)廣泛利用的需求，用現(xiàn)代化的管理方式替代了本單位對(duì)移交檔案信息的查閱使用。其次，對(duì)于大部分基層單位來(lái)說(shuō)，尚不具備以購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備、提高硬件設(shè)施作為加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的手段，而單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)以其所需要的硬件設(shè)施和人員素質(zhì)要求不高，且成本較低，基本能夠滿足基層單位日常工作需要，明顯提高了檔案查詢利用的效率。更加重要的意義是，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)基層單位檔案工作已經(jīng)邁入數(shù)字化時(shí)代的重要階段。如果在管理權(quán)限上對(duì)查閱內(nèi)容管理進(jìn)行細(xì)化，完善在線幫助使用及細(xì)化階段式指導(dǎo)提示，在管理權(quán)限和使用幫助上做進(jìn)一步人性化的改進(jìn)，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是能夠長(zhǎng)期有效地發(fā)揮作用的。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提升基層單位的檔案工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)能力和水平將成為必然趨勢(shì)。

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（作者單位：北京市中關(guān)村醫(yī)院? 來(lái)稿日期：2021-10-20）