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        ExcelVBA在企業(yè)人力資源信息管理中的作為

        2021-12-08 23:23:10王建斌
        現(xiàn)代企業(yè) 2021年11期
        關(guān)鍵詞:勞保考勤信息管理

        王建斌

        現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理,不同于傳統(tǒng)的企業(yè)人力資源信息管理,只統(tǒng)計、分析職工個人基本情況、月度考勤、薪酬、績效、勞保發(fā)放期限等數(shù)據(jù),還涉及到統(tǒng)計不同時間段的考勤、薪酬、個稅抵扣、社保、新冠病毒疫情防控等多方面信息,數(shù)據(jù)量大幅攀升,因此提高人力資源信息管理的效率問題便提上了人力資源專業(yè)技術(shù)人員的日程。目前提高效率的方法主要有用辦公軟件協(xié)同辦公、人力資源通用軟件、軟件外包公司量身定制開發(fā)軟件、公司自主開發(fā)軟件等方式,這些方式各有利弊,而Excel VBA,作為自動化辦公利器,以其開發(fā)周期短、開發(fā)效率高、緊跟企業(yè)發(fā)展和需求變化方便修改、培訓周期短使用人員上手快等優(yōu)點,在提高信息處理效率方面占有重要的一席之地,在現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理中大有作為。

        一、當前人力資源信息管理方式的現(xiàn)狀和優(yōu)缺點

        1.Excel表格辦公方式。當前,相當數(shù)量小微企業(yè),由于產(chǎn)品產(chǎn)量、營業(yè)收入較低,工種設(shè)置簡單,職工人數(shù)較少(100人之內(nèi)),沒有配備專職的人力資源專業(yè)技術(shù)人員,更不會投資使用專業(yè)的人力資源信息管理軟件。對人力資源信息的處理,主要依靠Excel(或國產(chǎn)WPS)表格軟件自有功能進行處理。如果數(shù)據(jù)記錄少,管理靈活多變,用Excel進行人力資源信息管理雖然易出錯,效率一般,但也未嘗不可。

        2.市場通用信息管理軟件。因企業(yè)規(guī)模、需求不同,真正做到通用人力資源信息管理軟件鳳毛磷角,少之又少。即使有,也大部分是付費軟件,需要一筆不菲的費用,但易用性有待驗證。

        3.企業(yè)定制信息管理軟件。大中型企業(yè)由于實力相對雄厚,部門設(shè)置復雜,員工人數(shù)眾多,企業(yè)定制信息管理軟件,便成為首選。由于外包軟件開發(fā)公司與企業(yè)人力資源管理部門進行了對接,需求滿足度好,功能比較全面。但缺點一是費用較高;二是不靈活,企業(yè)需求發(fā)生變化,仍然需要找原來的軟件公司進行對接,進行開發(fā)升級;三是對網(wǎng)絡性能、服務器維護要求較高;四是集團與各業(yè)務分子公司對人力資源信息管理的需求存在共性與個性之分,該類軟件并不能完全滿足各分子公司對人力資源信息管理的需求。

        4.企業(yè)自主開發(fā)信息管理軟件。企業(yè)有專門的IT部門,或有優(yōu)秀的IT開發(fā)人才,自主開發(fā)人力資源信息管理軟件也是一個不錯的辦法。如此,企業(yè)需求可以隨時對接,需求發(fā)展變化、發(fā)生問題可即時進行更新維護。但自主開發(fā)的軟件由于部門溝通、開發(fā)人員水平等因素,也會存在良莠不齊的現(xiàn)象。Excel VBA也可以看做企業(yè)自主開發(fā)的一種方式。

        二、Excel VBA提高人力資源信息管理水平的優(yōu)點和不足

        VBA全稱Visual Basic for Applications,是基于Visual Basic for Windows 發(fā)展而來的,目前最新版本是7.0。VBA 提供了面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法,提供了相當完整的程序設(shè)計語言。它易于學習掌握,可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼。這樣用戶可以非常容易地將日常工作轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼,使工作自動化。微軟辦公軟件取得巨大成功的一個重要原因就是集成了VBA,基于Excel的VBA小程序數(shù)不勝數(shù)。掌握VBA語言的使用,可以讓復雜的工作簡易化,減少不必要的重復性工作,大大提高辦公工作效率。VBA程序員很多是業(yè)余程序員,正因為業(yè)余,解決的卻是實際工作中需要解決的問題。

        1.Excel VBA在人力資源信息管理中的優(yōu)點。①開發(fā)門檻低、開發(fā)周期短、開發(fā)效率高、開發(fā)費用少。Excel VBA相比于其它編程語言,一是不必安裝專門的編程軟件,它集成于Excel電子表格軟件中,而Excel軟件在各企業(yè)中基本是必備軟件,都有安裝。二是VBA與Office辦公軟件高度融合,處理Excel中的數(shù)據(jù)效率非常高。三是與過去風靡全球的Visual Basic語言的語法一致,比較簡單,適合新手學習,上手快,適合企業(yè)兼職編程人員(人力資源管理專業(yè)人員也可兼職)使用。四是相比于專業(yè)定制人力資源軟件,開發(fā)費用少之又少,不及前者的零頭。②培訓周期短,培訓成本低。由于企業(yè)辦公人員一般都會使用Excel表格軟件,則VBA在Excel中二次開發(fā)的功能更是便于培訓,培訓周期非常短,培訓成本低。③信息處理速度快、準確性高、使用效果好。VBA比起僅用Excel辦公,對常態(tài)類、重復性、數(shù)據(jù)量較多的工作處理效率非常高,個人一個班的工作量,有時不到分鐘即可完成,可以達到秒殺水平。④分享性好、移植性強。VBA文件保存為Excel宏文件,可以在企業(yè)各用戶中相互傳送使用,不需要專門的部署或安裝,不會出現(xiàn)兼容類問題。移植性特別強,分享性好。⑤方便功能升級,靈活快捷。實踐中,人力資源管理需求會隨著企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整相應發(fā)生變化,VBA因其自主開發(fā),細微調(diào)整方便靈活,開發(fā)的程序反而生命周期長。

        2.Excel VBA在人力資源信息管理中的不足。①網(wǎng)絡性能不足。VBA程序一般是單機軟件,互聯(lián)網(wǎng)性能相對不足?;ヂ?lián)網(wǎng)性能達到充分發(fā)揮的,一般是專業(yè)定制的人力資源管理系統(tǒng)。②處理性能適中。VBA處理數(shù)據(jù),一般幾千條記錄處理起來得心應手,幾萬條也綽綽有余,但超過10萬條或更高的千百萬條數(shù)據(jù)量,一般需要使用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件(MS Access、SQL Server、My SQL、Oracle)進行開發(fā)。③對開發(fā)人員有一定素質(zhì)要求。雖然VBA對開發(fā)人員的要求比較低,一般都是業(yè)余的開發(fā)人員,但也不是所有的Excel辦公軟件人員都可以學習掌握,企業(yè)內(nèi)部開發(fā),也是需要依賴單位里具有一定的軟件開發(fā)素質(zhì)人員進行開發(fā)、維護。

        三、Excel VBA在人力資源信息管理中大有作為

        1.Excel VBA在職工月度考勤匯總中大有作為。職工考勤現(xiàn)在一般采用人臉信息、指紋信息考勤設(shè)置考勤,或者使用企業(yè)微信、釘釘打卡,這些軟件可以記錄職工的打卡時間,但如果企業(yè)的班次設(shè)置復雜、類型較多,則匯總統(tǒng)計功能不足。這類軟件一般都提供數(shù)據(jù)導出功能,導出的格式一般為電子表格格式文件,這時Excel VBA二次開發(fā)就能像共享單車一樣,解決最后一公里問題,解決效率的痛點問題。將導出的文件作為標準模板,VBA針對模板中的數(shù)據(jù)進行時間判斷、出勤判斷、出勤匯總,可以形成考勤的日報、月報。

        2.Excel VBA在職工年度考勤臺帳中大有作為?,F(xiàn)代企業(yè)人資信息管理,很多要求對職工考勤建立年度臺帳,年終獎金、有關(guān)季度津貼、績效獎金會與職工季度、年度出勤掛鉤。一般通過Vlookup函數(shù)的匹配功能,將職工的職工號、身份證號逐月進行匹配,可以完成此項工作,但如果十幾個部門的考勤月報,都匯總到公司一個考勤臺帳中,則Vlookup函數(shù)的效率就有問題,此時通過Excel VBA二次開發(fā)的導入程序,通過月份判定匹配、職工號判定匹配,通過記錄內(nèi)外雙循環(huán)的流程,幾秒鐘即可導入一個二三百人的部門月度考勤,幾千人的企業(yè),十幾個部門的導入?yún)R總,也能幾分鐘搞定。

        3.Excel VBA在職工生產(chǎn)勞保統(tǒng)計中大有作為。企業(yè)為職工配備生產(chǎn)勞保,一般都有一定的周期,但職工入職時間不一,則領(lǐng)取生產(chǎn)勞保的周期也就不一樣,加上生產(chǎn)勞保品類眾多,對人力資源專業(yè)管理人員來說,這也是一項大費周章的工作。而Excel VBA的二次開發(fā),可為生產(chǎn)勞保統(tǒng)計造表者帶來福音。通過職工領(lǐng)取勞保時間加上勞保領(lǐng)取的標準間隔月份,形成新的日期,新的日期與當前造表日期進行判斷,則可逐一判斷出每名職工每一勞保品種是否該領(lǐng),判斷完成后,可在新的工作表中形成發(fā)放表。

        4.Excel VBA在職工月度薪酬造表中大有作為。Excel VBA在職工工資造表中,更能大展拳腳。工資表,需要輸入職工的日資標準、出勤、社保、績效、工資帳號等信息,通過建立統(tǒng)一的工資表格式,將出勤等其它項目的信息表作為模板,在工資表中用VBA進行二次開發(fā),將出勤等信息都可以精準導入,不但比傳統(tǒng)辦公操作方式速度快,而且非常準確。幾百幾千人的工資造表,通過這種方式,可極大地提高效率。

        5.Excel VBA在職工人事信息管理中大有作為。公司職工人數(shù)幾千之內(nèi),用Excel VBA也可以開發(fā)出優(yōu)秀的人事信息管理系統(tǒng),不但人員的增刪改查等基本功能可以滿足,對人員的入職、離職分析、各類導入導出功能也都可以實現(xiàn)。

        6.Excel VBA在職工人資信息審核中大有作為。對于公司內(nèi)部部門報送的有關(guān)出勤、薪酬等人資報表,VBA可依托公司數(shù)據(jù)庫,對部門報表進行精確審核,發(fā)現(xiàn)人工審核不易發(fā)現(xiàn)的職工號、身份證號、工資卡號、入職日期、薪酬檔級等錯誤,通過此舉,大大減少了報表的出錯率。

        四、結(jié)語

        現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理,管理的廣度在拓寬,深度在加深,僅憑Excel通用軟件進行管理,效率上存在瓶頸,使用定制專業(yè)軟件等方式也是各有利弊,Excel經(jīng)過多年的版本升級和培訓普及,奠定了其在電子表格軟件領(lǐng)域的霸主地位,成為名副其實的“表哥”(表格),而VBA憑借著簡單易用、與Excel高度融合的特點,在現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理中占有重要的一席之地,在職工基本信息、考勤、薪酬、勞保等多項工作中都大有作為。而且,Excel VBA不但在企業(yè)人力資源信息管理中大有作為,其憑借著強大的自動化辦公技術(shù),在企業(yè)產(chǎn)銷存統(tǒng)計信息管理、財務信息管理中也大有用武之地,VBA甚至與辦公軟件Office系列其它軟件、工程設(shè)計軟件AutoCAD、平面設(shè)計與排版軟件CoreDraw、項目管理軟件Project等軟件融合,在項目管理、工程設(shè)計等多個行業(yè)都綻放異彩。

        (作者單位:四川省廣元市林豐鋁電有限公司)

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