◎孟春艷

企業(yè)內(nèi)部控制評價實質(zhì)上就是檢查和評價企業(yè)用于確保生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)得以實現(xiàn)的流程、規(guī)章制度的合理性以及流程、制度實際遵循的程度，為改進內(nèi)部控制提供有價值的建議。內(nèi)部審計通過評價企業(yè)內(nèi)部控制的效果和效率，促進企業(yè)內(nèi)部控制不斷完善，幫助企業(yè)實現(xiàn)保值增值目標(biāo)。

湘鋼內(nèi)部審計將本企業(yè)物資采購流程、制度作為重點長期關(guān)注，堅持定期對采購環(huán)節(jié)各關(guān)鍵控制點內(nèi)部控制制度的健全性、有效性進行測試評價，并針對查找的控制弱點、盲點提出管理建議，促進采購環(huán)節(jié)管理水平不斷提高。

一、物資采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點

物資采購流程關(guān)鍵控制點主要包括：采購計劃與采購申滑的審批；組織機構(gòu)設(shè)置、人員崗位責(zé)任分工和業(yè)務(wù)授權(quán)審批；物資采購招標(biāo)、采購合同的簽訂、到貨驗收、應(yīng)付款的確認及付款審批等。

（一）申報計劃依據(jù)的充分、適當(dāng)性控制

生產(chǎn)部門及使用單位根據(jù)生產(chǎn)計劃、檢修計劃及采購周期準(zhǔn)確申報計劃量，防止使用單位在成本考核指標(biāo)寬松時多報考核指標(biāo)緊張時少報或不報；采購部計劃室根據(jù)庫存量、在途量及全公司平衡庫存后進行認真審核審批，正確確定采購量，同時在申報計劃過程中，重點關(guān)注物料增、補編碼和緊急采購、獨家采購計劃申報、審批。要求物料增、補編碼嚴(yán)格執(zhí)行《物料"增補編碼"審核管理辦法》，特別是對現(xiàn)有設(shè)備進行改造更新的新設(shè)備、備品備件、材料（替換原有物料）的增補編碼申請，由采購部初審，報市場部的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)委員會審查。要求緊急采購申請必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或公司專題會議紀(jì)要（公司領(lǐng)導(dǎo)主持的會議）明確，要求獨家采購申請必須是設(shè)備、生產(chǎn)使用有特殊要求或無圖非標(biāo)準(zhǔn)備件及專利技術(shù)產(chǎn)品，并經(jīng)相關(guān)職能部門審核后進獨家采購目錄，目錄外的獨家采購是否經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計劃量要確保既不影響生產(chǎn)，又能保證合理庫存。

（二）不相容職務(wù)相互分離控制

1.請購與審批。采購計劃申請由各二級使用單位提出，采購部計劃室負責(zé)審批。

2.詢價與確定供應(yīng)商。公司由市場部負責(zé)詢價，每年組織設(shè)備管理部、監(jiān)察審計部、管理創(chuàng)新部、采購部、能源環(huán)保部、安全管理部對合格供應(yīng)商進行評審，確定合格供應(yīng)商名冊，采購部根據(jù)公司合格供應(yīng)商名冊進行選擇，且采購金額在5萬元以上都經(jīng)過招標(biāo)中心進行招投標(biāo)后，從中標(biāo)單位采購，100萬元以上須經(jīng)公司，總經(jīng)理批準(zhǔn)

3.采購合同的訂立與審訂。采購金額在5萬元以下的由采購部組織招議標(biāo)后經(jīng)部門主管審批，采購人員依據(jù)中標(biāo)結(jié)果與供應(yīng)商簽訂合同，線外采購由監(jiān)察審計部對合同的價格、真實性及合規(guī)性進行審核、監(jiān)督。

4.采購實施、驗收與相關(guān)會計記錄。采購部實施采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部負責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用規(guī)范，質(zhì)檢部門負責(zé)對品種、規(guī)格、質(zhì)量進行檢驗，出具檢驗計量報告，倉庫保管人員負責(zé)根據(jù)采購訂單、合同、檢驗報告單、發(fā)票進行入庫，財務(wù)部采購業(yè)務(wù)會計室負責(zé)對采購物料的成本記錄、驗收商品的歷史成本信息等采購經(jīng)濟活動進行管理和會計核算。

5.付款審批與付款執(zhí)行。付款流程先由采購人員填制供應(yīng)商到期應(yīng)付款申請單，采購部門主管進行審核，財務(wù)主管審批，出納進行付款，結(jié)算會計根據(jù)采購訂單、合同、發(fā)票、檢驗單、入庫單進行核對記賬，稽核會計不定期進行核查。100萬元以上的采購業(yè)務(wù)、預(yù)付賬款和訂金必須經(jīng)公司總會計師審批

（三）計劃審批和授權(quán)控制

對計劃審批權(quán)限實行分級管理，逐級授權(quán)，并建立專人復(fù)核制度。使用單位提交物資采購計劃前，經(jīng)過申報單位主管審核批準(zhǔn)后才能從計劃中申請，采購部計劃室經(jīng)過專門審核人認真審核后，匯總平衡確定請購計劃，系統(tǒng)內(nèi)生成請購單，對專業(yè)性較強的采購由公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)委員會審批緊急采購和獨家采購必須經(jīng)過公司主管經(jīng)理審批。

（四）組織招（議）標(biāo)過程的控制

監(jiān)控防范投標(biāo)商惡意圍標(biāo)、串標(biāo)。公司招（議）標(biāo)由管理創(chuàng)新部招標(biāo)中心組織，邀請的投標(biāo)商必須在合格供應(yīng)商名冊內(nèi)（否則，報公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)），其經(jīng)營范圍、能力符合本次招標(biāo)要求，投標(biāo)商有良好的商業(yè)信譽。參與評標(biāo)的投標(biāo)商應(yīng)在同等檔次，且至少有3家以上。評標(biāo)人員在招標(biāo)前從專家信息庫隨機抽取，其人數(shù)應(yīng)占評標(biāo)小組2/3以上。對中標(biāo)采購合同的履行情況監(jiān)察審計部進行抽查跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)異常及時反查評標(biāo)過程。

（五）合同簽訂過程中的內(nèi)部控制

采購人員簽訂合同要依據(jù)中標(biāo)通知書或議標(biāo)結(jié)果通知書進行，且經(jīng)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)。合同由法定代表人或由其授權(quán)委托的代理人簽訂。由委托代理人簽訂的合同，必須有"法定代表人授權(quán)委托"，嚴(yán)禁在沒有取得委托授權(quán)的情況下對外簽訂合同，以保證合同的主體合規(guī)。

合同的內(nèi)容、金額應(yīng)與中標(biāo)通知書一致，并經(jīng)公司法律顧問室審核，保證合同內(nèi)容、要素齊全，合法合規(guī)。合同必須實行統(tǒng)一編號，合同資料應(yīng)當(dāng)在合同履行完畢后30日內(nèi)系統(tǒng)整理裝訂歸檔。

（六）訂單執(zhí)行率控制

主要是跟蹤材料、備件按期到貨率。要求材料到貨率不低于90%，備件到貨率不低于72%。主要由公司管理創(chuàng)新部進行日常控制。

（七）到廠物資數(shù)量和質(zhì)量檢驗控制

原燃料由產(chǎn)銷系統(tǒng)自動接收，要求原燃料均衡到達，控制標(biāo)準(zhǔn)為：大類庫存量超合理庫存上限，且五日均衡到達系統(tǒng)超出1.2大類庫存低于合理庫存下限，且五日均衡到達系數(shù)低于0.8均不予接收；原燃料質(zhì)量判定時限為全部檢驗結(jié)果錄入后--個工作日做判定，其標(biāo)準(zhǔn)為：煉焦煤灰分大于12.5%、噴吹煤灰分大于14.5%、外購焦灰分大于14.5%、精品礦品位低于60%均為異常，須進行分析并重新檢測，或通過質(zhì)量仲裁進行扣款。材料備件要求檢驗員依據(jù)采購合同約定和技術(shù)協(xié)議，對送貨清單、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、裝箱單（磅單）等資料及數(shù)量的一致性進行驗證無誤后，對物料外觀品質(zhì)、品牌進行確認。

（八）貨款結(jié)算與支付控制

原燃料采購除重點、戰(zhàn)略供應(yīng)商在貨到驗收后付款外，其他供應(yīng)商原則上在取得發(fā)票入賬后一個月安排付款，不得支付預(yù)付款。國內(nèi)原燃料預(yù)付款發(fā)票核銷期不超過45天（核銷期錄入預(yù)付款發(fā)票到核銷預(yù)付款發(fā)票之間的期限）。100萬元以下的設(shè)備采購合同，不支付預(yù)付款；100萬元以上的設(shè)備采購合同，預(yù)付款不得超過合同總額的20%-30%，設(shè)備到廠驗收合格后支付到合同總額的60%，設(shè)備到廠安裝合格，取得供方開出的發(fā)票并入賬后安排付款，最多付合同總額的90%，余額10%為質(zhì)量保證金，保質(zhì)期滿后安排支付，特殊情況需經(jīng)主管副總經(jīng)理和總會計師雙簽字后方可支付。對外支出檢修費、勞務(wù)費，原則上滯后1個月。

二、對公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

內(nèi)部審計人員針對以上采購環(huán)節(jié)中主要關(guān)鍵控制點的規(guī)章制度及執(zhí)行情況進行一系列查閱、評審，采用調(diào)查問卷法、流程圖法、穿行測試法等方法，從物流、信息流、資金流三條主線，了解其在實際運行階段是否得到有效執(zhí)行。通過對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度進行符合性測試和實質(zhì)性測試后，對采購內(nèi)部控制運行情況評價

（一）從內(nèi)部控制制度設(shè)計來看，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度比較健全

采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度包括物資需求計劃預(yù)算管理制度、招（議）標(biāo)管理制度、供方管理實施細則，供應(yīng)商、經(jīng)銷商和工程施工單位實行黑名單制度的暫行規(guī)定等20多個。從本次審計對內(nèi)部控制制度調(diào)查結(jié)果來看，僅有少數(shù)疏漏需進一步完善，如：對系統(tǒng)外物資采購計劃申報資料如何管理，緊急采購、獨家采購紙質(zhì)報告等資料的整理和保管沒有做具體規(guī)定；合同文本中沒有對供應(yīng)商不按期交貨所造成的損失進行責(zé)任追究制度；個別文件制度條款的不具可操作性，沒有及時更新。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制還存在著管理不到位的情況

從內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況來看，大部分內(nèi)部控制制度執(zhí)行得較好，特別是關(guān)鍵控制點上，大部分人員均能按照規(guī)章制度執(zhí)行，做到了流程唯一、責(zé)任唯一工作認真負責(zé)，不相容的職務(wù)均實行了分離，公司正常采購流程是建立在信息平臺上的在線管理模式，系統(tǒng)內(nèi)的日常監(jiān)控由公司管理創(chuàng)新部負責(zé)，且監(jiān)控比較到位每月根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題對責(zé)任單位進行考核；內(nèi)部審計定期與不定期地對物資采購管理流程、合格供方評審、物資庫存以及超儲積壓物資等進行了離線審計。從內(nèi)部審計對采購流程內(nèi)部控制進行的符合性測試和實質(zhì)性測試結(jié)果來看，公司內(nèi)部控制制度執(zhí)行上還存在管理不到位的情況，主要在如下幾點：

1.物資訂購數(shù)量有時控制不嚴(yán)。特別是在主體設(shè)備技術(shù)改造生產(chǎn)工藝調(diào)整機構(gòu)人員變動、檢修計劃變更及對設(shè)備備件進行國產(chǎn)化期間，物資采購計劃預(yù)見性不強，未及時調(diào)整采購計劃，導(dǎo)致計劃量不精確，造成部分物資庫存積壓。

2.物資管理部門為了完成庫存控制指標(biāo)，個別人員把已到貨驗收物資，人為控制在系統(tǒng)內(nèi)不做入庫（尤其是在交貨期延遲的條件下），等使用單位領(lǐng)用時采取一進一出"的方式作弊。

3.非正常采購，未按規(guī)定履行相關(guān)手續(xù)。部分非正常采購（系統(tǒng)外進行的），都要求經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批，計劃的申報、審批及招（議）標(biāo)、合同的簽訂、物資驗收入庫等均有明確管理規(guī)定的情況下，有關(guān)人員執(zhí)行制度的意識不強，存在執(zhí)行不到位問題，內(nèi)部控制制度執(zhí)行力須要進。-。步加強。比如有的未按流程規(guī)定履行審批程序，沒有按文件規(guī)定及時辦理相關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致緊急采購的物資早已使用，但相關(guān)計劃、入庫、出庫手續(xù)沒有按文件規(guī)定的時限內(nèi)補辦手續(xù)。

4.不按合同規(guī)定交貨。部分采購合同的交貨期沒有履行，特別是備品備件。供應(yīng)商不按合同約定的交貨期限交貨，直接影響到生產(chǎn)的連續(xù)性，一是存在"斷料停工"的風(fēng)險；二是導(dǎo)致庫存積壓占用了資金；三是采購周期延長，導(dǎo)致使用單位提前申報計劃等惡性循環(huán)。

三、企業(yè)采購內(nèi)部控制的對策措施

（一）加強計劃的預(yù)見性，進一步提高計劃的控制力度

要樹立全局觀念，增加部門及相關(guān)人員之間的溝通，充分利用價值分析工具進行功能分析，按照"流程唯一，責(zé)任唯一"的原則，努力提高流程運行效率。加強對各個環(huán)節(jié)及工作流程的細化管理，把細節(jié)做絕，保證采購流程規(guī)范、有序地形成良性的閉環(huán)管理，確保使用單位所報物資計劃的準(zhǔn)確性

（二）加強企業(yè)內(nèi)部審計、提高企業(yè)內(nèi)部控制水平

在執(zhí)行采購流程過程中，要不斷強化關(guān)鍵流程中責(zé)任人內(nèi)部控制意識和控制職能，構(gòu)建一個持續(xù)改進、不斷完善、控制有效、相互激勵、相互制約、相互監(jiān)督、相互競爭的管理控制環(huán)境，發(fā)揚"不畏艱難，自強不息，不斷創(chuàng)新，爭創(chuàng)一流"的精神，為完善內(nèi)部控制制度、提升管理水平創(chuàng)造條件。

（三）牢固樹立的責(zé)任意識

樹立危機意識，培養(yǎng)全體員工愛廠愛崗意識，增強工作責(zé)任心，使全體員工積極主動維護公司利益和有效地執(zhí)行內(nèi)部控制制度，強化內(nèi)部控制制度的實施提供

（四）增強合同執(zhí)行情況監(jiān)督，做好供應(yīng)商年度評審

供應(yīng)商必須按合同條款履行責(zé)任，合同履行情況應(yīng)作為供應(yīng)商評定的依據(jù)，對交貨期延遲的供應(yīng)商將其信用等級降低，調(diào)減下一年度合同量直至取消合格供應(yīng)商資格，提高到貨及時率，推動精益求精、精細管理，不斷降低采購成本，節(jié)約資金成本，減少資金占用。

（五）加強內(nèi)部控制審計工作，保證企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)

及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)存在的薄弱環(huán)節(jié)，揭示潛在風(fēng)險，提出可行的改進意見和合理的管理建議，加強內(nèi)部控制審計，從而保障內(nèi)部控制系統(tǒng)健康有效的運行，保證一夜的正常運營生產(chǎn)，確保生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。

四、結(jié)束語

物資采購流程關(guān)鍵控制點主要包括：采購計劃與采購申滑的審批；組織機構(gòu)設(shè)置、人員崗位責(zé)任分工和業(yè)務(wù)授權(quán)審批；物資采購招標(biāo)、采購合同的簽訂、到貨驗收、應(yīng)付款的確認及付款審批等。

細分為申報計劃依據(jù)的充分、適當(dāng)性控制；不相容職務(wù)相互分離控制；計劃審批和授權(quán)控制；組織招（議）標(biāo)過程的控制；合同簽訂過程中的內(nèi)部控制；訂單執(zhí)行率控制；到廠物資數(shù)量和質(zhì)量檢驗控制；貨款結(jié)算與支付控制

對于公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題；內(nèi)部審計人員針對以上采購環(huán)節(jié)中主要關(guān)鍵控制點的規(guī)章制度及執(zhí)行情況進行一系列查閱、評審，采用調(diào)查問卷法、流程圖法、穿行測試法等方法，從物流、信息流、資金流三條主線，了解其在實際運行階段是否得到有效執(zhí)行。通過對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度進行符合性測試和實質(zhì)性測試后，對采購內(nèi)部控制運行情況評價。

企業(yè)采購內(nèi)部控制的對策措施：加強計劃的預(yù)見性，進一步提高計劃的控制力度；加強企業(yè)內(nèi)部審計、提高企業(yè)內(nèi)部控制水平；牢固樹立的責(zé)任意識；增強合同執(zhí)行情況監(jiān)督，做好供應(yīng)商年度評審；加強內(nèi)部控制審計工作，保證企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)。