李艷

摘 要：醫(yī)學(xué)科研檔案管理對醫(yī)學(xué)研究工作具有重要的促進作用，能夠為醫(yī)學(xué)研究提供真實記錄，是提高醫(yī)學(xué)科研工作水平的基礎(chǔ)保障。本文從分析醫(yī)學(xué)科研檔案的特點入手，概述了醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的重要意義，并對現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)科研檔案工作發(fā)展趨勢及開展現(xiàn)狀進行了分析，提出了優(yōu)化策略，希望具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案;檔案管理;管理對策

醫(yī)學(xué)研究推動著醫(yī)學(xué)進步，做好醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作可以反映醫(yī)學(xué)發(fā)展進程以及醫(yī)院整體科研水平，對促進醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)學(xué)進步都具有非常重要的作用。想要做好醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作，應(yīng)當(dāng)了解其所具有的特點，開展有針對性、專業(yè)性強的檔案管理，不斷提高檔案的管理質(zhì)量，推動醫(yī)學(xué)相關(guān)科研工作的發(fā)展。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案的特點

1.專題突出

醫(yī)學(xué)科研檔案指的是醫(yī)學(xué)研究者在進行科研工作當(dāng)中所產(chǎn)生的檔案資料，包含的檔案形式十分多樣，檔案內(nèi)容可以包括文字、圖片、攝像等多種形式，涵蓋醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的多個領(lǐng)域、學(xué)科，所以醫(yī)學(xué)檔案具有很強的學(xué)科性和專題性。例如，科研檔案可以分為外科、兒科、內(nèi)科等，通過專門的學(xué)科對檔案進行分類，讓檔案以專題的形式呈現(xiàn)，能夠提高檔案管理工作效率。

2.管理周期長

醫(yī)學(xué)科研檔案除了具有很強的專題性之外，還具有管理周期長的特點，開展醫(yī)學(xué)科學(xué)研究工作是非常專業(yè)復(fù)雜的過程，所以通常需要大量的時間和精力。在開展醫(yī)學(xué)研究工作中涉及的科研知識內(nèi)容十分廣泛，甚至有的一些科研項目的研究時間長達幾十年之久，所以在管理科研檔案的過程當(dāng)中具有很強的周期性和連續(xù)性，只有做好科研檔案的完善管理工作，才能夠確保科研檔案記錄的完整性，真正起到科研檔案的作用，真實反映醫(yī)學(xué)科學(xué)研究工作的重要性。

3.專業(yè)性強

除此之外，醫(yī)學(xué)科研檔案管理還呈現(xiàn)十分明顯的專業(yè)性，由于醫(yī)學(xué)科研檔案與其他檔案具有明顯區(qū)別，所以醫(yī)學(xué)檔案管理工作的開展也與普通檔案管理有所區(qū)別。管理工作開展中一定采取分門別類的管理方式，對檔案實行嚴格科學(xué)的檔案編碼才能夠確保檔案管理分類整理的科學(xué)性和有效性。只有不斷提高檔案管理的合理性，才能夠確?？蒲袡n案管理過程當(dāng)中檔案的完整性，特別是針對檔案管理周期較長的特點，只有不斷提高科研檔案管理專業(yè)性，才能夠確保醫(yī)學(xué)科研檔案在長時間的管理過程中真實有效地反映醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動的具體情況。

4.載體形式多樣

醫(yī)學(xué)科研活動是專業(yè)性非常強的科學(xué)研究工作，不僅整個科研活動經(jīng)歷的過程十分復(fù)雜，而且時間周期很長。醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動所產(chǎn)生的檔案材料載體形式也十分多樣，根據(jù)記錄研究結(jié)果的材料和形式不同，檔案載體不僅包括紙質(zhì)的檔案資料，也包括文字、獎狀、報紙等實物以及光盤、磁盤等硬件。隨著電子醫(yī)學(xué)檔案的發(fā)展，微縮醫(yī)學(xué)檔案等形式也不斷涌現(xiàn)，多種形式的電子資料更豐富了科研檔案的載體形式，這不僅提高了檔案的豐富性，也為檔案的管理帶來了一定難度和挑戰(zhàn)，這就要求開展檔案管理時應(yīng)當(dāng)不斷增強檔案管理的專業(yè)性，有針對性地加強檔案的管理技術(shù)，以此來確保檔案管理工作的質(zhì)量。

二、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的意義

1.為醫(yī)學(xué)科研工作奠定基礎(chǔ)

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究工作人員在開展科研工作過程中會形成科研檔案，科研檔案不僅包括圖表、文字，還包括影像、聲音等，這些是對醫(yī)學(xué)研究工作詳細的記錄。檔案是最原始的醫(yī)學(xué)研究工作記錄材料，在醫(yī)學(xué)研究工作發(fā)展過程當(dāng)中起到了重要的載體作用，醫(yī)學(xué)科研檔案能夠最準確、詳細、科學(xué)地反映出科研工作在各個時期的研究課題以及研究進展，能夠反映出科研工作當(dāng)中的深度探究和創(chuàng)新，所以做好檔案管理工作能夠最真實科學(xué)地記錄醫(yī)學(xué)研究工作開展的每個流程，從而為科研工作提供查閱資料的便利條件，可以為科研工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.確保醫(yī)學(xué)研究工作質(zhì)量

醫(yī)學(xué)研究工作具有很強的專業(yè)性，在開展醫(yī)學(xué)研究工作的過程中，通常都不是一蹴而就的，長時間的醫(yī)學(xué)研究實踐是需要研究工作不斷匯總和積累才能夠轉(zhuǎn)化成醫(yī)學(xué)研究成果的，所以在周期性很長的科研工作開展過程中，檔案能夠最真實完整地反映出工作的每一步進程，特別是在醫(yī)教研一體化發(fā)展的趨勢下，醫(yī)學(xué)研究工作不僅要開展專業(yè)性很強的科學(xué)研究，還應(yīng)該實時把握醫(yī)療衛(wèi)生需求和醫(yī)療專業(yè)發(fā)展趨勢，提高科研工作質(zhì)量。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案也應(yīng)當(dāng)隨著科研工作開展，實時做好記錄工作，使科研工作開展有所借鑒，能夠確?？蒲泄ぷ鞯馁|(zhì)量。

3.為醫(yī)學(xué)研究工作提供評判依據(jù)

醫(yī)學(xué)科研檔案所記錄的內(nèi)容不僅僅包括醫(yī)學(xué)研究工作開展的過程，除了醫(yī)學(xué)專業(yè)方面的記錄之外，也包括所取得的成果、工作質(zhì)量以及工作人員的管理水平、投入經(jīng)費等諸多方面。通過對科研工作全面的記錄能夠評判科研工作開展的情況，通過真實客觀的檔案記錄能夠全面反映出科研工作取得的成果，為醫(yī)學(xué)科研工作提供合理客觀的評判依據(jù)。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作現(xiàn)狀

1.重視度有待提高

醫(yī)學(xué)科研檔案的管理對衛(wèi)生健康單位管理工作和醫(yī)院管理工作都具有十分重要的意義，但是現(xiàn)階段在開展醫(yī)學(xué)檔案管理的過程當(dāng)中，由于資源緊張或工作繁重等原因?qū)е箩t(yī)學(xué)檔案管理工作人員較為緊缺，因此醫(yī)院會更重視科研工作的發(fā)展。

在醫(yī)院的管理工作中更注重其經(jīng)營運行，而忽視了檔案管理工作的重要性，就導(dǎo)致了現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)檔案管理重視程度不高，管理方式較為落后，整體的管理水平相對低下。特別是很多單位存在檔案管理經(jīng)費緊張的問題，導(dǎo)致科研檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)程度較低，相關(guān)的管理設(shè)備嚴重不足，也對檔案管理信息化開展造成嚴重阻礙。

部分單位在開展科研檔案管理工作中沿用人工管理，耗費大量的人力、物力和時間成本，也導(dǎo)致了醫(yī)學(xué)科研檔案管理效率低下，查閱困難，很難發(fā)揮科研檔案真正的有效價值，嚴重造成了科研檔案的資源浪費。

2.管理制度急需完善

現(xiàn)階段很多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式和檔案管理制度開展醫(yī)學(xué)科研檔案管理，但是隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，醫(yī)學(xué)研究工作的形式也愈加多樣，科研檔案的內(nèi)容也越加復(fù)雜，其中不僅包括紙質(zhì)資料，更包括大量的電子信息，缺乏完善的檔案管理制度降低了管理的科學(xué)性，導(dǎo)致檔案管理停滯不前，嚴重制約了檔案的完整性和真實性發(fā)展。有的醫(yī)院甚至出現(xiàn)檔案丟失、數(shù)據(jù)損壞等問題，制約了醫(yī)學(xué)研究工作的開展。

3.管理人員素質(zhì)需要提高

雖然醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)學(xué)科研工作也不斷深入發(fā)展，但是醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作并沒有得到足夠的重視。醫(yī)院缺乏專業(yè)的檔案管理人員，甚至存在部分醫(yī)院有兼職檔案管理員的現(xiàn)象，檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高，對醫(yī)學(xué)科研檔案管理重要性認識不足，所以在工作中缺乏專業(yè)管理水平，有的還缺少責(zé)任意識，但是醫(yī)學(xué)科研檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研工作進行嚴格的分檔、歸類，特別是科研檔案當(dāng)中包含大量的專業(yè)數(shù)據(jù)和專業(yè)資料，一定要有專業(yè)素質(zhì)強的綜合型人才才能夠進行科學(xué)的管理。隨著檔案管理工作信息化發(fā)展，不僅要求檔案管理人員具備很強的醫(yī)學(xué)知識，更要具備熟練的信息化管理知識，所以檔案管理人員還要熟悉互聯(lián)網(wǎng)、管理學(xué)、英語等多方面的綜合知識，只有不斷強化管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的質(zhì)量。

四、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)逐漸朝信息化方向發(fā)展，所以在檔案管理工作開展中應(yīng)當(dāng)不斷引進先進的信息管理技術(shù)，加強信息化管理手段，促進檔案管理體系更加健全。特別是要建立數(shù)字化檔案管理方式，不斷完善檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，打破時空的局限性，通過完善檔案收集、管理流程，提高檔案的管理效率和運用效率，不斷優(yōu)化檔案管理制度，采取歸檔責(zé)任制，確保信息采集的完整性和準確性。通過科技手段不斷提高檔案管理效率，加強電子檔案建設(shè)，提高檔案的利用率，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，促進醫(yī)學(xué)科研檔案管理朝信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

五、醫(yī)學(xué)科研檔案管理對策

1.加強信息化管理

促進醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理，一方面能夠有效提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理數(shù)據(jù)收集、歸檔、儲存、更新、查閱的效率提升，同時也能夠極大減輕檔案管理工作人員的工作量，降低人工管理成本和時間成本。通過加強信息化檔案管理平臺的建設(shè)，實現(xiàn)內(nèi)部檔案管理平臺建立和外部局域網(wǎng)檔案收集審核一體化管理，能夠提高檔案管理水平，確保檔案的真實性和實效性。特別是在檔案信息收集和管理過程中，應(yīng)當(dāng)不斷改善文件的歸檔形式，通過信息化手段降低工作難度，減少工作人員的工作量，建立統(tǒng)一的信息化管理平臺，對檔案進行現(xiàn)代化收集，通過計算機設(shè)備加強文件儲存系統(tǒng)穩(wěn)定性的建設(shè)，按照類別、時間進行收集和管理，建立高效立體化檔案管理平臺。從硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面加強平臺建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)交流平臺、數(shù)據(jù)儲存平臺等，構(gòu)建信息化管理平臺，促進檔案管理立體化、現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展，提高檔案管理的質(zhì)量和查閱的效率，真正發(fā)揮醫(yī)學(xué)科研檔案對醫(yī)學(xué)研究工作的作用。

2.創(chuàng)新管理模式

提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案管理模式，逐漸推動網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案體系建設(shè)，以電子檔案來逐步代替紙質(zhì)檔案，能夠極大減少管理成本，節(jié)約人力、物力。另外，電子檔案更便于儲存、查閱。紙質(zhì)檔案保存過程當(dāng)中容易損毀丟失，而電子檔案能夠減少人為干預(yù)而出現(xiàn)的錯誤，也更加便于保存和傳輸，確保科研檔案管理的周期性同時，不斷加強科研檔案管理制度建設(shè)，不斷提高科研檔案管理人員的能力，加強檔案規(guī)范性建設(shè)，執(zhí)行檔案一體化管理。通過激勵機制和績效管理制度將檔案管理落實到人，制訂高效靈活的管理制度，推動醫(yī)學(xué)科研檔案信息化水平建設(shè)，讓檔案管理朝規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。還要加強檔案管理的資金投入，提高檔案管理工作的重視程度，不斷優(yōu)化現(xiàn)代化設(shè)備和管理技術(shù)，確?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)。例如，要安裝空調(diào)、除濕器、滅火器、打印機等相關(guān)的管理設(shè)備，同時要加強網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)、信息保密技術(shù)建設(shè)以及信息平臺等技術(shù)方面的資金投入，確保醫(yī)學(xué)科研檔案朝現(xiàn)代化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.提高管理人員綜合素質(zhì)

確保醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的質(zhì)量，說到底還是要依靠提高管理人員的綜合素質(zhì)來實現(xiàn)，所以在開展信息化管理的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供培訓(xùn)機會，不斷增強檔案管理人員的理論知識水平和信息化技能水平，確保檔案管理工作人員具備一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識以及專業(yè)的檔案管理知識。同時，還要加強檔案管理工作人員的英語水平、管理水平等，不斷促進管理人員綜合素養(yǎng)提升，以此來提高醫(yī)學(xué)科研管理專業(yè)化程度。在對現(xiàn)有人員加強培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該重視人才引進，讓更多高素質(zhì)人才加入檔案管理隊伍中，以此來提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

4.建立醫(yī)學(xué)科研檔案數(shù)據(jù)庫

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的自動化、信息化管理加強，醫(yī)學(xué)科研檔案管理也應(yīng)當(dāng)通過信息化手段提高管理效率。因此，在開展檔案管理過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)注重信息化建設(shè)，設(shè)立專業(yè)的信息化檔案管理平臺，并通過技術(shù)手段將醫(yī)院檔案管理平臺和醫(yī)院綜合平臺相連通，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)的資源共享，建立能夠統(tǒng)一錄入、統(tǒng)一查詢、統(tǒng)一管理的檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)然，在看到信息化管理優(yōu)勢的同時，也應(yīng)當(dāng)做好保密工作。醫(yī)學(xué)科研檔案涉及醫(yī)學(xué)研究的方方面面，涉及很多科研機密，所以應(yīng)該嚴格采用權(quán)限訪問制度，提高保密技術(shù)，避免科研檔案泄露。通過提高技術(shù)手段，建立保密性強的信息化科研檔案數(shù)據(jù)庫，提高科研檔案的利用效率，簡化查詢程序，實現(xiàn)檔案科學(xué)管理，為醫(yī)院的長遠發(fā)展提供更好服務(wù)。

六、結(jié)語

加強醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的質(zhì)量就要不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷加強檔案管理工作資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通過轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理重視度，推動醫(yī)學(xué)科研檔案朝現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，確保檔案管理真實性、完整性和準確性，為醫(yī)學(xué)研究工作提供更堅實的保障。

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（作者單位：駐馬店市中醫(yī)院）