王妍 廣東省廣州市產(chǎn)業(yè)園管理局

一、新形勢(shì)下勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁檔案管理的挑戰(zhàn)

當(dāng)前我國的檔案管理服務(wù)水平以及企業(yè)勞動(dòng)人事合同爭(zhēng)議檔案仲裁仍然存在明顯的突出問題。由于仲裁地域間實(shí)際經(jīng)濟(jì)社會(huì)技術(shù)發(fā)展水平之間存在若干差異，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)只能使用舊的電子檔案文件，且存在電子設(shè)備落后、故障率高等問題，使其無法按期且高效地完成項(xiàng)目的管理工作，導(dǎo)致各個(gè)仲裁區(qū)的檔案館使用率和技術(shù)水平經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡。檔案管理服務(wù)水平參差不齊，使國家檔案管理信息數(shù)據(jù)資源管理共享制度無法有效實(shí)施，這嚴(yán)重阻礙了行政仲裁機(jī)關(guān)檔案管理的改革發(fā)展進(jìn)程。再者，許多農(nóng)村地區(qū)不重視其檔案管理方面的安全工作，檔案管理質(zhì)量能力不強(qiáng)，檔案類資料的遺失等不安全現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。為仲裁事件當(dāng)事人自身造成眾多危害，也給事件當(dāng)事人帶來了不可避免的損失[1]。

二、勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁檔案管理模式面臨改革

目前，各地各級(jí)勞動(dòng)人事檔案仲裁服務(wù)機(jī)構(gòu)管理職能組織配置、軟硬件發(fā)展環(huán)境千差萬別，給勞動(dòng)檔案管理工作的集中統(tǒng)一化和規(guī)范化管理工作增加了很大難度。

1.政府檔案管理運(yùn)行體制長(zhǎng)效機(jī)制出現(xiàn)弱化。由于檔案管理部門具體職責(zé)分工不明確，造成多數(shù)企業(yè)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁服務(wù)機(jī)構(gòu)在實(shí)際管理中組織架構(gòu)不夠合理，其檔案管理組織表現(xiàn)形式主要還是采用原則性管理指導(dǎo)，而非強(qiáng)制約束性管理。檔案管理規(guī)章制度具體要求普遍寬泛，具有整體操作性能比較差。

2.企業(yè)檔案管理人員選擇兼職崗位較多。大多數(shù)企業(yè)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁代理單位沒有規(guī)定設(shè)立專職勞動(dòng)檔案管理人員。檔案管理人員多數(shù)作為企業(yè)兼職，或僅借助相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)企業(yè)檔案存儲(chǔ)保管和歸檔管理工作。檔案員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理技能嚴(yán)重欠缺。

3.各類檔案資料歸檔管理范圍不統(tǒng)一。各級(jí)勞動(dòng)人事行政仲裁機(jī)構(gòu)性質(zhì)不同，職責(zé)不同。歸檔管理的范圍和數(shù)據(jù)管理模式也有所不同。個(gè)別機(jī)構(gòu)更加注重加強(qiáng)必要文件的管理和歸檔，傾向于將與企業(yè)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、權(quán)利、資質(zhì)、“三重一大”等相關(guān)決策服務(wù)以及企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營有關(guān)的所有重要文件證明納入檔案管理要求的范圍。

4.仲裁檔案管理工作過于表面化流程。目前，一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案相關(guān)行政部門往往受制于固有的檔案工作觀念，對(duì)民事仲裁訴訟檔案管理這項(xiàng)工作的具體重要性往往缺乏正確精準(zhǔn)定位，在工作中流于形式。沒有充分認(rèn)識(shí)到更加完善的民事仲裁訴訟檔案管理是其后續(xù)檔案管理的基礎(chǔ)。這說明，在我國的一些地方對(duì)于檔案管理的重要性還沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，不能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，這對(duì)檔案管理來說不是一個(gè)好的現(xiàn)象，因?yàn)闆]有一個(gè)重視的認(rèn)識(shí)，那么在實(shí)際的操作過程中很難會(huì)做好，有可能對(duì)于檔案管理造成重大損失。一些地方看似重視檔案管理，但是很多工作浮于表面，流于形式，不能很好地起到檔案管理的作用，不僅如此，形式主義可以在一定程度上麻痹上級(jí)檢查，看似檔案管理的水平比較高，但是實(shí)際上的檔案管理卻是很低，不利于上級(jí)很好地掌握檔案管理的形式，容易造成誤判，耽誤檔案管理。

5.檔案管理設(shè)備相對(duì)比較落后。伴隨著檔案科學(xué)管理技術(shù)水平的不斷提高，管理設(shè)備的使用技術(shù)也在不斷地更新?lián)Q代。電子文件檔案正在逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。而一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的處理企業(yè)勞動(dòng)人事糾紛行政仲裁案件的檔案管理系統(tǒng)還相對(duì)落后，信息化仲裁檔案管理系統(tǒng)目前暫未得到大范圍普及，相關(guān)的管理人員也沒有充分掌控對(duì)企業(yè)信息標(biāo)志化仲裁檔案管理系統(tǒng)設(shè)備的實(shí)際使用管理技術(shù)。少量重要各類檔案集中管理保管，大量各類檔案重要材料由上級(jí)經(jīng)辦主管部門或相關(guān)經(jīng)辦人員分散管理保存。保管庫房條件配置差異大，專門存放檔案柜的庫房資源配置少，采用專門檔案柜形式存放各類檔案較為常見。

6.企業(yè)檔案管理信息化規(guī)范程度相對(duì)較低。勞動(dòng)人事企業(yè)仲裁管理單位普遍沒有專門開發(fā)或直接購買功能齊全、成熟配套的企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)用軟件，主要就是采用企業(yè)單機(jī)軟件操作方式開展企業(yè)檔案管理工作。有的事業(yè)單位對(duì)重大檔案重要目錄文件進(jìn)行數(shù)字電子掃描化；有的事業(yè)單位對(duì)重要檔案文件目錄和部分重要文件檔案目錄進(jìn)行電子掃描化和數(shù)字化[2]。

三、如何強(qiáng)化勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁工作的檔案管理

1.規(guī)范檔案借閱手續(xù)。十八大以來，隨著我國法治化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入推進(jìn)，勞動(dòng)合同糾紛民事仲裁機(jī)構(gòu)的法律檔案越來越公開、透明。面對(duì)較廣泛的檔案借閱業(yè)務(wù)需要，仲裁服務(wù)機(jī)構(gòu)既要按規(guī)定貫徹落實(shí)企業(yè)檔案資料借閱的審批管理流程，限定檔案查檔服務(wù)范圍等。將做好檔案管理服務(wù)工作當(dāng)作推進(jìn)勞動(dòng)人事糾紛訴訟仲裁工作的重要部分。檔案借閱的頻率隨著社會(huì)的發(fā)展不斷地提高，面對(duì)現(xiàn)實(shí)情況和實(shí)際，必須要規(guī)范檔案借閱的手續(xù)，因?yàn)?，只有?guī)范檔案的借閱手續(xù)才能盡最大可能保存檔案，一旦手續(xù)不齊全，很有可能會(huì)出現(xiàn)污損、破壞、丟失的狀況，對(duì)于檔案的保管和檔案的作用發(fā)揮起到不好的作用。如果有了規(guī)范的檔案借閱手續(xù)，每一個(gè)借閱的環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人，如果檔案出現(xiàn)問題，可以直接鎖定先關(guān)責(zé)任責(zé)任人，其實(shí)在實(shí)際當(dāng)中，人們的心理也是這樣的，有自身明確的責(zé)任，就會(huì)在下意識(shí)要好好保護(hù)，如果是無主責(zé)任的內(nèi)容，很有可能會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題。因此，規(guī)范借閱檔案的手續(xù)也是明確責(zé)任人的一種做法，這樣可以盡可能提升檔案管理的效率和水平。

2.著力打造高素質(zhì)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)專職專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)，邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案管理部門有代表性的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加并指導(dǎo)培訓(xùn)，積極請(qǐng)教全國檔案管理工作先進(jìn)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，固強(qiáng)補(bǔ)弱，拓寬工作思路。新發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，檔案管理工作已不能只滿足于管理檔案有人來管，檔案檢查有人來拿，檔案存儲(chǔ)有人接收的一種表面形式。面對(duì)當(dāng)前日益增長(zhǎng)的公眾查檔備案需求，只依靠人工協(xié)助查找資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需求的，這就必然要求檔案仲裁服務(wù)機(jī)構(gòu)的優(yōu)秀檔案管理工作者不僅要有法律相關(guān)的專業(yè)檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)相關(guān)基礎(chǔ)，還要求具有高度社會(huì)責(zé)任感和較強(qiáng)的檔案收集檢索管理能力，以便于適應(yīng)當(dāng)前我國檔案管理服務(wù)工作的發(fā)展需要在考慮配備優(yōu)秀檔案管理服務(wù)人員時(shí)，應(yīng)更加注重把那些知識(shí)水平高、責(zé)任感強(qiáng)的年輕人全部分配到優(yōu)秀檔案管理工作者的隊(duì)伍中去，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)管理能力強(qiáng)、政治文化素養(yǎng)高的優(yōu)秀檔案管理服務(wù)人員組織。人才是各個(gè)領(lǐng)域想要發(fā)展的一個(gè)非常重要的推動(dòng)因素，如果沒有人才的推動(dòng)，很多事情很難深入科學(xué)的開展，相反如果有了人才的推動(dòng)，面臨的各種事情也會(huì)得到有效的解決。因此，檔案管理工作發(fā)展離不開人才的支持，必須要重視人才的培養(yǎng)，將一批人才培養(yǎng)成技術(shù)嫻熟的優(yōu)秀從業(yè)者，既可以有效地解決工作中存在的不必要問題，也能提升工作效率，避免出現(xiàn)因?yàn)楣ぷ魅藛T不專業(yè)而出現(xiàn)的問題。為了能夠培養(yǎng)出更多的技能嫻熟的檔案管理工作人員，可以嘗試在員工招錄的過程中，就有目的性的招錄，盡量是一些專業(yè)相符或者相近的人員，這樣可以更容易接受相關(guān)業(yè)務(wù)的開展，從起點(diǎn)上保證了員工的基本素質(zhì)，為推動(dòng)建設(shè)技能嫻熟的工作人員打好了基礎(chǔ)。不僅如此，單位也要在后續(xù)的工作中，注重對(duì)于員工的培訓(xùn)，培訓(xùn)是員工提升專業(yè)技能水平的重要途徑。有條件的單位可以從業(yè)界聘請(qǐng)高質(zhì)量的培訓(xùn)團(tuán)結(jié)隊(duì)進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，這樣可以最有效的幫助員工接受業(yè)界的先進(jìn)理念，幫助能力提升；如果單位自身?xiàng)l件不允許，沒有過多的資金進(jìn)行培訓(xùn)，可以在自己的單位內(nèi)選擇業(yè)務(wù)尖兵，讓他們現(xiàn)身說法，傳授技能，也能起到很好的效果。無論哪種方式，都應(yīng)該從思想上重視檔案管理培訓(xùn)的價(jià)值和意義，在培訓(xùn)前制定完備的培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)后，要對(duì)員工進(jìn)行基本的培訓(xùn)考核，有培訓(xùn)，有考核，才能讓培訓(xùn)的效果最大化。通過這些措施，可以有效地提升企業(yè)員工的技能水平和能力，從而推動(dòng)實(shí)際工作的進(jìn)展，提升檔案管理能力和效果，避免出現(xiàn)問題。

3.加大硬件設(shè)施投入檔案。檔案管理科學(xué)是一門具有綜合性的管理科學(xué)，如何有效做好這項(xiàng)管理工作，除了管理人的各種因素外，還有管理設(shè)備的各種因素。由于各類檔案管理的技術(shù)特殊性，導(dǎo)致各類檔案對(duì)防蟲、防潮、防火等各個(gè)方面都有著更嚴(yán)格的管理需求，也因此要求各類檔案在管理檢索時(shí)更合理，更快捷。在對(duì)檔案進(jìn)行手動(dòng)管理的同時(shí)，要充分利用現(xiàn)代管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)化整理，并在條件允許的情況下進(jìn)行數(shù)字化管理。對(duì)各種文件輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，既方便檢索，服務(wù)各方，又便于管理，真正貼近群眾[3]。

4.加快健全建立完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度。檔案管理仍然是理論性實(shí)踐性俱強(qiáng)的科學(xué)工作，面對(duì)日益變化的國際檔案管理查詢工作，在其應(yīng)用重要性深刻凸顯的今天，既充分顯示了相關(guān)法律規(guī)章制度的不合理，也充分展示出檔案實(shí)際運(yùn)作過程中存在的嚴(yán)重缺陷。此類認(rèn)識(shí)上的不足為我們開展行政檔案管理工作帶來了許多不便，有的甚至引起了群眾的不滿。解決這個(gè)問題的最好辦法，一來就是繼續(xù)加強(qiáng)自己的理論學(xué)識(shí)，在工作中不斷摸索尋找出行之有效的管理方法；二來就是不斷加強(qiáng)國際交流，不斷學(xué)習(xí)和吸收外部先進(jìn)的文件管理系統(tǒng)方法，盡快研究制定一套與本行政區(qū)域文化檔案管理信息服務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的政策法規(guī)。通過建立完善規(guī)章制度，加強(qiáng)監(jiān)督管理，更好地為基層人民服務(wù)。在這個(gè)過程中，一定要重視規(guī)章制度的建設(shè)和完善，制度建設(shè)缺乏會(huì)直接導(dǎo)致單位在檔案管理工作上的落后，因此，一定要重視制度建設(shè)本身的重要性。為了更好地推動(dòng)制度建設(shè)，首先，作為單位檔案管理人員一定要在思想上足夠重視，因?yàn)樗枷胧切袆?dòng)的先導(dǎo)，沒有足夠的思想重視，是很難將各項(xiàng)政策措施落實(shí)到位的，因?yàn)?，要加?qiáng)檔案管理人員對(duì)于制度建設(shè)的思想重視，只有這樣才能有效推動(dòng)制度建設(shè)的完成，如果在思想上沒有得到重視，那很難會(huì)在實(shí)際中付諸實(shí)踐。另外，制度是一個(gè)單位的行為規(guī)范，對(duì)于企業(yè)和單位來說是至關(guān)重要的，如果沒有明確的制度建設(shè)，那么在實(shí)際的工作中，很多員工是沒有參照的標(biāo)準(zhǔn)，沒有明確的規(guī)章制度告訴他們什么能干，什么不能干，干什么可以得當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，干什么會(huì)得到懲罰，因此，要讓后續(xù)的工作得到明確的貫徹落實(shí)，制定明確的規(guī)章制度勢(shì)在必行，也一定要建立好單位自身的制度建設(shè)。有了制度還是不夠的，因?yàn)橛辛酥贫葹閱T工提供了參考的標(biāo)準(zhǔn)，有了標(biāo)準(zhǔn)還要貫徹執(zhí)行，所以才會(huì)有一句話叫作“執(zhí)行是制度的生命”，因此，要在單位中營造遵守制度的良好氛圍，對(duì)于那些嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的人，辦好事的人要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于那些不嚴(yán)格遵守制度的人，要用規(guī)章制度進(jìn)行處罰，并可以適當(dāng)采取公示的形式，這樣可以將不遵守規(guī)章制度的后果得到最大的警示。規(guī)章制度要建設(shè)，建設(shè)完規(guī)章制度要保證實(shí)施，得到貫徹，只有這樣，才能對(duì)制度建設(shè)有推動(dòng)作用，也才能讓檔案管理人員的能力得到充分發(fā)揮。

5.繼續(xù)深化落實(shí)企業(yè)檔案管理的具體措施。不斷細(xì)化廉政檔案管理歸檔范圍。在組織和發(fā)展勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程時(shí)及時(shí)研究和開發(fā)業(yè)務(wù)檔案表和歸檔業(yè)務(wù)范疇，并在企業(yè)職能結(jié)構(gòu)調(diào)整和市場(chǎng)業(yè)務(wù)人員發(fā)展結(jié)構(gòu)變化兩個(gè)過程中不斷完善。制定時(shí)期需要重點(diǎn)考量的是檔案存儲(chǔ)過程中整理保存的相關(guān)資料，確保我國勞動(dòng)人事行政仲裁內(nèi)部監(jiān)督控制制度建立和實(shí)施全過程的真實(shí)性和可核實(shí)性，滿足國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管政策的要求，并充分、準(zhǔn)確地反映我國勞動(dòng)人事行政仲裁的管理活動(dòng)。

四、結(jié)語

綜上所述，為了解決我國用人單位與外籍勞動(dòng)者之間的利益沖突和矛盾，勞動(dòng)人事糾紛仲裁更加合理和合法，相關(guān)行政部門認(rèn)為，要提高勞動(dòng)人事對(duì)糾紛仲裁的管理和服務(wù)能力，從而真正達(dá)到能在勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁中公平公正地解決問題。也就是要對(duì)現(xiàn)在任職勞動(dòng)檔案仲裁工作人員原單位的勞動(dòng)檔案工作負(fù)法律責(zé)任。如果沒有及時(shí)辦理手續(xù)通過勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁錄用人員，這部分相關(guān)檔案也就應(yīng)該移交給就近地區(qū)勞動(dòng)局的職業(yè)技能介紹咨詢服務(wù)管理機(jī)構(gòu)。第二進(jìn)行轉(zhuǎn)移托管,由就近勞動(dòng)局直接負(fù)責(zé)這部分通過勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁錄用人員檔案的轉(zhuǎn)移管理。如果這部分通過勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁錄用人員重新被錄用企業(yè)正式錄用，由就近勞動(dòng)局內(nèi)的職業(yè)技能介紹咨詢服務(wù)管理機(jī)構(gòu)將這部分錄用人員的相關(guān)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移托管到該錄用企業(yè)。這樣將促使我國勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁從業(yè)人員的人事檔案管理工作走向更加規(guī)范化、科學(xué)化。