凌亮昌

（南寧市富誠(chéng)家私有限責(zé)任公司，廣西 南寧 530003）

一、財(cái)務(wù)共享與往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制概述

財(cái)務(wù)共享中心的建立使得財(cái)務(wù)集中到一個(gè)實(shí)體處理，通過(guò)規(guī)?；奶幚肀苊庵貜?fù)勞動(dòng)，并借助地理優(yōu)勢(shì)降低運(yùn)營(yíng)成本，刪減非必要的流程。通過(guò)集中管理能夠?qū)嵤└玫膷徫环蛛x，同時(shí)，不同的財(cái)務(wù)共享中心對(duì)不同的業(yè)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)專業(yè)處理，專業(yè)的分工更有利于提高員工在這專業(yè)領(lǐng)域的工作水平，容易涌現(xiàn)出子模塊的資深專家。

內(nèi)部控制是為了強(qiáng)化管理效果，提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)有章可循，由公司全體員工參與的過(guò)程。財(cái)務(wù)共享中心往來(lái)款項(xiàng)的內(nèi)部控制是以建設(shè)內(nèi)部控制體系為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上明確崗位分工與授權(quán)體系，完善審批流程。往來(lái)款項(xiàng)會(huì)占用企業(yè)的流動(dòng)資金，影響資金的周轉(zhuǎn)，若內(nèi)部控制缺失，可能導(dǎo)致控制流程存在漏洞。為此，財(cái)務(wù)共享中心需要加強(qiáng)對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的管理。

二、財(cái)務(wù)共享中心往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及其成因

1.存在的問(wèn)題

（1）內(nèi)部控制環(huán)境不健全

首先，制度建設(shè)還存在一定問(wèn)題。財(cái)務(wù)共享中心的工作量較大，財(cái)務(wù)分工細(xì)致，大部分財(cái)務(wù)人員都被分配到專業(yè)的崗位，例如僅負(fù)責(zé)收款或僅負(fù)責(zé)付款，共享中心和傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式存在差異，不需要財(cái)務(wù)人員參與到財(cái)務(wù)行為的事前預(yù)測(cè)中。財(cái)務(wù)共享中心對(duì)于財(cái)務(wù)人員的知識(shí)儲(chǔ)備沒(méi)有過(guò)高的要求，也不需要專業(yè)的能力為財(cái)務(wù)決策提供支持，這也使得財(cái)務(wù)共享中心的人員缺乏內(nèi)部控制意識(shí)，不能從宏觀的角度考慮各部門之間的關(guān)系，認(rèn)為內(nèi)部控制僅是為了應(yīng)付高層檢查的工作，導(dǎo)致內(nèi)部控制流于形式[1]。其次，大部分企業(yè)在招聘財(cái)務(wù)共享中心的人員方面，考察的指標(biāo)并不全面，也不對(duì)新入職的員工開展內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致新員工未能形成良好的內(nèi)控意識(shí)。

（2）風(fēng)險(xiǎn)管控不嚴(yán)謹(jǐn)

首先，費(fèi)用抽查制度還存在漏洞。財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)眾多，工作量巨大，在收到流轉(zhuǎn)來(lái)的報(bào)銷清單時(shí)不會(huì)對(duì)金額、物品等進(jìn)行全面的核對(duì)，僅能保證支出在部門預(yù)算內(nèi)，對(duì)各類費(fèi)用進(jìn)行抽查的比例也較低。其次，財(cái)務(wù)核算控制還不到位。沒(méi)有設(shè)置一線的財(cái)務(wù)崗位對(duì)各類往來(lái)款項(xiàng)單據(jù)進(jìn)行初審，雖然減少了財(cái)務(wù)人員的數(shù)量，但是削弱了財(cái)務(wù)管控的效果。同時(shí)，在對(duì)原始憑證審核時(shí)，僅關(guān)注相關(guān)票據(jù)抬頭是否正確，審批是否合規(guī)，費(fèi)用是否超支，而不關(guān)注票據(jù)的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，也沒(méi)有考慮是否存在虛假票據(jù)的情況。

（3）憑證處理不及時(shí)

首先，憑證采用郵寄的方式處理時(shí)間較長(zhǎng)且容易丟失。財(cái)務(wù)共享中心工作量巨大，在處理各分子公司郵寄的單據(jù)時(shí)，可能會(huì)存在損壞或遺漏。當(dāng)票據(jù)損壞或遺漏時(shí)，需要通過(guò)其他方式說(shuō)明，加大了財(cái)務(wù)共享中心工作人員的工作量。其次，往來(lái)款項(xiàng)單據(jù)處理存在嚴(yán)重積壓現(xiàn)象。財(cái)務(wù)共享中心的人員每天都要處理非常多的工作內(nèi)容，業(yè)務(wù)集中時(shí)，短期內(nèi)會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)量激增，積壓的大量的工作難以消化。

（4）內(nèi)部控制活動(dòng)不規(guī)范

首先，業(yè)務(wù)模塊不夠全面。財(cái)務(wù)共享中心為集團(tuán)內(nèi)的各分子公司提供服務(wù)，以便于對(duì)各類單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的審核，但是如果缺乏有效的控制程序，那么就會(huì)影響應(yīng)付賬款的管理效率。同時(shí)，應(yīng)收賬款的管理往往依賴分子公司的實(shí)際執(zhí)行，財(cái)務(wù)共享中心容易疏于對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的管理。其次，員工交接管理不到位。財(cái)務(wù)共享中心的工作相對(duì)單調(diào)，容易產(chǎn)生人員流失的問(wèn)題。在新老員工交接時(shí)如果工作交接不到位，可能導(dǎo)致部分流程處理中斷，這也使得交接工作存在巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)共享中心下企業(yè)的往來(lái)款項(xiàng)雖然能夠受到集團(tuán)總部的管控，但是往來(lái)款項(xiàng)的控制還不到位。比如，企業(yè)對(duì)銷售業(yè)務(wù)的管理制度不夠完善，導(dǎo)致資金在企業(yè)各渠道的流轉(zhuǎn)速度減慢，影響到企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，導(dǎo)致應(yīng)收賬款比重上升，企業(yè)償債風(fēng)險(xiǎn)增加。盡管對(duì)于資金的管理在其他制度中有所體現(xiàn)，例如應(yīng)收賬款管理制度中明確規(guī)定了應(yīng)收賬款對(duì)賬方法，但是只是輕描淡寫地進(jìn)行了規(guī)定，制度的不完善導(dǎo)致制度缺乏約束力和執(zhí)行力。

（5）內(nèi)部信息交流不通暢

首先，內(nèi)部信息溝通存在障礙。比如，應(yīng)付會(huì)計(jì)沒(méi)有及時(shí)處理付款需求，采購(gòu)人員發(fā)出采購(gòu)申請(qǐng)會(huì)堆積，大量的付款申請(qǐng)沒(méi)有及時(shí)處理會(huì)導(dǎo)致延期付款，延期付款不僅會(huì)給相關(guān)業(yè)務(wù)人員開展業(yè)務(wù)帶來(lái)困難，也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。其次，外部信息溝通機(jī)制不暢。應(yīng)付會(huì)計(jì)需要加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通，但是如果和供應(yīng)商的溝通不暢，可能會(huì)影響對(duì)供應(yīng)商的管理，甚至引發(fā)供應(yīng)商終止合作或延期發(fā)貨的風(fēng)險(xiǎn)，不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（6）內(nèi)部監(jiān)督不科學(xué)

目前，部分企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)不到位，大部分財(cái)務(wù)共享中心沒(méi)有制定一套完整的內(nèi)部審計(jì)制度，在執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中也沒(méi)有做到有效的審查，僅是在年底集中進(jìn)行短期的檢查，沒(méi)有將財(cái)務(wù)共享中心的各類工作作為審計(jì)的重點(diǎn)，長(zhǎng)此以往導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)流于形式。

2.存在問(wèn)題的成因分析

首先，企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)過(guò)于片面。內(nèi)部控制是一套完整的體系，但是部分企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的要求，也沒(méi)有摸索出清晰的內(nèi)控制度，導(dǎo)致在往來(lái)款項(xiàng)業(yè)務(wù)中容易存在漏洞和過(guò)失，且難以落實(shí)責(zé)任[2]。其次，崗位設(shè)置存在漏洞。財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)工作有著工作量大、重復(fù)性高的特點(diǎn)，只有每個(gè)崗位相互銜接，才能確保財(cái)務(wù)共享中心的質(zhì)量。大部分企業(yè)集團(tuán)沒(méi)有在分子公司設(shè)立往來(lái)款項(xiàng)財(cái)務(wù)初審崗位，雖然節(jié)約了人力成本，但是無(wú)形中降低了財(cái)務(wù)共享中心的工作效率，不利于財(cái)務(wù)共享中心和當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的溝通與交流。再次，很多企業(yè)沒(méi)有建立審計(jì)團(tuán)隊(duì)，沒(méi)有通過(guò)審計(jì)人員分析往來(lái)款項(xiàng)中的各類風(fēng)險(xiǎn)，也沒(méi)有列出風(fēng)險(xiǎn)管控清單，沒(méi)有對(duì)內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行自查與整改，不利于內(nèi)部控制體系的完善。

三、財(cái)務(wù)共享中心往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制改進(jìn)建議

1.改善控制環(huán)境

首先，要在分子公司當(dāng)?shù)卦O(shè)立財(cái)務(wù)初審。財(cái)務(wù)共享中心輻射的區(qū)域較廣，企業(yè)業(yè)務(wù)量較多時(shí)應(yīng)該單獨(dú)設(shè)置財(cái)務(wù)初審崗位，確保財(cái)務(wù)初審人員與當(dāng)?shù)毓具M(jìn)行溝通，提高工作效率，并制定統(tǒng)一的規(guī)范，由系統(tǒng)篩掉部分低風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的復(fù)審，實(shí)施有效的監(jiān)督。其次，執(zhí)行業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人首簽制度。往來(lái)款項(xiàng)的內(nèi)部控制不僅是財(cái)務(wù)部門的工作，還需要各部門的配合，這就要求集團(tuán)制定內(nèi)控方針，各部門確保各類經(jīng)濟(jì)審批事項(xiàng)真實(shí)準(zhǔn)確。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)本部門的各類費(fèi)用進(jìn)行定期檢查，緩解財(cái)務(wù)共享中心的審核壓力。

2.加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的改進(jìn)

首先，規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)。財(cái)務(wù)共享中心要建立完善的控制系統(tǒng)，風(fēng)險(xiǎn)管理項(xiàng)目組應(yīng)該由風(fēng)險(xiǎn)管理部門的人員組成，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心各模塊內(nèi)部控制體系的完善。其次，完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，集團(tuán)要遵循戰(zhàn)略目標(biāo)和企業(yè)短期目標(biāo)，以風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別為基礎(chǔ)，對(duì)確定的各類風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)分析。財(cái)務(wù)共享中心要保障往來(lái)款項(xiàng)的內(nèi)控質(zhì)量，就需要理清各類內(nèi)外的風(fēng)險(xiǎn)因素與企業(yè)的承受能力，對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)要素進(jìn)行定量分析，并以分析結(jié)果作為對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的依據(jù)。

3.優(yōu)化內(nèi)部控制活動(dòng)

首先，要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理。財(cái)務(wù)共享中心要建立有效的應(yīng)收賬款管控系統(tǒng)，樹立財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí)，確保內(nèi)部控制有效的執(zhí)行。比如，健全應(yīng)收賬款模塊，要求款項(xiàng)相關(guān)人員對(duì)內(nèi)控政策充分了解，掌握內(nèi)部控制的各類信息，對(duì)違反政策的行為加大處罰，通過(guò)批評(píng)罰款、停止合作等方式處罰，形成一套可執(zhí)行的內(nèi)控體系。其次，完善財(cái)務(wù)人員的交接制度。財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部應(yīng)該制定輪崗制度，以便有人員不能到崗或離崗時(shí)能夠及時(shí)補(bǔ)充其崗位，同時(shí)在崗位調(diào)動(dòng)時(shí)需要對(duì)工作交接加強(qiáng)監(jiān)督。最后，完善采購(gòu)控制。對(duì)采購(gòu)涉及的相關(guān)員工要讓其接受會(huì)計(jì)知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)也需要加強(qiáng)審核，避免由于審核延后導(dǎo)致付款時(shí)間滯后。

4.強(qiáng)化內(nèi)部信息溝通

企業(yè)要拓寬信息共享的渠道，加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識(shí)宣傳的工作，要求相關(guān)人員理解政策并定期組織培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中，要求財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)溝通。同時(shí)，各模塊的財(cái)務(wù)人員還需要加強(qiáng)和外部供應(yīng)商的溝通，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息的有效共享。

5.完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

首先，要設(shè)置內(nèi)部稽核體系。內(nèi)部稽核崗位隸屬于財(cái)務(wù)共享中心領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)發(fā)現(xiàn)往來(lái)款項(xiàng)業(yè)務(wù)的漏洞，并探索解決方案，查看內(nèi)部控制的執(zhí)行狀況與內(nèi)部控制是否有落實(shí)，從而規(guī)范往來(lái)款項(xiàng)業(yè)務(wù)的各類問(wèn)題。其次，要完善自我評(píng)價(jià)制度。企業(yè)在內(nèi)部審計(jì)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，將內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和內(nèi)部控制評(píng)價(jià)分為兩組分別加以評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)的結(jié)果反饋至管理層，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以考核。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，不少企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式都在轉(zhuǎn)型，對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，其分子公司眾多，財(cái)務(wù)共享中心的模式已成為統(tǒng)一管理往來(lái)款項(xiàng)的趨勢(shì)。在財(cái)務(wù)共享中心下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)獨(dú)立運(yùn)作，不與管理會(huì)計(jì)混淆。在這一背景下如何通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)的內(nèi)部控制體系，是集團(tuán)健全財(cái)務(wù)管理制度的重要議題，也受到了越來(lái)越多企業(yè)管理者的關(guān)注。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制的研究，從而改善企業(yè)管理水平。