吳秀霞

◆摘? 要：電子檔案管理作為一種新型的檔案管理方式，得到了很多單位的推廣和運(yùn)用，取得了良好的成效。但因?yàn)殡娮訖n案管理將計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)作為載體，在實(shí)際管理中也面臨著信息泄露、被盜等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要提升安全管理的重視度。當(dāng)前我國(guó)地勘單位電子檔案管理工作中還面臨一些風(fēng)險(xiǎn)和不安因素，本文對(duì)此進(jìn)行了總結(jié)，并結(jié)合地勘單位的現(xiàn)實(shí)情況提出一些防范措施，旨在推動(dòng)地勘單位電子檔案管理水平的提升，維護(hù)檔案信息的穩(wěn)定。

◆關(guān)鍵詞：電子檔案管理;地勘單位;風(fēng)險(xiǎn);不安因素;防范措施

地勘單位是我國(guó)地質(zhì)類單位，其中的檔案信息通常都是與地質(zhì)勘察有關(guān)的，這些信息不僅是單位發(fā)展歷程的見證，也是國(guó)家地質(zhì)信息的“提供者”，對(duì)于國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。但傳統(tǒng)模式下，采用紙質(zhì)方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，往往面臨著遺漏、缺失或者查找利用難等問題，因此近年來我國(guó)很多地質(zhì)勘查單位開始采用電子方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。雖然電子方式檔案管理提升了整體管理水平，但也出現(xiàn)了一些新的風(fēng)險(xiǎn)和不安因素，如何對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)和不安因素進(jìn)行應(yīng)對(duì)，使電子檔案管理取得更為良好的成效，成為了很多人員亟待探索的問題，這也是本文研究的主要問題。

一、地勘單位電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)分析

地勘單位中的檔案信息資料較多，且這些資料信息相對(duì)較為分散，對(duì)于檔案管理的要求較高。同時(shí)，由于地勘單位涉及地質(zhì)勘查工作，而這一工作具有較高的復(fù)雜性，所以注定了其檔案信息管理要比其他單位檔案信息管理更為復(fù)雜。正是如此，其對(duì)電子檔案信息管理的要求更高。具體來看，地勘單位電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)如下：

1.提升檔案文件傳輸?shù)乃俣扰c安全性

地勘單位在日常辦公過程中，采用的文件傳輸方式往往較為單一，通常是運(yùn)用郵政系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，不僅傳輸?shù)乃俣嚷覀鞑シ秶鷷?huì)受到較大的限制，甚至?xí)驗(yàn)槲募唠s或者堆積而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息難以被及時(shí)歸檔，不便于相關(guān)人員的運(yùn)用和查找。而通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，則在很大程度上對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行了改變，其能夠有效對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行運(yùn)用，直接傳輸文件，不僅能夠提升傳輸?shù)乃俣群托?，而且還能夠提升傳輸?shù)陌踩裕箼n案信息有效被保存和運(yùn)用。

2.提升檔案文件保存的穩(wěn)定性

與傳統(tǒng)紙質(zhì)保存方式相比，電子檔案具有更高的穩(wěn)定性，其能夠?qū)ξ募Y料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間保存，且這些資料不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的消逝而出現(xiàn)化學(xué)或者物理變化，因而具有更高的穩(wěn)定性。同時(shí)，地勘單位電子檔案管理，還能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分類、整合等，根據(jù)檔案信息的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行細(xì)化梳理、保存，從而能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員有效運(yùn)用這些資料提供有力的指導(dǎo)。此外，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)手段，單位人員在運(yùn)用檔案的過程中，只用輸入名稱在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行檢索即可快速找到對(duì)應(yīng)的檔案信息，不用在花費(fèi)較多的時(shí)間對(duì)檔案信息進(jìn)行查找或者翻閱等，大大提升了檔案運(yùn)用的效率，這對(duì)于檔案信息的穩(wěn)定保存也是極為有利的。

二、地勘單位電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素

1.安全風(fēng)險(xiǎn)

在地勘單位電子檔案管理工作中安全風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)十分突出的風(fēng)險(xiǎn)，其主要指的是電子檔案信息被盜取或者被遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。很多人員在開展電子檔案信息管理過程中，都認(rèn)為只要加強(qiáng)安全檢測(cè)或者建立防火墻即可，并不注重其他環(huán)節(jié)的安全管理，然而安全的電子檔案不僅要得到先進(jìn)技術(shù)的支持，還需要得到科學(xué)管理體系的支持，如果僅僅依靠科學(xué)技術(shù)而不構(gòu)建科學(xué)的管理體系，那么很容易導(dǎo)致安全管理流于形式?，F(xiàn)實(shí)中就有一些地勘單位因?yàn)闆]有構(gòu)建科學(xué)的安全管理體系，而出現(xiàn)了各種各樣的安全問題，影響到了單位和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。還有一些地勘單位在開展檔案信息管理的過程中，較為重視外部安全，而忽視內(nèi)部安全，例如不注重對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行科學(xué)劃分，工作者存在業(yè)務(wù)操作權(quán)限配置混亂的問題，這也會(huì)導(dǎo)致電子檔案安全管理受到影響。

2.技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)也是地勘單位電子檔案管理所面臨的一個(gè)重要風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理離不開科學(xué)的技術(shù)做支撐，但我國(guó)電子檔案管理的技術(shù)支撐體系較為薄弱，這導(dǎo)致很多電子文件管理面臨著漏洞，主要表現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：第一，硬件質(zhì)量不高、功能欠缺等導(dǎo)致系統(tǒng)難以有效發(fā)揮作用，很容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失的問題;第二，由于在設(shè)計(jì)過程中面臨漏洞或者使用不當(dāng)?shù)?，?dǎo)致軟件運(yùn)行面臨很多差錯(cuò)，甚至?xí)霈F(xiàn)系統(tǒng)崩盤的現(xiàn)象，在很大程度上影響了檔案管理的成效;第三，在電子檔案管理過程中很容易受到黑客或者病毒入侵，導(dǎo)致軟件運(yùn)行面臨威脅，檔案數(shù)據(jù)被泄露，因而出現(xiàn)十分嚴(yán)重的后果;第四，存儲(chǔ)系統(tǒng)和服務(wù)器在運(yùn)行中會(huì)對(duì)附近環(huán)境提出較高要求，如果難以對(duì)附近環(huán)境進(jìn)行科學(xué)處理，也很容易導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)面臨損失。

3.人員風(fēng)險(xiǎn)

人員風(fēng)險(xiǎn)也是地勘單位電子檔案管理所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，其主要指的是檔案管理者綜合素質(zhì)不高而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。地勘單位電子檔案管理是一項(xiàng)尤為重要的工作，要想降低電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)和威脅，不僅需要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，而且還需要檔案管理者有較高的綜合素質(zhì)，能夠及時(shí)跟隨單位的發(fā)展變化對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理。但當(dāng)前我國(guó)很多地勘單位檔案管理者都面臨著綜合素質(zhì)不高的問題，一方面缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在實(shí)際工作中不注重風(fēng)險(xiǎn)管理，另一方面檔案管理技術(shù)的掌握不夠，檔案管理工作難以得到創(chuàng)新，影響了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，也無法為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供更為強(qiáng)大的推動(dòng)力。

三、地勘單位電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

地勘單位電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范不僅僅能夠提升檔案管理的有效性，而且還能夠推動(dòng)單位的穩(wěn)定運(yùn)行，具有較大的現(xiàn)實(shí)性意義。因而，需要針對(duì)于當(dāng)前電子檔案管理中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，制定科學(xué)的防范措施，以更好地提升電子檔案管理的效果。

1.提升電子檔案安全管理意識(shí)，并構(gòu)建安全管理體系

地勘單位電子檔案管理必須要重視安全管理，這是確保電子檔案安全的前提和基礎(chǔ)，這就需要檔案管理者以及其他各位人員不斷提升安全意識(shí)，并在企業(yè)中構(gòu)建科學(xué)的安全管理體系。第一，地勘單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到安全管理的重要性，明白電子檔案所發(fā)揮的作用，分析采用何種措施提升安全管理的效果。需要就單位發(fā)展情況以及電子檔案信息的價(jià)值進(jìn)行分析，并為企業(yè)其他員工宣傳電子檔案管理的重要性，提升員工的安全管理意識(shí)，自主依據(jù)規(guī)定開展檔案?jìng)鬏?、管理等工?第二，在單位內(nèi)部構(gòu)建科學(xué)的電子檔案安全管理體系。一方面要嚴(yán)格依據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展情況構(gòu)建電子檔案安全管理規(guī)范，使檔案管理者能夠有明確的依據(jù)來開展工作，切實(shí)降低安全隱患發(fā)生的概率;另一方面要做好崗位劃分，確保每一位檔案管理者都有明確的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)崗位的有機(jī)制衡和監(jiān)督。此外，還要構(gòu)建監(jiān)管措施，可以安排專門的小組開展監(jiān)管工作，定期對(duì)檔案管理者的工作情況進(jìn)行分析，找出其中面臨的問題，分析有無嚴(yán)格依據(jù)制度開展工作，明確制度是否被有效落實(shí)，并督促改正。

2.加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，提升電子檔案管理的效果

電子檔案工作的開展依賴于信息技術(shù)，如果信息技術(shù)的運(yùn)用不夠有效，那么就很容易導(dǎo)致電子檔案信息管理面臨問題，對(duì)此必須要加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，以更好地提升電子檔案管理的效果。第一，檔案管理者可以在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中添加管理監(jiān)視子系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)監(jiān)視和管理電子檔案信息存取過程。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的過程中，可以將無線網(wǎng)絡(luò)、智能傳感器以及數(shù)據(jù)庫(kù)檢測(cè)等視為一個(gè)整體性的系統(tǒng)，借助于物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，使系統(tǒng)24小時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行不間斷的監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)安全威脅，系統(tǒng)及時(shí)發(fā)出警報(bào)或者提示，相關(guān)人員對(duì)警報(bào)進(jìn)行分析，并尋找安全隱患，及時(shí)進(jìn)行消除。第二，地勘單位要重視電子檔案管理的有效性，在引入硬件系統(tǒng)的過程中，要做好全面性分析，盡量引進(jìn)與單位發(fā)展相符合的硬件系統(tǒng)，且確保系統(tǒng)有較高的穩(wěn)定性，降低因?yàn)橄到y(tǒng)不匹配而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。第三，要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行中納入防火墻技術(shù)、安全檢測(cè)技術(shù)以及訪問控制技術(shù)等，從多方面多層次對(duì)安全問題進(jìn)行解決。而在數(shù)據(jù)安全上，則要運(yùn)用數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)以及加密技術(shù)等，確保檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的安全性。當(dāng)然，這些技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，離不開地勘單位資金的合理分配，單位要注重在電子檔案管理上分配資金，使新技術(shù)的運(yùn)用和建設(shè)都能夠有足夠的資金支持。

3.有效提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

地勘單位電子檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式，提升了檔案管理的有效性，但是也對(duì)檔案管理者提出了更高的技能要求，這就需要電子檔案管理者加強(qiáng)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。第一，電子檔案管理者要提升自身的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，時(shí)刻明白電子檔案管理的危險(xiǎn)，并及時(shí)對(duì)檔案管理過程進(jìn)行梳理，善于尋找缺陷、發(fā)現(xiàn)問題，并有效對(duì)問題進(jìn)行解決，將風(fēng)險(xiǎn)消滅在搖籃中。第二，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，不斷提升技術(shù)水平。地勘單位檔案管理者還要加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，多學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，借助于新技術(shù)、新手段提升檔案管理的效果。比如，要多學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、防火墻技術(shù)等，通過這些技術(shù)，一方面能夠?qū)n案信息進(jìn)行科學(xué)化管理，提升整體管理的有效性，另一方面還可以充分分析單位各位人員的檔案運(yùn)用需求，并及時(shí)為其推送對(duì)應(yīng)的檔案信息，提升檔案信息的價(jià)值。此外，還可以更好地對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，促進(jìn)整體管理水平的提升。

四、結(jié)語

地勘單位檔案管理的電子化發(fā)展已經(jīng)成為大趨勢(shì)，對(duì)于單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及檔案價(jià)值發(fā)揮都具有十分有利的作用，但是因?yàn)殡娮訖n案管理涉及系列電子技術(shù)的運(yùn)用，所以也面臨著很多風(fēng)險(xiǎn)和不安因素，這就要求單位在開展電子檔案管理之前要做好全面性分析，構(gòu)建科學(xué)的安全管理體系，提升安全管理意識(shí)，并加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新。

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