宋劍 左效波

摘 要：檔案的規(guī)范化管理能夠提高醫(yī)院黨建工作對檔案信息的利用效果。本文從醫(yī)院黨建工作檔案規(guī)范化管理的重要性展開論述，詳細闡述了健全配套管理制度、強化管理者業(yè)務(wù)能力、明確黨建檔案管理內(nèi)容、積極引入先進管理技術(shù)、提升信息化建設(shè)水平、優(yōu)化檔案管護設(shè)施這幾項醫(yī)院黨建工作檔案規(guī)范化管理策略，希望能夠為醫(yī)院黨建工作發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院黨建;黨建檔案管理;信息化建設(shè)

在黨建工作開展過程中會形成大量的資料文件，這些資料文件所承載的內(nèi)容對于黨建工作決策具有極高的參考價值。醫(yī)院通過規(guī)范化檔案管理能夠保證檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性以及查閱便捷性，使檔案信息得以更好地發(fā)揮其參考作用。因此，應(yīng)對黨建檔案管理展開深入分析，以尋求有效的規(guī)范化管理方法，增強該領(lǐng)域檔案管理工作效果，為黨建工作的穩(wěn)定開展提供有力依據(jù)，從而創(chuàng)新性開展黨建工作。

一、醫(yī)院黨建工作檔案規(guī)范化管理的重要性

在醫(yī)院黨建工作中，檔案信息是黨建工作開展決策、方案設(shè)計的主要參考，指導(dǎo)并改進相關(guān)工作，促進醫(yī)院管理全面發(fā)展。黨務(wù)工作者通過參閱以往同類別的黨建工作記錄，對當(dāng)前黨建工作進行優(yōu)化完善，能夠消除工作方案中潛在的不合理問題，提高黨建工作質(zhì)量。檔案管理工作效果直接影響著檔案信息的完整性、清晰性與準(zhǔn)確性，而規(guī)范化的流程能夠為管理工作開展提供具體、明確的指導(dǎo)。同時，有助于檔案管理人員快速熟練地掌握檔案管護操作，全面提高檔案管理效果，增強檔案信息的參考價值。因此，規(guī)范化管理在醫(yī)院黨建工作中發(fā)揮著重要作用。

此外，檔案的規(guī)范化管理可使檔案信息的相關(guān)統(tǒng)計、整理更加合理，配套的檔案調(diào)取查閱流程也會更加標(biāo)準(zhǔn)，這極大縮短了檔案調(diào)取查閱的時間，增強了檔案利用的便捷性，使檔案信息能夠在黨建工作中發(fā)揮更大效用。因此，從整體上來看，無論是在檔案信息質(zhì)量上還是在檔案查閱上，規(guī)范化管理均能為黨建工作帶來較高的價值。

二、醫(yī)院黨建工作檔案規(guī)范化管理策略分析

1.健全配套管理制度

（1）健全工作制度

管理的規(guī)范化需要配套制度加以支持，因此為了構(gòu)建規(guī)范化的黨建檔案管理體系，醫(yī)院需要健全配套制度以改善管理工作效果。配套制度主要包含兩個部分，即工作制度、監(jiān)督制度。其中，工作制度的作用是對規(guī)范化管理流程加以說明闡釋，為管理人員的工作提供指導(dǎo)和依據(jù)。比如，制訂并逐步修訂完善黨建檔案管理員制度、培訓(xùn)制度、開發(fā)利用制度、保管制度等。首先，在工作制度的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的管理工作流程，秉承規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則建立起一套明確、完整的檔案管理程序。其次，為各項程序制訂相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行要求，實現(xiàn)對具體檔案管理工作程序的執(zhí)行闡釋。最后，將上述標(biāo)準(zhǔn)、要求整合成為一套完整的工作制度，同時還要對原有制度疏漏部分進行及時調(diào)整，并在執(zhí)行過程中結(jié)合實際情況不斷完善工作制度內(nèi)容，保證工作制度的先進性，指導(dǎo)工作者更好地完成規(guī)范化的管理流程，達到規(guī)范化檔案管理的效果。

（2）健全監(jiān)督制度

在制度建設(shè)中，監(jiān)督制度的主要作用是督促管理人員嚴(yán)格按照工作制度落實各項檔案管理程序，保證管理規(guī)范化的實施效果。在該項制度建設(shè)中醫(yī)院需要根據(jù)之前的工作制度，制訂相應(yīng)的監(jiān)督評價標(biāo)準(zhǔn)，然后結(jié)合實際情況確定監(jiān)督方法、方式。例如，日常檢查、抽查等，形成一套完整的監(jiān)督檢查評定流程，確保監(jiān)督工作的開展有章可循。

此外，為了提高管理人員的工作積極性，還可以制訂相應(yīng)的評分標(biāo)準(zhǔn)，并將最終的評分計入個人的績效考核中，增強監(jiān)督工作的效用。但在此過程中，應(yīng)當(dāng)注意需在監(jiān)督制度中詳細注明管理人員個人的權(quán)責(zé)范圍，提高監(jiān)督工作準(zhǔn)確性，深入優(yōu)化檔案管理規(guī)范化水平。

2.強化管理者業(yè)務(wù)能力

（1）優(yōu)化人才引入

在檔案管理中，管理人員的業(yè)務(wù)能力是影響規(guī)范化管理落實效果的重要因素，尤其是黨建檔案管理人員更要有極高的政治素養(yǎng)、思想覺悟、政治紀(jì)律，牢記保密責(zé)任，提升鑒別能力，確保歸檔材料的真實性和規(guī)范性。為了保證規(guī)范化管理流程的落實質(zhì)量，促進黨建檔案規(guī)范管理達到預(yù)期水平，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，并有效運用人才引進、教育培訓(xùn)來提高管理人員業(yè)務(wù)能力，全面推動管理規(guī)范化落實進程。其中，在人才引進方面可以考慮關(guān)注人才專業(yè)的對口情況，盡量錄用專業(yè)對口人才，以確保新職工能夠快速適應(yīng)工作，提高管理規(guī)范化推進效率，夯實管理規(guī)范化建設(shè)的人資基礎(chǔ)。

（2）加強培訓(xùn)力度

培訓(xùn)作為改善在崗人員業(yè)務(wù)能力的有效途徑，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)圍繞檔案管理規(guī)范化建設(shè)，設(shè)計相應(yīng)的培訓(xùn)方案、培訓(xùn)課程。

首先，應(yīng)提高對檔案管理工作的重視，夯實檔案工作者的管理意識，使其具備更強的責(zé)任感、使命感，為管理規(guī)范化措施的實施提供良好的意識形態(tài)氛圍。

其次，要重視新形勢下新觀念的滲透，使檔案管理人員能夠盡快適應(yīng)新規(guī)范流程下的工作，并向其傳遞各項流程的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和要求，減少錯誤、失誤操作的發(fā)生。

最后，要提高規(guī)范化管理流程的落實質(zhì)量，使檔案管理者既熟悉黨建資料內(nèi)容及分類，又熟悉檔案法律法規(guī)、信息管理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)醫(yī)院黨建檔案管理工作者綜合素質(zhì)雙重提升。同時，應(yīng)建立專業(yè)、穩(wěn)定的管理隊伍，避免檔案管理人才頻繁流動，造成阻礙檔案管理工作開展的不良后果。

3.明確黨建檔案管理內(nèi)容

根據(jù)長期的黨建檔案管理工作實踐，筆者按所在醫(yī)院黨建檔案內(nèi)容進行了規(guī)范歸檔分類，有助于查找和總結(jié)，內(nèi)容如下：

（1）文件制度類

一是黨中央制定的大政方針政策及方向。例如，黨章、黨規(guī)、條例、準(zhǔn)則、辦法、意見、綱要、建議、規(guī)定、規(guī)劃等規(guī)范性文件。

二是地方各級人民政府及衛(wèi)生健康行政部門出臺的各類黨內(nèi)指導(dǎo)性文件。例如，山東省委辦公廳印發(fā)的《加強全省公立醫(yī)院黨的建設(shè)工作實施辦法（試行）》、威海市委組織部印發(fā)的《黨支部標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)工作推進方案》等。

三是醫(yī)院黨委（黨總支）制訂的各類制度文件。例如，《三會一課制度》《黨委理論中心組學(xué)習(xí)制度》《黨員學(xué)習(xí)教育制度》、年度黨建工作計劃、總結(jié)等。

（2）組織體系類

一是黨組織架構(gòu)。比如，黨委（黨總支）成員設(shè)置情況、下設(shè)黨支部數(shù)量及名稱、黨小組劃分等基本情況。

二是隊伍建設(shè)情況。比如，黨委（黨總支、黨支部）班子職數(shù)及選配、黨員花名冊、黨小組花名冊、換屆選舉材料、發(fā)展黨員全程檔案、黨費繳納、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)接資料等。

（3）組織生活類

一是“三會一課”，即黨員大會、支部委員會、黨小組會和黨課的會議記錄、會議簽到、影像資料等。

二是主題黨日，包括學(xué)習(xí)主題、活動情況、影像資料等。

三是組織生活會及民主評議黨員大會，包含部署會議、集中學(xué)習(xí)、談心談話、個人對照檢查材料、整改問題清單和整改措施、批評意見、民主評議結(jié)果、會議總結(jié)等。

（4）思想建設(shè)類

一是歷次主題教育活動情況。比如，黨的群眾路線教育實踐活動、“三嚴(yán)三實”“兩學(xué)一做”“不忘初心、牢記使命”主題教育等，存檔資料應(yīng)齊全，如上級文件、實施方案、活動開展情況、學(xué)習(xí)資料、總結(jié)報告、影像資料等。

二是黨員教育培訓(xùn)情況，包括理論中心組學(xué)習(xí)、黨支部班子學(xué)習(xí)、黨員集中學(xué)習(xí)的制度、計劃、學(xué)時記錄、學(xué)習(xí)資料等。

（5）制度落實情況

一是民主監(jiān)督機制?！叭匾淮蟆奔爸Р垦芯坑懻撝匾马棔罢髑笠庖娗闆r、干部選拔任用、民主選舉等黨務(wù)公開材料。

二是聯(lián)系服務(wù)機制。例如，黨員進社區(qū)活動、志愿者下鄉(xiāng)義診服務(wù)活動。

三是責(zé)任落實機制。例如，基層黨組織書記抓基層黨建述職情況、問題整改清單、整改報告等。

四是服務(wù)中心機制。黨員先鋒崗創(chuàng)建、過硬黨支部建設(shè)等相關(guān)資料。

五是考核激勵機制。根據(jù)基層黨建重點任務(wù)賦分，定期進行“五型”黨支部和“五星”黨員考核評價，與個人績效考核掛鉤，得分情況應(yīng)整理歸檔。

4.積極引入先進管理技術(shù)

在醫(yī)院黨建工作檔案管理中，為了提高規(guī)范化管理落實效果，還要積極引入先進的管理技術(shù)，推動管理規(guī)范化水平不斷提升。精益化管理技術(shù)作為一項重要的現(xiàn)代化管理技術(shù)，其強調(diào)全員參與工作優(yōu)化，即定期組織檔案管理人員針對工作現(xiàn)狀提出優(yōu)化方案，以實現(xiàn)集思廣益，持續(xù)地優(yōu)化工作水平。

基于此，在檔案管理規(guī)范化建設(shè)中可以引入精益化管理技術(shù)，并構(gòu)建一個建議系統(tǒng)定期收集關(guān)于檔案管理規(guī)范化的優(yōu)化建議，然后部門對所收集到的優(yōu)化建議進行評估，確定建議是否實施，并將優(yōu)化建議寫入工作制度，以提高管理規(guī)范化的改善量，達到持續(xù)優(yōu)化管理規(guī)范化效果的目的。

5.提升信息化建設(shè)水平

（1）探索“互聯(lián)網(wǎng)+黨建工作”

目前，信息技術(shù)早已在醫(yī)院檔案管理中普及推廣，檔案管理人員需要基于檔案管理信息系統(tǒng)，按照既定的操作程序、操作標(biāo)準(zhǔn)對各類黨建檔案模塊進行管理，充分利用“燈塔——黨建在線”等智慧型黨建平臺規(guī)范檔案信息化管理。

首先，準(zhǔn)確錄入、修改、更新黨員信息數(shù)據(jù)，便于支部對黨員的日常管理及信息提取。其次，按發(fā)展培養(yǎng)教育時間節(jié)點及時更新黨員發(fā)展每項流程，便于黨務(wù)工作者掌握發(fā)展黨員工作各階段的任務(wù)和時間，嚴(yán)格黨員發(fā)展流程。最后，建立組織生活臺賬，將“三會一課”“主題黨日”“組織生活會”“民主評議黨員”等組織生活進行實時上傳、歸檔、記錄、簽到，提高黨員教育工作的規(guī)范化、智能化管理水平。

（2）強化信息安全建設(shè)

信息化建設(shè)雖然推動了檔案管理的規(guī)范化，但其也為檔案管理工作帶來了信息安全上的隱患。為此，在信息化建設(shè)中醫(yī)院需關(guān)注檔案信息化管理系統(tǒng)的安全問題，并積極開展信息系統(tǒng)安全防護建設(shè)，使信息技術(shù)得以更好地助力檔案管理規(guī)范化建設(shè)。在信息安全建設(shè)中出于檔案查閱需求，檔案信息化管理系統(tǒng)通常會為了實現(xiàn)信息共享與其他工作系統(tǒng)建立連接，并形成安全防護的邊界位置，因此應(yīng)注意做好防火墻的布設(shè)，以免惡意代碼通過邊界進入系統(tǒng)。同時，還要精準(zhǔn)把控操作權(quán)限設(shè)置，防止檔案工作者的操作疏忽造成信息安全漏洞，影響信息安全防護效果。此外，考慮到醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)與其他工作系統(tǒng)之間的關(guān)系比較復(fù)雜，可以直接從供應(yīng)商處購買安全防護方案定制服務(wù)，以實現(xiàn)信息安全防護的專業(yè)化建設(shè)，加快推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

6.優(yōu)化檔案管護設(shè)施

（1）優(yōu)化檔案庫房設(shè)施

現(xiàn)階段，雖然電子檔案已經(jīng)得到了較為廣泛的普及，但紙質(zhì)檔案依然在檔案資料中占據(jù)主要位置。因此，應(yīng)注重檔案管護設(shè)施建設(shè)，積極改善檔案庫房設(shè)施，增強紙質(zhì)檔案保存效果，確保規(guī)范化的管理流程可以正常實施。在此過程中應(yīng)嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)紙質(zhì)檔案庫房，而且還要為該庫房配置溫濕度調(diào)節(jié)裝置、防火設(shè)施等，并科學(xué)設(shè)置消防安全出口以及消防報警系統(tǒng)，最大限度地消除紙質(zhì)檔案管護過程中的安全隱患，延長紙質(zhì)檔案壽命。此外，根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，紙質(zhì)檔案在管護期間需要工作人員定期進行消殺，以免檔案出現(xiàn)霉變、腐蝕等問題。因此，必須為檔案庫房配置足夠的消殺設(shè)施，保證紙質(zhì)檔案管護效果，促進規(guī)范化管理流程順利運行。

（2）優(yōu)化檔案備份設(shè)施

當(dāng)所需查閱的檔案日期比較久遠，或出現(xiàn)意外情況時，檔案的調(diào)取、查閱等規(guī)范化的管理程序就需要依托于檔案備份開展。因此，在檔案管理規(guī)范化建設(shè)中需重視檔案備份設(shè)施的優(yōu)化和改善，確保備份信息能夠順利發(fā)揮效用。在檔案備份設(shè)施建設(shè)中，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)具體情況選擇容量大、性能穩(wěn)定、耐存放的硬盤設(shè)施作為檔案備份存儲設(shè)施，而且還要強化軟件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)檔案的自動備份存儲。

此外，還要選好備份存放地點，并構(gòu)建相應(yīng)的存放空間設(shè)施系統(tǒng)，確保備份的安全。在此過程中，考慮到對于紙質(zhì)檔案通常需要采用電子化處理方式予以備案，因此需做好攝像機、掃描儀等電子化設(shè)施的購置以及維修，保持其良好的性能狀態(tài)，提高檔案備份效果，為規(guī)范化管理流程的穩(wěn)定實施奠定扎實基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

綜上所述，提高檔案規(guī)范管理效果，有助于黨建決策工作準(zhǔn)確性的提升。在醫(yī)院黨建工作中，借助合理的檔案規(guī)范化管理措施可以為管理工作提供確切依據(jù)、夯實規(guī)范管理人才基礎(chǔ)、加強意識形態(tài)塑造、提升管理技術(shù)水平、改善規(guī)范化建設(shè)的推進效率、保證管理流程的穩(wěn)定實施，從而為黨建工作的高質(zhì)量開展提供優(yōu)越條件。

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（作者單位：1.乳山市中醫(yī)院;2.乳山市人民醫(yī)院）