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1 檔案信息化概述

1.1 檔案

作為世界經(jīng)濟和時代與社會發(fā)展的強力支撐與基礎，信息技術已蔓延到世界各個角落，而檔案作為人類生產(chǎn)生活發(fā)展的重要結晶，也是不同行業(yè)生產(chǎn)工作的一手資料，對于各行業(yè)未來發(fā)展的方案制定與規(guī)劃具有重要意義，應盡快推動檔案管理信息化建設。

1.2 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領域可持續(xù)發(fā)展的核心構成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學，應盡快轉變人工檔案管理形式，轉為信息化管理方式[1]。

2 檔案管理信息化的優(yōu)點

2.1 有利于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復雜而且速度較慢，因為輸入與管理檔案信息全部需要人力，人難免會出現(xiàn)一些錯誤，導致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?，F(xiàn)代信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化。只需要在計算機上輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力和財力。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和準確性，同時由于檔案管理工作對于用筆以及筆跡有著嚴格地要求，因此對于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；因此檔案管理工作的信息化進程，可以有效地提高檔案管理工作資料搜集、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員地辦公效率。

2.2 資源共享更加方便和快捷

新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，因為檔案管理是紙質的，查閱不方便，沒法進行資源共享，并且檔案管理的內容不可以復制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復雜。傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門將現(xiàn)有的檔案進行系統(tǒng)管理，并且不斷提高管理系統(tǒng)的完善性，同時將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡實現(xiàn)資源的共享。

2.3 信息保存更加持久穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質檔案，隨著時間的增加，紙質保存起來比較困難，一定時間后還需要修復，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機網(wǎng)絡的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制[2]。

2.4 增加檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案進行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補救比較困難，而計算機網(wǎng)絡的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機管理也提高了信息的安全性。

3 檔案管理理念創(chuàng)新

3.1 健全檔案信息管理制度

檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標準，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。隨著社會發(fā)展的逐步完善，同時還要根據(jù)不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。

3.2 提高檔案管理意識和水平

當前很多檔案工作人員對檔案管理工作不重視，敷衍塞責，這就出現(xiàn)了許多檔案管理問題。因此，檔案管理人員要加強管理的意識，認真細心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準確，整理檔案時要仔細裝訂、分類和收藏。還要對檔案管理人員進行專門培訓，以提高管理能力，用更加先進的手段和認真負責的態(tài)度從事檔案管理工作。

3.3 加強信息管理的安全性

檔案信息管理的安全性是進行檔案管理最需要保障的關鍵問題，因此必須從各個環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的責任感，工作細心認真。其次，對信息管理進行安全保護，實施檔案數(shù)據(jù)備份，設立防火墻和查閱檔案進行身份認證等措施，要訓練提高管理人員網(wǎng)絡安全防護的能力[3]。

3.4 利用新技術推進管理創(chuàng)新

現(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術保障，只有利用先進的技術，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進的管理設備，保證其質量水平。要盡快設計出來進行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯(lián)系，利用計算機集成技術，加大計算機的存儲容量。技術的發(fā)展是檔案信息化進程的基礎，沒有技術的支撐檔案的信息化進程只是空話，同時為了能夠保障檔案信息化的進程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術的進步來減少電磁的干擾，同時技術人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的融合程度，同時檔案管理軟件的安全性也是軟件開發(fā)人員需要重點研究的方向，提高信息的綜合開發(fā)能力，促進檔案管理工作的效率。