劉淵

摘要：人事工作的開(kāi)展是以企業(yè)人事檔案工作作為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)、獎(jiǎng)懲情況等各方面工作信息進(jìn)行記錄，這是人事部門選拔和利用人才的根據(jù)，與職工退休、養(yǎng)老保險(xiǎn)等待遇有關(guān)。確保企業(yè)人事檔案管理的具體性、有效性，是能夠被利用的基礎(chǔ)，提升企業(yè)人事檔案管理水平勢(shì)在必行。目前企業(yè)人事管理工作仍存在諸多不足，迫切需要強(qiáng)化企業(yè)人事檔案審核工作，提升檔案審核工作的管理水平，推動(dòng)企業(yè)人事工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;人力資源開(kāi)發(fā)

引言

人事檔案是真實(shí)記載企業(yè)個(gè)人經(jīng)歷、反映其政治思想與工作能力的重要資料，也是制定人事工作決策的核心參考依據(jù)。但通過(guò)分析與觀察當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理與利用的落實(shí)成效，可以發(fā)現(xiàn)存在個(gè)別創(chuàng)新思想落后與管理利用不規(guī)范等問(wèn)題。要推進(jìn)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展、資料信息得以充分利用，應(yīng)對(duì)人事檔案的管理特點(diǎn)予以正確認(rèn)識(shí)，積極尋求針對(duì)性的改進(jìn)措施。

1企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1人事檔案管理的重要性

人事檔案管理為人力資源管理提供信息基礎(chǔ)。人事檔案掌握員工的基本信息，通過(guò)對(duì)基本情況的了解，可以有效定位員工的個(gè)人素養(yǎng)與工作能力，以此為依據(jù)對(duì)其工作表現(xiàn)、業(yè)績(jī)能力加以評(píng)估歸檔，有效的信息歸納模式，為人力資源的管理打下基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2人事檔案管理的提升方式

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全管理機(jī)制體系，加強(qiáng)企業(yè)高管對(duì)這項(xiàng)工作的重視，建立責(zé)任制制度，建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度，完善體制系統(tǒng)的規(guī)范性、合理性。引進(jìn)最新技術(shù)，在企業(yè)設(shè)置專門的人才以及技術(shù)的專項(xiàng)資金，配備專業(yè)的新型設(shè)備，提升信息管理的技術(shù)化，利用信息庫(kù)準(zhǔn)確便捷的對(duì)信息進(jìn)行優(yōu)化，提升信息的實(shí)效性，更加高效便捷的處理信息。提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)專職人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要提升管理人員的專業(yè)水平，采用季末考核制度，對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，力求在企業(yè)內(nèi)部建立一支優(yōu)質(zhì)的隊(duì)伍。

2企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題

2.1意識(shí)觀念陳舊

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，不管是事業(yè)單位的工作人員，還是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身的理念，不能固守自己的傳統(tǒng)思想，這樣就會(huì)直接影響檔案信息的安全性和高效性。而事業(yè)單位人事檔案管理本身就存在特殊性，很多工作人員在檔案管理中都缺乏足夠的重視，所以管理理念較為陳舊，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效發(fā)展。

2.2檔案審核機(jī)制不健全，責(zé)任監(jiān)督不嚴(yán)

企業(yè)檔案信息失真的主要原因就是檔案審核機(jī)制不健全、責(zé)任監(jiān)督落實(shí)不到位。檔案管理部門沒(méi)有建立檔案材料長(zhǎng)效機(jī)制，缺乏對(duì)檔案管理的事前風(fēng)險(xiǎn)防控，導(dǎo)致難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理問(wèn)題。

2.3檔案信息化建設(shè)滯后，檔案信息共享性差

檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有待提高，現(xiàn)階段存在的問(wèn)題：不能與職稱評(píng)審、人才考察、選拔任用、人才流動(dòng)有機(jī)結(jié)合。

3企業(yè)人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)策略

3.1增加檔案審核的重視程度

企業(yè)檔案審核工作工作量大且具有很強(qiáng)的專業(yè)性，涉及廣泛的內(nèi)容，在工作時(shí)要深入開(kāi)展審核工作，審核部門要建立有關(guān)的審核小組，審核企業(yè)檔案的組員由部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員構(gòu)成，定期舉辦報(bào)告會(huì)，匯報(bào)審核工作，總結(jié)在審核過(guò)程中存在的不足，提出有關(guān)的建議，使今后工作能夠順利進(jìn)行。要落實(shí)審核工作，制度、責(zé)任、人員要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。建立適合的審核制度和有關(guān)的考察制度，審核的條件流程要清楚明了，使審核更加標(biāo)準(zhǔn)[1]。

3.2完善人事檔案管理機(jī)制

首先，建立健全人事檔案管理制度。這是事業(yè)單位人事檔案管理得以有效進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。相關(guān)單位在制定這個(gè)制度的時(shí)候，應(yīng)該基于我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，讓制度能夠更加科學(xué)、合理，具有人性化色彩，這樣才能夠保證整個(gè)檔案管理工作得以順利進(jìn)行。比如，針對(duì)檔案的收集、分類、整理、錄入等工作，都應(yīng)該有一個(gè)明確的規(guī)章制度，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行合理指導(dǎo)和規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，關(guān)于檔案的借閱也應(yīng)該有明確的規(guī)章制度，要規(guī)范檔案借閱的一個(gè)流程，讓檔案的借閱能夠有章可循，有法可依。并且針對(duì)于檔案的信息化，還應(yīng)該制定一個(gè)保護(hù)制度、保密制度，由內(nèi)而外地約束相關(guān)工作人員，這樣才能夠讓檔案得以更加有效管理。其次，完善人事檔案信息化管理機(jī)制。比如，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，適時(shí)完善事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，讓信息化檔案得以建設(shè)和儲(chǔ)存，進(jìn)而保證檔案管理的信息化發(fā)展。此外，相關(guān)部門還應(yīng)該不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行不斷分類和整理，讓借閱工作更加高效。最后，注重保密制度的完善。這與信息化安全制度建設(shè)不同，其實(shí)是從一個(gè)微觀的角度著手，對(duì)整個(gè)檔案的保密工作進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，制定相關(guān)的制度，以此從工作人員著手，在源頭上保證檔案的安全管理[2]。

3.3改善人事檔案管理的對(duì)策

提升企業(yè)管理水平，加強(qiáng)公司內(nèi)部人力資源檔案的管理。在企業(yè)管理過(guò)程中，將人力資源管理擺在重要的位置，從人員出發(fā)，抓緊公司發(fā)展以人為本的重要依據(jù)，將人事管理工作，細(xì)化進(jìn)行分工，確保人力資源工作的合理性完整性，提升公司整體的管理水平。保護(hù)檔案信息安全，人事檔案信息，是了解員工的首要途徑，而確保員工個(gè)人信息安全，也是對(duì)公司信息安全的保障，有助于整合人員信息，全方位助力企業(yè)的發(fā)展。提高人員綜合素質(zhì)，對(duì)于人事檔案管理的員工，要多層次的進(jìn)行了解，不止在檔案工作中體現(xiàn)一面，而是要同時(shí)了解綜合素質(zhì)的各個(gè)方面，使得檔案管理工作更加的全面[3]。

3.4重視企業(yè)檔案管理

面對(duì)檔案管理“雙軌制”模式的發(fā)展，事業(yè)單位必須重視檔案信息化的建設(shè)。把企業(yè)檔案安全保密防護(hù)體系納入本單位指揮自動(dòng)化建設(shè)和信息安全防護(hù)建設(shè)的大系統(tǒng)之中統(tǒng)一規(guī)劃，運(yùn)用多種技術(shù)手段，消除各種隱患，要利用檔案管理系統(tǒng)增強(qiáng)檔案信息的共享性[4]。

3.5加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的收集

收集企業(yè)材料并加以補(bǔ)充，不僅是企業(yè)檔案管理工作的重要部分，也是審核工作核心和困難之處。由于很多單位檔案管理工作比較零散，使收集工作難以開(kāi)展。因此，迫切需要加強(qiáng)收集工作，完善企業(yè)人事檔案。一是成立企業(yè)檔案信息聯(lián)絡(luò)小組。業(yè)務(wù)嫻熟的人員才能擔(dān)任檔案信息聯(lián)絡(luò)員，對(duì)審核中對(duì)存在的不足進(jìn)行溝通。查補(bǔ)不完整的檔案，對(duì)收集材料存在的不足，共同進(jìn)行商榷。二是多種形式收集材料。收集檔案材料要通過(guò)多種方式才能確保材料的完整，利用定向收集法，直接去缺少材料的單位收集，對(duì)材料進(jìn)行補(bǔ)充。利用定點(diǎn)收集法，對(duì)已經(jīng)完成的檔案資料進(jìn)行有效溝通，使檔案材料能夠及時(shí)收集。利用跟蹤收集法這樣的方法，主要是對(duì)調(diào)動(dòng)企業(yè)對(duì)進(jìn)行審核，補(bǔ)全檔案資料。利用上門收集法，對(duì)上報(bào)不積極的單位主動(dòng)審核，讓有關(guān)部門相互配合，保證檔案資料的完整。三是確保檔案資料真實(shí)有效。

結(jié)束語(yǔ)

隨著區(qū)域經(jīng)濟(jì)集團(tuán)化、全球化和信息化建設(shè)的快速發(fā)展，企業(yè)人事管理模式出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后性，必須轉(zhuǎn)變管理模式，加快企業(yè)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，提高管理開(kāi)發(fā)利用效率。順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，健全相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度和法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，保障檔案信息安全，提高管檔人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理向管理開(kāi)發(fā)利用的方向快速邁進(jìn)[5]。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張淑偉.大數(shù)據(jù)時(shí)代的人事檔案管理工作[J].大陸橋視野，2021（08）：96+99.