姜洪剛 萊陽市民政局婚姻登記處

進入新時代，人們針對信息的獲取及需求發(fā)生巨大變化。面對此情況，我國也要對電子檔案管理帶來一些新挑戰(zhàn)。為了能夠滿足檔案管理的現(xiàn)實要求，在進行信息化建設(shè)的過程中，不僅要提高電子檔案的管理水平，相關(guān)的工作人員還需要去尋找新的工作思路，靈活運用現(xiàn)代化方法技術(shù)，從而將檔案管理體系不斷完善，推動管理工作逐漸朝著科學(xué)化、信息化方向進步，由此提升檔案管理的質(zhì)量與效率，助力企事業(yè)單位更好地發(fā)展。

一、作用分析

（一）有利于工作效率提高

對于電子檔案管理工作而言，其實每一個企業(yè)在開展任何工作之前均需具備科學(xué)的工作流程及方法，且在企業(yè)進行實際的檔案管理工作時，也會要求工作人員能根據(jù)所制定好的工作流程與各個部門和工作人員進行相關(guān)的配合，保障了電子檔案管理工作的進度和完善。進入到信息化時代，有關(guān)檔案管理盡快實現(xiàn)信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個必然要求。企業(yè)單位可以建立一個信息化的管理平臺，在平臺上就能去共享檔案資源，讓各部門及相關(guān)工作人員的工作和交流能夠更加暢通，進一步提升工作效率。另外，企業(yè)單位在應(yīng)用信息化管理軟件的過程中能夠有效提高電子檔案工作管理的效率，就算只有一名管理人員也能完成大部分的管理工作，為企業(yè)節(jié)省了一定的時間與經(jīng)濟成本[1]。

（二）有利于檢索效率提高

過去的檔案管理不僅需要消耗大量時間，且檔案管理工作的難度偏大。隨著時間的不斷推移，電子檔案的種類數(shù)量也越來越多，工作人員為了能夠滿足更高的工作要求，也提高了自身的工作壓力以及工作量。由于工作人員數(shù)量相對有限，所以以往的檔案管理工作效率偏低，一些關(guān)鍵檔案未能得到及時有效的管理，從而在信息檢索時極易產(chǎn)生問題?，F(xiàn)如今，我國的信息技術(shù)正在不斷發(fā)展的過程當(dāng)中，也出現(xiàn)了很多的電子檔案新型管理模式，在一定程度上改善了以往管理模式中所出現(xiàn)的問題，在將人員數(shù)量減少的基礎(chǔ)上大幅度提高管理的質(zhì)量與效率，由此可見實現(xiàn)其信息化建設(shè)的必然性及重要性，這也是發(fā)展及健全檔案管理體系的一條重要渠道[2]。

（三）有利于查找速度提高

傳統(tǒng)模式下的以人工管理為主，因為檔案管理的工作量大，使工作人員極易產(chǎn)生工作疏忽，所以在信息查找環(huán)節(jié)難以提高工作的效率，在一定程度上降低了檔案管理的時效性。而若能通過信息化軟件對電子檔案加以分類處理，則能在提升時效性的同時減少管理時間，一些關(guān)鍵的檔案資料能夠在管理系統(tǒng)中及時更新，為檔案資料的提取與查詢提供便利。

二、現(xiàn)狀分析

（一）缺少統(tǒng)一的要求標(biāo)準(zhǔn)

推進檔案信息化建設(shè)，則應(yīng)構(gòu)建起統(tǒng)一科學(xué)的要求標(biāo)準(zhǔn)。由于電子檔案針對系統(tǒng)的較大依賴性，所以管理電子檔案所涉及的范圍更加復(fù)雜。唯有確保其數(shù)據(jù)信息的原始性，讓電子檔案的數(shù)據(jù)能在安全穩(wěn)定的環(huán)境中交換，檢索模式、格式等內(nèi)容設(shè)計需具備和電子檔案特征相符的標(biāo)準(zhǔn)，才能保證電子檔案管理工作得以正常運營。而在以往檔案管理工作中，電子檔案管理顯得更加煩瑣，如果缺少統(tǒng)一科學(xué)的要求標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)，很容易造成工作混亂?？蓮膶嶋H情況來看，在檔案管理工作中缺少明確的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)乃至于存在一些空白領(lǐng)域，所以提高其標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性已是刻不容緩[3]。

（二）工作人員業(yè)務(wù)能力不足

針對電子檔案管理，要求技術(shù)人員通過系列操作才能實現(xiàn)其本有價值。為了能夠達到更加理想的管理效果，相關(guān)企業(yè)一定要強化工作人員自身業(yè)務(wù)能力。在進行電子檔案管理時，主要面向?qū)ο蟛⒎侵付ǖ哪橙?，這邊就要對其嚴(yán)格規(guī)范，方便需求對象可以熟練操作；因為電子檔案管理是一種現(xiàn)代的信息化處理技術(shù)，只有經(jīng)過一定的熟悉時間才會有效應(yīng)用到實踐，那么，業(yè)務(wù)人員應(yīng)具有技術(shù)實操能力，為此能夠提供相應(yīng)的技術(shù)說明和指導(dǎo)。

（三）缺少高質(zhì)量專業(yè)型人才

電子檔案應(yīng)通過有關(guān)技術(shù)提供強有力的支持，例如網(wǎng)絡(luò)和通信等方面。因此，電子檔案的建立需由專業(yè)人員進行。電子歸檔一般情況下能劃分為以下兩種，一是借助存儲的數(shù)據(jù)信息來建檔，并運用數(shù)字化信息進行檔案管理[4]；二是電子檔案接收。在實際應(yīng)用過程中，數(shù)據(jù)庫的信息作為檔案數(shù)據(jù)的主要來源，會很多復(fù)雜的問題。所以作為一名合格的管理人員，一方面能夠?qū)τ嬎銠C熟練操作，另一方面針對信息要高度敏感?？僧?dāng)前擁有電子檔案管理專業(yè)能力的人才數(shù)量有限，還有個別管理人員的責(zé)任感偏低，自身沒有良好的專業(yè)素養(yǎng)，就算企業(yè)用高價購進相關(guān)設(shè)備，也會由于無人進行操作而阻礙信息化建設(shè)。

（四）未能認(rèn)識檔案維護重要性

現(xiàn)階段檔案管理維護力度存在很多的問題，此方面存在的主要問題如下：

管理系統(tǒng)需要較長的維護周期，在具體應(yīng)用中管理系統(tǒng)需要升級，這在一定程度上會影響到硬件、軟件設(shè)備的替換更新。

管理人員無法進行復(fù)雜的維護工作，特別是在當(dāng)前檔案管理愈發(fā)復(fù)雜的背景下，進行維護工作要求更加細致、專業(yè)且全面。如果在工作方面出現(xiàn)問題應(yīng)能做到及時處理，如實忽視這些細小的問題極易產(chǎn)生很多難題，從而為今后的工作帶來不便。

未能采用先進的維護技術(shù)，特別是電子檔案管理在我國起步的時間較晚，難以實現(xiàn)程度較高的自動化，不僅費時而且費力，也影響到了電子檔案管理工作的效果。

三、應(yīng)用分析

（一）重視硬件、軟件設(shè)施建設(shè)

有關(guān)電子文件，其指的是依托電腦展開數(shù)字化傳輸、操作或者是處理的一種文件。至于電子檔案，主要指的是擁有保存價值的電子檔案（已歸檔）和有關(guān)軟件參數(shù)。那么電子檔案若要實現(xiàn)規(guī)范管理則要有配套的硬件、軟件設(shè)施基礎(chǔ)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境主要劃分成互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等，同時要進行“雙網(wǎng)”的物理隔離。其中的硬件設(shè)施包含服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和有關(guān)支撐設(shè)備，且應(yīng)建立容量較大的數(shù)據(jù)庫、訪問服務(wù)的集中管理系統(tǒng)。有關(guān)軟件建設(shè)，特別是在操作系統(tǒng)選擇過程中，需要遵守適用、通用及實用等基本原則，盡可能選取現(xiàn)代化的操作系統(tǒng)。

應(yīng)用系統(tǒng)。在具體選擇時需體現(xiàn)包容性與開放性的特征，且應(yīng)用系統(tǒng)是擴展性較強的一類網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也是一種具有基礎(chǔ)性電子檔案管理平臺，可以提供多種自定義功能。檔案室依據(jù)具體情況的相應(yīng)變化來定義操作模塊、工作流程，這樣有關(guān)管理軟件便能實現(xiàn)二次開發(fā)，主要功能體現(xiàn)在數(shù)字化加工、采集信息等整個過程。運用的關(guān)鍵性技術(shù)是現(xiàn)階段信息技術(shù)、計算機技術(shù)等領(lǐng)域中極具先進性的前沿科學(xué)。比如：數(shù)據(jù)倉庫、圖像分類和并發(fā)查詢等技術(shù)。將以上有效應(yīng)用于電子檔案管理，檔案管理系統(tǒng)會更具技術(shù)性[5]。

（二）建設(shè)數(shù)字化信息數(shù)據(jù)資源庫

現(xiàn)階段，資源庫建設(shè)需重點關(guān)注以下幾點：

針對本單位有關(guān)資料、自發(fā)文件的電子檔案進行歸檔時，應(yīng)該及時將其傳輸?shù)叫聰?shù)據(jù)庫中。

這對上級單位資料及來文進行歸檔時，通過掃描原文形成一個電子檔案，將電子檔案的數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。因為紙質(zhì)檔案需較大的庫存量，也要求數(shù)量巨大的數(shù)字化檔案，針對現(xiàn)有庫存檔案進行數(shù)字化工作應(yīng)劃分步驟。首先要讓經(jīng)驗豐富的檔案管理人員對各類電子檔案進行甄別和篩選；其次根據(jù)檔案上的時間順序，挑選出一些具有價值高、使用率高的電子檔案信息，至于一些使用率偏低的檔案應(yīng)放置于數(shù)字化信息當(dāng)中。在建設(shè)數(shù)字化信息數(shù)據(jù)資源庫的過程當(dāng)中，管理人員需要對這個過程當(dāng)中的數(shù)據(jù)進行調(diào)節(jié)，將一些比較著急的檔案先進行數(shù)據(jù)化，從而加強了電子檔案管理工作的利用率[6]。

（三）科學(xué)制定相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

出于有效管理電子檔案，需要制定和檔案管理、電子文件管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，例如：

將國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與產(chǎn)生和使用電子文的具體情況相結(jié)合，立足檔案管理的規(guī)律與信息技術(shù)特征，形成電子檔案、整理電子檔案等方面的統(tǒng)一科學(xué)管理機制。針對歸檔的范圍、方式以及保管要求等方面給出規(guī)定；將電子檔案進行管理的過程中能夠，也要落實主要責(zé)任人員與部門；清楚電子檔案歸檔的整理需求、方式、時間以及移交程序等[7]。

制定相關(guān)業(yè)務(wù)的驗收及檢查標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔要求、范圍、手續(xù)以及時間等內(nèi)容。

（四）加大各部門聯(lián)合力度

因為電子檔案會引發(fā)很多問題，存在較多制約因素，單純依據(jù)檔案部門難以有效完成，所以在歸檔環(huán)節(jié)需相關(guān)部門有機結(jié)合。

形成電子檔案管理部門。應(yīng)將各個管理業(yè)務(wù)充分掌握，明確電子檔案的歷史聯(lián)系與形成規(guī)律，歸檔的負(fù)責(zé)人也要在工作價值鑒定方面擁有較大發(fā)言權(quán)。

檔案部門。檔案部門的負(fù)責(zé)人全面掌握歸檔工作的具體原則、相關(guān)方法，還應(yīng)把握全局充分發(fā)揮統(tǒng)籌及把關(guān)作用。

技術(shù)管理部門不只是形成電子檔案的主要單位，還負(fù)責(zé)管理網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計及維護，在歸檔實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)中占據(jù)十分重要的地位。以上部門的具體職能需要相互滲透，將自身優(yōu)勢充分發(fā)揮并能在歸檔工作匯聚合力，由此為電子文檔提供質(zhì)量保障。

（五）妥善處理保存問題

例如將磁性材料作為主要載體的檔案，基于理論層面分析可實現(xiàn)長時間保存，由于信息讀出屬于無接觸形式，因此沒有磨損風(fēng)險。在介質(zhì)層所記錄的信息在保護層中密封，防止外界磁場對其造成影響，也不會遭受到灰塵或是水分等物質(zhì)的侵害?？梢驗樾纬蓹n案時間相對較短，沒有對實際貯存充分驗證，因此原始信息如何實現(xiàn)長時間保存，依然是檔案工作人員仍需探討研究的一個重要課題。針對具有長久保存需求的電子檔案，應(yīng)該定期復(fù)制避免信息損失。

（六）做好技術(shù)處理工作

針對電子文件檔案在新時期發(fā)展需求下已經(jīng)是勢在必行，有關(guān)工作人員應(yīng)能深入到工作領(lǐng)域一線，針對電子文件的處理、接收和存儲提供科學(xué)指導(dǎo)，掌握重組文件信息的來龍去脈，從而對其中的原始信息提供保護。依托有效的技術(shù)處理，電子文件便能調(diào)整為“只讀”文件，以此對原始結(jié)構(gòu)加以保護，確保電子檔案更加可靠，讓其同紙質(zhì)文件發(fā)揮社會效用。

（七）做好人員培訓(xùn)工作

基于辦公網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化的持續(xù)推進，很多檔案人員無法適應(yīng)。所以，企業(yè)單位首先就應(yīng)當(dāng)進行合理的培訓(xùn)教育工作，提高檔案人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。建議采取多角度、多形式的培訓(xùn)模式，不斷優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)體系，與此同時可以相關(guān)檔案人員進行參觀學(xué)習(xí)，幫助其開闊視野達到取長補短的效果。只有這樣才能為企業(yè)發(fā)展予以更為優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。現(xiàn)階段，應(yīng)做好如下工作內(nèi)容：

管理人員。因為電子檔案屬于全新的一門技術(shù)，要求新設(shè)備提供支撐，如果僅知道以往檔案管理方法的工作人員，自然是難以勝任。針對電子檔案若要實現(xiàn)高效管理，不僅要掌握檔案管理的專業(yè)、基礎(chǔ)知識，而且要掌握硬件、軟件及信息處理的相關(guān)技能知識?；诖?，檔案人員應(yīng)及時更新自身知識，調(diào)整本有的知識結(jié)構(gòu)。

用戶培訓(xùn)。通過對操作常識、運行程序等最基礎(chǔ)性知識的講解，采取面對面師徒制的具體指導(dǎo)，確保每名受訓(xùn)者都能將自己不明白的問題進行合理的解決[8]。

（八）做好監(jiān)督指導(dǎo)工作

出于提高電子檔案管理工作的實效性，各項工作必須保證落到實處，讓電子檔案更加真實、更加可靠性，因此應(yīng)做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，要將管理電子檔案融入考核問責(zé)制之中，從而讓檔案管理規(guī)范有序，保證歸檔管理是有據(jù)可循的，同時在實踐過程中得到完善補充。以職責(zé)明確、建章立制和強化考核等路徑，對電子檔案有序管理。

（九）做好隊伍建設(shè)工作

依據(jù)信息化建設(shè)的具體要求，企業(yè)檔案部門應(yīng)選擇復(fù)合型專業(yè)人才負(fù)責(zé)檔案的管理及開發(fā)。有關(guān)工作人員需具備如下能力：

1.扎實的文書知識，擁有概括、分析等一定的信息組織能力。

2.掌握和專業(yè)的技術(shù)知識，能夠符合“文理雙通”的標(biāo)準(zhǔn)。

3.熟練運用信息操作技術(shù)。

擁有以上幾種能力，才會更好地滿足電子檔案管理要求，保障順利運行各項信息化建設(shè)工作?？墒菑膶嶋H人員組成情況來看，高學(xué)歷的專業(yè)人員數(shù)量相對較少，不僅傾向于“保管型”而且結(jié)構(gòu)過于單一，也會對檔案管理的信息化現(xiàn)代化建設(shè)造成影響。若要順應(yīng)電子檔案信息化建設(shè)形勢，企業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)重視人才隊伍建設(shè)。將公務(wù)員招用有機融合其他科學(xué)的選拔機制，旨在調(diào)整企業(yè)單位整體素質(zhì)結(jié)構(gòu)，而且針對一些年輕且高質(zhì)量的人才，應(yīng)當(dāng)讓他們經(jīng)過一定時間的教育培訓(xùn)，從而提高人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時在管理工作還要不斷創(chuàng)新，能夠為工作發(fā)展灌注巨大活力，讓企業(yè)的隊伍建設(shè)工作能夠不斷提升自身的信息化技術(shù)水平。

（十）做好整理收集工作

有關(guān)檔案收集及整理屬于較為重要的工作內(nèi)容，管理紙質(zhì)檔案具有較高的空間及時間要求，出于更好地管理電子檔案，在具體工作中必須將檔案收集和管理環(huán)節(jié)規(guī)范，切實提高工作的系統(tǒng)性與邏輯性，從而為檔案查閱提供便利。通常一個檔案擁有較多卷宗，如果檔案保存的時間久遠則會缺乏相應(yīng)的編號，涉及部門變動時可能會導(dǎo)致工作人員混亂，難以對檔案實現(xiàn)有效管理。如果讓其規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)地發(fā)展，則有必要構(gòu)建分類管理的科學(xué)模式，在提高檔案分類科學(xué)性的同時讓其更具延續(xù)性。

縱觀全文來看，我國的電子檔案管理工作正在朝著信息化方向不斷發(fā)展，已經(jīng)成為當(dāng)前我國檔案管理的一個主流發(fā)展趨勢。為提高檔案管理的實效性，進一步滿足企事業(yè)單位針對檔案管理的具體要求，作為有關(guān)工作人員需運用先進的技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，以此促進檔案管理盡快達到信息化建設(shè)目標(biāo)，從而提高電子檔案管理水平的有效性。