王宏圖

摘要∶在推進檔案事業(yè)過程中，應(yīng)充分發(fā)揮干部人事檔案資源的作用，激發(fā)干部人事檔案管理人員的工作積極性，主動投身到干部人事檔案管理工作中。但當(dāng)前我國干部人事檔案管理工作還存在供需不平衡、干部資源利用不充分、管理效率不高等現(xiàn)實因境，有必要以問題為導(dǎo)向，對干部人事檔案管理工作進行優(yōu)化，從制度層面、人員隊伍建設(shè)層面、技術(shù)保障層面入手，提升干部人事檔案管理效率，推進干部人事檔案管理工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞∶人力資源視域、干部人事檔案、管理工作、優(yōu)化

一.干部人事檔案的作用

1.干部人事檔案是正確處理組織人事工作的重要依據(jù)

知人用人是組織人事工作的根本任務(wù)，其前提是對人的全方位了解，不僅要明悉其德才又要知曉其長短。要做到這點，除直接考察擬任用干部的現(xiàn)狀之外，還須通過人事檔案資料。

2.干部人事檔案是澄清干部個人問題的憑證

干部人事檔案是干部個人經(jīng)歷的記錄，可為干部工資級別的調(diào)整、參加工作時間、人團、人黨時間的確定或更改及干部個人的歷史遺留問題的解決等提供可靠的信息。

3.干部人事檔案為充分利用人才資源提供必要的信息

干部人事檔案儲存人才資源材料，記錄個人成長經(jīng)歷，通過統(tǒng)計、分 析檔案中學(xué)歷、獎懲等相關(guān)數(shù)據(jù)，掌握人才成長規(guī)律，有助于人事部門制 定長遠的人才培養(yǎng)計劃，使干部的人事管理科學(xué)化水平得到提高，同時正 確啟用人才資源提供可靠的信息，尤其是為黨組織選配品行兼優(yōu)的好干部提供了保證。

二.干部人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理工作觀念滯后

在人事檔案管理工作中，主要問題之一是當(dāng)前我國相關(guān)部門未能給予 必要重視，對干部人事檔案管理工作的認知只是一種普通資料的收集整理 工作，忽視了檔案管理的重要性，對陳舊的設(shè)備未能更新、投人過低。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，人事檔案管理工作的開展跟不上社會發(fā)展的腳步，加上檔案管理人員的工作觀念滯后，責(zé)任意識不夠，思維方式還停留在傳統(tǒng)老套的管理模式中，思想觀念和意識未能創(chuàng)新，缺乏工作熱情和敬業(yè)精神，自身所具備的檔案管理工作的專業(yè)技能不能與時俱進，無法滿足崗位需求，導(dǎo)致檔案資料長時間滯后，進一步加劇了檔案管理工作不能適應(yīng)新形勢下 社會發(fā)展的需求。

2.檔案內(nèi)容單一片面

干部人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，只是簡單地對人員資料進行保 存，工作形式、工作方法存在一定的局限性。檔案的收集、歸檔往往處于 被動，通常情況，干部人事檔案的收集歸檔需要按規(guī)定、按范圍進行收集再歸檔，或者某項專項工作完成后，上級部門下達了對檔案進行收集的任務(wù)，才開始進行收集歸檔，這樣的工作形式使檔案管理工作處于滯后的狀態(tài)，失去了時效性，從而不能對收集到的資料及時查證核實，進而影響了檔案資料的全面性和真實性。人事檔案管理工作需要面對大量的人員資料，在需要挑選所需資料時，挑選出的資料內(nèi)容單一片面，過于簡單，無法具體全面地反映干部的各項真實信息，為人事調(diào)動、選拔提供必要的參考價值，喪失了人事檔案管理工作的意義。

3.干部人事檔案管理技術(shù)有待更新

干部人事檔案管理技術(shù)存在著很大的漏洞，因此需要對其進行及時的更新?lián)Q代，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下主要采用的是紙質(zhì)的方式進行保存，所以開展檔案管理工作實際上也就是對大量的紙張進行保存然后保證其的完整性，但是當(dāng)單位中出現(xiàn)一位工作人員調(diào)配到另外一座城市的情況發(fā)生的時候，人力部門如果需要對檔案進行調(diào)取或者查閱，就需要到另一座城市進行查閱和調(diào)取，這將會對人力部門的工作開展帶來很大的不便。

三.人力資源視域下提高干部人事檔案管理效果的措施

1.構(gòu)建基于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺

當(dāng)前，全球已經(jīng)進人信息化時代，各個領(lǐng)域都在相繼朝向信息化方向建設(shè)、發(fā)展，就我們干部人事檔案管理來說，其信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以構(gòu)建基 于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺為基礎(chǔ)，完善基本的信息化技術(shù)條件配置，例如針對干部人事檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)建立專門的辦公室、專 門的辦公網(wǎng)絡(luò)、專門的辦公設(shè)備，計算機、掃描儀、數(shù)據(jù)庫等都需要單獨配置。設(shè)計專門的干部人事檔案管理信息界面，根據(jù)實際的檔案管理工作 需求，健全各項平臺功能，如針對干部人事檔案的收集、錄人、編撰、統(tǒng)計、 分析、保管等等一系列的工作環(huán)節(jié)，都需要設(shè)計專門的功能選項，體現(xiàn)出干部人事檔案管理的特點與特殊需求。

2.建立風(fēng)險評估體系的原則和依據(jù)

干部人事檔案管理風(fēng)險評估之前，必須聯(lián)系實際，建立評估體系的基 本原則。主要包括四項原則：科學(xué)性原則、可操作性原則、全面性與重點性相結(jié)合原則、有效性原則?？茖W(xué)性原則使檔案評估體系層次分明，準確反映檔案管理的實際情況;可操作性原則指評估體系便于理解，思維邏輯 明確;全面性與重點性相結(jié)合原則旨在"廣泛撒網(wǎng)，重點培養(yǎng)"，突出問 題重點;有效性原則是根據(jù)實際出發(fā)，不斷更新，進而得到可行性最高的預(yù)防措施，從而縮小風(fēng)險程度。

3.規(guī)范干部人事檔案管理制度

人力資源管理理論認為，在干部檔案管理工作過程中也應(yīng)該建立和完善干部檔案管理制度，進一步提升干部人事檔案管理水平。干部人事檔案管理工作應(yīng)該主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，提升 干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用價值。一方面，結(jié)合干部人事檔案管理工作實際，探討和創(chuàng)新干部人事檔案管理規(guī)范制度，明確干部人事檔案 管理職能部門的職責(zé)和權(quán)限，通過轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，創(chuàng)新干部 人事檔案管理機制，實現(xiàn)干部人事檔案資源的合理利用，為干部的選拔和 任用奠定堅實基礎(chǔ);另一方面，應(yīng)加大干部人事檔案信息化建設(shè)，給予干部人事檔案管理工作一定的政策和資金支持，更新軟硬件設(shè)施，同時完善 干部人事檔案管理信息化制度，通過管理制度的有效落實，提高干部人事 檔案管理效率。

4.提高干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

受人為因素影響，不同管理人員自身專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)對于干部人 事檔案管理的效果具有重要的影響，因此在檔案管理過程中，單位要重視對于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，可以通過參觀調(diào)研、教育培訓(xùn) 以及不同單位之間的理論交流，對于先進的干部人事檔案管理理念和方法 進行學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提升單位對于檔案管理的理解程度;其次可以進行有效的宣傳，提升管理人員對于檔案管理的責(zé)任意識，促進檔案管理制度的落實;最后，對于管理人員可以進行相應(yīng)的考核，提高檔案管理人員上崗資質(zhì)，為單位檔案管理質(zhì)量的提升提供人才基礎(chǔ)和人才保障。

5.加大投人，優(yōu)化干部人事檔案管理條件及信息資源的開發(fā)利用

干部人事檔案管理工作愈發(fā)重要，有必要從人力資源角度對干部人事 檔案管理工作如何優(yōu)化提出具體建議，特別是要給予干部人事檔案管理工 作更多的政策和資金支持，夯實干部人事檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，提升干部人事檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，實現(xiàn)干部人事檔案資源的優(yōu)化配置，更好地挖掘干部人事檔案信息資源所 蘊含的價值，為各級黨委、政府及各單位選人用人提供更好的檔案服務(wù)。

結(jié)語：

綜上所述，從嚴扎實做好干部人事檔案管理工作，發(fā)揮干部人事檔案在組織人事管理中的戰(zhàn)略地位，構(gòu)建完善人事檔案管理工作體系，加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，著力降低干部人事檔案管理風(fēng)險。保證干部人事檔案材料更加及時、準確地掌握，為人才隊伍建設(shè)提供有力保障。

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