蔡志福

(廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東廣州 510515)

一、項(xiàng)目背景

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不適應(yīng)政府辦公業(yè)務(wù)的需求，政府內(nèi)部的公文審批周期較長(zhǎng)，信息化建設(shè)水平相對(duì)滯后，急需開展信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)。但在信息化系統(tǒng)的項(xiàng)目管理過(guò)程中存在諸多問題，其中非常突出的是范圍管理問題，即在項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中客戶難以界定其項(xiàng)目建設(shè)范圍，致使出現(xiàn)弊端：一是范圍管理計(jì)劃制定不合理或在實(shí)施過(guò)程中未能嚴(yán)格按照實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行管理；二是項(xiàng)目的范圍定義不清晰，需求分析和調(diào)研工作不到位，導(dǎo)致收集需求不夠明確。比如，客戶對(duì)軟件系統(tǒng)的功能沒有給出明確的需求，開發(fā)方按照自己的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行開發(fā)，導(dǎo)致產(chǎn)品功能跟用戶需求不一致；三是缺少范圍確認(rèn)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目的需求變更流程不規(guī)范，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中隨意變更，沒有按照變更流程執(zhí)行，造成無(wú)規(guī)可依，缺乏有效控制，導(dǎo)致范圍蔓延；四是項(xiàng)目范圍控制存在問題，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中缺乏對(duì)其過(guò)程的有效監(jiān)控，缺乏與甲方有效的溝通，缺乏對(duì)可交付成果的階段性驗(yàn)收。在項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中出現(xiàn)的問題未被發(fā)現(xiàn)和及時(shí)處理，導(dǎo)致驗(yàn)收環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)問題，造成項(xiàng)目延期[1]。

因此，在項(xiàng)目管理中需要對(duì)范圍管理進(jìn)行精確界定，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程動(dòng)態(tài)確認(rèn)范圍，是亟待提升項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量、改善項(xiàng)目管理效果的重要舉措，在此，本文提出范圍管理的優(yōu)化路徑，并以政府信息化項(xiàng)目建設(shè)案例進(jìn)行分析，以為項(xiàng)目管理中的范圍管理提供具有實(shí)踐參考意義的研究成果。

二、范圍管理定義及認(rèn)識(shí)

項(xiàng)目范圍（Scope）是指為了達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，交付具有某種特質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，項(xiàng)目所規(guī)定要做的工作。項(xiàng)目范圍管理（Scope Management）是指要做范圍內(nèi)的工作，而且只做范圍內(nèi)的工作。

項(xiàng)目范圍管理是軟件項(xiàng)目管理的重要組成部分。每一個(gè)項(xiàng)目都有范圍，項(xiàng)目范圍規(guī)定了項(xiàng)目完成的特定產(chǎn)品所要具有的功能，同時(shí)范圍管理規(guī)定了該項(xiàng)目應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，它界定了項(xiàng)目的邊界。對(duì)于項(xiàng)目范圍之內(nèi)的工作，要保質(zhì)保量完成，做好項(xiàng)目的范圍管理，有助于項(xiàng)目在進(jìn)度、成本、人力資源的規(guī)定內(nèi)完成，更有助于項(xiàng)目的順利完成交付[2]。

三、信息系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理優(yōu)化路徑

項(xiàng)目范圍管理包含達(dá)到項(xiàng)目成功所必須完成的工作。它包括五個(gè)子過(guò)程：范圍計(jì)劃的編制、范圍定義、分解WBS、范圍的確認(rèn)和范圍的控制，下面結(jié)合該項(xiàng)目分析在實(shí)施過(guò)程中如何做好范圍管理。

（一）規(guī)劃范圍管理，為后續(xù)工作提供指導(dǎo)

規(guī)劃范圍管理是編制項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃。規(guī)劃范圍管理的主要作用是在整個(gè)項(xiàng)目管理中對(duì)如何管理項(xiàng)目范圍提供指南和方向，該過(guò)程是項(xiàng)目范圍管理的第一步。建設(shè)方、相關(guān)專家和干系人，根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程、事業(yè)環(huán)境因素和組織過(guò)程資產(chǎn)等相關(guān)資料和文檔，召開會(huì)議，根據(jù)合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)范圍管理計(jì)劃和需求管理計(jì)劃進(jìn)行相關(guān)討論，會(huì)中得到初步的范圍管理計(jì)劃和需求管理計(jì)劃，其中范圍管理計(jì)劃的內(nèi)容包括根據(jù)合同和標(biāo)準(zhǔn)制定項(xiàng)目范圍說(shuō)書，創(chuàng)建WBS，并維護(hù)WBS，制定好范圍說(shuō)明書和WBS后由客戶和公司高層批準(zhǔn)。對(duì)變更嚴(yán)格按照變更流程處理。需求管理計(jì)劃的內(nèi)容是制定好規(guī)劃、跟蹤和匯報(bào)各種需求活動(dòng)，在需求管理中需要的人力、需求調(diào)查表格等相關(guān)資料和資源，根據(jù)合同和標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格管理需求，建立好需求跟蹤矩陣和配置管理。會(huì)議結(jié)束后，整理歸納會(huì)議內(nèi)容，把范圍管理計(jì)劃和需求管理計(jì)劃上報(bào)客戶和公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)其批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目管理辦公室通知相關(guān)干系人[3]。

（二）收集好需求，為項(xiàng)目順利開展奠定好基礎(chǔ)

收集需求是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)而確定、記錄和管理干系人的需要和需求的過(guò)程。收集需求主要作用是定義和管理項(xiàng)目范圍。建設(shè)方、相關(guān)專家和干系人，根據(jù)項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃、需求管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程、干系人名冊(cè)、干系人管理計(jì)劃、事業(yè)環(huán)境因素和組織過(guò)程資產(chǎn)等相關(guān)資料和文檔，召開會(huì)議，根據(jù)合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，雙方采取面對(duì)面交流、發(fā)放調(diào)查問卷的方法收集用戶需求。會(huì)后，記錄該會(huì)議內(nèi)容，做好項(xiàng)目文件更新。由于項(xiàng)目時(shí)間緊迫，通過(guò)項(xiàng)目管理辦公室通知相關(guān)科室的負(fù)責(zé)人，希望客戶通力合作和協(xié)調(diào)，完成好項(xiàng)目的需求收集，同時(shí)安排好人員做好調(diào)查問卷填表工作。在做好收集需求準(zhǔn)備工作后，與團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)干系人分別進(jìn)入各個(gè)科室，與科室領(lǐng)導(dǎo)及人員進(jìn)行面對(duì)面交流，通過(guò)發(fā)放調(diào)查問卷表，并解答用戶的疑問和需求，協(xié)助用戶填寫好調(diào)查問卷表。隨后，建設(shè)方對(duì)調(diào)查問卷表按照合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分類總結(jié)，并進(jìn)行配置管理，做好需求文件和需求跟蹤矩陣[4]。

（三）定義項(xiàng)目范圍，明確工作目標(biāo)（需求），防止范圍蔓延

定義范圍是制定項(xiàng)目和產(chǎn)品詳細(xì)描述的過(guò)程。定義范圍主要作用是明確所收集用戶的需求，哪些是包含和不包含在項(xiàng)目范圍內(nèi)，從而明確產(chǎn)品的功能要求及服務(wù)。建設(shè)方公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)專家、財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)干系人，根據(jù)合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，需求文件，項(xiàng)目管理計(jì)劃等相關(guān)資料，制定好范圍說(shuō)明書，其內(nèi)容是：以公文審批、信息管理、休假管理、人事管理、事務(wù)管理等功能模塊信息管理系統(tǒng)，符合湖財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，滿足合同要求的服務(wù)宗旨。以軟件生命周期（分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施和運(yùn)營(yíng)維護(hù)）創(chuàng)建WBS和WBS詞典。如因碰到政策和其他原因引起的變更，雙方通過(guò)會(huì)議商討。會(huì)議整理好范圍說(shuō)明書，上報(bào)客戶和建設(shè)方高層，經(jīng)其批準(zhǔn)后，納入基線管理。

（四）創(chuàng)建WBS，提供結(jié)構(gòu)化的視圖，更好地明確工作人員及職責(zé)

創(chuàng)建WBS是將項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較少的，易于管理的過(guò)程，其作用是對(duì)所交付的內(nèi)容提供一個(gè)結(jié)構(gòu)化的視圖。在創(chuàng)建WBS中，建設(shè)方和所有干系人根據(jù)合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、范圍管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，需求文件和相關(guān)文件資料，召開會(huì)議，按照表格型，自上而下的方法對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行分解細(xì)化，項(xiàng)目分為接口開發(fā)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集，系統(tǒng)培訓(xùn)，系統(tǒng)安裝及測(cè)試，系統(tǒng)聯(lián)調(diào)，新老系統(tǒng)切換，新系統(tǒng)上線和運(yùn)用維護(hù)這個(gè)8個(gè)重要里程碑。按8/80小時(shí)來(lái)安排活動(dòng)時(shí)間，根據(jù)項(xiàng)目合同要求設(shè)定好里程碑，制定好控制賬戶、規(guī)劃包和活動(dòng)包，安排好每個(gè)活動(dòng)包的負(fù)責(zé)人，分派人員，確定其職責(zé)，負(fù)責(zé)專人監(jiān)理和協(xié)調(diào)外包的工作，創(chuàng)建了WBS詞典。會(huì)中經(jīng)所有干系人共同完成和確認(rèn)WBS和WBS詞典，經(jīng)批準(zhǔn)后，把批準(zhǔn)的范圍說(shuō)明書、WBS和WBS詞典作為范圍基準(zhǔn)，納入基線管理。會(huì)后總結(jié)會(huì)中內(nèi)容，整理好文檔，由項(xiàng)目管理辦公室把范圍基準(zhǔn)文件發(fā)放給所有干系人[5]。

（五）確認(rèn)范圍，為項(xiàng)目正式驗(yàn)收做好準(zhǔn)備

確認(rèn)范圍是正式驗(yàn)收項(xiàng)目已完成的可交付成果的過(guò)程，其主要作用是使驗(yàn)收過(guò)程具有客觀性。在確認(rèn)范圍過(guò)程中，根據(jù)WBS中里程碑的交付時(shí)間為范圍確認(rèn)、會(huì)議召開和驗(yàn)收的時(shí)間，根據(jù)里程碑檢查項(xiàng)目進(jìn)度和成本績(jī)效，根據(jù)合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)驗(yàn)收可交付物成果，然后制定好項(xiàng)目文件，交予建設(shè)方和財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后由項(xiàng)目管理辦公室把批準(zhǔn)的文件發(fā)放給相關(guān)干系人。客戶根據(jù)建設(shè)方確認(rèn)范圍的項(xiàng)目文件、合同和財(cái)政局信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，審核建設(shè)方活動(dòng)和文件，確認(rèn)是否完成了范圍基準(zhǔn)中的所有活動(dòng)，及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急計(jì)劃。

（六）控制范圍，維護(hù)項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)

在控制范圍過(guò)程中積極與干系人進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。在遇到變更時(shí)，按照變更流程處理變更。其過(guò)程是：當(dāng)事人提交變更申請(qǐng)，建設(shè)方與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)初步審查和論證，提交CCB審查，經(jīng)其批準(zhǔn)后通知所有干系人，建設(shè)方和當(dāng)事人在實(shí)施變更過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)控，評(píng)估變更效果，判斷變更發(fā)生后的項(xiàng)目是否進(jìn)入正常軌道。在變更過(guò)程中，通過(guò)影響導(dǎo)致變更的因素向有利的方向發(fā)展，判斷變更是否已經(jīng)發(fā)生，變更發(fā)生時(shí)管理實(shí)際的變更，確保所有被請(qǐng)求的變更，按照項(xiàng)目變更流程過(guò)程來(lái)處理。這些做法，能使建設(shè)方的項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序[6]。

四、案例分析

某財(cái)政局迫切需要在單位內(nèi)部和分局之間實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息資源共享。因此，財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)決定公開招標(biāo)采購(gòu)財(cái)政局信息管理系統(tǒng)。2017年5月招標(biāo)會(huì)中服務(wù)商以優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)和價(jià)格中標(biāo)該項(xiàng)目，隨著雙方簽訂合同，項(xiàng)目合同金額為800萬(wàn)元，建設(shè)總工期為12個(gè)月。整個(gè)信息系統(tǒng)的功能模塊包括：公文審批、信息管理、休假管理、人事管理、事務(wù)管理的等功能模塊。

在該信息系統(tǒng)的項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，服務(wù)器采用聯(lián)想高性能x3850 x6機(jī)架式服務(wù)器，操作系統(tǒng)采用Windows Server2012服務(wù)器版。該信息系統(tǒng)基于ASP架構(gòu)，采用ASP語(yǔ)言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用sql server 2012。項(xiàng)目的組織架構(gòu)，架構(gòu)師1人，開發(fā)組10人，測(cè)試組2人，實(shí)施人員5名。在該項(xiàng)目的范圍管理中，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況，對(duì)規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS，確認(rèn)范圍和控制范圍等過(guò)程進(jìn)行重點(diǎn)管理[7]。

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組全體成員的努力，財(cái)政局信息系統(tǒng)在2018年5月中旬圓滿完成了該項(xiàng)目的驗(yàn)收，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，比規(guī)定合同期提前完成?；仡櫹嚓P(guān)范圍管理的過(guò)程，項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于服務(wù)方在項(xiàng)目范圍管理中積極溝通和協(xié)調(diào)、定期召開會(huì)議，實(shí)時(shí)收集工作績(jī)效數(shù)據(jù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

本文以某財(cái)政局的信息化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目為案例，分析項(xiàng)目管理中范圍管理存在的問題，針對(duì)范圍管理的概念范疇，提出了優(yōu)化范圍管理的路徑，該路徑包括規(guī)劃范圍管理、收集好需求、定義項(xiàng)目范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍等六個(gè)步驟，有關(guān)研究可以為實(shí)際項(xiàng)目管理工作提供清晰及可行的參考。