劉暢

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)單位也得到了高速的發(fā)展，在企業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，其中檔案管理是最為重要的一個(gè)管理工作，由于企業(yè)單位本身的檔案數(shù)量非常多，且許多檔案涉及的信息又較為隱秘，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足現(xiàn)狀，因此基于這樣的背景下，企業(yè)單位需要增強(qiáng)和提升檔案管理的建設(shè)來(lái)滿足當(dāng)下企業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、引言

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)社會(huì)無(wú)論是從制度上還是政策上亦或是人們的生活、工作模式上都發(fā)生了巨大的變化，其中，企業(yè)單位也發(fā)生了較大的變化，尤其是在辦公模式上。現(xiàn)在，由于企業(yè)單位的檔案通常較多，且私密性較高，種類較多，檔案管理是企業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)至關(guān)主要的工作。檔案管理或管理問(wèn)題，都會(huì)給企業(yè)單位帶來(lái)巨大的損失和隱患，因此為了更好的做好企業(yè)單位的檔案管理工作，我們一定要對(duì)檔案管理工作實(shí)行改革以及優(yōu)化，從而滿足企業(yè)單位的良好發(fā)展。

二、提升企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)信息化檢索

在當(dāng)前企業(yè)信息化蓬勃發(fā)展的背景下，如何結(jié)合現(xiàn)代信息科技手段迅速地找到最有價(jià)值的信息，已然成為了制約企業(yè)單位發(fā)展的最主要原因。在信息化發(fā)展的時(shí)代，通過(guò)提升信息檢索的能力，不但可以有效提升企業(yè)單位的實(shí)際工作能力和管理工作成效，還可以從根本上提升其他企業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量。就傳統(tǒng)形式而言，企業(yè)檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)信息檢索過(guò)程面臨著一定的管理效能問(wèn)題，因此結(jié)合現(xiàn)代信息化發(fā)展的管理方法，可以極大提升企業(yè)檔案信息檢索的實(shí)際效能與管理工作能力。從整體的視角分析來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理更多的是在數(shù)字化管理系統(tǒng)的模式下，通過(guò)結(jié)合電力設(shè)備和媒體技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索的管理工作，以便于管理人員根據(jù)自身需要檢索相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。另外，也能夠迅速檢索出所有符合條件的信息，同時(shí)借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，計(jì)算數(shù)據(jù)信息的搜索速率，從而能夠以最快的速率為用戶提供有關(guān)數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而提升了數(shù)據(jù)的利用效果。

（二）優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境。

就我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)單位的檔案管理工作情況而言，由于檔案管理的主要對(duì)象依然為紙面資料檔案，在資料保存過(guò)程和實(shí)際檔案管理工作過(guò)程中，還是具有相當(dāng)?shù)睦щy。但隨著信息時(shí)代的逐漸發(fā)展，信息化建設(shè)理念的產(chǎn)生對(duì)企業(yè)單位的變革與創(chuàng)新也提出了更高的要求，通過(guò)電子檔案信息的記錄可以有效節(jié)省人員的時(shí)間，從而減少了作業(yè)數(shù)量，最大化提高了工作能力與效率。信息化檔案數(shù)據(jù)的管理，改變了傳統(tǒng)工作中人員對(duì)紙質(zhì)資源的依賴性，減少了外部環(huán)境因素對(duì)紙質(zhì)材料的現(xiàn)實(shí)影響，從而擴(kuò)大了資料保存的空間，有效節(jié)省了紙張資源的保存成本。

三、企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

（一）有利于永久保存檔案信息

企業(yè)單位的檔案管理工作主要是對(duì)檔案的信息實(shí)行管理，并將這些信息分類統(tǒng)計(jì)好，永久的保存下來(lái)。因此這部分工作對(duì)于員工的細(xì)心程度以及工作的認(rèn)真程度的考驗(yàn)非常的高，但是傳統(tǒng)的紙張檔案管理模式卻做不到這一點(diǎn)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙張檔案管理模式極易受到外界的因素的干擾，如火災(zāi)等自然災(zāi)害，就會(huì)使得檔案發(fā)生損毀。而如今的檔案信息化后，就能夠使得檔案中的資料至少能夠不受到自然災(zāi)害的威脅，能夠?qū)n案中的資料更好的保存下來(lái)，后期實(shí)行檔案的查找也是極其的方便的。

（二）有利于更便捷地查找檔案信息

在企業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，通過(guò)檔案信息化管理能夠更方便地查詢檔案，而相對(duì)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理比較繁瑣，由于傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)是依靠紙張記錄，整理裝訂成檔案的，雖說(shuō)是分類規(guī)劃，但如果要查找起來(lái)，所需翻閱的檔案就較多，所用時(shí)間也較長(zhǎng)，但是當(dāng)前的檔案信息化管理后，檢索起來(lái)就會(huì)相對(duì)的簡(jiǎn)便，同時(shí)提升了檔案管理工作者的工作效率。

四、企業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然如今企業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)漸漸的從紙質(zhì)的管理模式轉(zhuǎn)化成了信息化的管理模式，但還是存在著不少的問(wèn)題需要我們的關(guān)注和解決。

（一）檔案管理信息化重視程度有待增強(qiáng)

現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視度都較低，且也意識(shí)不到檔案管理工作的重要性，不愿意為該類崗位投入資金、人力和時(shí)間，因此即使其他行政部門都能隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷發(fā)展，但是檔案管理工作也依然是停滯不前，這些原因都是導(dǎo)致檔案管理工作在推進(jìn)信息化建設(shè)的道路存在一定阻礙的原因。此外，在企業(yè)單位的檔案管理工作中，由于還未清晰當(dāng)前信息化檔案管理對(duì)于降低傳統(tǒng)檔案管理成本的意義，因此目前大部分企業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)企業(yè)單位的信息化檔案管理推進(jìn)存在較大的阻礙作用。

（二）檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃不合理、不科學(xué)

在企業(yè)單位的檔案管理工作中，由于對(duì)該工作沒(méi)有做好統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃，因此就目前情況來(lái)看，該工作仍然缺少一定的科學(xué)性、合理性，并且沒(méi)有良好的規(guī)劃還會(huì)影響整個(gè)檔案管理信息化的推進(jìn)，使得信息化的檔案管理遲遲無(wú)法落地。其次，在企業(yè)單位中，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)該多重視多宣傳，這樣也能在一定程度上加深工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知。

五、提升企業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

（一）提升企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度，增加資金投入力度

在企業(yè)單位的檔案管理的期間當(dāng)中，最主要的是要提升領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)友檔案管理工作的主要性的認(rèn)知，增加資金上的投入，提升檔案信息化建設(shè)的保密性的工作，為檔案的信息的私密性創(chuàng)造條件，進(jìn)而提升檔案信息化的安全性，讓公眾更放心，發(fā)揮企業(yè)單位檔案建設(shè)工作的重要價(jià)值。

（二）充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)

如今，隨著信息化的不斷進(jìn)步，這也使得檔案管理的信息化技術(shù)的也是不斷優(yōu)化，這更好的保障了檔案管理工作。在檔案管理信息化水平的推進(jìn)期間當(dāng)中，由于技術(shù)的不斷優(yōu)化，從最原始的文字化檔案信息的錄入到如今的影音、圖案等的錄入，使得檔案的信息變得更加的真實(shí)和豐富。

（三）檔案管理系統(tǒng)管理

如今，隨著檔案信息化管理的不斷推進(jìn)，檔案管理系統(tǒng)必須做到電子文件的歸檔、和紙質(zhì)化檔案做到信息的對(duì)稱性。另外對(duì)于信息的可靠性和真實(shí)性也要盡量的保證，任何環(huán)節(jié)都要依照客觀事實(shí)記錄，不得實(shí)行人為的干預(yù)，要做好信息的保密性。

（四）注重企業(yè)單位檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

在企業(yè)單位的檔案管理中，能夠多多招收具有相關(guān)專業(yè)的人才，這樣能夠有效的減少后期在人才培養(yǎng)中所消耗的人力物力財(cái)力，另外如果現(xiàn)階段，沒(méi)有人才擴(kuò)招的打算，能夠針對(duì)現(xiàn)有的人才實(shí)行培養(yǎng)，做好檔案管理工作的重要性的宣傳，要讓每一位員工都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且能夠做到自我約束，對(duì)于年紀(jì)較大的員工，應(yīng)該予以更為耐心的培養(yǎng)，做好完整的檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，采取多種形式做好人才隊(duì)伍建設(shè)工作。

（五）要高效開(kāi)展工作

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，平時(shí)大家重視程度不夠、專業(yè)知識(shí)不足、認(rèn)為可有可無(wú)，因此在日常檔案收集、移交中積極性不高，往往一份文件需要多次追要才能做到及時(shí)歸檔，下一步，將增強(qiáng)全員檔案知識(shí)培訓(xùn)，修訂檔案管理制度、優(yōu)化改進(jìn)檔案管理流程，增強(qiáng)檔案信息化工作的建設(shè)，充分利用信息化手段提升檔案的收集、管理查詢利用。

（六）要高水平服務(wù)

檔案法律法規(guī)、管理規(guī)定及檔案信息化手段一直在變化更新，就需要不斷的學(xué)習(xí)才能熟悉國(guó)家檔案局相關(guān)規(guī)定及目前大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)在檔案信息化領(lǐng)域的應(yīng)用，為了給全員提供高水平的服務(wù)，就要不斷的學(xué)習(xí)，努力提升自己的專業(yè)水平。

總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前企業(yè)單位要做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，其次對(duì)于檔案管理工作的的信息技術(shù)要加以優(yōu)化，最后可對(duì)相關(guān)具有檔案管理專業(yè)的人才加以擴(kuò)張，做好以上幾點(diǎn)，就能夠更快的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的，提升企業(yè)單位檔案管理工作人員的效率。

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